La configuration de base du système dans le cadre du module Commerce et entrepôts peut être réalisée dans l’onglet Système → Configuration → Commerce et entrepôts.

La fenêtre se compose des sections suivantes :

• Général
• Codes-barres
• Périodes d’opérations commerciales
• Articles
• Documents
• Inventaire

Les paramètres sont disponibles dans l’onglet Commerce et entrepôts à partir du menu Système → Configuration → Commerce et entrepôts. Cet onglet est décrit dans l’article Configuration du système – Onglet Commerce et entrepôts – Informations générales.

Dans la section Général, les paramètres suivants sont disponibles :

• Méthode de déstockage par défaut – décide de la méthode d’évaluation de l’entrepôt. Vous avez au choix les méthodes de déstockage suivantes :
  • FIFO – First In First Out – premier entré, premier sorti. Les ressources provenant de la livraison la plus antérieure sont sorties du stock en premier lieu.
  • LIFO – Last In First Out – dernier entré, premier sorti. Les ressources provenant de la livraison la plus postérieure sont sorties du stock en premier lieu.
  • AVCO – Average Cost – moyenne pondérée. Cette méthode consiste à comptabiliser à l’aide de la moyenne pondérée calculée pour le prix d’acquisition.

• Méthode de calcul de la marge – spécifie le montant auquel se réfère le calcul. Ce paramètre doit être défini lors de la première configuration du système car après avoir créé la première fiche article, ce champ devient inactif. Vous avez deux options de calcul au choix :
  • Sur le prix de vente – le prix de vente est ici la valeur de référence
  • Sur le prix d’achat – dans ce cas, le prix d’achat/d’acquisition est la valeur de référence
• Contrôler la marge sur le prix d’acquisition – si le paramètre est coché, la marge calculée sur le prix d’acquisition doit être contrôlée. Au cas contraire (la case décochée), le système va contrôler la marge calculée sur le prix d’achat.
• Afficher les clients et fournisseurs sur des listes séparées – le paramètre coché permet d’afficher les clients/fournisseurs sur deux listes séparées. Le paramètre est modifiable jusqu’au moment d’ajouter un groupe de clients/fournisseurs ou une fiche client/fournisseur dans le système.
• Gestion des ventes en consignation – si vous cochez ce paramètre, le système vous permet de gérer les ventes en consignation.
• Calculer les points pour chaque élément – ce paramètre permet de préciser quand les points de fidélité doivent être calculés sur la fiche client. S’il est coché, les points seront mis à jour à l’ajout/à la suppression des éléments dans les documents. S’il est décoché, les points seront calculés après la validation du document.
• Vérifier les différences dans les taux de TVA – si vous cochez ce paramètre, les taux de TVA seront vérifiés lors de la génération des documents depuis les devis ou les commandes et suite à la validation des documents. Une telle vérification a lieu seulement si les taux de TVA sont définis à National dans un document source. Si au moins un taux de TVA pour un élément du document généré est différent du taux défini dans la fiche article de cet élément, le système affichera un message approprié.
• Gestion des réclamations selon les modèles – si cette case est cochée, il est possible d’utiliser les modèles ayant pour but d’automatiser le travail des utilisateurs lors de la gestion des réclamations. Si vous la cochez, la liste des modèles de traitement des réclamations avec les options dédiées sera affichée depuis le menu Configuration → Commerce/Entrepôt → Modèles de traitement des réclamations.
• Imprimer les factures sur l’imprimante fiscale – une fois cette case cochée, il est possible d’imprimer sur une imprimante fiscale les factures client et les factures d’acompte client. Pour que l’impression sur l’imprimante fiscale soit possible, il est nécessaire de définir le paramètre Méthode de calcul de la TVA : Sur le montant TTC dans la définition des documents FC et FAC.
• Bloquer le contrôle d’unicité des n° TVA intra des clients/fournisseurs – ce paramètre permet de désactiver la fonction standard de vérification de l’unicité des clients/fournisseurs compte tenu du numéro TVA intracommunautaire et d’utiliser le processus BPM (Bloquer le contrôle d’unicité des n° TVA intra des clients/fournisseurs) qui offre un moyen de contrôle plus restrictif. À l’enregistrement de la fiche client/fournisseur, le processus vérifie s’il existe déjà dans la base de données un client/fournisseur avec le n° TVA intra saisi dans la fiche. L’utilisateur sera informé de la fiche client/fournisseur où ce n° TVA intra a été déjà défini.

Les paramètres sont disponibles dans l’onglet Commerce et entrepôts à partir du menu Système → Configuration → Commerce et entrepôts. Cet onglet est décrit dans l’article Configuration du système – Onglet Commerce et entrepôts – Informations générales.

Dans la section Codes-barres, les paramètres suivants sont disponibles :

• Vérifier l’unicité des codes-barres des articles – cette option permet d’activer la vérification de l’unicité des codes-barres pour les articles. Si un code-barres existe déjà, un message approprié sera affiché et le système va bloquer la possibilité d’enregistrer la fiche article avec le code doublé.
• Vérifier l’unicité des codes-barres des emballages – cette option permet d’activer la vérification de l’unicité des codes-barres pour les emballages. Si un code-barres risque de se répéter, un message approprié sera affiché. Vous pouvez décider si les emballages avec les codes-barres doublés peuvent être créés.

Les paramètres sont disponibles dans l’onglet Commerce et entrepôts à partir du menu Système → Configuration → Commerce et entrepôts. Cet onglet est décrit dans l’article Configuration du système – Onglet Commerce et entrepôts – Informations générales.

Dans la section Périodes d’opérations commerciales, les paramètres suivants sont disponibles :

• Limiter le nombre de périodes commerciales ouvertes – une fois ce paramètre coché, vous pouvez définir le nombre maximal de périodes commerciales ouvertes en même temps.
• Lier les périodes commerciales aux périodes comptables – si vous cochez cette case, vous pourrez clore automatiquement une période commerciale suite à la clôture d’une période comptable.
• Validation des documents bloquée si période commerciale précédente ouverte – le paramètre coché ne permet pas de valider les documents en dehors de la période commerciale définie. Le blocage de validation des documents après la période non close concerne deux situations :
  • La date du document établi est comprise dans une période commerciale ouverte précédée d’une autre période commerciale ouverte.
  • La date du document établi dépasse la plage de dates de la dernière période commerciale ouverte (seulement si le paramètre Établissement des documents bloqué en dehors de la période définie est coché).

En outre, le document généré sera enregistré avec le statut non validé si la génération automatique d’un autre document avec le statut validé est définie dans la configuration du type de document que vous voulez valider et que la date de document généré satisfait à l’une de deux conditions mentionnées ci-dessus.

• Établissement des documents bloqué en dehors de la période définie – si vous cochez ce paramètre, le système va contrôler lors de l’établissement des documents la date d’émission/de réception/d’enregistrement avec laquelle les documents sont ajoutés. Si celle-ci est postérieure à la date de fin de la dernière période commerciale ouverte, le système va modifier automatiquement la date d’émission/d’enregistrement en date de fin de la dernière période commerciale ouverte tout en affichant un message approprié.

Les paramètres sont disponibles dans l’onglet Commerce et entrepôts à partir du menu Système → Configuration → Commerce et entrepôts. Cet onglet est décrit dans l’article Configuration du système – Onglet Commerce et entrepôts – Informations générales.

La section Articles regroupe les paramètres suivants :

• Filtrer la liste des articles par la liste des tarifs du fournisseur – le paramètre coché, la liste des articles dans les documents d’achat est filtrée par défaut selon le tarif du fournisseur. Pour associer les articles à un fournisseur, il est nécessaire de l’assigner à un type de tarif et à un tarif souhaité et ajouter les articles à ce tarif. Ceci fait, le filtre de la liste des articles ouverte à partir des documents énumérés ci-dessus va contenir le fournisseur indiqué dans l’en-tête du document. Vous pouvez l’effacer via le bouton de la gomme disponible dans le filtre à côté du champ avec le fournisseur. Par défaut, le paramètre est coché dans le système. Le fonctionnement des tarifs a été décrit plus en détail dans la catégorie Tarifs.
• Mettre en surbrillance l’élément récemment sélectionné sur la liste des articles – si cette case est cochée, le système mémorise l’élément récemment sélectionné sur la liste des articles et sur la liste des groupes d’articles en cas de liste mise en mode de sélection (à partir du document ou d’un autre objet, par exemple le tarif).
• Gestion de la catégorie au lieu du type dans la fiche article – si le paramètre est coché, uniquement le champ Catégorie est affiché dans la fiche article, s’il est décoché, les champs Catégorie et Type sont affichés à la fois.
• Gestion des reprises – une fois le paramètre coché, vous pouvez gérer les reprises dans le système.
• Gestion de l’identification fiscale – ce paramètre est décoché par défaut. Une fois vous cochez ce paramètre et enregistrez la configuration, vous pourriez envoyer à l’imprimante fiscale l’identification fiscale définie dans la fiche article.

Pour en savoir plus sur les articles, reportez-vous à la catégorie Articles.

Les paramètres sont disponibles dans l’onglet Commerce et entrepôts à partir du menu Système → Configuration → Commerce et entrepôts. Cet onglet est décrit dans l’article Configuration du système – Onglet Commerce et entrepôts – Informations générales.

La section Documents regroupe les paramètres suivants :

• Charger l’adresse du client/fournisseur à la génération du document – vous pouvez sélectionner la façon dont on charge l’adresse :
  • l’adresse actuelle du client/fournisseur
  • à partir du document source lors de la génération des documents
• Vérifier le prix de base minimum et maximum dans les documents – si cette case est cochée, le contrôle du prix de base minimum et maximum sera activé sur les documents.
• Gestion des réservations quantitatives dans les documents d’entrepôt – paramètre disponible dans les bases avec la méthode de déstockage FIFO/LIFO. Une fois ce paramètre coché, vous pouvez gérer les réservations quantitatives dans les documents d’entrepôt. Le paramètre peut être coché à n’importe quel moment du travail avec le système. Vous pouvez le décochez à condition que le document d’entrepôt (LIV, PERT, ME-) ne crée les réservations quantitatives dans le système.
• Gestion des réservations quantitatives – cette option fonctionne de manière identique au paramètre Gestion des réservations quantitatives dans les documents d’entrepôt mais elle est dédiée aux bases de données avec la méthode de déstockage AVCO choisie. Pour en savoir plus sur les réservations, reportez-vous à la catégorie Réservations.
• Inclure les coûts supplémentaires dans les correctifs de quantité des documents d’achat – si cette case est cochée, les coûts supplémentaires seront inclus dans les correctifs de quantité des documents d’achat. Le paramètre coché implique le remboursement des coûts supplémentaires avec l’article retourné et le paramètre décoché ne le fait pas.
• Colorier les éléments de l’assortiment dans les documents – si cette case est cochée, vous pouvez modifier la couleur des assortiments avec le paramètre Éléments chargés sur document coché.
• Gestion des avoirs fournisseur/client – ce paramètre décide de la disponibilité des avoirs client et fournisseur dans le système.

Les paramètres sont disponibles dans l’onglet Commerce et entrepôts à partir du menu Système → Configuration → Commerce et entrepôts. Cet onglet est décrit dans l’article Configuration du système – Onglet Commerce et entrepôts – Informations générales.

La section Inventaire regroupe les options suivantes :

• Génération automatique des documents d’inventaire à la validation de l’inventaire – si la case est cochée, les documents d’écarts PERT/LIV ou PROF/REC sont automatiquement générés une fois l’inventaire validé. Le statut des documents ainsi générés dépend du paramètre Validation automatique des documents d’inventaire.
• Validation automatique des documents d’inventaire – si cette case est cochée, les documents seront automatiquement validés lors de leur génération à partir de l’inventaire.
• Inventaire – contrôle d’exactitude des documents – une fois cette case cochée, vous pouvez sélectionner le contrôle d’exactitude des documents d’inventaire :
  • à la validation de la feuille d’inventaire
  • à l’ajout d’un article à la feuille d’inventaire

La gestion de l’inventaire dans le système a été décrite dans la catégorie Inventaire.

La section Commerce/Entrepôt disponible depuis le menu Configuration regroupe les objets liés à la gestion commerciale dans le système. Avant de commencer à travailler avec le système, il est recommandé de les définir, ce qui permet, entre autres, d’utiliser dans les documents les tarifs et les unités de mesure ayant pour but de raccourcir le temps d’établissement des documents.

Ce menu permet de configurer les objets suivants :

• Types de tarifs – accès à la configuration des types de tarifs (aussi bien d’achat que de vente) indispensables pour créer des tarifs. La description détaillée de cette fonctionnalité se trouve dans la catégorie Types de tarifs.
• Tarifs – accès à la configuration des tarifs (aussi bien d’achat que de vente) créés sur la base d’un type de tarif concret. La description détaillée de cette fonctionnalité se trouve dans la catégorie Tarifs.
• Types de remises – les types prédéfinis sur la base desquels l’utilisateur crée les différentes remises dans le système. La description détaillée de cette fonctionnalité se trouve dans l’article Types de remises.
• Unités de mesure – permettent de définir et d’assigner les unités aux articles en améliorant la lisibilité de leur classement et la façon de leur gestion. La description détaillée de cette fonctionnalité se trouve dans l’article Unités de mesure.
• Périodes d’opérations commerciales – fonctionnalité grâce à laquelle vous pouvez gérer l’établissement des documents commerciaux entre autres en verrouillant leur établissement dans des intervalles de temps définis. La description détaillée de cette fonctionnalité se trouve dans la sous-catégorie Périodes d’opérations commerciales.
• Actions de réclamation – cette fonctionnalité offre la possibilité de définir les actions de réclamation permettant une gestion rapide des réclamations en étapes. La description détaillée de cette fonctionnalité se trouve dans l’article Actions de réclamation.
• Modèles de traitement des réclamations – ce module présente une liste des modèles qui permettent de définir par étapes le traitement des processus de réclamation. La description détaillée de cette fonctionnalité se trouve dans l’article Modèles de traitement des réclamations.
• Statuts des emballages – cette fonctionnalité permet de gérer les actions pour les emballages et leurs statuts qui sont utilisés dans les documents : commande fournisseur, facture fournisseur, profit, bon de réception et mouvement d’entrepôt -, mouvement d’entrepôt +. La description détaillée de cette fonctionnalité se trouve dans la catégorie Emballages.
• Frais de livraison – permet de définir et de calculer les frais de livraison. La description détaillée de cette fonctionnalité se trouve dans la catégorie Frais de livraison.
• Codes pondérés – la fonctionnalité des codes pondérés permet de définir la structure du code pondéré dans le cadre d’un préfixe donné. La description détaillée de cette fonctionnalité se trouve dans la catégorie Codes pondérés.
• Types de bons d’achat – cette fonctionnalité permet de définir, de supprimer et de consulter les types de bons d’achat créés par l’utilisateur. La description détaillée de cette fonctionnalité se trouve dans la catégorie Types de bons d’achat.

L’onglet Commerce/Entrepôt disponible à partir du menu Configuration comprend une fonctionnalité liée aux unités de mesure qui permet de définir les unités pour les articles dans le but d’améliorer la lisibilité du classement des articles et de les gérer de manière plus efficace.

Par défaut, chaque article possède une unité de base utilisée pour tenir l’inventaire des articles en stock. Vous pouvez en parallèle assigner les unités auxiliaires qui peuvent être les unités par défaut pour un type de document donné. Grâce à cette fonctionnalité, l’entreprise peut facilement enregistrer les transactions où un article vendu est en unité autre que l’unité des articles stockés. Vous pouvez assigner une unité auxiliaire et la définir comme par défaut pour un type de document sélectionné à partir de la fiche article dans l’onglet Général (sections Unités et Par défaut pour).

À partir de la liste des unités, vous pouvez désactiver les unités qui ne sont pas définies comme unités par défaut pour un type de document. Notez qu’il est impossible de désactiver les unités m3 ou kg définies comme unités de base pour le type Volume et Poids.

À partir de ce niveau, vous pouvez ajouter de nouvelles unités. Après avoir cliqué sur le bouton [Ajouter], le système ouvre le formulaire de définition de l’unité.

Le formulaire comprend les champs suivants :

• Symbole – champ obligatoire permettant de saisir les caractères servant à une identification univoque de l’unité.
• Nom – champ obligatoire permettant de saisir les caractères servant à une description plus détaillée de l’objet.
• Symbole EDI – champ permettant d’affecter à une unité de mesure un symbole EDI de la plateforme d’échange de données informatisé. Le symbole de l’unité de mesure de l’article utilisé dans un élément de la facture exportée est ensuite envoyé dans le fichier généré suite à l’export de la facture vers EDI.
• Type – liste permettant de choisir l’un des types de l’unité de mesure : Poids, Volume, Autre.
• Précision – le nombre de chiffres après la virgule utilisés pour la calculer.
• Actif – paramètre coché automatiquement lors de la définition d’une unité. Une fois décoché, l’unité ne peut plus être utilisée dans le système.
• Coefficient de conversion – rapport de la quantité en unité de base à la quantité en unité associée.

L’onglet Commerce/Entrepôt disponible à partir du menu Configuration comprend la fonctionnalité qui permet de définir et de calculer les frais de livraison. Cela facilite la prise en compte de ces frais dans les transactions.

Une fois le bouton [Ajouter] cliqué, la fenêtre de calcul des frais de livraison s’ouvre. Il est obligatoire d’y taper le nom et définir un service des frais de livraison. Vous pouvez définir aussi les modes de livraison et les seuils pour lesquels une valeur donnée est valable.

Voici les champs obligatoires à compléter dans la fenêtre de calcul des frais de livraison :

• Nom – nom du calcul des frais de livraison
• Service – service associé à un calcul des frais de livraison, sélectionné parmi les articles de type Service

La section Modes de livraison permet d’ajouter depuis la liste déroulante un mode de livraison pour un service donné. Les valeurs en question sont chargées depuis le répertoire universel Modes de livraison. En fonction du mode de livraison sélectionné, les seuils y associés sont affichés d’une manière contextuelle. Pour les différents seuils, l’utilisateur devrait définir les valeurs dans les champs suivants :

• Poids brut jusqu’à – détermine la valeur du poids brut en kilogrammes jusqu’à laquelle un seuil donné est valable
• Volume jusqu’à – détermine le volume en m3 jusqu’à lequel un seuil donné est valable
• Montant TTC – définit le montant TTC des frais de livraison
• Gratuit à partir de – définit le montant TTC de la commande client à partir duquel les frais de livraison sont gratuits
• Devise – ce champ permet de sélectionner une devise disponible dans le système dans le cadre de l’entreprise à laquelle l’opérateur est connecté. Par défaut, c’est la devise système de l’entreprise qui est définie.

Si dans un calcul, il y a plus d’un seuil, il ne faut pas oublier que la valeur du champ Poids brut jusqu’à et Volume jusqu’à pour un élément suivant doit être supérieure à la valeur précédente. Le poids brut pour les seuils suivants doit être défini en même devise.

Si la première ligne est enregistrée avec la valeur 0,00 pour le Poids brut jusqu’à ou Volume jusqu’à, il ne sera pas possible de remplacer la valeur 0,00 par une autre dans les lignes suivantes du Poids brut jusqu’à ou du Volume jusqu’à. Il est possible de définir les mêmes seuils si les poids brut pour ces seuils ont été définis en différentes devises. Il faut qu’au moins un seuil soit ajouté au calcul des frais de livraison.

Les codes pondérés est un type particulier de codes-barres où le poids du produit est inclus dans le code. Cela veut dire qu’une partie du code-barre est chargé d’identifier l’article dans le fichier d’articles et la deuxième correspond au poids qui a été enregistré dans le code. La fonctionnalité des codes pondérés disponible dans la section Commerce/Entrepôt à partir du menu Configuration permet de définir la structure du code pondéré dans le cadre d’un préfixe donné. La définition de la structure du code pondéré permet une interprétation appropriée des données contenues dans le code d’un article par le système.

Par défaut, les codes pondérés conformes au standard EAN-13 (GS1 Pologne) avec les préfixes suivants : 25, 27 et 29 sont définis dans le système. La structure de ces codes est la suivante :

PPAAAAVWW.WWWK

Où :

• P – est un préfixe du code
• A – est un identifiant de l’article
• V – est un chiffre de contrôle du poids/prix
• W – est un poids en unités intégrales et décimales
• K – est un chiffre de contrôle du code

Un clic sur le bouton [Ajouter] fait ouvrir le formulaire d’ajout de la nouvelle structure du code pondéré avec les champs suivants à compléter :

• Préfixe – champ permettant de définir le préfixe du code pondéré de la plage de 20 à 29. Il est impossible d’ajouter deux codes pondérés avec le même préfixe.
• Actif – ce paramètre permet de définir si un code pondéré peut être utilisé dans le système.
• Standard – liste de sélection avec les valeurs du répertoire universel Classement des codes pondérés et la valeur Autre.
• Longueur de l’enregistrement – champ déterminant la longueur de la structure du code pondéré. La valeur du champ est chargée depuis le répertoire de classement des codes pondérés en fonction du standard du code sélectionné. Pour le standard Autre, il est possible de taper un nombre intégral quelconque.
• Type de code – champ déterminant le type de code pondéré

La section Éléments du code permet de définir la structure du code pondéré. L’utilisateur peut décider si un élément donné doit faire partie du code en le sélectionnant ou désélectionnant.

En fonction du centre/de l’entreprise, il peut s’avérer nécessaire de configurer différemment les documents tout en spécifiant le mode de leur fonctionnement sur la base de différents paramètres, schémas de numérotation ou disponibilité dans la structure d’entreprise.

Les documents peuvent être définis dans :

• l’onglet Documents permettant de modifier les types de documents disponible à partir de l’onglet Configuration → Structure d’entreprise → Entreprise → Documents.
• la Configuration → Documents → Types. Cependant, l’utilisateur a plus d’options de configuration des documents au niveau du centre de la structure mis en mode d’édition.

La configuration au niveau de l’entreprise permet en plus de gérer la disponibilité des séries, entrepôts, registres TVA et la visibilité des documents dans le cadre du centre donné.

Onglet Général

L’onglet Général comprend les informations de base sur le type de document et les paramètres supplémentaires relatifs à la configuration du document dans le cadre du centre/de l’entreprise donnée.

En fonction du type de document, cet onglet comprend les paramètres suivants divisés en sections :

Paramètres

• Code – code symbolisant le nom abrégé du type de document
• Nom – nom complet du type de document
• Groupe – groupe auquel appartient un type de document donné
• Inclure dans la période commerciale – décide si le type de document donné doit être soumis à la vérification dans le cadre des périodes commerciales.
• Exiger de préciser la cause d’annulation – décide s’il est obligatoire de spécifier la cause durant l’annulation du document
• État de stock des marchandises séparé pour chaque entrepôt – ce paramètre est disponible dans la définition du document ESM. Il décide si l’état de stock des marchandises sera présenté selon l’entrepôt

Chargement du taux de change

• Type de taux de change – détermine le type de taux de change de la devise qui sera chargé sur document
• Type de date – détermine la date depuis laquelle la valeur du taux de change doit être chargée
• Nombre de jours avant la date – ce champ permet de corriger le Type de date avec un nombre de jours défini

Paramètres de l’élément

• Précision du tarif – ce champ permet de définir la précision, à savoir le nombre de chiffres après la virgule, avec laquelle les prix seront saisis dans un document
• Contrôle : quantité x prix = montant – ce paramètre contrôle si la valeur d’un élément correspond au produit de cette formule
• Fusionner les éléments des commandes – une fois le paramètre est coché, les éléments des documents générés à partir des commandes seront regroupés s’ils sont conformes en matière de code, désignation, type de tarif, prix, unité, taux de TVA, valeurs des caractéristiques, emballage et employé.
• Fusionner les éléments des documents d’entrepôt – une fois le paramètre est coché, le système se comporte de la même manière que dans le cas du paramètre Fusionner les éléments des commandes mais cela concerne la génération à partir des documents d’entrepôt.
• Vérifier si les caractéristiques sont obligatoires – ce mécanisme vérifie s’il est obligatoire d’indiquer une caractéristique pour un lot étant un élément du document La détermination des caractéristiques obligatoires est réalisée aussi dans la fiche article dans l’onglet Paramètres.

Paramètres du document

• Confirmation du paiement – une fois ce paramètre coché, une fenêtre de confirmation du paiement permettant de générer une opération caisse/banque s’affiche lors de la validation du document
• Opérations non réglées – ce paramètre décide si les documents de ce type seront affichés sur la liste des opérations non réglées
• Générer automatiquement le document d’entrepôt avec le statut – ce paramètre décide si un document d’entrepôt avec un statut défini doit être généré lors de la validation du document commercial
• Date de sortie du document d’entrepôt – ce paramètre définit la date qui sera par défaut la date de vente sur le document commercial
• Date de vente à partir de plusieurs reçus – en cas de génération de la FC à partir de plusieurs reçus, le paramètre détermine la date qui sera considérée comme date de vente
• Générer automatiquement les factures TVA avec le statut – détermine le statut qui recevra la facture TVA générée pour FC/FAC et FA/FAA
• Générer les factures TVA pour les factures établies depuis les reçus dans le registre TVA – permet d’indiquer un registre TVA auquel les factures seront associées
• Autoriser la valeur négative de la facture finale – une fois ce paramètre coché, il est possible de déduire les montants des factures d’acompte qui dépassent le montant de la facture finale concernée
• Division du montant déduit entre les factures d’acompte – spécifie si le montant sera divisé selon la méthode FIFO ou LIFO
• Gestion des offres groupées – une fois coché, il est possible de calculer des offres groupées dans les documents et de décider si elles peuvent être ajoutées automatiquement lors de l’ajout d’un élément ou manuellement
• Correction positive des éléments – une fois coché, la quantité sur l’élément du correctif peut être supérieure à celle dans le document source
• Générer un document d’entrepôt à titre d’escompte – une fois ce paramètre coché, un document d’entrepôt est généré si un escompte a été spécifié dans FC/FA et le payeur a rempli ses conditions
• Contrôle de la marge minimale lors de la génération des documents – si ce paramètre est coché, le système vérifie lors de la génération des documents si les conditions de la marge minimale ont été remplies
• Réserver les ressources – le système va créer par défaut, lors de l’ajout ou l’augmentation de la quantité d’un article dans un document, la réservation pour la quantité indiquée tout en bloquant la vente de l’article provenant d’une livraison donnée
• Réserver les quantités – le système va créer, lors de l’ajout d’un article au document, la réservation pour la quantité indiquée sans bloquer la vente de l’article provenant d’une livraison donnée
• Exclure du traitement les éléments de la commande – permet d’exclure les éléments en conservant le montant d’origine ou en mettant à jour le montant de l’élément et de l’en-tête
• Modifier les éléments de la commande validée – si le paramètre est coché, il est possible d’ajouter, de supprimer et de modifier les éléments dans les commandes en cours de traitement et validées

Méthode de calcul de la TVA

• Méthode de calcul de la TVA – décide de la méthode de calcul de la TVA qui peut être calculée sur le montant HT ou TTC ou en fonction du statut du client
• Regroupement de la TVA – détermine les montants sur lesquels la TVA sera calculée, à savoir le total des éléments de TVA ou la TVA sur le montant total

Autres

• Coûts supplémentaires : algorithme – permet de sélectionner la méthode de division des coûts supplémentaires pour un élément dans un document
• Contrôle du plafond de crédit à la validation du document – ce paramètre détermine le comportement du système en cas de plafond de crédit dépassé du client
• Correction des éléments des offres groupées – permet de décider si le système doit autoriser, avertir ou bloquer les corrections des éléments appartenant aux offres groupées
• Période minimale obligatoire de la conservation – ce paramètre permet de définir la période durant laquelle les données à caractère personnel seront conservées

Onglet Diagramme

Cet onglet présente un schéma graphique avec les statuts des documents prévus pour un type de document donné. À partir de ce niveau, vous pouvez :

• définir la couleur du document en fonction de son statut Pour modifier le statut, il faut cliquer sur le statut donné (un rectangle) sur le diagramme et sélectionner l’option [Modifier] du groupe de boutons Statuts.
• modifier les droits au document – permet de définir les droits pour un groupe d’utilisateurs relatifs à l’exécution des opérations précises sur un type de document donné. Pour modifier les droits, il faut cliquer sur le droit donné (une flèche) sur le diagramme et sélectionner l’option [Modifier] du groupe de boutons Droits.

Onglet Séries

L’onglet Séries permet d’assigner une série donnée à un type de document. En conséquence, elle est mise à disposition et peut être utilisée dans le numérateur du document.

Lors de l’établissement du document, l’utilisateur aura la possibilité de sélectionner la série avec laquelle un document donné doit être établi.

Onglet Entrepôts

L’onglet Entrepôts est disponible pour la plupart des documents commerciaux et d’entrepôt. Dans cet onglet, l’utilisateur peut retirer et ajouter les entrepôts définis dans le système à un type de document. Cela peut être faite à l’aide des boutons [Ajouter] et [Retirer].

En outre, les paramètres suivants sont disponibles dans cet onglet :

• Opérations sur un entrepôt – si ce paramètre est coché, il est possible de charger les ressources d’un seul entrepôt lors de l’établissement des documents commerciaux L’entrepôt sélectionné sera affiché dans l’en-tête du document.
• Favoriser l’entrepôt par défaut – une fois ce paramètre coché, les ressources seront chargées en premier ordre de l’entrepôt par défaut lors de l’ajout d’un élément au document. Ce paramètre n’a de l’influence que sur les documents commerciaux car les opérations réalisées sur les documents d’entrepôt concernent toujours un seul entrepôt.
• Blocage des réservations automatiques – ce paramètre est décoché par défaut et peut être coché au moment quelconque du travail avec le système. Ce paramètre :
  • ne peut pas être coché si le paramètre Opérations sur un entrepôt est coché
  • ne peut pas être coché pour un entrepôt défini comme par défaut avec l’option Favoriser l’entrepôt par défaut cochée en même temps
  • ne peut pas être coché pour tous les entrepôts associés à la définition du document Il devait être possible de créer des réservations automatiques sur au moins un entrepôt.

Le fonctionnement du paramètre est décrit dans l’article Blocage des réservations automatiques.

Onglet Visibilité

L’onglet Visibilité permet à l’utilisateur de gérer la visibilité des documents de type donné entre les centres.

Le document établi par un centre donné :

• est affiché dans tous les centres supérieurs dans la branche donnée de la structure.
• n’est pas affiché dans tous les centres subordonnés dans la branche donnée et dans les centres équivalents.

Onglet Schémas de numérotation

L’onglet Schémas de numérotation permet d’assigner plusieurs numérateurs à un type de document donné et décide lequel d’entre eux sera le schéma de numérotation par défaut. Pour un type de document, un seul schéma de numérotation par défaut peut être défini.

Un clic sur le bouton [Ajouter] dans le groupe de boutons Numérateur permet à l’utilisateur d’indiquer à partir de la liste un schéma de numérotation qui doit être assigné à un type de document. L’ajout d’un schéma sélectionné est possible à condition que le schéma soit assigné au type de document donné dans le menu Configuration → Documents → Types.

La colonne Numérotation par date permet de déterminer la date transmise au numérateur assigné à un type de document. La valeur dans cette colonne ne peut être modifiée que dans la société mère.

Onglet Registres TVA

À partir de cet onglet, il est possible d’assigner des registres TVA au type de document donné. Pour assigner des registres TVA, cliquez sur le bouton [Ajouter] et sélectionnez un registre TVA souhaité à partir de la liste des registres disponibles. Pour retirer un registre, sélectionnez-le sur la liste et cliquez sur le bouton [Retirer].

L’utilisateur peut définir un registre par défaut pour un type de document en cochant la case Par défaut.

Dans l’onglet Autres droits, vous pouvez accorder aux différents groupes d’opérateurs les droits relatifs à la réalisation des opérations dans les modules donnés du système.

Cet onglet avec les droits sous forme d’une liste est disponible dans la Configuration → Structure d’entreprise → Groupes d’opérateurs → groupe d’opérateurs mis en mode d’édition → onglet Autres droits.

La liste affiche le nom et le module du droit. Le paramètre Actif indique si le droit donné est accordé à un groupe d’opérateurs.

Voici les droits dans le module Commerce/Entrepôt :

• Création des documents de correction manuels
• Modification des éléments de la commande validée
• Exclure du traitement les éléments de la commande
• Modification des plafonds de crédit
• Modification du statut de la livraison
• Modification du statut de paiement
• Modification du motif de l’exonération fiscale dans les documents validés/comptabilisés
• Inventaire – Libérer les réservations
• Inventaire – Blocage des articles
• Panneau de changement des livraisons
• Changement de livraison dans les documents validés
• Réservation manuelle des ressources
• Quantité dans les commandes client
• Accès aux remises à partir d’un autre objet
• Détermination du coût de revient des ventes
• Modification de l’adresse dans le document
• Blocage du prix net si le prix de base est égal à 0
• Modification du prix de base
• Générer les correctifs de coût de réparation
• Accès à la structure des remises
• Clôture des périodes d’opérations commerciales
• Accès aux tarifs d’achat

• Rupture – quantité (en unité de base) pour laquelle un document de vente (FC, R) a été établi mais qui n’est pas disponible en stock.
• Quantité – quantité de l’article en stock résultant de documents d’entrepôt validés saisis dans le système
• Quantité disponible – quantité qui résulte de la différence entre la colonne Quantité et la colonne En attente de livraison. Les réservations des ressources, les réservations quantitatives et les réservations sans ressources (non bloquantes) sont prises en compte.
• Lot – regroupe les ressources avec les mêmes combinaisons de caractéristiques.
• Précision – précision avec laquelle l’unité donnée est enregistrée, à savoir le nombre de chiffres après la virgule avec lequel elle est recalculée dans le système.
• Réservations sans ressources (non bloquantes) – réservations qui ne bloquent pas pour la vente la quantité d’un article spécifiée dans le sous-élément.
• Réservation des ressources – réservations qui bloquent pour la vente la quantité d’un article spécifiée dans un sous-élément provenant d’une livraison donnée.
• Réservations quantitatives – réservations qui bloquent pour la vente la quantité d’un article spécifiée dans un sous-élément provenant d’une livraison donnée.
• En attente de réception – quantité de l’article commandé en unité de base qui résulte des documents d’achat/d’entrée en stock (FA, COMF non validées ou validées, COMI envoyés et REC, PROF, ME+ non validés) et des correctifs de la quantité des documents d’entrepôt de vente (CQLIV, CQPERT non validés) et qui n’est pas encore disponible en vente.
• Ressource (livraison) – indique la quantité disponible et la valeur d’un article défini par un ensemble de caractéristiques et provenant d’un sous-élément du document source.