La balance générale est une source d’information sur l’état de différents éléments du patrimoine et du capital. Elle fournit les données nécessaires pour établir des rapports financiers tels que le bilan, compte de résultat, rapport sur les mouvements de fonds, etc.
La balance générale est un relevé des écritures comptables sur les comptes. Les mouvements constituent un relevé de toutes les opérations économiques comptabilisées sur un compte. Le solde est un relevé des colonnes Crédit et Débit, cela veut dire, de tous les mouvements saisis sur un compte au cours d’une période comptable donnée. Il inclut aussi le solde d’ouverture.
La fenêtre de la balance générale s’affichera si vous choisissez l’option [Balance générale] dans le menu Comptabilité.
La balance générale peut être affichée sous forme de :
Arborescence – structure hiérarchique
Liste – structure plate
Balance générale
La liste est dotée des boutons standards qui sont décrits dans l’article Boutons standards et des options suivantes :
[Calculer] – calcul de la balance générale
[Tout réduire] – en cas de la structure d’arborescence, elle permet de réduire la balance jusqu’aux comptes synthétiques
[Tout dérouler] – en cas de structure arborescente, elle permet de dérouler la balance en visualisant les comptes synthétiques et analytiques.
[Écritures comptables] – affichage des écritures comptables pour un compte en question.
[Lettrages] – permet d’afficher la liste des lettrages pour un compte en question dans une plage de dates sélectionnée. L’affichage de la liste des lettrages est possible uniquement pour le compte lettrable étant au dernier niveau.
[Balance générale] – calcul de la balance générale pour un compte en question.
La balance générale se compose des colonnes suivantes :
Numéro
Nom
SO Débit, SO Crédit – soldes des comptes à la date d’ouverture des livres comptables
Débit, Crédit – balance pour une exercice comptable
Cumul Débit, Cumul Crédit – balance en ordre croissant dès le début de l’exercice
Solde Débit, Solde Crédit, Solde final – soldes à la fin de l’exercice comptable
Devise – devise du document qui dépend des paramètres dans le filtre
Type (colonne masquée par défaut) – type de compte comptable
Attention
Le cumul sur la liste de la balance générale est possible uniquement après avoir sélectionné une devise concrète ou l’option Tous en devise système dans le filtre. Si la devise système des comptes comptables est différente, la valeur 0 sera affiché dans le récapitulatif.
Vous trouverez la description du filtrage et du calcul de la balance générale dans l’article Calculer la balance générale.
Calculer la balance générale
Le logiciel permet de calculer la balance générale pour tous les comptes comptables et de visualiser le solde d’ouverture.
La balance générale peut être établie pour :
Période comptable ou période partielle
Pour calculer la balance, il faut indiquer une période comptable (par défaut, la période comptable de l’entreprise à laquelle l’utilisateur est actuellement connecté) et cliquer sur le bouton [Calculer]. En plus, si la période comptable a été divisée en périodes partielles, il est possible de calculer la balance pour une période donnée après avoir coché le paramètre Période partielle et sélectionné une période partielle sur la liste.
Plage de dates
Pour calculer la balance pour une plage de dates sélectionnée, il faut cocher le paramètre Date du et définir la date de début et de fin et ensuite cliquer sur le bouton [Calculer]. La balance générale sera calculée pour une plage de dates concrète.
Attention
Les soldes sont présentés en mode déroulé (partie double) à condition que :
le compte soit du type : Lettrable ou Comptes financiers.
le compte possède un compte analytique (c’est un compte synthétique ou un compte sous-analytique).
Le solde du compte analytique (au dernier niveau) est toujours affiché en partie simple, indépendamment de son type. Cela signifie que, p.ex. le compte analytique lettrable du client/fournisseur en question aura le solde en partie simple.
Règles de calcul de la balance générale :
Solde d’ouverture
Pour les comptes analytiques
Le solde d’ouverture est calculé comme la différence entre SO Débit et SO Crédit du compte donné.
Pour les comptes synthétiques et sous-comptes analytiques
Pour les comptes lettrables ou actifs-passifs
SO Débit=∑SO Débit des comptes analytiques du niveau inférieur
SO Crédit=∑SO Crédit des comptes analytiques du niveau inférieur
Pour les comptes simples
Le solde d’ouverture est calculé comme la différence ∑SO Débit – ∑SO Crédit pour les comptes analytiques du niveau inférieur
Attention
Le solde d’ouverture négatif est toujours présenté du côté Crédit en valeur absolue.
Mouvements de la période
Pour les comptes analytiques
Les mouvements de la période sont calculés comme le total des écritures définitives renseignées du côté approprié (Débit/Crédit) du compte donné.
Pour les comptes synthétiques et sous-comptes analytiques – indépendamment du type
Mouvements Débit=∑Mouvement Débit des comptes analytiques du niveau inférieur
Mouvements Crédit=∑Mouvements Crédit des comptes analytiques du niveau inférieur
Cumuls de la période
Pour les comptes analytiques
Les cumuls de la période sont calculés comme le total des écritures définitives saisies du côté approprié (Débit/Crédit) du compte donné
Pour les comptes synthétiques et sous-comptes analytiques – indépendamment du type
Cumuls de la période Débit=∑Cumuls de la période Débit des comptes analytiques du niveau inférieur
Cumuls de la période Crédit=∑Cumuls de la période Crédit des comptes analytiques du niveau inférieur
Solde
Pour les comptes analytiques
Le solde est calculé comme la différence (SODébit+CumulsDébit) – (SOCrédit+CumulsCrédit)
Pour les comptes synthétiques et sous-comptes analytiques
Pour les comptes lettrables ou actifs-passifs
Solde Débit=∑Solde Débit des comptes analytiques du niveau inférieur
Solde Crédit=∑Solde Crédit des comptes analytiques du niveau inférieur
Pour les comptes simples
Le solde est calculé comme la différence ∑Solde Débit – ∑Solde Crédit pour les comptes analytiques du niveau inférieur.
Attention
Le solde négatif est toujours présenté du côté Crédit en valeur absolue.
Solde final
Le solde final est calculé comme la différence Solde Débit – Solde Crédit
Filtrer la balance générale
Vous trouverez la description détaillée du fonctionnement des filtres dans la catégorie Rechercher et filtrer les données.
Liste de la balance générale
Vous pouvez filtrer aussi par :
Du compte, Au compte – permet de préciser la plage de comptes par lesquels la balance générale doit être filtrée
Niveaux – permet de déterminer les niveaux par lesquels les comptes pris en compte dans le calcul du récapitulatif seront filtrés. Les valeurs suivantes sont disponibles : Tous (liste illimitée), 1 (comptes de niveau 1), 2 (comptes de niveaux 1 et 2) etc., jusqu’à 5 qui est le plus bas, Uniquement les comptes auxiliaires, Niveau le plus bas
Type – permet de filtrer les comptes comptables par leur type. Les valeurs suivantes sont disponibles : Feuille de bilan et de résultat, Feuille de bilan, Feuille de résultat, Hors-balance et Lettrable.
Devise – permet de déterminer la devise des comptes prise en compte lors du calcul du récapitulatif. En cochant l’option dans le filtre :
Tous – le récapitulatif est calculé en devise du compte comptable
Tous en devise système – le récapitulatif est calculé en devise système (de même pour les comptes en devise étrangère, les valeurs sont affichées après le recalcul en devise système)
EUR, USD, etc. – le récapitulatif est calculé pour les comptes en devise sélectionnée
Inclure les écritures brouillon – si le paramètre est coché, le récapitulatif sera calculé sur la base des écritures validées et brouillon. Si ce paramètre est décoché, le récapitulatif sera calculé uniquement sur la base des écritures transférées au Grand Livre (validées)
Afficher les sous-comptes auxiliaires – si le paramètre est coché, les comptes analytiques auxiliaires sont pris en compte par le filtrage. Si ce paramètre est décoché, le logiciel affiche uniquement les comptes synthétiques auxiliaires (sans comptes auxiliaires au niveau analytique)
Exclure les comptes sans mouvements – permet de calculer le récapitulatif uniquement pour les comptes qui possèdent des mouvements ou valeurs dans les colonnes SO Débit/SO Crédit dans la période analysée
Attention
Le filtre Exclure les comptes sans mouvements prend aussi en compte le solde d’ouverture.
Exclure les comptes à solde nul – permet de calculer le récapitulatif uniquement pour les comptes qui présentent un solde dans la période analysée
Attention
Si les paramètres Exclure les comptes sans mouvements et Exclure les comptes à solde nul sont cochés, les comptes avec un solde autre que zéro seront affichés sur la liste.
Attributs – permet de filtrer le récapitulatif sur la base des attributs dans les écritures définitives. La sélection du bouton [Attributs] ouvre la fenêtre Condition des attributs où il est possible de définir un filtre prenant en compte des écritures définitives ayant des valeurs spécifiées des attributs. Le filtre permet d’utiliser uniquement des attributs de type texte ou attributs de type liste.
