La liste des administrations présente les informations sur des administrations définies dans le système qui doivent être parfois indiquées :

• lors de la réalisation des paiements
• lors de la réalisation des opérations caisse/banque
• lors de l’établissement de la déclaration TVA

Pour ouvrir la liste des administrations, allez dans le menu Principal et cliquez sur le bouton [Administrations] dans le groupe de boutons Listes des répertoires.

Le panneau gauche présente l’arborescence de groupes d’administrations auxquels vous pouvez ajouter les administrations, les institutions nouvellement définies. Voici les types définis par défaut dans le système : Autres organismes et Centre des impôts. L’utilisateur peut définir ses propres groupes d’administrations dans le répertoire universel Général → Types d’administrations.

Le menu de la liste des administrations offre les boutons standards permettant d’ajouter/de modifier/de supprimer des administrations et les boutons liés aux impressions.

La liste des administrations se compose des colonnes suivantes :

• Code – code de l’administration défini par l’utilisateur
• Code de l’administration – code d’identification de l’administration attribué par les autorités nationales
• Nom
• Ville
• Type – valeur chargée à partir du répertoire universel Types d’administrations

Pour ajouter une nouvelle administration, cliquez sur le bouton [Ajouter] disponible dans le menu principal ou dans le panneau ergonomique au-dessus de la liste des administrations. Par la suite, le formulaire de définition d’une nouvelle administration s’affiche.

À gauche, il y a l’en-tête du formulaire de l’administration qui comprend les champs et les paramètres suivants :

• Id – numéro d’identification de l’administration dans la base de données, champ non-modifiable. Ce numéro est attribué automatiquement par le système
• Actif – une fois la case cochée, l’administration donnée peut être utilisée dans le système
• Code – champ obligatoire, c’est un code qui facilite l’identification de l’administration (par exemple un raccourci du nom). Il peut être composé de 50 caractères au maximum (lettres et/ou chiffres). Les codes des administrations doivent être uniques.
• Nom – champ obligatoire. Le nom peut contenir 500 caractères au maximum (lettres et/ou chiffres).
• Code d’identification – numéro d’identification de l’administration attribué par les autorités nationales
• Type – liste déroulante avec des valeurs définies dans le répertoire universel Types d’administrations
• Site Web – site Web de l’administration
• Les champs Adresse, Nº de téléphone et E-mail sont remplis automatiquement avec les données saisies dans les champs de l’onglet Adresse sur le formulaire de définition de l’administration.

En outre, le formulaire de l’administration regroupe les onglets : Adresse, Comptes bancaires, Comptabilité, Attributs, Pièces jointes.

L’onglet Adresse permet de saisir les coordonnées d’adresse (par exemple le n° de téléphone ou l’adresse e-mail) de l’administration.

L’onglet Comptes bancaires présente une liste des comptes bancaires assignés à une administration et permet de les ajouter/modifier/supprimer.

L’onglet Comptabilité présente les comptes comptables par défaut assignés à l’administration donnée.

Les onglets Attributs et Pièces jointes comprennent une liste des pièces jointes et des attributs associés à une administration.