Intégration avec le Système National e-Facturation (ERP : Standard)

Le système national d’e-facturation (KSeF) est entré en vigueur en Pologne en janvier 2022. Il sert à collecter les e-factures émises par les entrepreneurs. KSeF offre la possibilité d’émettre des factures structurées comme l’un des moyens acceptés de documenter les transactions, au même titre que les factures en papier et les factures électroniques actuellement utilisées dans les transactions commerciales.

Le système Comarch ERP Standard permet d’enregistrer si un client donné accepte de recevoir ses factures via le système KSeF. Le paramètre Traitemend de KSeF qui se trouve sur la fiche client dans l’application Comarch POS permet de modifier ce consentement.

Pour que le service KSeF soit disponible sur le point de vente Comarch POS, le paramètre Traitement de KSeF doit être activé dans le système Comarch ERP Standard, sur la fiche de l’entreprise, dans la section Commerce. Ce paramètre :

• n’est affiché sur le formulaire que si le Groupe de taux de TVA est défini sur « PL »

Dans le système Comarch ERP Standard, il existe un onglet KSeF qui nécessite une configuration afin d’activer KSeF sur le point de vente Comarch POS.

Communication avec la plateforme KseF

La communication avec la plateforme KSeF s’effectue par le biais d’un composant disponible dans Comarch ERP Standard. Ce composant permet de vérifier les données des factures avant de les envoyer à la plateforme KSeF, il assure l’authentification sur la plateforme KSeF et la vérification des licences.

Dans POS, les données des factures sont vérifiées automatiquement lors de la validation du document et de son envoi à KSeF. POS transfère les données de la facture au composant KSeF qui crée un fichier .xml sur la base duquel il vérifie si toutes les informations obligatoires sont fournies et si leur format est conforme au schéma des factures électroniques.

Une fois que la facture a été vérifiée, l’authentification sur la plateforme KSeF a lieu. POS transfère le numéro d’identification et le token au composant afin qu’il soit authentifié dans KSeF.

Le composant gère également la vérification de la licence pour l’intégration avec KSeF. L’application POS utilise la licence du système ERP.

Vérification de l’autorisation avec la plateforme KseF

Si la vérification des données du document est réussie, un identifiant et un token sont transférés au composant pour une authentification correcte sur la plateforme KSeF. Si l’une des données est incorrecte, le point de vente Comarch POS affichera un message indiquant que le document ne peut pas être validé car l’autorisation dans KSeF a échoué.

Vérification de la licence avec la plateforme KseF

L’ouverture de la session de communication dans KSeF permet également de vérifier la licence. S’il y a un problème avec la licence, le point de vente Comarch POS affichera un message indiquant que le document ne peut pas être validé en raison de l’absence de licence de traitement de KseF.

Traitement des accusés de réception

Les accusés de réception sont téléchargés par le système ERP, puis les données sont transférées à Comarch POS, avec le numéro KSeF et le statut du document. L’accusé de réception est envoyé à POS sous forme de pièce jointe, mais les données telles que le numéro KSeF et les dates correspondantes sont téléchargées directement par KSeF immédiatement après l’enregistrement de la facture.

Gestion des documents

Dans l’application Comarch POS, l’enregistrement des factures KSeF se fait toujours automatiquement après la validation du document, sous réserve que les conditions requises soient remplies. La communication est prise en charge pour les types de documents suivants : FC, CQFC, FAC, KIFSL et les correctifs manuels. Une autre condition est le type de client commercial, national. Les factures émises dans le système POS sont uniquement envoyées à KSeF si :

• le paramètre global Traietement de KSeF est activé
• le paramètre Permettre l’envoi direct de documents à KSeF est activé pour le point de vente Comarch POS
• la date d’émission de la facture est postérieure ou égale à la date définie dans le système ERP pour le paramètre Traietement de KSeF
• le client défini sur la facture a activé le paramètre Traietement de KSeF
• le point de vente POS est connecté en ligne à la plateforme KSeF
• l’opérateur POS a été autorisé à envoyer des factures à KSeF

Fiche client

Le paramètre Traitement de KSeF est disponible sur la fiche client et s’affiche lorsque :

• le traitement de KSeF support a été activé dans le système ERP au niveau de l’entreprise
• le paramètre Permettre l’envoi direct de documents à KSeF est activé dans le système ERP
• le type de client est National (PL)

Le système Comarch ERP Standard enregistre de nouvelles factures, des factures d’acompte, des rectifications de valeur des factures de vente et des rectifications de quantité des factures de vente de Comarch POS dans le système KSeF si :

• le traitement de KSeF est activé dans l’entreprise
• le client professionnel accepte de recevoir des factures via KSeF

Une fois enregistrée dans le système KSeF, la facture reçoit un numéro qui est ensuite sauvegardé dans le système Comarch ERP Standard et synchronisé avec Comarch POS.

L’impression des factures est bloquée sur le point de vente POS si :

• le client a accepté de recevoir des factures via KSeF
• la date du document est identique ou postérieure à la date indiquée dans le paramètre Traitement de KSeF du dans système Comarch ERP Standard
• le document ne possède pas encore de numéro attribué par le système KSeF

L’impression automatique est également omise si les conditions ci-dessus sont remplies – le message « Le document sera envoyé à KSeF » est affiché.

Si la facture possède déjà un numéro attribué par le système KSeF, elle peut être imprimée sans aucune autre restriction.

Impression des documents

Le connecteur KSeF prend en charge la génération des codes QR basés sur les données des documents téléchargés depuis l’accusé de réception. Un code QR, un numéro KSeF et un lien de vérification sont imprimés dans la partie inférieure des documents générés depuis Comarch POS.

Le code QR est une séquence unique de caractères se présentant sous forme de code graphique carré bidimensionnel conforme à la norme ISO/IEC 18004:2015. Le lien de vérification est créé du côté du composant KSeF sur la base des données envoyées par le système ERP. Le lien de vérification permet de vérifier une facture émise dans KSeF si le code QR sur l’impression est illisible.

La section relative à KSeF sur les impressions s’applique :

• aux documents FC, CQFC, FAC, KIFSL et aux correctif manuels
• uniquement aux documents qui ont été envoyés et correctement enregistrés sur la plateforme KSeF

Bouton [Afficher les données KSeF]

Pour les documents qui ont été enregistrés dans KSeF, il existe un bouton [Afficher les données KSeF]. Le bouton est disponible :

• pour les types de documents : FC, CQFC, FAC et KIFSL
• si le paramètre Traitement de KSeF est activé. Le paramètre est disponible dans le système Comarch ERP Standard sur le formulaire de l’entreprise dans la section Commerce si le Groupe de taux de TVA est défini sur PL

Après avoir cliqué sur le bouton [Afficher les données KSeF], il s’affiche la fenêtre Données de KSeF, qui contient les informations suivantes :

• le code QR du document KSeF
• le numéro KSeF sous le code QR
• le statut du document KSeF
• le lien vers le document KSeF
• les boutons [Fermer] et [Copier le numéro KSeF]