Dans l’application, sur les listes des objets et sur les listes des éléments de documents, certaines colonnes sont masquées par défaut. L’opérateur qui a les droits requis peut d’ajouter une colonne masquée à la liste ou masquer des colonnes visibles.
Par exemple, sur la liste des éléments du reçu, la colonne Code est masquée par défaut. Vous pouvez modifier sa visibilité pour un thème via [Configuration] → [Configuration de l’interface] → [Gestion des vues] et en sélectionnant dans l’onglet Vues → Liste de ventes → Reçu.
Fenêtre de modification de la vue Reçu
Ensuite, il faut dérouler l’onglet Propriétés.
Onglet Propriétés pour la vue Reçu
Ensuite, vous devez dérouler la liste Id du champ et trouver la colonne Code.
ID du champ de la colonne Code
Après avoir déroulé la propriété Général, il faut modifier le champ Visibilité de Caché en Visible.
Champ Visibilité dans les propriétés Général pour la vue de Reçu
Après avoir enregistré la modification pour le thème actuellement utilisé ou nouvellement créé, la colonne Code est visible sur la liste des éléments du reçu ajouté.
Colonne Code sur un nouveau reçu
Modification des colonnes (Altum, Enterprise, XL)
Dans le cas de la modification de largeur des colonnes contenant la date et l’heure, pour que les entrées ne sont pas coupées, il faut utiliser le paramètre Renvoi à la ligne. Le paramètre est disponible au point de vente POS dans la modification de vue, pour les colonnes contenant par exemple : la date et l’heure d’émission de document. Valeurs du paramètre disponibles :
Ne pas envoyer à la ligne
Renvoi à la ligne – permet de renvoyer le texte manuellement dans n’importe quel endroit
Renvoi à la ligne avec débordement – permet de renvoyer manuellement des valeurs complètes du texte
Paramètre Renvoi à la ligne dans la modification de vue au point de vente POS
Profils
Toutes les modifications apportées dans la configuration de l’interface et dans les vues sont enregistrées dans les thèmes qui sont locaux et disponible uniquement pour le point de vente POS sélectionné.
Attention
Le thème par défaut ne peut pas être modifié.
Il est possible de partager le thème local aux autres points de vente en créant un profil dans le système ERP.
Pour cela, il faut passer à l’onglet [Configuration] → [Configuration de l’interface]. Ensuite, indiquez le thème local dans la fenêtre Configuration de l’interface pour qu’il soit disponible à sélectionner dans les autres pointes de vente POS et appuyez sur le bouton [Exporter le thème].
Export du thème sélectionné
Après avoir appuyé le bouton, il faut indiquer le dossier dans lequel le fichier avec l’extension .layout sera enregistré.
Attention
La mise à disposition du thème aux autres points de vente POS s’effectue du côté du système ERP.
Dans le système ERP, le thème exporté de l’application peut être importé en forme d’un profil et mis à disposition aux autres points de vente selon le groupe d’opérateurs. Lors de la synchronisation de données, les profils sont envoyés aux points de vente POS sélectionnés.
L’opérateur appartenant au groupe qui est assigné au profil indiqué peut sélectionner le thème enregistré dans la configuration de l’interface dans le point de vente POS. Si le groupe d’opérateurs a plusieurs profils assignés, ils pourront le sélectionner lors de la connexion à l’application.
Sélection de profil dans la fenêtre de connexion
Exemple
Dans le système ERP trois profils ont été créés :
Directeur de magasin – voit toutes les mosaïques et tous les boutons sur le point de vente. Épinglé au groupe d’opérateurs Opérateurs_POS-Directeurdemagasin.
Caissier – ne voit pas les mosaïques [Configuration], [Réclamations], [Ouvrir le tiroir], [Documents d’entrepôt]. Épinglé au groupe d’opérateurs Opérateurs_POS, Opérateurs_POS-Directeurdemagasin.
Magasinier – ne voit pas les mosaïques [Nouvelle vente], [Configuration], [Rapports et règlements], [Ouvrir le tiroir], [Liste de ventes], [Réclamations], [Clients]. Épinglé au groupe d’opérateurs Opérateurs_POS, Opérateurs_POS-Entrepot.
L’opérateur qui appartient au groupe d’opérateurs Opératurs_POS-Directeurdemagasin peut choisir les trois profils lors de la connexion à l’application. Tandis que les opérateurs de groupes Opérateurs_POS_Entrepôt et Opérateurs_POS ne peuvent choisir qu’un seul profil. Grâce à cela, sans qu’il soit nécessaire de modifier les droits des groupes d’opérateurs, la personne responsable des transferts entre entrepôts ne peut pas consulter ni les profils client ni les documents commerciaux.
Profil Magasinier pour le groupe d’opérateurs Opérateurs_POS_Entrepôt
Calculer le fonds de caisse pour les autres modes de paiement
La fenêtre de calcul de la caisse pour les autres modes de paiement diffère de celle du mode de paiement Espèces.
Modes de paiement du type Bon d’achat, Banque, Carte
Dans la fenêtre Calculer le fonds de caisse, pour le mode de paiement du type Bon d’achat, Banque et Carte; il est possible d’additionner les montants en mode de paiement donné qui créent le fonds de caisse réel.
Calculer le fonds de caisse pour le mode de paiement de type Carte
La fenêtre Calculer le fonds de caisse pour le mode de paiement du type Bon d’achat, Banque ou Carte regroupe les champs suivants (les numéros correspondent aux endroits indiqués sur la capture d’écran) :
1. Modes de paiement – les modes de paiement disponibles sur le point de vente POS. Pour l’ouverture de la journée, il n’est possible de sélectionner que Espèces.
2. Montant précédent – le montant récemment saisi
3. Nouveau montant – il faut saisir la valeur suivante, par exemple, des bons d’achat reçus de la part des clients et valider à l’aide de la touche [Entrée], les montants saisis sont automatiquement additionnés
4. Nombre – nombre de valeurs saisies, par exemple des bons d’achat ou des transactions par carte, le nombre est automatiquement sommé
5. Devises – devises disponibles sur le point de vente POS.
6. Clavier écran
7. Fonds de caisse réel – affiche le fonds de caisse résultant du total des montants saisis
Voici les boutons disponibles dans la fenêtre :
[Effacer] – efface toutes les données saisies
[Annuler] – annule le montant récemment saisi
[Fermer] – ferme la fenêtre sans conserver les valeurs saisies et provoque le retour à la fenêtre précédente
[Valider] – provoque le retour à la fenêtre Clôture de la journée/Ouverture de la journée et remplit automatiquement les valeurs dans la colonne Fonds de caisse réel à l’aide du montant calculé
Modes de paiement du type Chèque
Dans la fenêtre Calculer le fonds de caisse pour le mode de paiement du type Chèque, l’application affiche une liste de chèques qui ont servi à régler des documents lors de la session ouverte.
Calculer le fonds de caisse pour le mode de paiement du type Chèque
La liste regroupe les colonnes suivantes :
Numéro
Nom de la banque
Montant
Date de paiement (masquée par défaut)
À l’aide des boutons [Ajouter] et [Supprimer], l’utilisateur peut refléter l’état réel des chèques qui se trouvent dans le tiroir d’un point de vente POS donné. Cette fonction permet de prendre en charge des scénarios où le chèque a été transmis entre les points de vente POS dans le cadre de la même boutique.
Après avoir validé la fenêtre, le champ Fonds de caisse réel sera rempli pour le mode de paiement de type Chèque pour la devise système.
Après avoir validé la clôture de la journée, les document suivants seront générés :
DC pour les chèques ajoutés à la liste (le nombre de documents DC générés égale au nombre de chèques ajoutés)
RC pour les chèques supprimés de la liste (le nombre de documents RC générés égale au nombre de chèques supprimés)
Attention
La liste des chèques de la clôture de la journée est enregistrée dans la base de données mais elle n’est pas synchronisée au système ERP.
Voici les boutons disponibles dans la fenêtre :
[Supprimer] – supprime le chèque sélectionné de la liste
[Ajouter] – permet d’ajouter un nouveau chèque
[Fermer] – ferme la fenêtre sans mémoriser les valeurs saisies et retourne à la vue précédente
[Valider] – retourne à la fenêtre de Clôture de la journée / Ouverture de la journée et renseigne automatiquement les valeurs dans la colonne Fonds de caisse réel avec le montant calculé
Calculer le fonds de caisse
Lors de l’ouverture et de la clôture de la journée sur le point de vente POS, il est possible de saisir le montant calculé pour le mode de paiement Espèces en distinguant les valeurs nominales disponibles dans la caisse dans le cadre des devises disponibles.
Attention
Les valeurs nominales sont définies dans le système ERP.
Bouton [Calculer la caisse]Après la sélection du bouton [Calculer la caisse], la fenêtre Calculer le fonds de caisse s’ouvre.
Fenêtre Calculer le fonds de caisse
Dans la fenêtre Calculer le fonds de caisse il y a les champs suivants (les numéros correspondent aux endroits indiqués sur la capture d’écran) :
1. Modes de paiement – modes de paiement disponibles. Pour l’ouverture de la journée, il n’est possible de sélectionner que Espèces.
2. Devises – devises disponibles sur le point de vente POS.
3. Liste des valeurs nominales – liste qui affiche des valeurs nominales définies dans le système ERP. L’utilisateur peut remplir le nombre de valeurs nominales.
4. Fonds de caisse réel – le champ affiche le fonds de caisse résultant de la somme du nombre des valeurs nominales saisies.
La fenêtre regroupe les boutons suivants :
[Fermer] – ferme la fenêtre sans conserver les valeurs saisies et provoque le retour à la fenêtre précédente
[Effacer] – efface toutes les données saisies
[Valider] – retourne à la fenêtre Clôture de la journée/Ouverture de la journée et remplit automatiquement les valeurs dans la colonne Fonds de caisse réel à l’aide du montant calculé
Avant de commencer la vente, l’opérateur connecté au point de vente POS doit ouvrir la journée. La fenêtre Ouverture de la journée s’ouvre après la connexion de l’opérateur à l’application.
La fenêtre regroupe les colonnes suivantes :
Devise – les devises disponibles pour le point de vente POS
Fonds de caisse initial – résulte des opérations traitées par tous les opérateurs (utilisateurs) qui ont été connectés au point de vente POS.
Fonds de caisse réel – il faut taper la valeur réelle du fonds de caisse sur le point de vente POS. Vous pouvez saisir ce montant manuellement ou à l’aide de l’option [Calculer la caisse]. Dans le système ERP, vous pouvez décider si ce champ sera obligatoire à remplir ou non.
Différence – le champ présente la différence entre le montant des champs Fonds de caisse initial et Fonds de caisse réel. Dans le système ERP, vous pouvez définir si, dans le cas du montant différent de 0 du champ, après l’ouverture de la journée, l’application devrait créer un document de caisse (Dc ou RC) avec la description adéquate : « [!] Différence à l’ouverture de la journée ».
Dépôt – permet de saisir la valeur du montant déposé dans la caisse. Pour le dépôt enregistré, lors de l’ouverture de la journée, l’application génère automatiquement un document avec la description « Dépôt à l’ouverture de la journée ».
Attention
L’ouverture de la journée avec la différence autre que zéro nécessite un droit approprié accordé dans le système ERP.
Fenêtre d’ouverture de la journée
La fenêtre contient également les boutons suivants :
[Fermer] – permet de fermer la fenêtre sans ouvrir la journée, en conséquence il est impossible d’établir de nouveaux documents commerciaux – la mosaïque [Nouvelle vente] est inactive. Afin de retourner à la fenêtre d’ouverture de la journée, vous devez vous connecter à nouveau à l’application.
[Calculer la caisse] – permet de calculer l’espèce d’une manière plus efficace.
[Valider] – Ouvre la journée
Rapports Grands Totaux
Attention
La fonction des rapports Grands Totaux est disponible pour les entreprises qui ont le paramètre Conformité avec la loi anti-fraude activé dans le système ERP.
L’application prend en charge les rapports Grands Totaux de base :
GTD – Grand Total Quotidien
GTM – Grand Total Mensuel
GTA – Grand Total Annuel
En outre, l’application enregistre :
Grand Total Ticket (GTT) – généré pour chaque document R, CQR, FC ou CQFC
le rapport « perpétuel » Continuous Grand Total – stocke les données dès le début du travail de l’application (ou dès le moment de début d’activation des rapports) concernant, entre autres, le total des paiements pour les documents. Le rapport Grand Total Perpétuel n’est pas disponible au niveau de l’interface de l’application.
L’ouverture/la clôture de la journée fait initier l’ouverture/la clôture des rapports Grands Totaux de base. Vous ne pouvez pas clore ni ouvrir ces rapports manuellement
Le début de chaque nouvelle période doit être précédé de la clôture de la période précédente. Une fois le rapport pour une période donnée clos, il est impossible d’enregistrer les transactions suivantes dans cette période. En outre, à la différence des sessions, la continuité des rapports doit être conservée. C’est pourquoi, les rapports sont également créés pour les périodes d’inactivité sur le point de vente POS.
La première ouverture de la journée dans l’application après l’activation de la fonction des rapports dans Comarch POS équivaut à l’ouverture du premier rapport quotidien, mensuel et annuel. En outre, le montant du rapport Grand Total Perpétuel est défini à zéro.
Pour accéder à la liste des rapports, vous devez sélectionner la mosaïque masquée par défaut [Données d’audit] et ensuite cliquer sur le bouton [Grands Totaux].
Mosaïque [Données d’audit]Mosaïque [GrandsTotaux]La liste de rapports Grands Totaux affiche les informations concernant tous les rapports sauf les Continuous Grand Total :
Type – avec les options disponibles Quotidien, Manuel, Annuel et Document (masqué par défaut)
Date
Statut – avec les options disponibles Ouvert et Clos
Aperçu de rapport GTT concernant un reçu
L’aperçu affiche :
Numéro du rapport
Date et heure d’ouverture
Date et heure de clôture
Clos par
Cumul initial du total perpétuel
Montant TTC ventilés par taux de TVA
Suma Total TTC
Cumul final du total perpétuel
Signature électronique – bouton permettant de visualiser la signature dans une fenêtre à part
Signature électronique précédente
Dans la fenêtre d’aperçu d’un rapport clos, il y a également le bouton [Vérifier la signature].
Attention
La vérification des signatures pour les rapports GTT est possible uniquement dans l’application Comarch POS. Les autres rapports peuvent être également vérifiés dans le système Comarch ERP Standard.
Au moment de clore un rapport périodique Grand Total, un fichier xml qui archive une période donnée est généré. Grâce à cela, en cas de :
audit – il est possible de vérifier si le rapport mis en archive est conforme au rapport dans l’application.
obligation de mise en archive annuelle des rapports sur un autre support de données – il suffit de retrouver et de copier les fichiers pour une période donnée.
absence des données dans la base de l’application (par exemple, suite à la panne de la base de données) – les informations sur les rapports périodiques sont toujours disponibles sous forme des fichiers mis en archive.
Attention
Vous pouvez accéder à l’archive dans le logiciel ERP.
La loi anti-fraude
Le logiciel utilisé sur le marché français pour exercer une activité commerciale doit satisfaire aux conditions spécifiques assurant la sécurité des données traitées et leur protection contre toute modification pouvant contribuer à l’altération des données fiscales.
Si vous cochez le paramètre Conformité avec la loi anti-fraude dans le système ERP qui est disponible dans le formulaire d’une entreprise avec le taux de TVA défini en tant que FR, cela apportera des modifications dans les fonctionnalités de l’application, telles que :
Le formulaire d’un nouveau DC/RC regroupe les champs suivants (les points correspondent aux endroits indiqués sur la capture d’écran) :
1. Montant et Devise – permet de saisir le montant en devise disponible sur le point de vente POS
2. Mode de paiement – les modes de paiement disponibles du type Espèces, Carte, Bon d’achat
3. Payant – permet de définir un client ou un employé. Après avoir sélectionné le bouton [Client]/[Employé], la liste de sélection de client/d’employé s’affiche.
4. Description – il est possible d’ajouter une description supplémentaire pour le document de caisse p. ex. erreur relative au mode de paiement, retrait pour un convoyeur, achat des matériaux de construction.
6. Attributs – les attributs assignés au type de document
Le formulaire de document DC/RC regroupe les boutons suivants :
[DC]/[RC] – permet de basculer rapidement entre les documents du dépôt et retrait sans qu’il soit nécessaire de remplir de nouveau les données – les champs remplis sont mémorisés. Si vous sélectionnez le mode de paiement de type Bon d’achat, le fait de basculer entre les documents du dépôt et retrait entraîne la sélection automatique du mode de paiement Espèces.
[Valider] – valide le document
[Imprimer] – imprime le document. Le bouton disponible uniquement dans l’aperçu DC/RC
[Calculer la caisse] – ouvre la fenêtre Calculer le fonds de caisse (la même fenêtre que vous pouvez appeler à partir de la fenêtre de clôture de la journée) qui affiche le mode de paiement et la devise sélectionnée dans le document DC/RC
Liste des documents DC/RC
Afin d’accéder à la liste des documents de caisse DC/RC, vous devez :
sélectionner [Rapports et règlements] → [Liste des DC/RC]
sélectionner [Rapports et règlements] → [Récapitulatif du point de vente] →[Liste des DC/RC]
Mosaïque [Liste des DC/RC]La liste regroupe les documents de caisse établis manuellement sur le point de vente POS. Dans le système ERP, vous pouvez définir si les documents de caisse établis en dehors du point de vente POS :
devraient être affichés dans l’application
devrait influencer le fonds de caisse
Attention
La liste n’affiche pas les transactions caisse/banque associées aux documents commerciaux, par exemple à un reçu ou à une facture.
Liste des documents DC/RC
La liste regroupe les colonnes suivantes :
Numéro
Type – peut prendre la valeur : Dépense, Recette
Montant
Date
Dans la partie supérieure de la fenêtre, il y a un filtre texte qui permet de faire une recherche à l’aide du numéro système du document en saisissant une partie quelconque du numéro. En cas de documents établis sur les autres points de vente, il faut saisir le numéro complet du document.
Il est possible de limiter la recherche à l’aide des filtres déroulants :
Type – peut prendre la valeur : Dépense, Recette
Montant
Date
La fenêtre Documents de caisse regroupe également les boutons suivants :
Le mode d’affichage des données lié à ce récapitulatif peut être configuré à partir du système ERP.
L’onglet Ventes par catégorie de l’article, disponible dans la fenêtre Récapitulatif de la journée, regroupe les ventes pour une session sélectionnée par groupes d’articles selon la catégorie de classement par défaut. La liste affiche uniquement les groupes d’articles dont le montant de ventes pour la session sélectionnée est supérieur à zéro. La colonne Montant de ventes regroupe le montant total TTC des éléments des documents de vente pour une session sélectionnée sans prendre en compte les retours (documents de correction).
