Le règlement des coûts d’achat (RCA) s’appuie sur les documents enregistrant la sortie des articles du stock et présente leur coût d’achat ou d’acquisition. Le règlement des coûts d’achat permet également de déterminer la marge obtenue sur la vente des articles d’un document donné.

La liste des RCA est disponible dans le menu Entrepôt (Ressources) → Liste des RCA.

L’analyse des règlements des coûts d’achat peut être effectuée sur la base :

• des documents d’entrepôt – LIV, CQLIV, CMLIV, CTLIV, PERT, CQPERT et CC.
• des documents commerciaux (sans documents d’entrepôt) – FC, CQFC/CMFC/CTFC, R et CQR/CMR/CTR

Si vous cochez le paramètre Documents d’entrepôt ou Documents commerciaux, le système va cocher automatiquement tous les documents situés dans ce groupe. Si vous décochez un type de document au moins, la case disponible à côté du nom du groupe sera également décochée et vous pourrez indiquer tout autre document.

Ensuite, il faut déterminer le coût à prendre en compte dans le calcul :

• coûts d’acquisition – la liste présente les colonnes : Coût d’achat, Marge d’achat
• coûts d’achat – la liste présente les colonnes : Coût d’acquisition, Marge d’acquisition
• en même temps les coûts d’acquisition et les coûts d’achat – la liste présente les colonnes relatives au Coût d’achat, Coût d’acquisition, Marge d’achat et à la Marge d’acquisition.

Après avoir défini les conditions appropriées et cliqué sur le bouton [Recalculer], la liste affichera tous les documents répondant aux critères définis – sauf ceux annulés ou initialisés.

Parmi les informations disponibles dans la liste, il y a :

• Numéro du document
• Date de sortie/date de vente figurant dans un document donné
• Date d’émission du document
• Client/fournisseur pour qui le document est établi
• Montant HT du document exprimé en devise système
• Coût d’achat et coût d’acquisition résultant du montant des éléments disponibles dans le document
• Marge d’achat et marge d’acquisition, les deux calculées à partir des prix des éléments disponibles dans le document.
• Coûts non précisés – si le coût de revient des ventes n’est pas défini dans le document, un point d’exclamation va s’afficher dans la colonne.
• Devise – le symbole de la devise système de l’entreprise étant le propriétaire du document est affiché.

Le système vous offre le mécanisme d’autoliquidation de TVA. Cela veut dire que c’est à la charge du client de payer la TVA aux impôts sur la transaction conclue. La liste des marchandises pour les transactions nationales pour lesquelles la procédure d’autoliquidation s’applique comprend l’annexe 11 de la loi sur la TVA. Par contre, la liste des services soumis au mécanisme d’autoliquidation de TVA est jointe à l’annexe 14 de la loi en question.

Configurer le mécanisme d’autoliquidation de TVA

• à partir du Système → Configuration → Commerce et entrepôts cochez le paramètre Gestion du mécanisme d’autoliquidation de TVA
• à partir de la Configuration → Taux de TVA, spécifiez les taux de TVA pour l’autoliquidation de la TVA.
• dans la fiche client/fournisseur, il faut cocher le paramètre : Autoliquidation de la TVA – si la gestion du mécanisme d’autoliquidation de TVA concerne le client/fournisseur
• dans la fiche article, il faut cocher le paramètre : Autoliquidation de la TVA – si l’article est soumis au mécanisme d’autoliquidation de TVA. Une fois coché, le système active un champ avec la liste des valeurs du répertoire universel qui permettent de classifier l’autoliquidation de la TVA pour les différents types de marchandises. Vous pouvez définir les valeurs à partir de la Configuration → Répertoires universels → (Général) → Classement de l’autoliquidation de TVA.

Gestion du mécanisme d’autoliquidation de TVA dans les documents

Voici les documents qui enregistrent l’autoliquidation de TVA :

• Devis
• Commandes
• Factures d’acompte et leurs correctifs
• Factures (générées pour les documents et établies manuellement) et leurs correctifs
• Bons de livraison et leurs correctifs
• Bons de réception et leurs correctifs

Le paramètre concernant la gestion de l’autoliquidation de TVA dans les documents est disponible :

• dans l’onglet Montants – la valeur du paramètre est chargée dans le document à partir de la fiche client/fournisseur ou peut être sélectionnée manuellement après avoir rempli les conditions suivantes :
  • Le type de transaction est défini à Domestique. Après avoir changé le type de transaction en Intracommunautaire ou Extra-communautaire, le paramètre sera décoché et bloqué pour la modification.

• • le statut du document est : Initialisé et Non validé

• dans les détails d’un élément – la valeur est chargée à partir de la fiche article ou peut être sélectionnée manuellement à condition que le paramètre Autoliquidation de la TVA soit coché dans l’onglet Montants. Une fois coché, vous ne pouvez pas modifier le taux de TVA sur un élément. Le fait de décocher le paramètre entraîne le chargement du taux de TVA depuis la fiche article.

Transférer la définition du paramètre Autoliquidation de TVA lors de la génération des documents

Articles associés

La fonctionnalité des articles associés permet de lier les articles qui sont souvent vendus ensemble comme, par exemple, les chaussures et le cirage.

Vous pouvez associer les articles depuis le :

• menu Ventes → Articles associés
• menu Principal → Articles
• menu Principal → fiche article mise en mode d’édition → Articles associés

Les colonnes disponibles dans la liste des articles associés ouverte depuis le menu Ventes → Articles associés sont les suivantes :

• Code de l’article – code de l’article pour lequel l’association avec un autre article a été créée.
• Désignation de l’article – désignation de l’article pour lequel l’association avec un autre article a été créée.
• Code de l’article associé – code de l’article/du service/de l’assortiment associé avec un autre article.
• Désignation de l’article associé – désignation de l’article associé avec un autre article.
• Type d’association – type d’association chargé depuis la Configuration → Répertoires universels → Général → Types d’associations entre les articles. La valeur affichée dans ce champ est modifiable.
• Ordre d’associations – (colonne masquée par défaut) colonne non modifiable informant des associations avec un article donné. Si une association avec 3 articles est créée pour l’article A, la colonne Ordre d’associations va afficher trois enregistrements avec l’ordre d’associations 1, 2 et 3.
• Source – (colonne masquée par défaut) colonne non modifiable informant de la source d’association :
  • Opérateur – association créée par l’opérateur
  • Import à partir du fichier – association créée suite à l’import des articles à partir du fichier
  • Import à partir de BI – association créée suite à l’import depuis BI
  • Autres – association créée, par exemple, à l’aide d’API

Créer de nouvelles associations

Vous pouvez créer les paires d’articles à l’aide des options suivantes :

• [Ajouter] – association de deux articles définis dans le système
• [Importer à partir du fichier] – formats pris en charge : .xls, .xlsx, .csv, .ods
• [Importer à partir de BI] – basé sur les rapports BI à partir desquels les articles associés sont chargés

Import à partir d’un fichier

Le fichier destiné à importer les données doit contenir les colonnes suivantes :

• Code de l’article
• Code de l’article associé
• Type d’association

Pour que l’import se termine correctement :

• une association pour une paire d’articles définie ne peut pas exister dans le système
• le même article ne peut pas faire partie d’une paire définie
• les articles avec les codes définis dans le fichier doivent être trouvés dans le système

Associer manuellement les articles

La création de nouvelles associations est possible à l’aide de l’option [Ajouter].

• Un clic sur ce bouton depuis le menu Ventes → Articles associés fait ouvrir la fenêtre de création d’une nouvelle association.

Article – choix de l’article pour lequel l’association est créée. Vous pouvez ajouter un article en tapant son code, en ouvrant la liste des articles ou en utilisant le lecteur de codes-barres.

Article associé – choix de l’article qui est associé avec un article sélectionné dans le champ Article. Il est possible d’ajouter un article associé en tapant son code ou en accédant à la liste des articles.

Type d’association – valeur par défaut chargée depuis les répertoires universels avec l’option de modification.

• De nouvelles associations peuvent être également créées à partir de la liste des articles. Pour cela, sélectionnez un article sur la liste et cliquez sur le bouton [Ajouter] dans le groupe de boutons Articles associés. Ceci fait, le système affiche automatiquement la liste des articles avec la possibilité de choisir un article/plusieurs articles à associer. Une fois les articles sélectionnés, la fenêtre avec le choix du type d’association entre les articles apparaît. Après avoir sélectionné un type d’association et enregistré les modifications apportées, la fenêtre de copie des articles associés est affichée.

Pour vérifier si les articles ont été associés, retournez à la liste des articles, mettez l’article en mode d’édition et passez à l’onglet Articles associés.

• La troisième méthode de création des associations entre les articles est possible à effectuer depuis la fiche article à partir de l’onglet Articles associés. Pour faire une association, cliquez sur [Ajouter].

Onglet Articles associés

Supprimer les associations entre les articles

L’option [Supprimer] permet de supprimer les associations entre les articles indiqués par l’utilisateur. Il suffit de sélectionner les éléments à supprimer et de cliquer sur le bouton [Supprimer] pour que les associations entre les articles indiqués soient supprimées.

Copier les articles associés

L’objectif de cette fonctionnalité est d’assigner/copier les articles associés aux articles sélectionnés. À cet effet, le bouton [Copier à partir de l’article] est mis à votre disposition dans le groupe de boutons Articles associés. Une fois ce bouton cliqué, le système affiche la liste des articles à partir de laquelle vous pouvez indiquer un/plusieurs articles pour définir la liste des articles associés. Ensuite, le système permet de les assigner respectivement à chacun des articles pour lesquels l’opération a été lancée.

L’opération de copie est disponible depuis le :

• menu Principal → Articles
• Menu Principal → fiche article mise en mode d’édition → Articles associés

Vente les articles associés

La vente des articles associés est possible dans les documents DEVC, COMC, FC, R et LIV. Pour pouvoir vendre les articles associés, les conditions suivantes doivent être remplies tout d’abord :

• Un article doit être ajouté au document.
• Le statut du document doit être autre que validé ou comptabilisé.

Une fois toutes ces conditions remplies, le bouton [Articles associés] devient actif. Un clic sur ce bouton fait ouvrir la fenêtre où vous pouvez choisir les articles associés à ajouter au document.

La fenêtre comprend les onglets :

• Pour un élément – affiche les articles associés avec un article pour lequel la fenêtre des articles associés est ouverte.
• Pour un document – présente tous les articles associés avec tous les éléments d’un document donné.
• Offres groupées pour l’élément – affiche les articles ajoutés à une offre groupée associés avec un article pour lequel la fenêtre est ouverte.
• Offres groupées pour le document – affiche les articles de l’offre groupée associés avec les articles du document donné.

La fenêtre des articles associés comprend les colonnes suivantes :

• Code/Désignation – code/désignation de l’article associé
• Type d’association
• Prix de base – prix à partir du tarif le plus actuel
• Unité de mesure – unité de base d’un article ou unité auxiliaire définie comme par défaut pour un type de document concerné
• Quantité – cette colonne affiche la quantité disponible en stock sans prendre en compte les réservations. La quantité est affichée en unité indiquée dans la colonne Unité de mesure. Pour les articles de type service, aucune quantité ne sera affichée. Pour les assortiments avec la case cochée/décochée Éléments chargés sur document, la quantité sera définie à la quantité la moins élevée d’un élément de l’assortiment en une unité de base de l’élément. Si la quantité de cet article est égale à 0, une telle valeur sera définie dans la colonne Quantité de la fenêtre des articles associés. Si la quantité est différente de 0, le recalcul en nombre d’assortiments en unité de base de l’élément aura lieu. Le recalcul est effectué selon la formule suivante :
  • Quantité de l’élément = quantité de l’élément disponible en stock/quantité de l’élément correspondant à une unité de base de l’assortiment
  • Quantité de l’assortiment = quantité totale disponible pour un élément de l’assortiment

Si une unité auxiliaire est sélectionnée pour l’assortiment, le recalcul sera fait conformément aux paramètres définis dans la fiche assortiment.

Pour vérifier les quantités disponibles en stock/en attente de livraison pour les éléments de l’assortiment, déroulez la liste supplémentaire en cliquant sur l’icône de plus à côté de la désignation de l’assortiment.

• En attente de livraison – cette colonne présente les quantités en attente de livraison dans un entrepôt disponible pour un type de document donné peu importe les lots. La quantité en attente de livraison est présentée en unité indiquée dans la colonne Unité de mesure. Pour les articles de type service, aucune quantité en attente de livraison ne sera affichée. Pour les assortiments avec la case cochée/décochée Éléments chargés sur document, la quantité en attente de livraison sera déterminée pour tous les éléments de l’assortiment en une unité de base de l’élément. Si la quantité de cet article est égale à 0, une telle valeur sera définie dans la colonne En attente de livraison de la fenêtre des articles associés. Si la quantité est différente de 0, le recalcul en nombre d’assortiments en unité de base de l’élément aura lieu. La quantité la plus importante parmi les quantités en attente de livraison des éléments de l’assortiment sera définie dans cette colonne.

Le recalcul sera effectué selon la formule suivante :

• • Quantité en attente de livraison de l’élément = Quantité en attente de livraison de l’élément dans un entrepôt/Quantité en attente de livraison de l’élément correspondant à une unité de base de l’assortiment
  • Quantité en attente de livraison de l’assortiment = Quantité en attente de livraison de l’élément sans chiffres après la virgule (précision 0)

Si une unité auxiliaire est sélectionnée pour l’assortiment, le recalcul sera fait conformément aux paramètres définis dans la fiche assortiment.

Pour vérifier les quantités disponibles en stock/en attente de livraison pour les éléments de l’assortiment, déroulez la liste supplémentaire en cliquant sur l’icône de plus à côté de la désignation de l’assortiment.

• Quantité disponible – colonne disponible pour les éléments de l’assortiment aussi bien avec la case Éléments chargés sur document cochée que décochée. Pour en savoir plus sur cette colonne, reportez-vous à l’article Articles.
• Vendre – quantité qui sera ajoutée au document. Par défaut, la quantité 0 est suggérée avec l’option de modification. Au-dessous de la liste, il y a un paramètre Uniquement disponibles. Une fois ce paramètre coché, seuls les articles dont la quantité disponible est supérieure à 0 sont affichés. Les articles affichés sur la liste, aussi bien dans l’onglet Pour un élément que Pour un document, doivent avoir la case Actif cochée dans la fiche article. En outre, il est impossible d’afficher un article deux fois – chaque article peut être affiché seulement une fois.

Pour ajouter les articles associés au document, cliquez sur le bouton [Ajouter au document] disponibles parmi les boutons dédiés aux articles associés ou cliquez deux fois sur un article à ajouter.

L’option d’impression des factures sur l’imprimante fiscale est disponible pour les documents FC et FAC.

Pour qu’il soit possible d’imprimer les factures sur l’imprimante fiscale, allez dans la fenêtre de configuration du système (Système → Configuration → Commerce et entrepôts) et cochez la case Imprimer les factures sur l’imprimante fiscale. Une fois ce paramètre activé, vous pouvez décider si un document FC ou FAC doit être imprimé sur l’imprimante fiscale. Pour cela, cochez ou décochez le paramètre Imprimer sur l’imprimante fiscale disponible dans l’en-tête du formulaire du document.

Le système coche automatiquement la case Imprimer sur l’imprimante fiscale si :

• la méthode de calcul de la TVA dans ce document est définie à Sur le montant TTC.
• le document est établi en devise système
• le statut du client principal dans le document (champ Client) est personne physique.
• le document COMC à partir duquel la FC/FAC est générée est établi avec la méthode de calcul de la TVA définie à Sur le montant TTC.
• au moins l’une des FAC précédentes générées pour la même COMC était marquée comme imprimable sur l’imprimante fiscale
• la FC n’est pas générée à partir du R.
• la FC finale est établie avec la méthode de calcul de la TVA réglée à Sur le montant TTC et au moins l’une des factures d’acompte déduite de cette facture est marquée comme imprimable sur l’imprimante fiscale.

Lors de la copie des documents, le paramètre Imprimer sur l’imprimante fiscale n’est pas copié à partir du document source. Le système vérifie à nouveau si toutes les conditions indispensables sont remplies.

Modification manuelle du paramètre Imprimer sur l’imprimante fiscale

Vous pouvez modifier le paramètre Imprimer sur l’imprimante fiscale si :

• l’option d’impression des factures sur l’imprimante fiscale est activée dans la configuration du système
• le document n’est pas validé – son statut est initialisé ou non validé.
• le document est enregistré avec la méthode de calcul de la TVA définie à Sur le montant TTC.
• le document est établi en devise système.
• la FC n’est pas générée à partir du R.

Durant la modification manuelle du paramètre :

• le statut du client n’est pas vérifié – il est possible de marquer comme imprimable sur l’imprimante fiscale la FC/FAC établie pour un client ayant le statut de la personne morale.
• il est possible de cocher le paramètre Imprimer sur l’imprimante fiscale sur la FAC générée pour la COMC établie avec la méthode de calcul de la TVA définie à Sur le montant HT. Mais avant de le faire, le système vous demandera si vous êtes sûr de vouloir cocher ce paramètre pour la FAC bien qu’il soit impossible d’imprimer sur l’imprimante fiscale la facture finale générée pour une telle commande.

Modification automatique du paramètre Imprimer sur l’imprimante fiscale

Le système va vérifier si toutes les conditions nécessaires pour cocher automatiquement le paramètre Imprimer sur l’imprimante fiscale sont satisfaites si les éléments suivants sont modifiés dans le document :

• client principal – modification du client qui consiste à changer son statut
• paramètre Méthode de calcul de la TVA
• devise du document

Impression sur l’imprimante fiscale

Pour imprimer le document sur l’imprimante fiscale, vous devez choisir l’une de deux options disponibles :

• Valider et imprimer sur l’imprimante fiscale – si le document n’est pas encore validé.
• Imprimer sur l’imprimante fiscale – si le document est déjà validé mais il n’a pas été envoyé à l’imprimante fiscale.

L’impression sur l’imprimante fiscale ne sera pas possible si :

• au moins le montant d’un élément du document est égal à 0,00 Si le paramètre Imprimer sur l’imprimante fiscale est coché dans le document FC contenant un tel élément, le système ne permettra pas de le valider.
• le montant des factures d’acompte déduites à un taux de TVA donné dépasse le montant de la transaction avec ce taux de TVA. Si vous voulez valider quand même ce document, vous devez décocher la case Imprimer sur l’imprimante fiscale dans la FC ou corriger la quantité/le montant pour les éléments du document.

Si les factures d’acompte couvrent toute la transaction aux taux de TVA donnés, la facture finale prend la valeur 0,00 et par conséquent, elle ne peut pas être imprimée sur l’imprimante fiscale. Lors de la validation du document, le système va vous en informer et demandera si le document doit être validé comme non imprimable sur l’imprimante fiscale.

Impression des factures d’acompte et des factures finales sur l’imprimante fiscale

La facture d’acompte est un document qui enregistre la réception de l’acompte à titre d’une commande. Elle est privée de ses propres éléments – articles et c’est pourquoi l’information chargée à partir du tableau TVA du document est envoyée à l’imprimante fiscale.

Les données suivantes seront affichées sur l’impression :

• nom de l’élément – acompte taux + valeur du taux de TVA en %
• quantité – toujours = 1
• unité – symbole de l’unité assignée comme par défaut à un groupe principal d’articles
• prix, montant – montant TTC en devise du document pour le total à un taux de TVA donné

En cas de la facture finale avec les factures d’acompte déduites, l’impression sur l’imprimante fiscale est effectuée pour le montant final déduit des montants des factures d’acompte. C’est pourquoi, les éléments du document ne sont pas non plus envoyés à l’imprimante mais les valeurs définies sur la base du tableau TVA. Le système va sommer les valeurs (positives et négatives) à un taux de TVA donné et il va envoyer un tel élément à l’imprimante fiscale.

Filtrer les documents

La zone de filtre située au-dessous de la liste des factures client et factures d’acompte comprend un nouveau champ intitulé Impression. Ce champ permet de filtrer les documents imprimables sur l’imprimante fiscale. En fonction de l’option choisie, le système va afficher les documents suivants :

• Imprimable – documents avec la case cochée Imprimer sur l’imprimante fiscale, y compris les documents déjà envoyés à l’imprimante fiscale et les documents non imprimés
• Non imprimable – documents avec la case décochée Imprimer sur l’imprimante fiscale
• Validé – documents avec la case cochée Imprimer sur l’imprimante fiscale qui ont été déjà imprimés
• Non validé – documents avec la case cochée Imprimer sur l’imprimante fiscale qui n’ont pas été encore imprimés

Réimpression des documents sur l’imprimante fiscale

Pour permettre dans le système la réimpression des documents sur l’imprimante fiscale, le groupe d’opérateurs doit avoir le droit accordé Réimpression des documents sur l’imprimante fiscale. Ce paramètre est disponible dans la configuration des groupes d’opérateurs (Configuration → Structure d’entreprise → Groupes d’opérateurs) dans la fiche d’un groupe d’opérateurs dans l’onglet Autres droits.

Le plafond de crédit est une fonctionnalité liée au crédit sur marchandises. C’est une relation où les clients/fournisseurs s’accordent réciproquement le crédit sans avoir recours à la banque. L’essentiel de ce mode de crédit consiste à ce que le client qui achète les articles ou les services n’effectue pas le paiement tout de suite mais après un certain temps bien défini.

Pour que l’utilisateur puisse définir les plafonds de crédit, le groupe d’opérateurs auquel appartient cet utilisateur, il doit avoir le droit Modification des plafonds de crédit (Configuration → Structure d’entreprise → Groupes d’opérateurs → Autres droits).

L’étape suivante consiste à définir le montant du plafond du crédit dans la fiche client dans l’onglet Plafonds de crédit. Cet onglet n’est pas disponible pour les fournisseurs.

Vous pouvez définir les plafonds de crédit suivants :

• Illimité – une fois l’option Illimité choisie, le client peut bénéficier d’un crédit sans limites chez le fournisseur. Une fois cette option choisie, la liste des plafonds de crédit est grisée et les plafonds de crédit ne sont pas pris en compte.
• Plafond de crédit d’un tiers – ce type de crédit permet d’accorder le même crédit à plusieurs clients. Une fois l’option Plafond de crédit d’un tiers choisie, la section permettant de définir les plafonds de crédit est grisée et le champ Client/fournisseur devient actif. Si vous le cliquez, la liste des clients/fournisseurs s’ouvre tout en facilitant le choix d’un client/fournisseur souhaité.
• Limité – pour définir ce plafond de crédit, cliquez sur le bouton [Ajouter] dans la section Plafond de crédit utilisé. Ceci fait, le système ajoute à la liste une nouvelle ligne où vous pouvez compléter les champs suivants :
  • Du, Au – permet de déterminer un intervalle de temps durant lequel un plafond de crédit doit être valable. Vous pouvez sélectionner les dates dans le calendrier intégré que vous affichez en cliquant sur la flèche.
  • Montant du plafond de crédit – permet de préciser le montant du crédit mis à disposition du client pendant la période déterminée.
  • Devise du plafond de crédit – détermine la devise du plafond de crédit accordé à un client. La liste déroulante regroupe toutes les devises définies dans le système. La valeur par défaut du plafond de crédit est celle associée au client.
  • Montant illimité – une coche dans cette case signifie que le client dispose d’un montant illimité de crédit pour la période déterminée au préalable. En pareil cas, le logiciel ne prend pas en compte le montant entré dans la colonne Montant du plafond de crédit.

Le système permet de définir un nombre infini de plafonds de crédit. En fonction de la période pour laquelle les plafonds de crédit ont été définis, ils sont marqués avec les différentes couleurs sur la liste :

• noir – plafond de crédit d’une période écoulée
• vert clair – plafond de crédit actif
• vert – plafond de crédit actif à la date en cours
• bleu – plafond de crédit qui sera activé à une date de début postérieure par rapport à la date en cours
• rouge – plafond de crédit mal défini

Pour la configuration complète du crédit commercial, il est également indispensable de définir le niveau de contrôle du plafond de crédit lors de la validation des documents de vente (Configuration → Structure d’entreprise → Entreprise → Documents → définition du type de document sélectionné).

En mettant en mode d’édition les paramètres des documents tels que : FC, COMC, R et LIV, l’opérateur peut définir une autre méthode de contrôle pour chacun d’entre eux. Trois options sont ici au choix :

• Pas de contrôle – lors de la validation d’un document donné, le système ne vérifie pas si le client pour lequel le document est établi dispose d’un plafond de crédit suffisant pour régler la créance mais il accorde le crédit
• Avertissement – le système informe l’opérateur sur le plafond de crédit dépassé lorsque le client pour lequel le document est établi n’a pas de moyens financiers suffisants pour régler la créance résultant du crédit commercial.
• Blocage des ventes – le système ne permettra pas de valider le document et de ne pas régler le paiement pour le document établi si le plafond de crédit du client figurant sur le document a été dépassé ; si c’est le cas, le document sera enregistré dans la base avec le statut non validé.

Calculer le plafond de crédit disponible

Au-dessus de la liste des plafonds de crédit définis, le bouton permettant de vérifier l’état du plafond est mis à disposition. Une fois cliqué, le système calcule le montant et le pourcentage du plafond de crédit utilisé.

Les montants suivants affectent le solde du plafond de crédit :

• Augmentation du solde

Solde de créances :

• • Montants non réglés de tous les paiements de type créance
  • Montants TTC de tous les documents LIV non associés à la FC
  • Montants des commandes client validées non traitées (aucun document n’a été généré à partir d’elles)
  • Solde de dépôts/retraits :
  • Montants non réglés de toutes les opérations caisse/banque de type dépôt
• Diminution du solde

Solde de créances :

• • Montants non réglés de tous les paiements de type dette
  • Montants TTC de tous les documents REC non associés à la FA
  • Montants des commandes fournisseur validées non traitées (aucun document n’a été généré à partir d’elles)
  • Solde de dépôts/retraits :
  • Montants non réglés de toutes les opérations caisse/banque de type retrait

La marge correspond à un bénéfice obtenu sur la vente des articles. Le contrôle de la marge minimale ne permet pas de vendre les produits au-dessous d’un seuil défini exprimé en pourcentage. Le système permet d’automatiser le processus de contrôle de la marge grâce auquel vous n’êtes plus obligé de la calculer vous-même lors des ventes.

Pour assurer un contrôle correct de la marge, il faut :

• définir le paramètre Méthode de calcul de la marge (Système → Configuration → Commerce et entrepôts).
• cocher ou décocher la case Contrôler la marge sur le prix d’acquisition (Système → Configuration → Commerce et entrepôts).
• définir le montant en pourcentage de la marge minimale dans la fiche article dans l’onglet Général (Principal → Articles).
• cocher la case Marge minimale dans la fiche article dans l’onglet Général pour chaque tarif de vente pour lequel la marge doit être contrôlée par le système.

La méthode de calcul de la marge permet de décider comment le système doit calculer le montant de la marge et le prix net de vente. Elle permet également de définir la plage de valeurs disponible dans le champ Marge minimale dans la fiche article. Les méthodes suivantes sont disponibles dans le système :

• Sur le prix d’achat

Marge [%] = bénéfice / prix de vente = (prix de vente – coût d’achat) / prix de vente

Prix de vente = coût d’achat / (1 – marge)

L’option Sur le prix d’achat n’implique pas les contraintes liées au champ Marge minimale. Pour cette configuration, la valeur définie dans ce champ sera le rapport en pourcentage entre le bénéfice (différence entre le prix net de vente et le prix d’achat/d’acquisition) et le prix d’achat/d’acquisition (en admettant que : prix d’achat/d’acquisition = 100%).

• Sur le prix de vente

Marge [%] = prix de vente / coût d’achat – 100% = (prix de vente – coût d’achat) / coût d’achat

Prix de vente = marge * coût d’achat + coût d’achat

En ce qui concerne l’option Sur le prix de vente, la plage de valeurs admissible pour le champ Marge minimale est 0-100. Dans cette configuration, la valeur définie dans ce champ va déterminer le rapport en pourcentage entre le bénéfice (différence entre le prix de vente net et le prix d’achat/d’acquisition) et le prix net de vente (en admettant que : prix de vente = 100%).

Si l’utilisateur remplace le prix net par la valeur non conforme aux principes de la marge minimale :

• un point d’exclamation rouge informant sur une erreur s’affichera à la tentative d’enregistrement à côté de la valeur de l’élément
• l’utilisateur sera informé sur le montant minimal de vente d’un article pour que la marge minimale soit atteinte
• le système ne permet pas de corriger le montant de l’article de sorte à ce que la marge définie soit inférieure à la marge minimale.

La marge minimale est calculée uniquement si les ressources ont été prélevés sur le document. Pour la COMC sans ressources ou la FC et le R établis pour les articles en rupture de stock, le système ne va pas contrôler la marge minimale étant donné que le coût d’achat est inconnu.

Contrôle de la marge minimale lors de la génération des documents

La définition du document DEVC/COMC (Structure d’entreprise → centre/entreprise mis en mode d’édition → Documents → DEVC/COMC) comprend un nouveau paramètre Contrôle de la marge minimale lors de la génération des documents. Celui-ci est décoché par défaut aussi bien lors de la conversion que lors de la création d’une nouvelle base. Si ce paramètre est :

• coché – le système va vérifier, lors de la génération des documents FC/LIV/R à partir du document COMC ou du document COMC depuis le DEVC, si les conditions de la marge minimale sont remplies. Sinon, le prix pourra être modifié par rapport au prix dans le document source tout en respectant la marge minimale.
• décoché – le système ne va pas vérifier, lors de la génération des documents FC/LIV/R à partir du document COMC ou du document COMC depuis le DEVC, si les conditions de la marge minimale sont remplies. Les valeurs seront transférées depuis le document source.

Le programme de fidélité s’appuie sur le système de points. Dans chaque tarif affiché à partir de la liste des tarifs dans l’onglet Ventes ou Achats, il est possible de définir à côté du prix HT et TTC de l’article un nombre de points que le client recevra pour l’achat de cet article. Les points peuvent être positifs ou négatifs.

Règles de calcul des points dans le programme de fidélité

• Le nombre actuel de points accumulés par un client donné est disponible dans la fiche client dans l’onglet CRM. En enregistrant un nouveau client dans le système, le nombre de points est égal à zéro.
• Le nombre de points collectés par un client ne peut pas être négatif. Dans le cas où le client a utilisé tous ses points et lorsque le document de correction relatif à la quantité est établi pour le document qui a généré un nombre positif de points sur son compte, le solde de points sera réduit à zéro.
• Il est possible d’utiliser les points accumulés en créant les tarifs de promotion spéciaux où les articles ont un prix inférieur et le nombre de points négatif, mais en échange un nombre de points approprié est déduit du compte client en diminuant le solde de points.
• Les points négatifs sont calculés au moment de réserver un article, à savoir au moment d’ajouter les éléments au document FC ou R. Les points positifs sont calculés au moment de valider la facture ou le reçu.

Les statistiques permettent de vérifier le poids/le volume pour les documents ou les éléments sélectionnés dans le document. La possibilité de vérifier les statistiques est disponible à l’aide du bouton [Statistiques] pour les documents :

• FC, R et correctifs établis pour ces documents, y compris les correctifs manuels
• FA et correctifs établis pour ce document, y compris les correctifs manuels
• REC, LIV, PROF, PERT et correctifs établis pour ces documents
• COMC, DEVC, DDC
• COMF, DEVF, DDF
• COMI, ME-, ME+, PC

Un clic sur l’option [Statistiques] sur la liste des documents fait afficher la fenêtre où il est possible de vérifier la somme des poids/des volumes pour un document.

L’en-tête du document présente :

• Poids net – somme des poids net des éléments en unité de poids basique
• Poids brut – somme des poids brut des éléments une unité de poids basique
• Volume – somme des volumes des éléments en unité de volume basique

La section Éléments comprend les informations suivantes :

• Document – document à partir duquel provient un élément pris en compte dans les statistiques
• N° – numéro d’ordre de l’élément
• Code – code de l’élément chargé depuis le document
• Désignation – désignation de l’élément chargée depuis le document
• Poids net – poids net chargé à partir d’un élément du document en unité de poids choisie pour cet élément
• Poids brut – poids brut chargé à partir d’un élément du document en unité de poids choisie pour cet élément
• Volume – volume chargé à partir d’un élément du document en unité de volume choisie pour cet élément

La fenêtre Statistiques ouverte depuis les détails du document se présente de la même manière que la fenêtre activée à partir de la liste des documents. La colonne masquée Document qui contient le numéro du document pour lequel les statistiques sont dressées constitue la seule différence. Le numéro du document est également affiché dans le nom de la fenêtre.

L’une des méthodes qui permettent d’établir la date d’échéance porte le nom de End of Month – Fin de mois. La définition de la date d’échéance suivant cette méthode est possible après avoir coché le paramètre FDM dans l’en-tête du document. Ce paramètre peut être également coché dans la fiche client/fournisseur dans l’onglet Commercial – les conditions de paiement définies ici sont copiées vers les documents commerciaux au moment de leur établissement pour le client/fournisseur donné.

La possibilité de définition de la date d’échéance selon le paramètre FDM est mise à disposition des documents suivants :

• DEVC, COMC, FC (correctifs automatiques et manuels), FCT (correctifs), R (correctifs automatiques et manuels),
• FAC, CFAC
• DEVF, COMF, FA (correctifs automatiques et manuels), FAT (correctifs)
• FAA, CFAA
• AVF, AVC
• LIV (correctifs)
• RPL, PR, DI

Le champ Échéance affiché dans la section Paiement de l’en-tête du document commercial se compose de quatre éléments suivants :

• le champ avec le nombre de jours que l’on ajoute à la date d’émission du document afin d’établir la date d’échéance (la valeur est chargée par défaut à partir du champ Délai dans la fiche client/fournisseur).
• le paramètre FDM (la valeur est chargée par défaut du paramètre FDM (Fin de mois) dans la fiche client/fournisseur).
• le champ avec le nombre de jours qui corrigent la date d’échéance définie à la fin du mois (la valeur est chargée par défaut à partir du champ Corriger de dans la fiche client/fournisseur).
• la date avec le délai d’échéance

Les champs liés au délai d’échéance affichés dans l’en-tête du document sont aussi disponibles dans le formulaire du paiement mais uniquement pour les documents des devis et des commandes avec l’option Nombre de jours depuis la date de la facture. Pour les autres documents, le formulaire du paiement ne contient que le champ avec la date pour le délai de paiement qui prend la même valeur que le champ avec la date pour le délai de paiement dans l’en-tête du document.

Les paramètres de la date d’échéance peuvent être mis en mode d’édition jusqu’au moment de validation du document :

• Si le paramètre FDM est coché, il existe la possibilité de modifier le nombre de jours qui décalent la date d’échéance par rapport à la date d’émission du document aussi bien que le nombre de jours qui corrigent la date d’échéance à partir du dernier jour du mois.
• Il est impossible de modifier la date avec le délai d’échéance – aussi bien dans l’en-tête du document que sur les paiements de ce document.
• Une fois vous décochez le paramètre FDM, le champ avec le nombre de jours qui corrigent la date sera grisé et mis à zéro et le champ avec la date d’échéance deviendra actif.
• Si le paramètre FDM n’a pas été coché, l’opérateur peut le cocher et ensuite saisir le nombre de jours dans le champ Corriger de qui modifient la date d’échéance définie à la fin du mois.
• Le champ avec le nombre de jours qui décalent la date d’échéance par rapport à la date d’émission du document est actif indépendamment du paramètre FDM.

Algorithme de définition de la date d’échéance dans les documents commerciaux d’entrepôt

• si le paramètre FDM est coché : Date d’échéance = la date d’émission du document + le nombre de jours dans le champ Délai + décalage de la date au dernier jour du mois + le nombre de jours dans le champ Corriger de (positif ou négatif).
• si le paramètre FDM est décoché : Date d’échéance = la date d’émission du document + le nombre de jours dans le champ Délai

Si le paramètre FDM est coché, vous pouvez modifier jusqu’à la validation du document :

• le nombre de jours qui décalent la date d’échéance par rapport à la date d’émission du document
• le nombre de jours qui corrigent la date d’échéance à partir du dernier jour du mois.

Il est impossible de modifier la date avec le délai d’échéance – aussi bien dans l’en-tête du document que sur les paiements de ce document.

Copier les documents

Si vous copiez les documents, les paramètres liés au mode de paiement, au nombre de jours et au paramètre FDM seront transférés du document source dans un nouveau document. Par contre, la date d’échéance dans un nouveau document sera calculée conformément aux paramètres définis dans le document – aussi bien dans l’en-tête du document que dans ses paiements.

Générer les documents

À partir des devis

À partir des commandes

Documents d’entrepôt

Correctifs :

En cas de génération des correctifs (manuelle ou automatique) suite à l’enregistrement d’autres documents de correction, les conditions de paiement pour les correctifs générés sont chargées depuis le correctif source. Un scénario exemplaire où le second correctif est généré suite à l’enregistrement du premier est le suivant : FC → LIV → CQFC → CQLIV ou R → FC → CQFC → CQR.