Assistants de configuration

La fonctionnalité des assistants de configuration permet de générer automatiquement les données suivantes :

  • les codes et/ou les désignations des articles nouvellement ajoutés
  • les codes des clients/fournisseurs nouvellement ajoutés
  • les numéros des bons d’achat nouvellement ajoutés
  • les codes des bons de réduction nouvellement ajoutés

Cette fonctionnalité permet d’assurer la cohérence entre les désignations et les codes dans le système.

Pour accéder à la liste des assistants de configuration, choisissez Configuration → Général → Assistants de configuration.

Liste des assistants de configuration

Définir un assistant de configuration

Pour définir un nouvel assistant de configuration, cliquez sur le bouton [Ajouter] sur la liste des assistants de configuration.

Formulaire de définition d’un nouvel assistant de configuration

En-tête de l’assistant de configuration

L’en-tête du formulaire comprend des champs et des sections suivants :

  • Paramètre Actif – coché par défaut Si vous le décochez, il ne sera plus possible d’utiliser l’assistant de configuration pour générer les codes et/ou les désignations des objets.
  • Nom – champ obligatoire
  • Objet – liste déroulante des objets auxquels il sera possible d’appliquer l’assistant de configuration :
    • Article
    • Client/fournisseur
    • Bon d’achat
    • Bon de réduction

Attention
Une fois l’objet Bon de réduction sélectionné, le champ Objet est grisé même si l’assistant de configuration n’a pas été enregistré et le système ajoute automatiquement la fonction Code de la série du document dans la section Éléments du champ. La modification du champ Objet n’est possible qu’après la suppression de cette fonction.

  • Exemple – présente la structure de l’assistant de configuration composée des éléments successifs définis dans la section Éléments du champ.
  • Nombre de caractères dans le champ – présente une somme de caractères définis pour l’argument Nombre de caractères dans la section Arguments pour chaque élément du champ
  • Champs ajoutés – champs indiqués à définir à l’aide de l’assistant de configuration, déplacés de la section Champs à ajouter. Le bouton [Retirer] permet de retirer le champ donné de la section Champs ajoutés.

Remarque
Le bouton [Copier] disponible dans la section Champs ajoutés peut être utilisé durant la création d’un assistant de configuration pour l’objet Article. Il copie les éléments du champ ajouté vers le champ non ajouté – l’utilisateur peut déplacer les éléments du champ Code vers le champ Dénomination (ce dernier sera ajouté à la section Champs ajoutés) et à l’inverse.

  • Champs à ajouter – champs qui peuvent être indiqués à définir à l’aide de l’assistant de configuration. Le bouton [Ajouter] permet de déplacer le champ donné vers la section Champs ajoutés

Section Éléments du champ

Dans la section Éléments du champ, vous pouvez définir des composantes du champ sélectionné dans la section Champs ajoutés. En fonction de l’objet de l’assistant de configuration et du type de champ, les différentes fonctions sont mises à disposition pour définir les éléments du champ.

Les boutons [Ajouter] et [Supprimer] permettent d’ajouter et de supprimer un élément suivant de l’assistant de configuration. Cependant, les flèches [Vers le haut] et [Vers le bas] permettent à l’utilisateur de décider de l’ordre d’affichage des éléments dans l’assistant de configuration.

Section Éléments du champ comprend les colonnes suivantes :

  • Séparateur – il faut taper un caractère ayant pour objectif de séparer un élément suivant du code, de la désignation, du numéro défini. Si ce champ est vide, un élément suivant défini à l’aide d’une fonction choisie est ajouté directement à un élément précédent.
  • Fonction – ce champ permet de sélectionner une expression qui sera une partie intégrale du code, de la désignation, ou du numéro défini. Les codes, les désignations, les numéros d’un objet créés à l’aide de l’assistant de configuration peuvent être construits en utilisant les différentes fonctions se référant aux champs disponibles dans le système. En fonction de l’objet de l’assistant de configuration et du type de champ, les fonctions suivantes sont disponibles :
    • Attribut
    • Tarif
    • Centre
    • Groupe
    • Code CN
    • Code de la série du document
    • Bon de réduction
    • Entrepôt
    • Marque
    • Format du code ou Format du numéro du bon d’achat
    • Client
    • Désignation
    • Numéro dans le catalogue
    • Numéro suivant
    • Fabricant
    • Série du type de bon d’achat
    • Pièce jointe

Chaque fonction doit être décrite à l’aide d’un ensemble d’arguments qui sont disponibles dans la section Arguments. En fonction de la fonction sélectionnée, cette section affiche les différentes données qu’il faut définir. Les arguments donnés sont décrits dans le chapitre Section Arguments.

  • Obligatoire – la colonne affichée pour les objets Article et Client/fournisseur. Si vous cochez ce paramètre, cela signifie qu’il sera impossible d’enregistrer la fiche article ou client/fournisseur sans saisir la valeur pour l’élément donné du champ.
  • Fonction supplémentaire – la colonne affichée pour les objets Article et Client/fournisseur. Le paramètre coché veut dire que la fonction ne sera pas prise en compte dans le code, la désignation ou le numéro d’inventaire de l’article ou du client/fournisseur. À titre d’exemple, la fonction Tarif est toujours marquée comme fonction supplémentaire pour l’objet Article car son objectif est d’ajouter un article à un tarif lors de la génération d’un nouvel article. Un autre exemple en est la fonction Pièce jointe dont la tâche est d’ajouter la pièce jointe au cours de la génération d’un nouvel article.

Section Arguments

Le contenu de la section Arguments dépend de la fonction sélectionnée dans la section Éléments du champ. Les arguments suivants peuvent être définis :

  • Champ – argument utilisé pour les fonctions se référant aux objets autres que la fiche client/fournisseur ou fiche article. Cet argument a pour objectif d’indiquer le champ sur un objet associé à partir duquel la valeur nécessaire pour créer le code ou la désignation doit être chargée.

Exemple
L’utilisateur souhaite qu’une section du code de l’article dépende du fabricant indiqué sur la fiche article. Dans ce but, l’utilisateur ajoute dans le formulaire de l’assistant de configuration un élément du champ Fabricant et définit sur la liste des arguments un argument Champ. Ensuite, il décide si le nom du fabricant doit être chargé à partir du champ Code, Désignation, Description ou Attribut.

  • Nom de l’attribut – permet de sélectionner un attribut à prendre en compte dans l’assistant de configuration
  • Niveau – argument lié à la fonction Groupe. Il permet d’indiquer le niveau du groupe d’articles à partir duquel les valeurs doivent être prises en compte dans l’assistant de configuration.
  • Nombre de caractères – permet de déterminer la longueur d’une section donnée du code, de la désignation ou du numéro
  • À partir du caractère – argument permettant de sélectionner un caractère à partir duquel la valeur doit être chargée dans une section du code. Les valeurs dans les champs sont très souvent saisies selon un certain schéma où une partie des valeurs sont communes pour plusieurs objets et une autre partie permet de distinguer un objet donné.
  • Compléter les caractères manquants – afin d’assurer la structure homogène du code, les sections du code peuvent être remplies avec les caractères supplémentaires. Cet argument peut être utilisé si le nombre de caractères pour la valeur dans le champ sélectionné dans l’assistant de configuration est inférieur au nombre de caractères définis pour la valeur de l’argument Nombre de caractères et si vous tenez à conserver la longueur du code.
  • Caractère à insérer – argument permettant de sélectionner la valeur utilisée pour remplir une section du code dans la situation où la fonction permettant de compléter les caractères manquants est définie
  • Liste des tarifs – argument lié à la fonction Tarif. Il permet d’indiquer une liste des tarifs à partir de laquelle le tarif étant une section du code doit être chargé.
  • Devise – argument appliqué pour la fonction Tarif. Il permet d’indiquer une devise dont le symbole sera une section du code.
  • Type de tarif – argument appliqué pour la fonction Tarif. Il permet d’indiquer un type de tarif (HT ou TTC) dont le nom sera une section du code
  • Disponible lors des opérations en série – argument ayant pour objectif de préciser si une fonction donnée doit être disponible dans la matrice des opérations en série
  • Valeurs assignées lors des opérations en série – argument dédié aux fonctions se référant aux objets avec la liste des valeurs et disponibles lors des opérations en série. Cet argument va décider si après le lancement de l’opération en série seule la valeur par défaut ou la liste complète des valeurs seront affichées dans le filtre d’une fonction donnée. La Marque est ici un exemple de la fonction où cet argument sera applicable.
  • Valeur par défaut – argument permettant de définir la valeur par défaut pour la fonction sélectionnée. Cet argument est obligatoire pour la fonction avec le paramètre coché Disponible lors des opérations en série.
  • Nombre de chiffres dans le numéro – argument permettant de définir le nombre de chiffres que la fonction Numéro suivant doit contenir
  • Numéro de départ – argument permettant de définir une valeur par laquelle la numérotation des codes doit commencer. Cet argument est assez important en combinaison avec l’argument Numérotation des codes uniques.
  • Numérotation des codes uniques – argument permettant de déterminer si, en cas d’utiliser la fonction Numéro suivant, seules les valeurs dupliquées doivent être numérotées ou si le système doit numéroter également les valeurs uniques

Exemple
Vous ne voulez pas numéroter les codes uniques et vous souhaitez que le premier enregistrement dupliqué soit marqué avec le numéro 2. Vous décochez le paramètre Numérotation des codes uniques et vous définissez la valeur 2 pour le paramètre Numéro de départ. Une fois l’assistant de configuration défini, les enregistrements se présenteront de manière suivante :

  • BD-12345678-1134-370 – premier enregistrement
  • BD-12345678-1134-370-002 – enregistrement dupliqué

  • Format du code ou Format du numéro du bon d’achat – argument permettant de définir une expression régulière. La fonction est créée conformément à la syntaxe RegEx tout comme le format du code dans la définition du groupe d’articles ou du groupe de clients/fournisseurs (la description détaillée de la création des formats de code se trouve dans les articles Formats du code (groupes d’articles) et Formats du code (groupes de clients/fournisseurs)). Pour les caractères aléatoires, vous pouvez utiliser les ensembles suivants :
    • [A-Z]
    • [a-z]
    • [0-9]

Exemple
Le format du code [a-e]{3}[0-1] permet de générer une chaîne de caractères à quatre éléments. Les trois premiers éléments seront tirés de l’ensemble {a,b,c,d,e}. Par contre, le dernier élément sera tiré de l’ensemble {0,1}.

Attention
Les expressions suivantes ne sont pas prises en charge :

  • Expressions comprenant les caractères spéciaux
  • \d
  • \w
  • \s
  • *
  • +
  • {n,}

  • Langue – argument dédié aux fonctions dont les valeurs peuvent être enregistrées dans les différentes langues


Exemples d’utilisation des assistants de configuration

Vous trouverez ci-dessous la description des situations exemplaires dans lesquelles vous pouvez appliquer les assistants de configuration pour conserver la cohérence entre les dénominations des objets présents dans le système.

Exemple
Chaque client/fournisseur doit contenir dans son code les informations sur le préfixe du pays et sur le numéro suivant sur la liste.

D’abord, le préfixe du pays est défini en tant que valeur de l’attribut assigné à un centre à partir duquel le client/fournisseur est ajouté au système. Pour cela, l’utilisateur ajoute l’attribut Préfixe de type Liste avec les valeurs suivantes : FRA, POL, GER et il assigne l’attribut à l’objet Centre de la structure d’entreprise. Après, il assigne des valeurs de l’attribut aux centres de la structure d’entreprise.

Ensuite, l’utilisateur définit un nouvel assistant de configuration pour l’objet Client/fournisseur avec le champ Code ajouté et les fonctions suivantes définies :

  • Centre – la fonction doit charger 3 caractères du préfixe du pays. C’est pourquoi, les options suivantes doivent être définies dans les arguments de la fonction :
    • Champ – Attribut
    • Nom de l’attribut – Préfixe
    • Nombre de caractères – 3
    • À partir du caractère – 0
  • Numéro suivant – la fonction doit ajouter le numéro suivant du client/fournisseur. Pour cela, les options suivantes doivent être définies dans les arguments de la fonction :
    • Séparateur – pas de séparateur
    • Nombre de chiffres dans le numéro – 10
    • Numéro de départ – 1
    • Numérotation des codes uniques – option cochée

L’assistant de configuration enregistré doit être ensuite ajouté au modèle du groupe de clients/fournisseurs. Pour cela, choisissez l’option Assistant de configuration au lieu de l’option Format du code disponible à côté du champ Code et sélectionnez l’assistant de configuration souhaité à partir de la liste.

Lors de l’ajout d’un nouveau client/fournisseur à partir du centre Département de ventes (POL) pour lequel la valeur de l’attribut Préfixe est définie comme POL, le code du client/fournisseur sera automatiquement complété avec les valeurs sur la base des fonctions de l’assistant de configuration définies : POL0000000001.

Lors de l’ajout du client/fournisseur suivant depuis le centre Département de ventes (FRA) pour lequel la valeur de l’attribut Préfixe est définie comme FRA, le code du client/fournisseur sera complété avec les valeurs suivantes : FRA0000000001.

Exemple
Chaque article appartenant au groupe d’articles Vêtements doit contenir dans son code les informations sur le fabricant, la marque, le code CN et l’année de fabrication et avoir une photo.

Avant de définir un assistant de configuration, l’utilisateur doit réaliser les actions suivantes :

  • Dans le répertoire universel Marques d’articles, il ajoute les valeurs, par exemple, ABC, DEF, GHI.
  • Il définit les codes CN, par exemple, 85299092, 85299093, 85299094.
  • Il ajoute l’attribut Année de fabrication de type Liste avec les valeurs 2014, 2015 et 2016, par exemple, et il assigne l’attribut à l’objet Article.

Ensuite, l’utilisateur définit un nouvel assistant de configuration avec le champ ajouté Code et les fonctions suivantes définies :

  • Fabricant – la fonction ne doit charger que 4 premiers caractères depuis le code du fabricant. C’est pourquoi, les options suivantes doivent être définies dans les arguments de la fonction :
    • Champ – Code
    • Valeur par défaut – COMARCH
    • Nombre de caractères – 4
    • À partir du caractère – 0
  • Code CN – la fonction ne doit charger que 2 caractères du code CN à commencer à partir du sixième caractère du code. C’est pourquoi, les options suivantes doivent être définies dans les arguments de la fonction :
    • Champ – Code CN
    • Valeur par défaut – 85299092
    • Nombre de caractères – 2
    • À partir du caractère – 6
  • Marque – la fonction doit charger 4 caractères depuis le nom de la marque et en cas d’une expression plus courte, elle doit remplacer le premier caractère par un souligné « _ ». Pour cela, les options suivantes doivent être définies dans les arguments de la fonction :
    • Champ – Valeur
    • Valeur par défaut – ABC
    • Nombre de caractères – 4
    • À partir du caractère – 0
    • Compléter les caractères manquants – Préfixe
    • Caractère à insérer – _
  • Attribut – la fonction doit charger l’attribut Année de fabrication. C’est pourquoi, les options suivantes doivent être définies dans les arguments de la fonction :
    • Nom de l’attribut – Année de fabrication
    • Valeur par défaut – 2016
    • Nombre de caractères – 4
    • À partir du caractère – 0
  • Pièce jointe – c’est une fonction supplémentaire dont la tâche est d’ajouter automatiquement une image à un nouvel article. Pour cela, l’option suivante doit être définie dans les arguments de la fonction :
    • Valeur par défaut – pièce jointe quelconque ajoutée au système

L’assistant de configuration enregistré doit être ensuite ajouté au modèle du groupe d’articles Vêtements. Pour cela, choisissez l’option Assistant de configuration au lieu de l’option Format du code disponible à côté du champ Code et sélectionnez un assistant de configuration à partir de la liste.

Lors de l’ajout d’un nouvel article au groupe d’articles Vêtements, le code de l’article sera automatiquement rempli avec les valeurs sur la base des fonctions définies dans l’assistant de configuration : COMA92_ABC2016. En outre, l’attribut Année de fabrication avec la valeur 2016 sera assigné à cet article dans l’onglet Attributs et une image sélectionnée sera présentée dans l’onglet Pièces jointes.

La modification du fabricant, du code CN, de la marque ou de la valeur de l’attribut Année de fabrication dans le formulaire de l’article va entraîner la mise à jour de ces valeurs dans le code de cet article.