L’introduction de la division des informations sur les niveaux de stock en fonction de chaque entrepôt aide à éviter des erreurs de synchronisation qui peuvent entraîner une non synchronisation de certains documents avec le système ERP en raison d’une quantité insuffisante de marchandises disponibles dans un entrepôt donné.

Afin d’assurer un fonctionnement continu de l’application, également en mode hors ligne, le service POS Agent a été introduit qui fournit des informations à jour sur l’inventaire sur chaque point de vente.

Attention

La validation des documents ME- et PERT a été bloquée en cas d’absence de connexion au service.

Le menu Back office permet de prendre en charge les documents d’entrepôt sur un point de vente POS.

La vue Back office offre les mosaïques suivantes :

• [Réception de la livraison] – en fonction de la configuration dans le système ERP, la mosaïque ouvre la liste des bordereaux d’expédition ou des documents ME- prêts à être réceptionnés
• [Mouvements internes] – permet de prendre en charge les mouvements entre les entrepôts assignés au centre donné/à l’entreprise donnée
• [Rapprochement des stocks] – permet d’exécuter le processus de rapprochement des stocks conformément à l’information sur les ressources disponible dans le système ERP
• [Livraison des marchandises] – permet de:
  • préparer l’envoi
  • générer des étiquettes
  • vérifier le registre des colis
• [Correctifs de ressources] – ouvre la liste des documents REC et LIBV et permet de corriger les ressources à l’aide de ces documents
• [Repérage de prix] (Enterprise) – permet de vérifier le statut du processus de mise à jour des étiquettes effectué dans l’application Comarch mPOS

Pour simplifier le processus de prélèvements de marchandises entre les entrepôts du magasin donnée sur un point de vente POS, il est possible de prendre en charge des mouvements internes (ME-). Le processus suppose que vous n’avez pas à générer des documents de sortie et de réception séparés d’un entrepôt à un autre, car cela se fait automatiquement. Le service se compose de:

• une demande de réception – réception de marchandises à partir d’un autre entrepôt
• une sortie de marchandises – création des documents ME- entre les entrepôts du siège et des entrepôt de filial

Lors de la validation d’un nouveau mouvement interne, le système génère automatiquement des documents ME-, ME+ et PRR.

Attention

La fonctionnalité de réceptionner et de faire sortir une livraison ne peut être utilisée que par l’utilisateur ayant des autorisations appropriées accordées dans le système ERP :

• pour modifier des documents de mouvements internes
• pour créer des protocoles de réceptions lors de la réception d’une livraison

Pour accéder à la liste des mouvements internes, dans le menu principal vous devez sélectionner la mosaïque [Back office] et ensuite [Mouvements internes].

La liste comporte tous les documents ME- dont les entrepôts source et cible sont des magasins actuels ainsi que tous les documents PRR qui sont liés à ces entrepôts.

Dans la partie supérieure de la fenêtre, il y a un filtre texte et des filtres déroulants :

• Statut du document – contient des catégories suivantes :
  • Réceptionnés – les documents au statut Validé associés au document ME+ validé où l’entrepôt cible est l’entrepôt assigné au centre auquel le point de vente POS appartient
  • Sortis – les documents au statut Validé sans documents associés où l’entrepôt cible est l’entrepôt assigné au centre auquel le point de vente POS appartient
  • À réceptionner – les documents au statut Validé sans documents associés ou dont les documents associés sont non validés ou annulés
  • À sortir – les documents au statut Non validé sans documents associés où l’entrepôt cible est l’entrepôt assigné au centre auquel le point de vente POS appartient
• Type
• Date
• Statut
• Entrepôt source
• Entrepôt cible

Attention

En fonction du paramètre Méthode de recherche de documents dans la configuration du point de vente POS dans le système ERP, les documents peuvent être recherchés :

• localement dans la base de données du point de vente POS
• localement et dans le système ERP

La liste comprend les colonnes suivantes :

• Statut – sous forme d’icônes :
  • [↓] (la flèche vers le bas) – les documents ME- qui sont une réception est ont le statut Validé
  • [Ѵ] (symbole de validation) – les protocoles de réception générés avec succès
  • [!] (symbole de point d’exclamation) – les protocoles de réception concernant les écarts entre les documents ME- de système et la livraison reçue

Attention

Si l’opérateur n’a pas l’autorisation de lire les documents ME-, les icônes de validation et de point d’excalamtion ne seront pas affichées.

• Numéro
• Statut– prend la valeur: Validé, Non validé, Annulé
• Entrepôt source
• Entrepôt cible
• Date d’émission
• Documents associés – les numéros de documents associés au document donné. Par exemple, pour le document ME- le système affiche le numéro de protocole de réception (PRR) et le numéro de ME+ généré pour ce document.
• Transaction traitée par (masqué par défaut)

À partir de la liste des mouvements internes, vous pouvez :

• ajouter un nouveau document ME- à l’aide du bouton [Ajouter]
• afficher l’aperçu du document ME-/PRR
• réceptionner la livraison à l’aide du bouton [Réceptionner]
• accéder à la liste des documents ME- non validés à l’aide du bouton [P]
• annuler le document PRR à l’aide du bouton [Annuler]
• aller à la liste des documents associés au document donné à l’aide du bouton [Documents associés]

Annuler le processus des mouvements internes en cas d’annuler le document PRR – mouvements internes

L’annulation uniquement du document PRR rend impossible de déterminer où se trouvent les articles, si la société souhaite annuler le processus de mouvement interne, cela signifie que les marchandises reviennent à l’entrepôt d’origine. Par conséquent, la fonctionnalité d’annulation de l’ensemble du processus a été ajoutée lorsque l’opérateur annule un document PRR de la liste des mouvements internes. Dans ce cas, un message s’affiche indiquant que le document MM- et MM + assigné au mouvement annulé a été annulé.

Afin de rapprocher les stocks, il faut sélectionner la mosaïque [Back office] et ensuite [Rapprochement des stocks].

Attention

La fonctionnalité n’est disponible que pour les utilisateurs qui dispose d’une autorisation appropriée accordée dans le système ERP.[\alert]

L’achèvement du processus entraînera la détermination des stocks disponibles dans le magasin en fonction des informations obtenues du système central. Les données obtenues peuvent ne pas inclure des informations sur des documents qui n’ont pas encore été envoyés du point de vente Comarch POS ou de la station Comarch mPOS au système central.

Pour minimiser la probabilité de l’existence de tels documents, vous devez :

• vous assurer que tous les appareils dans le magasins prenant en charge Comarch POS et Comarch mPOS ont été activés et fonctionnent en mode en ligne
• lancer le processus de rapprochement des stocks aussi longtemps que possible après l’émission du dernier document dans le magasin (par exemple avant le début de la journée de travail)

Afin de lancer le processus de rapprochement des stocks, vous devez sélectionner le bouton [Commencer].

Tout d’abord, le système vérifie s’il y a encore des documents non traités du centre donné dans la file d’attente. Si tel est le cas, le message suivant s’affiche : « Les documents non enregistrés par le système central ont été trouvés – l’état de stocks défini peut être différent de l’état actuel dans le magasin. Nous vous recommandons d’exécuter l’opération plus tard. Êtes-vous sûr de vouloir initialiser le processus ? ».

Une fois le processus lancé, les stocks sont déterminés dans le service POS Agent en fonction des informations obtenues à partir du système ERP.

Une fois le processus terminé, le message suivant s’affiche : « Le rapprochement des stocks avec le système central a été effectué. » En cas d’erreur ou d’absence de connexion, des informations sur l’interruption du processus et la nécessité de le redémarrer seront affichées.

La fonction de correction des ressources permet de mettre à jour les stocks à l’aide du document de perte (PERT) ou de profit (PROF). La correction des ressources par le biais des documents PERT et PROF peut être utilisée par exemple en cas :

• d’un article abimé
• d’emballages vides
• de vol
• de correction des stocks
• de correction de réception des marchandises/colis

Afin d’établir un document PROF et PERT approprié, dans le menu principal, vous devez sélectionner la mosaïque [Back office] et ensuite [Correction des ressources].

Dans la fenêtre de Correction des ressources la liste des documents PROF et PERT s’affiche.

Sur le point de vente POS donné, la liste contient les documents qui répondent aux conditions suivantes :

• l’entrepôt où ces documents ont été établis est disponible sur ce point de vente
• ils ont été établis sur ce point de vente POS ou ils y ont été synchronisés

Dans le système ERP, vous pouvez définir les documents PERT et PROF qui doivent être synchronisé (en fonction de leur date d’émission).

Pour créer un nouveau correctif, vous devez sélectionner le bouton [Nouveau correctif de ressources] et ensuite indiquer le type de document souhaité.

Vous pouvez créer une nouveau document PERT ou PROF également à partir de l’aperçu de l’article.

Lors de la création d’un nouveau document PROF ou PERT vous devez indiquer l’entrepôt pour lequel vous voulez corriger les stocks et la raison d’émission du document. La liste des raisons disponibles est définie dans le système ERP.

(Comarch ERP Enterprise)

Attention

La fonctionnalité Inventaires est disponible en coopération avec Comarch ERP Enterprise

L’inventaire consiste à effectuer un relevé des stocks actuels pour vérifier s’il existe un écart entre l’état de stocks enregistré lors de l’inventaire (état réel) et l’état de stocks résultant des données disponibles dans la comptabilité matérielle.

Pour accéder à l’inventaire, vous devez sélectionner la mosaïque [Back office] – > [Inventaire].

Attention

L’accès à la fonction [Inventaire] nécessite des autorisations appropriées définies dans le système ERP.

Pour activer l’inventaire, le paramètre Activer l’inventaire POS doit être activé. Le paramètre est disponible dans l’application Paramètres de base > fonction Comarch POS > onglet Backoffice > Stock magasin.

L’inventaire contient les colonnes suivantes :

• Numéro
• Type d’inventaire :
  • Annuel – a généralement lieu une fois par an à la fin de l’année ou à une date spécifique
  • Tournant – a lieu régulièrement, par exemple chaque mois, chaque trimestre ou de temps en temps, selon les besoins
• Type
• Statut
  • Généré
  • Ouvert
  • Clos
  • Annoncé
  • Partiellement annoncé
• Date de création
• Date de comptage
• Date de fermeture
• Description

Dans la partie supérieure de la fenêtre, il y a un filtre texte permettant de lancer une recherche en fonction du numéro et du type d’inventaire.

Vous pouvez également réduire la recherche à l’aide des filtres déroulants :

• Type d’inventaire
• Type
• Statut
• Date de création
• Date de comptage
• Date de fermeture

À partir de la liste, vous pouvez :

• consulter l’inventaire sélectionné à l’aide du bouton [Aperçu]
• actualiser la liste à l’aide du bouton [Actualiser]
• fermer la liste à l’aide du bouton [Fermer]
• ouvrir un inventaire à l’aide du bouton [Ouvrir] qui est disponible uniquement pour les inventaires avec le statut Généré. La sélection du bouton modifie le statut de l’inventaire en Ouvert. L’ouverture de l’inventaire n’est possible que si vous êtes connecté au système ERP.
• fermer l’inventaire à l’aide du bouton [Fermer] qui est disponible uniquement pour les inventaires avec le statut Ouvert. Seul un inventaire dont toutes les fiches ont été fermées au préalable peut être clôturé. La clôture de l’inventaire nécessite une connexion au système ERP.
• ajouter un inventaire à l’aide du bouton [Ajouter]

Aperçu de l’inventaire

Après avoir sélectionné un inventaire de la liste et cliqué sur le bouton [Aperçu], l’utilisateur peut (en fonction du statut de l’inventaire):

• imprimer un document d’inventaire
• actualiser des listes de comptage
• ouvrir une feuille d’inventaire si elle a le statut Généré
• fermer une feuille d’inventaire si elle a le statut Ouvert
• afficher une feuille d’inventaire
• modifier une feuille d’inventaire ayant le statut Généré
• compter les articles pour la feuille sélectionnée
• supprimer la feuille sélectionnée ayant le statut Généré
• afficher une liste de rapports dans une feuille de calcul
• enregistrer un inventaire
• visualiser les valeurs des attributs sur un document
• fermer l’inventaire
• ajouter une nouvelle feuille d’inventaire (dans les options d’ajout d’une nouvelle feuille d’inventaire, il y a un bouton [Stock négatif] ; après avoir sélectionné ce bouton, une tentative est faite pour ajouter chaque article dont la quantité système est inférieure à sa rupture de stock, en tenant compte de l’entrepôt sélectionné sur le document d’inventaire)

Les colonnes suivantes sont affichées dans l’aperçu de l’inventaire :

• Liste de comptage
• Statut – options disponibles :
  • Généré
  • Ouvert
  • Partiellement annoncé
  • Annoncé
  • Fermé
• Entrepôt
• Date de création
• Date de comptage
• Date de fermeture
• Articles – nombre total d’articles sur la feuille

Attention

Chaque colonne peut être triée.

Dans la partie supérieure de la fenêtre on peut trouver des filtres qui permettent de parcourir la liste en fonction du statut et de la date d’inventaire.
Depuis le niveau d’aperçu, on trouve les boutons des fiches d’inventaire :

• [Supprimer] – affiché pour les fiches qui n’ont pas encore été ouvertes, nécessite une connexion à l’Agent POS et au système ERP
• [Aperçu] – disponible pour les fiches ayant le statut Fermé pour modification
• [Modifier]
• [Ouvrir pour compter]/[Fermer la feuille] – bouton [Ouvrir] disponible pour les feuilles ayant le statut Généré, bouton
• [Fermer] disponible pour les feuilles ayant le statut Annoncé ou Partiellement annoncé
• [Copier] – disponible pour les feuilles ayant le statut Fermé, ouvre la vue pour créer une nouvelle feuille avec les éléments copiés de la source
• [Compter] – actif dans le contexte d’une feuille non fermée, ouvre le mode lecture

Les boutons suivants sont également disponibles dans la partie inférieure :

• [Fermer] – ferme la liste des fiches, retourne à la fenêtre avec les inventaires
• [Imprimer]
• [Actualiser]
• [Enregistrer]
• [Créer une liste de comptage] – ajoute une nouvelle fiche dans l’inventaire
• [Ouvrir]
• [Fermer]

Attention

Pour ouvrir une feuille de comptage, il est nécessaire de disposer de droits d’utilisateur appropriée et d’être connecté au système ERP.

Attention

Pour fermer une feuille, il faut disposer des droits d’utilisateur appropriés et :

• si tous les éléments de la feuille ont le statut fermé, une question correspondante s’affichera : Êtes-vous sûr de vouloir fermer la feuille indiquée ?
• si au moins un élément de la feuille doit être vérifié, le message suivant s’affiche : Il a été impossible de fermer la feuille indiquée – Au moins un élément a été marqué comme devant être vérifié.
• si au moins un élément de la feuille a le statut Ouvert et qu’il n’est pas possible de fermer la feuille, le message suivant s’affiche : Il a été impossible de fermer la feuille indiquée – Au moins l’un des éléments ouverts n’a pas encore été rapporté.
• si au moins un élément de la feuille a le statut Généré, la question suivante s’affichera : La feuille contient au moins un élément qui n’a pas encore été ouvert. Voulez-vous supprimer de tels éléments de la feuille ?
• si au moins un élément a le statut Annoncé mais n’est pas marqué comme nécessitant une vérification, le message suivant s’affiche : La feuille sélectionnée contient au moins un élément rapporté qui n’a pa été fermé. Voulez-vous fermer la feuille avec de tels éléments ?

Feuille d’inventaire

La feuille d’inventaire contient la liste des articles à compter.

Ajouter une nouvelle feuille

Pour créer une nouvelle feuille d’inventaire dans l’inventaire, cliquez sur le bouton [Créer une liste de comptage]. Les colonnes suivantes sont disponibles sur la nouvelle feuille d’inventaire créée :

• Ligne
• Article
• Code de l’article – masqué par défaut
• Statut – options disponibles :
  • Généré
  • Ouvert
  • Annoncé
  • Fermé
• Quantité système
• Quantité comptée
• Rapports signalés
• Vérification requise
• Ruptures

Voici les boutons de la feuille d’inventaire situés en bas de la fenêtre :

• [Actualiser] – actualise la liste des articles de la feuille
• [Générer une liste d’articles] – ajoute à la feuille une liste d’articles répondant à certains critères
• [Liste des rapports] – bouton disponible lorsque la feuille Ouvert et Annoncé
• [Enregistrer]

À partir de la feuille d’inventaire, on peut ajouter des articles en cliquant sur le bouton [Ajouter] ou en scannant les articles à compter. Pour qu’un article puisse être ajouté, il faut qu’il ne figure pas déjà sur une feuille dont le statut est autre que Fermé avec le même entrepôt.

Attention

Les articles de l’assortiment sélectionné/scanné sont automatiquement divisés en éléments individuels.

Une autre façon d’ajouter des articles à compter est de cliquer sur le bouton [Générer la liste d’articles].

Une fois que l’on a cliqué sur le bouton, il apparaît une fenêtre dans laquelle on peut sélectionner les critères de création d’une liste d’articles. Les options suivantes sont disponibles :

• Classement – en sélectionnant cette option, on affiche une fenêtre avec l’attribut de classement, et la valeur Stock non nul (sélectionnée par défaut) s’affiche au-dessus de la liste
• Ressources non nulles – tous les articles dont le niveau de stock dans l’entrepôt à compter est différent de zéro seront ajoutés
• Seuil quantitatif – tous les articles qui atteignent un certain seuil de quantité seront ajoutés
• Stock négatif – tous les éléments présentant des stocks négatifs seront ajoutés
• Écarts trouvés – après avoir sélectionné le bouton, il s’ouvre une fenêtre avec la liste des feuilles enregistrées avec les statuts : Fermé, Annoncé, Partiellement annoncé. En sélectionnant une feuille de la liste, on ajoute tous ses éléments avec un écart trouvé (les éléments avec le statut Fermé sont sélectionnés)

Une fois que les articles ont été ajoutés à la feuille , il est possible d’enregistrer la feuille générée.

Les boutons suivants sont disponibles pour une nouvelle feuille générée et enregistrée :

• [Supprimer] – permet de supprimer la feuille d’inventaire
• [Ouvrir pour compter] – permet d’ouvrir une feuille donnée et d’y ajouter des éléments
• [Modifier] – permet de modifier la feuille d’inventaire
• [Compter] – permet de créer un comptage pour la feuille d’inventaire
• [Liste des rapports] – affiche la liste des comptages générés pour une feuille donnée

Modifier la fiche d’inventaire

Le bouton [Modifier] disponible sur la liste des fiches d’inventaire permet de modifier la fiche d’inventaire sélectionnée.

Les colonnes suivantes sont disponibles sur la fiche d’inventaire :

• Ligne
• Article
• Statut
• Quantité système – quantité actuellement disponible pour les éléments dont le statut n’est pas « fermé ». Pour les éléments fermés, il s’agit de la quantité disponible au moment de la fermeture.
• Quantité comptée – quantité d’un article dans un entrepôt donné déclarée après comptage
• Rapports signalés – présentation du nombre de rapports signalés pour un élément donné (y compris tous les statuts de rapport)
• Vérification requise
• Ruptures

Dans la partie supérieure de la fenêtre se trouvent des filtres permettant de limiter les éléments affichés :

• Écart – affiche les éléments pour lesquels il existe une différence entre la quantité déclarée et la quantité système, dans une plage non spécifiée
• Écart en pourcentage – affiche les éléments pour lesquels il existe une différence entre la quantité déclarée et la quantité système, et le pourcentage se situe dans une plage spécifiée

Les boutons suivants sont disponibles pour les éléments de la feuille qui ne sont pas fermés :

• [Détails du rapport] – si ce bouton est sélectionné, une fenêtre s’ouvre avec les rapports où l’élément sélectionné a été ajouté
• [Fermer] – si ce bouton est sélectionné pour l’élément sélectionné, son Statut passe à Fermé

Attention

Si l’inventaire contient un élément qui a été vendu pendant l’inventaire en cours, il ne sera pas possible de le clôturer tant qu’il n’aura pas été recompté. Un message le signalant s’affichera sur le point de vente Comarch POS.

Il est possible d’afficher les rapports à partir de la liste des fiches d’inventaire en sélectionnant le bouton [Modifier] pour une fiche dont le statut est Annoncé, puis en sélectionnant le bouton de l’élément de la fiche [Détails du rapport].

Après avoir cliqué sur le bouton [Détail du rapport], il apparaît une fenêtre contenant :

• une colonne numérique
• le nom de l’opérateur qui a effectué la lecture
• la date de vqlidation du rapport
• la quantité annocée
• le statut

Les boutons suivants sont disponibles dans la fenêtre Détails du rapport :

• [Fermer]
• [Refuser le rapport] – permet de rejeter le rapport créé
• [Imprimer]

Générer un rapport

Vous pouvez générer un rapport à partir de la fenêtre d’inventaire. Après avoir sélectionné une liste de comptage, il faut cliquer sur le bouton [Compter].

Dans la fenêtre du rapport généré, vous pouvez :

• compter soit tous les éléments de la liste de comptage sot uniquement les éléments sélectionnés
• ajouter un nouvel article
• afficher les attributs

La fenêtre du nouveau rapport est divisée en deux onglets :

• Éléments comptés – une liste vide à partir de laquelle on peut commencer à compter les éléments
• Éléments de la liste – contient les éléments qui ont été ajoutés à la feuille

On peut sauvegarder un nouveau rapport et y revenir plus tard.

Vue Éléments comptés

Les colonnes suivantes sont disponibles dans la fenêtre de lecture :

• Article
• Comptés – élément – quantité indiquée dans une ligne de séquence donnée avec unité de mesure
• Quantité système – quantité indiquée dans une ligne de séquence donnée avec unité de mesure, en fonction des paramètres, peut inclure les réservations bloquantes
• Quantité comptée – quantité totale d’un élément dans chaque ligne de séquence de comptage associée

Attention

Si la méthode FEFO est désactivée, chaque lot de marchandises est traité comme une ligne à part avec ses propres quantités.

Les boutons suivants sont disponibles dans la fenêtre de lecture/rapport généré :

• [Entrepôt] – non modifiable, le champ affiche le nom de l’entrepôt associé à la feuille sélectionnée
• [Supprimer le rapport] – la sélection de ce bouton affiche un message demandant si le rapport doit être supprimé
• [Imprimer]
• [Sauvegarde]
• [Valider]

Les boutons suivants sont disponibles pour les éléments du rapport :

• [Quantité] – modifier la quantité de l’élément ajouté pour la lecture/le rapport
• [Supprimer] – la sélection de ce bouton affiche un message vous demandant si vous êtes sûr de vouloir supprimer l’élément du rapport
• [Afficher plus de détails] – ce bouton est disponible si l’élément a des caractéristiques supplémentaires

Scanner/ajouter un article dans la vue Éléments comptés a pour effet :

• la vérification si l’élément a déjà été ajouté à la fiche d’inventaire et le contexte à partir duquel la lecture est créée, en fonction du statut de ligne de l’élément :
  • statut de ligne Généré – l’élément est ajouté à la séquence de comptage, le statut est mis à jour sur Ouvert
  • le statut de la ligne Ouvert – l’élément est ajouté à la séquence de comptage
  • le statut de la ligne Annoncé – il s’affiche un message indiquant que l’élément sélectionné a déjà été signalé et s’il doit être recalculé

Si un article se trouvant sur une autre feuille non fermée est scanné, il ne sera pas ajouté à la lecture.

Si un article qui ne figure pas sur la feuille d’inventaire source est scanné, il vous sera demandé si l’article scanné doit être ajouté à la liste car il n’a pas été sélectionné pour la feuille d’inventaire.

Selon la manière d’ajouter l’article à la lecture/au rapport :

• lecture du code-barres :
  • la quantité et l’unité de l’article ajouté à la séquence de comptage sont basées sur les données enregistrées dans le code-barres ; si la prise en charge FEFO est activée, le code sera scanné sans spécifier le lot, et une fenêtre de sélection des propriétés s’affichera.
• ajout manuel :
  • si l’élément n’a pas déjà été ajouté à la séquence de comptage, il est ajouté à la lecture en tant que premier élément avec une quantité nulle de l’unité de mesure par défaut, la quantité peut être modifiée après avoir sélectionné le bouton [Quantité]
  • si l’élément a déjà été ajouté à la séquence avec une quantité nulle ou a été ajouté avec une quantité non nulle en tant que premier élément de la ligne au moment de la tentative de nouvelle saisie manuelle, il s’affiche un message informant que pour modifier la quantité de l’élément à signaler, il faut le modifier dans la ligne de l’élément. Pour cela, il faut sélectionner le bouton [Quantité].
  • si l’élément a déjà été ajouté à une séquence avec une quantité non nulle et qu’il n’est pas actuellement le premier élément de la liste de lecture, le rajouter entraînera une nouvelle entrée dans le rapport et l’ajout avec une quantité nulle de l’unité de mesure par défaut

Attention

Il est possible d’ajouter des valeurs négatives pour un élément du rapport lorsque des quantités incorrectes ont été ajoutées dans le premier rapport ou dans un rapport précédemment validé, ou lorsque des marchandises ont été sorties de l’entrepôt. Pour activer cette fonctionnalité, activez le paramètre Autoriser les quantités négatives dans l’inventaire. Le paramètre est disponible dans le système Comarch ERP Enterprise, dans l’onglet Paramètres de base -> Fonctions -> Vente multicanal -> Comarch POS -> Backoffice.

Un rapport ne peut être validé que si la séquence de rapports contient au moins une ligne. Sinon, un message apparaîtra indiquant qu’un rapport sans élément ne peut pas être validé. S’il y a un élément avec une quantité totale de 0 dans le rapport à valider, le système affichera un message demandant si cet élément ne se trouve vraiment pas dans l’entrepôt.

Vue Éléments de la liste

La fenêtre du nouveau rapport dans la vue Éléments de la liste affiche :

• Élément
• Quantité système
• Statut
• Annoncés – la quantité d’éléments annoncée par d’autres lectures/rapports déjà créés
• Ruptures

Dans cette fenêtre, il y a un bouton [Compter] qui sert à ajouter un article au rapport.

Attention

La quantité actuelle d’articles enregistrée dans le système peut être affichée à l’opérateur sur la feuille d’inventaire et pendant le comptage d’inventaire. La quantité système est affichée en fonction des paramètres de visibilité correspondants du type d’inventaire dans le système ERP.

Fermer la feuille d’inventaire

Pour fermer la feuille d’inventaire, il suffit de cliquer sur le bouton [Fermer la feuille] situé dans la fenêtre de la liste des feuilles d’inventaire.

Le rapport permet de présenter les écarts de stock détectés lors de l’inventaire. Le calcul des écarts est basé sur la quantité système correctement calculée, en tenant compte des ruptures de stock. Un écart est détecté lorsque la quantité système d’un article (quantité – ruptures) diffère de la quantité signalée.

Exemple

Stock initial – quantité : 10

Rupture : 2

Quantité annoncée : 5

Résultat : Quantité système présentée : 8

Rupture présentée : 2

La fenêtre de confirmation des écarts est divisée en deux onglets :

• Validés – liste des articles présentant des écarts
• Exclus – liste des articles exclus de la confirmation des écarts

Les actions suivantes sont possibles sur le document de validation des écarts :

• exclusion d’un article de la liste des élélments fermés en cliquant sur le bouton [Exclure]. Après avoir cliqué sur le bouton, l’article sera déplacé vers l’onglet Exclus
• mise en compte de l’article dans la confirmation d’écart en cliquant sur [Activer] dans l’onglet Exclus.
• impression de la validation de l’écart en cliquant sur [Imprimer].
• confirmation de la confirmation d’écart en cliquant sur [Valider]

La validation des écarts contient les colonnes suivantes :

• Code – code de l’article sur la feuille
• Feuille d’inventaire – feuille d’où provient l’écart
• Article – article pour lequel l’écart a été détecté
• Quantité système
• Quantité comptée
• Écart – différence entre la quantité système et la quantité déclarée
• Écart en pourcentage – (écart/quantité système) * 100 %, non applicable si la quantité système est nulle
• Ruptures

La fenêtre Confirmation des écarts permet de filtrer les données par :

• Écart
• Écart en pourcentage

Une fois le processus d’inventaire terminé, les quantités des articles sont mises à jour dans le POS Agent en fonction de la quantité comptée et les informations sur la quantité inventoriée sont transférées au système ERP.

Peu importe si une nouvelle feuille de stock est créée à partir des écarts d’une autre feuille ou d’une autre manière, il se peut que certains ou tous les articles indiqués ne puissent pas y être ajoutés. Le contenu du message affiché varie selon le cas.

Si le point de vente POS ne dispose pas du service POS Agent ou de la connexion au centre, un message correspondant s’affiche.

Si l’article est inclus dans une autre feuille d’inventaire dont la clôture au point de vente n’a pas encore été resynchronisée avec le système ERP ou si la feuille d’inventaire a été clôturée et synchronisée avec le système ERP mais n’a pas encore été traitée par ce système, un message correspondant contenant les informations nécessaires s’affiche au point de vente.

Si l’article est inclus dans une autre feuille d’inventaire créée par un autre utilisateur dans le système ERP ou au point de vente POS (ajout manuel ou en raison d’écarts), un message correspondant s’affiche également.

Réinitialisation des ruptures après l’inventaire

Lors de la clôture d’un article sur une feuille d’inventaire, les ruptures de l’article sont toujours remises à zéro. Si l’élément clôturé est un article avec des lots, les ruptures sont remises à zéro pour tous ses lots.

(Comarch ERP Standard)

L’inventaire consiste à effectuer un relevé des stocks actuels pour vérifier s’il existe un écart entre l’état de stocks enregistré lors de l’inventaire (état réel) et l’état de stocks résultant des données disponibles dans la comptabilité matérielle. Pour accéder à l’inventaire, vous devez sélectionner la mosaïque [Back office] – > [Inventaire].

Attention

L’accès à la fonction [Inventaire] nécessite des autorisations appropriées définies dans le système ERP.

Pour activer l’inventaire, le paramètre Activer l’inventaire POS doit être activé. Le paramètre est disponible sur le formulaire du centre POS.

Attention

La fonctionnalité est disponible en coopération avec Comarch ERP Enterprise.

L’application prend désormais en charge des processus front et back office en utilisant la méthode FEFO (le sigle FEFO signifie First Expired First Out). Cette méthode suppose que les marchandises dont la date d’expiration est la plus courte sont sont obligatoirement prélevées en premier. Elle est appliquée dans l’industrie alimentaire et dans les entrepôts où sont stockés des marchandises avec une date d’expiration.

Les modifications concernent les documents :

• FC et CQFC
• R et CQR
• COMC et DEVC
• RECV

La méthode FEFO est appliquée au moment d’envoi document pour vérification par le service POS Agent donc le processus se déroule en ligne. Elle a été introduite en raison de la nécessité de disposer d’informations détaillées sur la quantité de chaque lot de l’article dans l’entrepôt. Le processus est utilisé principalement en cas d’épiceries qui vendent des produites avec une date de péremption définie. La méthode FEFO permet de mettre à jour des articles avec les dates de consommation les plus proches.

Deux situations peuvent se présenter lorsque les articles sont manipulés selon la méthode FEFO :

• le lot de l’article saisi n’existe pas dans la base de données
• le lot de l’article saisi existe dans la base de données

Personnalisation des processus d’expédition

Si la méthode FEFO est activé, après avoir sélectionné un nouveau colis à l’aide de la mosaïque [Back office] → [Livraison des marchandises] → [Préparation de l’expédition] → [Sur la base du bon de commande interne], le bouton [Afficher plus d’informations] s’affiche.

Une fois le bouton [Afficher plus d’informations] sélectionné, la fenêtre avec la liste des détails concernant le lot s’affiche.

Un nouveau lot avec une date d’expiration, un numéro de lot et un nombre d’articles spécifiés peut être saisi à l’aide du bouton [Ajouter un nouveau lot].

Dans le cadre de la précision de la quantité d’article à peser sur le protocole et la liste des réceptions, chaque article à peser est traité comme 1 pièce. En raison de ces modifications, la quantité est calculée comme une somme de la quantité d’articles (non pesables) et la quantité d’articles à peser.

Exemple

Exemple I:

Articles dans le document de réception :
Cuisse de poulet : 0,315 kg

Pomme : 1,552 kg

Chocolat : 1 pièce.

Quantité totale : 3 pièces.

Le système Comarch ERP Standard permet de définir un entrepôt de consignation de type propre en tant que l’entrepôt POS qui est traité comme un entrepôt POS standard. En cas de processus de rapprochement de stocks, toutes les informations sur les stocks de cet entrepôt doivent être envoyées au service POS Agent. Dans le point de vente POS, l’entrepôt de consignation peut être utilisé comme un entrepôt :

• de l’élément du document
• où la vente avec les ruptures de stock peut être créée
• étant le point de livraison sur l’ordre de vente (si un tel point est défini dans le système ERP)
• dans les documents de perte
• source de n’importe quel document de mouvement d’entrepôt
• source de mouvements internes
• de la réception de la livraison – si le document approprié ME- avec cet entrepôt défini comme entrepôt de destination a été créé dans le système ERP

Les bons de livraison sont des documents d’entrepôt confirmant la sortie de marchandises à une partie externe (au client). La validation du bon de livraison réduit la quantité de stock et la valeur de l’entrepôt.

Le paramètre Service LIV doit être activé dans le système Comarch ERP Standard. Il est disponible à partir du niveau d’édition du centre → onglet Points de vente POS.

Dans le menu Back Office, on trouve une tuile [Bons de livraison]. Cette tuile permet d’accéder à la liste des documents des bons de livraison générés sur le point de vente Comarch POS.

Les boutons suivants sont disponibles depuis la liste des documents LIV :

• [Actualiser] – actualise la liste des bons de livraison
• [Ajouter] – ajoute un nouveau bon de livraison
• [Aperçu] – affiche un aperçu du bon de livraison émis
• [P] – sauvegarde les bons de livraison pour les traiter ultérieurement
• [Générer le document] – permet de générer un reçu ou une facture de vente pour un bon de livraison. Ouvre une fenêtre avec une liste à choix multiples dans laquelle il est possible de sélectionner les bons de livraison pour lesquels un document de vente collectif ou un document individuel pour un bon de livraison sera créé.
• [Imprimer] – permet d’imprimer un bon de livraison à partir de la liste

Les colonnes suivantes sont affichées dans la liste :

• Numéro
• Statut – avec les options suivantes :
  • Annulé
  • Non validé
  • Validé
  • Quantité validée
• Client
• Entrepôt d’origine
• TTC
• Date d’émission
• Documents associés

Dans la partie supérieure de la fenêtre, on trouve un champ de filtre textuel qui permet d’effectuer une recherche dans la liste des bons de livraison en fonction du numéro de document, du code-barres du document ou du client.

Ajouter un nouveau bon de livraison

Pour ajouter un nouveau bon de livraison, il convient de :

• cliquer dans le menu principal sur [Back office] -> puis se rendre sur la vignette [Bons de livraison] et cliquer sur le bouton [Ajouter]

Les champs suivants sont disponibles sur le formulaire de bon de livraison (les points individuels correspondent aux espaces marqués sur la capture d’écran) :

1. 1. Rechercher un article – permet de rechercher et d’ajouter un article au document
   2. Opérateur – employé qui émet le document
   3. Opérateur d’élément – employé qui gère un élément spécifique du document
   4. Détails de l’article – présente des informations détaillées sur l’élément du document et permet de modifier sa quantité et de sélectionner l’entrepôt d’où les marchandises doivent être sorties
   5. Liste des éléments – contient les colonnes suivantes :
      • Nom
      • Prix
      • Quantité
      • Valeur
      • Entrepôt
   6. Client – permet de spécifier le clinet du document
   7. Récapitulatif – indique la valeur totale des éléments saisis sur le document
   8. Attributs

Les boutons suivants sont disponibles sur le formulaire d’ajout d’un bon de livraison :

• [Sauvegarder] – enregistre le document pour un traitement ultérieur
• [Valider] – valide le bon de livraison après l’affichage d’un message de confirmation indiquant que l’élément a été ajouté au document

Une fois le client sélectionné, si des articles ont déjà été ajoutés au document, le système affichera un message demandant si le document doit être recalculé en fonction des paramètres du client.

Après avoir cliqué sur le bouton [Valider], le formulaire LIV affichera un message demandant si tous les articles scannés/ajoutés au bon de livraison doivent être sortis.

Aperçu d’un bon de livraison

Pour afficher un aperçu d’un bon de livraison sur le point de vente POS, il suffit de sélectionner le bouton [Aperçu] à partir de la liste des bons de livraison.

L’aperçu du document LIV n’est accessible qu’en mode lecture ; il n’est pas possible de modifier les valeurs définies sur le document généré précédemment. L’aperçu du document contient des informations sur :

• les articles et leurs quantités
• la personne qui traite le document
• la/les personnes qui traitent les différents éléments du document
• l’entrepôt du document à partir duquel chaque élément a été sorti
• le client
• le résumé du document
• la date d’émission

Sauvegarde d’un bon de livraison

Il est possible, à partir du niveau d’un nouveau bon de livraison, de sauvegarder celui-ci pour y revenir ultérieurement.

Pour accéder à la liste des documents sauvegardés, il faut sélectionner le bouton [P] depuis la liste des bons de livraison.

La liste des documents LIV non validés contient les mêmes filtres que la liste des documents LIV nouvellement créés.

La liste contient les colonnes suivantes :

• Numéro
• Statut
• Client
• Entrepôt d’origine
• TTC
• Date d’émission
• Documents associés

Les boutons suivants sont disponibles dans la liste des bons de livraison non validés :

• [Supprimer] – supprime le document de la sauvegarde (tampon)
• [Continuer] – ouvre le document pour modification
• [Actualiser] – actualise la liste des documents en sauvegarde
• [Ajouter] – permet d’ajouter un nouveau bon de livraison

Générer un document sur la base du bon de livraison

Le bouton [Générer le document] est disponible dans la liste des documents LIV. Après avoir cliqué sur ce bouton, la liste passe en mode de sélection multiple qui permet d’indiquer les bons de livraison pour lesquels un document de vente collectif sera créé ou un document unique pour un seul bon de livraison.

Après avoir sélectionné le bouton [Générer le document] et les bons de livraison à partir de la liste, l’utilisateur peut choisir entre une facture de vente et un reçu. Si plusieurs bons de livraison sont sélectionnés, les éléments de ces documents ne seront pas fusionnés, mais chaque article sera affiché séparément, même s’il apparaît sur plusieurs bons de livraison.

Attention

Seuls les bons de livraison avec le même sens de TVA et la même méthode d’agrégation et le même client peuvent être sélectionnés pour générer un document FC/R collectif. Seuls les documents avec le sens de TVA = Sur le montant TTC peuvent être utilisés pour un reçu.

Si l’un des critères de génération d’un document collectif n’est pas satisfait, un message correspondant s’affichera sur le point de vente Comarch POS.

Pour simplifier le processus de génération des documents de vente, il n’est pas possible d’ajouter ou de supprimer des éléùents d’une facture ou d’un reçu généré à partir de bons de livraison.

L’utilisateur peut modifier les prix des articles, mais ne peut pas modifier la quantité d’articles sur le document de vente généré.

Génération d’un bon de livraison à partir de la carte client

Le bouton [Ajouter un bon de livraison] est disponible à partir de l’aperçu de la carte client. Après avoir cliqué sur le bouton directement depuis la carte client, on accède au formulaire de bon de livraison du client sélectionné précédemment. Cette fonction est utile pour livrer rapidement des marchandises à un client. Comme le bouton se trouve sur la carte client, le système remplit automatiquement les coordonnées du client sur le bon de livraison nouvellement créé.

Le formulaire de bon de livraison ouvert à partir du niveau de la carte client est identique à celui ouvert à partir du niveau de la liste des bons de livraison, à la différence qu’il est complété par les données du client.