Le système Comarch ERP Standard offre une gestion complète des bons d’achat à usages multiples et permet de vendre les bons d’achat à usage unique.

Le premier pas permettant de commencer le travail avec les bons d’achat consiste à définir le type de bon d’achat et à configurer leurs propriétés.

Deux types de bons d’achat sont disponibles :

• propre – il est émis et distribué par l’entreprise dans le cadre de son propre magasin, réseau de magasins ou accepté par les sociétés partenaires. Les bons d’achat de type Propre sont enregistrés dans le système avant que le processus de leur distribution commence.
• externe – il est émis par l’entreprise mais accepté par d’autres magasins. Les bons d’achat externes sont ajoutés au système au cours du processus de paiement par bon d’achat externe.

Une fois les types de bons d’achat définis, l’utilisateur peut créer et ajouter de nouveaux bons d’achat.

Les articles de type Bon d’achat peuvent être vendus à l’aide des documents suivants :

• Commande client
• Avoir fournisseur
• Reçu
• Facture client

En plus, l’utilisateur peut utiliser les bons d’achat en tant que mode de paiement. Il est possible aussi de rendre la monnaie sous forme de bon d’achat lors de la correction de documents commerciaux.

Pour commencer à utiliser les bons d’achat, l’utilisateur doit en premier lieu définir les types de bons d’achat (propre/externe). L’option d’ajout des types de bons d’achat est disponible dans le menu de la liste des types de bons d’achat. Pour ouvrir la liste, allez dans la Configuration → Commerce/Entrepôt → Types de bons d’achat.

À droite de la liste, il y a le panneau Détails qui regroupe les informations caractéristiques pour un type donné de bon d’achat.

Pour définir un nouveau type de bon d’achat, cliquez sur le bouton [Ajouter] disponible au-dessus de la liste des types de bons d’achat et sélectionnez à partir de la liste déroulante le type de bon d’achat (propre/externe).

Suite à l’ajout d’un nouvel élément à la liste, l’utilisateur doit remplir le formulaire Détails situé à droite de la liste. Les champs et les paramètres du formulaire diffèrent en fonction du type de bon d’achat sélectionné.

Définir un bon d’achat externe

Pour définir un bon d’achat de type Externe, il est obligatoire de spécifier son nom.

En outre, le panneau Détails du bon d’achat externe met à disposition les paramètres suivants :

• Actif – paramètre détermine si le bon d’achat doit être actif
• Utilisé en une fois – paramètre détermine si tout le bon d’achat doit être utilisé au cours d’une transaction En cas de bon d’achat externe, ce paramètre est coché par défaut et ne peut pas être décoché.
• Rendre la monnaie – ce paramètre détermine si les moyens non utilisés lors du paiement avec un bon d’achat pour le montant inférieur à sa valeur peuvent être rendus

Définir votre propre bon d’achat

Pour définir un bon d’achat de type Propre, outre le nom, il est obligatoire d’indiquer aussi un schéma de numérotation (Assistant de configuration). Vous pouvez le sélectionner parmi les schémas de numérotation définis au préalable ou créer un nouveau schéma. Pour en savoir plus sur les assistants de configuration et sur leur définition dans le système Comarch ERP Standard, consultez l’article Assistants de configuration.

Dans le formulaire de votre propre bon d’achat, vous pouvez spécifier aussi :

• Série – numéro ordinal permettant d’identifier un type de bon d’achat
• Montant initial
• Délai de validité

Voici les autres paramètres situés dans le formulaire Détails du bon d’achat de type Propre :

• Programme de fidélité – paramètre décide si un type de bon d’achat défini peut être sélectionné en tant qu’identifiant du client dans le programme de fidélité Pour trouver plus d’informations relatives à l’association du bon d’achat à un client dans le programme de fidélité, reportez-vous à l’article Associer le bon d’achat à un client/fournisseur.
• Utilisé en une fois – ce paramètre peut être librement coché/décoché par l’utilisateur. Il assume la même fonction que dans le bon d’achat externe
• Rendre la monnaie – paramètre s’affiche après avoir coché sur le formulaire le paramètre Utilisé en une fois. Il assume la même fonction que dans le bon d’achat externe
• Rechargé plusieurs fois – paramètre affiché sur le formulaire à défaut d’activation du paramètre Utilisé en une fois Si vous cochez ce paramètre, le bon d’achat peut être rechargé plusieurs fois d’un montant quelconque.
• Le champ Article est inactif est il est automatiquement rempli lors de l’association du bon d’achat à un article

Le système permet d’ajouter aussi bien les bons d’achat individuels qu’une série de bons d’achat.

L’option d’ajout des bons d’achat est disponible dans le menu Liste des bons d’achat. Pour ouvrir cette liste, allez dans le menu Principal et cliquez sur le bouton [Bons d’achat] dans le groupe de boutons Listes des répertoires.

Pour ajouter un nouveau bon d’achat au système, cliquez sur le bouton [Ajouter] disponible dans le menu principal au-dessus de la liste des bons d’achat et sélectionnez à partir de la liste déroulante l’un des types de bons d’achat définis au préalable.

Suite à la sélection du type de bon d’achat, le formulaire du bon d’achat nouvellement créé s’affiche.

Le formulaire d’en-tête affiché à gauche contient les informations relatives au statut actuel du bon d’achat, à savoir :

• Initialisé – le bon d’achat est en train d’être créé et il n’est pas encore enregistré
• Enregistré – le bon d’achat prend ce statut après avoir cliqué sur le bouton [Enregistrer] dans le menu principal L’utilisateur peut toujours modifier le montant initial, le délai de validité et supprimer le bon d’achat.
• Validé – le bon d’achat prend ce statut après avoir cliqué sur le bouton [Valider] dans le menu principal. Il peut être délivré en tant que carte de fidélité, utilisé pour réaliser le remboursement ou bloqué.
• Entré en stock – le bon d’achat n’a pas été vendu et il est disponible en stock

• Actif – le bon d’achat prend ce statut au moment de sa vente, délivrance ou association à un client/fournisseur
• Réalisé – le bon d’achat donné est entièrement utilisé et il n’est plus possible de l’utiliser dans le système
• Bloqué – le bon d’achat prend ce statut après avoir cliqué sur le bouton [Bloquer]. Cette option est décrite dans l’article Bloquer les bons d’achat.

Les champs et les paramètres suivants sont aussi disponibles :

• Montant initial, Délai de validité – les champs sont remplis automatiquement sur la base du type de bon d’achat, ils peuvent être modifiés par l’utilisateur
• Date d’émission, Type, Genre, Numéro – les champs sont remplis automatiquement sur la base du type de bon d’achat, ils ne peuvent pas être modifiés
• Réglé, Montant restant, Date d’activation, Date de délivrance et Date d’utilisation – les champs mis à jour automatiquement sur la base des informations du paiement réalisé avec un bon d’achat et enregistré dans le système
• Localisation, Traité par – les champs permettant de sélectionner un centre et un employé qui ont délivré le bon d’achat

Le formulaire du bon d’achat contient les onglets suivants :

• Documents associés – cet onglet est automatiquement rempli par le système, les documents payés avec un bon d’achat s’affichent ici
• Attributs et Pièces jointes – comprennent les listes des pièces jointes et des attributs associés au bon d’achat. Les fonctions des attributs et des pièces jointes dans le système Comarch ERP Standard ont été décrites en détail dans les articles : Onglet Codes promo, Description analytique, Attributs, Pièces jointes et Historique des modifications.

Ajout en série des bons d’achat

Pour ajouter une série de bons d’achat au système, cliquez sur le bouton [Générer] disponible dans le menu principal au-dessus de la liste des bons d’achat. Dans la fenêtre d’ajout en série des bons d’achat, l’utilisateur spécifie les valeurs pour les champs suivants :

• Types de bons d’achat – une liste déroulante à partir de laquelle l’utilisateur sélectionne l’un des types de bons d’achat Propres disponibles
• Nombre de bons d’achat – l’option utilisée de manière interchangeable avec l’option Import à partir d’un fichier qui permet d’importer à partir d’un fichier csv les bons d’achat avec les numéros spécifiés conformes au schéma de numérotation défini
• Montant initial – champ rempli automatiquement sur la base du type de bon d’achat, il peut être modifié par l’utilisateur
• Délai de validité du – champ rempli automatiquement sur la base de la date système. Ce champ n’est pas affiché si le paramètre depuis l’activation est coché lors de la définition du type de bon d’achat
• Générer avec le statut – une liste déroulante à partir de laquelle il faut sélectionner le statut dans lequel les bons d’achat seront générés
• Localisation – champ permettant de sélectionner un centre qui sera propriétaire des bons d’achat

En outre, la fenêtre d’ajout en série des bons d’achat met à disposition les paramètres suivants :

• Imprimer les bons d’achat – une fois le paramètre coché, les bons d’achat générés seront automatiquement imprimés
• Enregistrer la livraison – permet d’enregistrer les livraisons à entrer en stock à l’aide des documents Bon de réception/Profit. Vous pouvez le cocher uniquement lorsque le paramètre Créer une commande fournisseur est décoché et pour les types de bons d’achat associés aux articles (il existe dans le système l’article de type Bon d’achat). Une fois ce paramètre coché, les champs supplémentaires suivants apparaissent :
  • Document – liste déroulante à partir de laquelle il faut sélectionner un type de document permettant d’entrer les bons d’achat en stock
  • Fournisseur – champ permettant de sélectionner un fournisseur qui va apparaître dans le document de réception des bons d’achat
• Créer une commande fournisseur – permet d’établir une commande fournisseur pour les bons d’achat générés dans le processus d’ajout en série. Vous pouvez le cocher uniquement lorsque le paramètre Enregistrer la livraison est décoché. Une fois ce paramètre coché, le système affiche le champ Fournisseur dans lequel il faut sélectionner un fournisseur qui apparaitra dans la commande fournisseur.

Pour que le bon d’achat ajouté au système puisse entre utilisé, il est nécessaire de créer un article de type Bon d’achat. L’opération est identique à celle qui fait ajouter un article standard au système.

Pour définir un article de type Bon d’achat, il faut :

• Sélectionner le type d’article : Article
• Cocher le paramètre Bon d’achat. Une fois coché, le système affiche une liste déroulante à partir de laquelle l’utilisateur doit sélectionner un type de bon d’achat défini au préalable. En outre, le paramètre Vente via les avoirs s’affiche. Il décide si un bon d’achat donné peut être vendu à l’aide des avoirs fournisseurs. La vente des bons d’achat à l’aide des avoirs fournisseur a été décrite dans l’article Vente des articles de type Bon d’achat.

Dans l’onglet Paramètres, une caractéristique Numéro du bon d’achat est automatiquement ajoutée et remplie sur la base du numéro affiché dans le formulaire du bon d’achat.

Une fois les champs remplis et l’article enregistré, l’utilisateur aura la possibilité d’entrer les bons d’achat en stock à l’aide du document Bon de réception.

Le système donne la possibilité d’associer le bon d’achat à un client/fournisseur. Le bon d’achat associé jouera un rôle d’identifiant du client/fournisseur dans le programme de fidélité. Cette opération n’est disponible que pour les types de bons d’achat dont les formulaires contiennent le paramètre Programme de fidélité coché et qui se trouvent dans le statut Validé, Entré en stock ou Actif.

Pour faire une association, ouvrez le formulaire du bon d’achat situé sur la liste des bons d’achat et ensuite sélectionnez un client/fournisseur qui n’est pas associé à aucun bon d’achat à l’aide du bouton […] dans le champ Client/fournisseur.

Le système permet de bloquer des bons d’achat existants. L’utilisateur peut bloquer des bons d’achat dont le statut est suivant :

• Actif
• Entré en stock
• Validé

Pour passer à la fenêtre de blocage du bon d’achat, ouvrez la liste des bons d’achat, mettez en surbrillance un bon d’achat et cliquez sur le bouton [Bloquer] situé dans le menu principal.

La fenêtre de blocage des bons d’achat met à disposition une liste déroulante avec des causes du blocage définies dans le système :

• Passage vers un niveau supérieur du programme
• Renoncement à la participation au programme de fidélité
• Transfert vers une autre carte sur demande du client
• Perte
• Péremption
• Numéro du bon d’achat dupliqué

Les articles de type Bon d’achat peuvent être vendus à l’aide des documents suivants :

• Reçu
• Facture client
• Avoir fournisseur

Vente des bons d’achat via le reçu/la facture client

Les articles de type Bon d’achat avec la case décochée Vente via les avoirs peuvent être vendus à l’aide du reçu et de la facture client. L’ajout d’un article de type Bon d’achat au document est réalisé de la même manière que pour l’article de type Article (ce qui a été décrit dans l’article Ajouter un article de type Bon d’achat), à savoir en tapant le numéro du bon d’achat ou en entrant l’article correspondant au type de bon d’achat et en définissant la caractéristique Numéro du bon d’achat.

La validation du reçu/de la facture client pour les articles de type Bon d’achat entraîne :

• vérification si le bon d’achat avec le numéro donné existe dans le système
• vérification du statut du bon d’achat ajouté au document pour éviter la validation des documents avec des bons d’achat dont le statut a changé entretemps
• activation des bons d’achat
• mise à jour de la date de vente, de la date d’activation et du montant des bons d’achat, du délai de validité et de la localisation
• association du document aux bons d’achat ajoutés (le document sera affiché dans l’onglet Documents associés des fiches bons d’achat)
• création du document d’entrepôt LIV. En outre, une association entre le document FC/R et le document LIV

Il est possible d’annuler ou de corriger la facture client ou le reçu avec des articles de type Bon d’achat à condition que :

• le bon d’achat ne soit sélectionné dans aucun document en tant que moyen financier
• le bon d’achat ait le statut Actif
• le bon d’achat ne soit pas associé à un client/fournisseur
• le bon d’achat soit toujours valable

Suite à l’annulation du document, le statut de l’article de type Bon d’achat change en Entré en stock et l’information sur l’entrée à nouveau en stock après l’annulation du document de vente est présentée dans l’Historique des modifications. Le système ne permet pas de corriger le montant des éléments avec un article de type Bon d’achat.

Vente des bons d’achat via les avoirs

Les articles de type Bon d’achat avec la case cochée Vente via les avoirs peuvent être vendus à l’aide des avoirs fournisseurs. Les bons d’achat doivent avoir l’un des statuts suivants :

• Entré en stock (pour la vente des articles non disponibles en stock activée et désactivée)
• Validé (pour la vente des articles non disponibles en stock activée)

Pour afficher la liste des avoirs fournisseur passez à l’onglet Ventes du menu principal → section Documents → et cliquez sur le bouton [Avoirs fournisseur]. Pour créer un nouvel avoir fournisseur, cliquez sur le bouton [Ajouter] disponible dans le menu principal.

Ensuite, ajoutez un bon d’achat à l’avoir fournisseur en cliquant sur le bouton [Ajouter] au-dessus de la liste des bons d’achat. Après cela, tapez le code du bon d’achat manuellement ou sélectionnez-le à partir de la liste des articles de type Bon d’achat à l’aide du bouton […]. Dans l’étape suivante, remplissez les détails du document dans le panneau situé à gauche. Le champ Montant est rempli automatiquement conformément à la valeur du bon d’achat. Si le montant est égal à 0, l’utilisateur peut le définir manuellement et celui-ci sera ensuite transféré vers le bon d’achat. La validation de l’avoir fournisseur entraîne :

• vérification du statut du bon d’achat ajouté au document pour éviter la validation des documents avec des bons d’achat dont le statut a changé entretemps
• activation des bons d’achat
• mise à jour de la date de vente, de la date d’activation et du montant des bons d’achat
• génération des documents d’entrepôt PERT correspondants
• association de l’avoir fournisseur aux bons d’achat qui y figurent (le document sera affiché dans l’onglet Documents associés des fiches bons d’achat)
• enregistrement de l’information sur l’activation du bon d’achat dans l’Historique des opérations

Commande client

Les commandes client peuvent être établies pour les articles de type Bon d’achat avec la case Vente via les avoirs décochée. L’établissement des documents COMC pour les articles de type Bon d’achat se déroule de manière identique à l’établissement des commandes client pour les autres articles. Le document Commande client a été décrit en détails dans l’article Commande client.