L’option des bons de commande internes permet de commander les articles entre les entrepôts de la même entreprise. La réalisation des commandes se fait à l’aide des documents ME qui enregistrent tous les mouvements de stock.

La liste des documents COMI est disponible dans le menu Entrepôt → (Commandes) Bons de commande internes.

La liste affiche les bons de commande internes :

• enregistrés dans le système avec un entrepôt (d’origine/de destination) assigné au type de document dans ce centre
• établis dans le centre peu importe les entrepôts assignés à ce centre et à la définition du document COMI

Créer un COMI

Dans le document COMI, il est nécessaire de spécifier :

• l’entrepôt d’origine où un article est commandé et ensuite déplacé vers un entrepôt de destination. Il est possible de changer l’entrepôt d’origine jusqu’à la deuxième validation du document (par le centre qui reçoit le document). En tant qu’entrepôt d’origine, vous pouvez sélectionner un entrepôt disponible dans :
  • La société mère et dans les centres subordonnés, ajoutés directement à la société mère à condition que le paramètre Dédié à la société mère soit coché dans la fiche entrepôt.
  • Un centre de type Entreprise ou dans ses centres subordonnés – les entrepôts assignés à un centre de type Entreprise seront disponibles.

• l’entrepôt de destination où les articles sont entrés en stock. Vous avez au choix les entrepôts actifs assignés au type de document COMI dans un centre où le document est établi/généré. Après la première validation du bon de commande interne (par le centre qui l’établit – bouton [Passer]), le système empêche le changement d’entrepôt de destination.

Le paramètre Réserver les ressources est activé après la première validation du document lorsque celui-ci a le statut Envoyé. Le droit de modification appartient uniquement au centre étant le propriétaire de l’entrepôt d’origine. Les autres règles de fonctionnement de ce paramètre sont les mêmes que pour les commandes client.

Montant des éléments du COMI

Le montant des éléments du bon de commande interne est calculé sur la base du dernier prix d’achat d’un article donné. Le prix d’achat est défini sur la base des documents dont le propriétaire est l’entreprise ou ses centres subordonnés où le document est établi.

Éléments du COMI

En ajoutant un article avec les caractéristiques affectant le lot assignées, vous pouvez sélectionner les valeurs de celles-ci. Il n’est pas possible de définir les caractéristiques pour les sous-éléments. La modification des valeurs des caractéristiques est possible jusqu’à la première validation du document COMI.

Options disponibles pour les bons de commande internes

Les bons de commande internes disposent des options qui permettent de passer les commandes à l’aide du bouton [Passer]. Une fois ce bouton cliqué, la commande a le statut Envoyé, ce qui signifie que le document est validé par le centre qui l’établit (centre source). La première validation fait générer une commande dans un entrepôt de destination.

Lors de la première validation du document, le système crée les sous-éléments d’achat (invisibles au niveau de la section Sous-éléments dans les détails d’un élément).

Vous trouverez les informations détaillées sur la passation des commandes dans l’article Passer le COMI.

Le document reçoit le statut Validé après sa validation par le centre qui accepte la commande. Après cela, le système génère les réservations de vente et permet de générer d’autres documents.

La section Sous-éléments dans l’onglet Général affiche les sous-éléments de vente assignés à l’entrepôt d’origine. Les sous-éléments de vente ne sont créés que lors de la deuxième validation de la commande par le centre propriétaire de l’entrepôt d’origine où les articles seront commandés.

Lors de la génération des sous-éléments de vente, le système prélève les ressources (si la case Réserver les ressources est cochée) conformément aux valeurs des caractéristiques sélectionnées sur un élément ou définit les caractéristiques pour les sous-éléments sans ressources à partir des caractéristiques de l’élément.

Vous trouverez les informations détaillées sur la passation des commandes dans l’article Valider le COMI.

Première validation du COMI – bouton [Passer]

Après la première validation du document COMI, le système change son statut en Envoyé. Pour qu’il soit possible de passer la commande, il est nécessaire de :

• sélectionner un entrepôt d’origine
• sélectionner un entrepôt de destination
• ajouter au moins un élément

À la première validation du document COMI :

• le système génère les réservations d’achat (la quantité est augmentée dans la colonne En attente de réception des états de stock) dans un entrepôt sélectionné dans le bon de commande interne comme entrepôt de destination – comme pour la validation de la commande fournisseur
• les réservations d’achat sont prélevées de l’entrepôt de destination via le document ME +
• les sous-éléments du document ne sont pas créés

Un bon de commande interne peut être passé par un centre qui établit le document ou par un centre où l’entrepôt de destination du COMI est assigné à la définition du bon de commande interne.

Deuxième validation du bon de commande interne – bouton [Valider]

Les conditions nécessaires à la deuxième validation de la commande sont les suivantes :

• Condition obligatoire – le centre qui valide le document a les droits sur un entrepôt d’origine (entrepôt pour lequel les sous-éléments de vente seront générés lors de la deuxième validation du document). Cela veut dire que cet entrepôt est assigné à la définition du bon de commande interne dans ce centre
• Conditions supplémentaires
  • Pour pouvoir valider le bon de commande interne avec le statut Initialisé ou Non validé via le bouton [Valider] en omettant l’étape de validation via le bouton [Passer], le centre doit avoir les droits à deux entrepôts – entrepôt d’origine et entrepôt de destination ; cela est lié au fait que le système va générer en même temps les sous-éléments d’achat et de vente
  • Si un entrepôt de destination dans un bon de commande interne n’est pas un entrepôt assigné au type de document COMI dans un centre donné, le système permet la deuxième validation dans ce centre à condition que la commande ait le statut Envoyé (si elle est validée par le centre qui l’établit)

À la deuxième validation du document COMI :

• le système génère les réservations de vente dans un entrepôt d’origine pour les éléments de la commande tout en prenant en compte le paramètre Réserver les ressources/Réserver les quantités – comme pour la validation de la commande client
• les réservations de vente sont prélevées de l’entrepôt d’origine via le document ME –
• le système permet de générer les autres documents à partir du bon de commande interne

Annuler la validation des bons de commande internes envoyés/validés

Le système permet d’annuler la validation du document COMI si celui-ci a le statut :

• Envoyé – au niveau du centre établissant le document – le statut du bon de commande interne est réglé à Non validé – ou au niveau du centre où l’entrepôt de destination est assigné à la définition du document COMI
• Validé – au niveau du centre recevant le document – le statut du bon de commande interne est défini à Envoyé – ou au niveau du centre où l’entrepôt d’origine est assigné à la définition du document COMI

Lors de l’annulation de la validation des documents COMI, les réservations suivantes sont annulées :

• Réservations d’achat – si l’opération se réfère à la commande avec le statut Envoyé.
• Réservations de vente – si l’opération se réfère à la commande avec le statut Validé

Fermer les bons de commande internes

Les documents avec les statuts Envoyé, Validé ou En cours de traitement peuvent être fermés.

Pour qu’il soit possible de fermer les COMI en cours de traitement, les documents générés depuis ce bon de commande doivent avoir le statut Validé. En outre, dans le cas des documents ME-, il est nécessaire de générer les documents ME+. Sinon, il ne sera pas possible de fermer le COMI.

Pour le bon de commande interne tout comme pour la commande client, il est possible :

• d’associer manuellement les lots et les ressources avec les sous-éléments COMI de vente. Cela est possible à partir du moment où le système génère les sous-éléments de vente, à savoir à partir de la deuxième validation du bon de commande interne.
• de réserver/libérer les réservations à l’aide des boutons [Réserver les ressources] et [Libérer les ressources].

Les opérations de réservation et de libération des ressources peuvent être réalisées uniquement pour les sous-éléments des commandes avec le statut Validé ou En cours de traitement. En plus, il faut qu’il existe des sous-éléments pour lesquels la quantité non réalisée est supérieure à zéro.

Les deux opérations peuvent être appelées simultanément pour plusieurs documents, éléments ou sous-éléments. Le bouton [Libérer les ressources]/[Réserver les ressources] activé à partir de :

• liste des commandes – libère/réserve les ressources pour tous les éléments des commandes sélectionnées et pour leurs sous-éléments non réalisés.
• formulaire du document – libère/réserve les ressources pour tous les sous-éléments non réalisés des éléments sélectionnés.
• formulaire de l’élément – libère/réserve les ressources pour les sous-éléments spécifiés d’un élément donné pour la quantité non réalisée.

Une fois ces opérations réalisées, le système affiche un message approprié avec les informations détaillées sur les ressources libérées/réservées. Le nombre de détails dans le message dépend du niveau à partir duquel la libération/la réservation des ressources est faite.

Voici les critères vérifiés lorsque les ressources sont liées aux sous-éléments des COMI :

• Article – conforme à un article du sous-élément
• Entrepôt – conforme à un entrepôt du sous-élément
• Date de création d’une ressource/d’un lot (date d’entrée en stock) non postérieure à la date en cours ; ne concerne pas la méthode AVCO.
• Caractéristiques – conformité des valeurs des caractéristiques des ressources/lots avec les valeurs des caractéristiques des sous-éléments COMI :
  • Si une valeur pour les caractéristiques qui affectent le lot est définie sur un élément de la commande, les ressources/lots recherchés doivent avoir la même valeur de la caractéristique.
  • Si aucune valeur n’est définie pour les caractéristiques qui affectent le lot sur un élément de la commande, les ressources/lots recherchés peuvent avoir une valeur quelconque pour cette caractéristique ou n’avoir aucune valeur assignée.

L’ordre de prélèvement des ressources/lots activé via le bouton [Réserver les ressources] dépend de la méthode de déstockage définie par l’opérateur dans le système. Vous ne pouvez pas indiquer les ressources/lots auxquels les sous-éléments sur les COMI doivent être liés.

Lors de l’établissement du document COMI dans un centre où aucun entrepôt d’origine pour COMI n’est assigné au type de document COMI, les colonnes Document et Document d’origine sur les sous-éléments ne seront pas remplies (étant donné que ce centre n’a pas de droits à un entrepôt dans le cadre de ce document).

Si un bon de commande interne est traité avec un document ME-, le système va diminuer la quantité sur les sous-éléments du document COMI.

Les lots et les ressources seront affichés dans l’onglet Livraisons de la section Lots/livraisons à condition que le centre où le document COMI est modifié ait les droits à un entrepôt d’origine.

Générer un ME- à partir du COMI

Le document ME- généré à partir du bon de commande interne permet de déplacer les articles d’un entrepôt d’origine vers un entrepôt de destination.

Le système permet la génération d’un ME- dans un centre où l’entrepôt étant l’entrepôt d’origine dans un document COMI est assigné au type de document ME- et le bon de commande interne a le statut Validé.

Le système prend en compte les caractéristiques choisies pour les éléments/sous-éléments dans un bon de commande interne et permet de les modifier dans un ME- généré. Il est possible de générer plusieurs documents ME- pour un bon de commande interne :

• La quantité dans un document ME- peut être augmentée ou diminuée par rapport à la quantité dans le COMI
• Lors de la génération d’un ME-, le système vérifie la quantité qui est déjà sortie du stock avec les autres documents ME- générés à partir du bon de commande interne – si les documents ME- ont été déjà générés pour tous les éléments de la commande, le système ne permettra pas de créer un ME- suivant ; dans le cas contraire, un ME- suivant sera généré pour la quantité qui reste encore à réaliser dans le bon de commande interne.

Le document ME- généré à partir du document COMI sera affiché sur la liste des documents de mouvements d’entrepôt dans un centre qui a établi le COMI et dans les centres étant les propriétaires de l’entrepôt d’origine ou de destination dans le ME-.

Générer un ME+ à partir du bon de commande interne

Le document ME+ généré à partir du bon de commande interne permet d’entrer les articles en stock dans un entrepôt de destination.

Le système permet de générer un document ME+ pour le document ME- dans un centre où l’entrepôt de destination sur le document COMI est assigné au type de document ME+.

Lors de la génération du ME+, les réservations d’achat créées à la première validation du bon de commande interne sont réalisées.

Mis à part la possibilité de générer un ME+ au niveau de la liste des COMI pour un document à partir duquel un ME- a été créé au préalable, le système permet également de générer les ME+ à partir de la liste des ME-.

Si plusieurs documents ME- sont générés à partir du bon de commande interne et s’ils ne sont pas encore associés aux documents ME+, le système affichera la liste des documents ME- liés à un bon de commande interne donné dès que l’utilisateur essaye de générer un ME+ à partir de cette commande et lui permettra de décider sur les ME- pour lesquels les ME+ doivent être générés.

Si plusieurs documents ME- sont générés à partir du bon de commande interne et pour tous les documents sauf un les documents ME+ sont déjà générés, le système créera immédiatement un ME+ pour ce ME-.

Générer une COMF à partir du bon de commande interne

La commande fournisseur est générée à partir du bon de commande interne pour un entrepôt d’origine spécifié sur cette commande. Elle permet de gérer la situation lorsqu’il n’y a pas de ressources suffisantes dans un entrepôt où l’un des centres veut commander des articles.

Le système permet de générer une COMF dans un centre où un entrepôt d’origine sur le document COMI est assigné au type de document COMF et le document COMI a le statut Validé.

Le processus de génération se déroule selon les mêmes règles que la génération de la COMF à partir de la COMC. Une fois cette option choisie, le système affiche la fenêtre d’optimisation du processus de génération où l’utilisateur doit décider si la COMF doit prendre en compte tous les éléments du document COMI source ou seulement ceux qui ne sont pas encore réalisés.

En générant une COMF à partir du bon de commande interne, le système prend également en compte les caractéristiques spécifiées pour les éléments/sous-éléments sur le COMI avec la possibilité de les modifier dans la COMF générée.