Modes de paiement

Les entreprises ont des caisses, des comptes bancaires. Elles réalisent et acceptent des paiements avec des cartes de crédit. Chacun de ces éléments doit posséder la comptabilité distincte relative aux recettes et dépenses. Pour cela, l’objet nommé Modes de paiement a été mis en œuvre dans Comarch ERP Standard.

Liste des modes de paiement

La liste des modes de paiement est disponible dans le menu Configuration → Finances sous le bouton [Modes de paiement]. Par défaut, les modes de paiement suivants sont définis dans le système : Propre bon d’achat, Bon d’achat externe, Espèces, Banque, Mixte.

La liste est dotée des boutons standards qui sont décrits dans l’article Boutons standards.

Liste des modes de paiement

Attention
En version française du système, il est impossible d’indiquer le mode de paiement de type Chèque.

Attention
À partir de la Configuration -> Structure d’entreprise -> Disponibilité des objets -> panneau Modes de paiement, les paramètres de configuration relatifs aux modes de paiement sont disponibles pour les différents centres de la structure d’entreprise. Les paramètres mentionnés sont décrits dans l’article Disponibilité des objets.

Définir un nouveau mode de paiement

L’utilisateur peut définir ses propres modes de paiement. Pour cela, cliquez sur le bouton [Ajouter] dans le menu Liste. Un nouvel élément apparaît sur la liste où les données suivantes doivent être remplies :

  • Nom – le nom du mode de paiement doit être unique et peut contenir au maximum 200 caractères
  • Type – sélectionné à partir de la liste déroulante, prédéfinie Voici les valeurs disponibles : Espèces, Banque, Mixte, Propre bon d’achat, Bon d’achat externe
  • Actif – ce paramètre active ou désactive un mode de paiement dans le système Il est coché par défaut avec la possibilité de modification.

Attention
Les modes de paiement tels que Propre bon d’achat et Bon d’achat externe sont inactifs par défaut. Pour pouvoir sélectionner les bons d’achat en tant que mode de paiement, il faut les activer dans la Configuration -> Structure d’entreprise -> Disponibilité des objets -> Modes de paiement. En outre, pour régler les dettes et les créances à l’aide des paiements par bon d’achat il faut cocher les paramètres Vente et Achat.



Format d’échange

Les formats d’échange sont utilisés lors de l’import des relevés bancaires et l’export des fichiers de virements vers la banque.

Le système met à votre disposition plusieurs formats prédéfinis pour l’import des relevés bancaires et deux formats de type Web service qui servent à échanger directement les données entre la banque et le système à l’aide des services réseaux. Ils ne peuvent pas être ni modifiés ni supprimés.Après avoir cliqué sur Configuration → Finances → Formats d’échange, la liste des formats d’échange définis s’ouvre.

Attention
Les formats de type Web service sont disponibles uniquement si le paramètre Échange de données à l’aide de Web Service ING Bank Slaski est coché dans la définition du centre de type Entreprise.

Liste des formats d’échange

La liste est dotée des boutons standards qui sont décrits dans l’article Boutons standards et des options suivantes :

  • [Importer] – permet d’importer les formats depuis le fichier .xml
  • [Exporter] – permet d’exporter les formats sélectionnés vers un fichier .xml

La liste des formats regroupe les colonnes suivantes : Nom, Type, Extension du fichier, Genre, Description. La colonne Type prend la valeur Prédéfini pour le format fourni avec l’installation du système. Le paramètre Uniquement actif est disponible sur la liste. Il permet de limiter la liste des formats uniquement aux éléments actifs.

Définir un nouveau format d’échange

Pour ajouter un nouveau format d’échange, cliquez sur le bouton [Ajouter] dans le groupe de boutons Liste.

Formulaire du format d’échange

Le formulaire du format d’échange se compose des éléments suivants :

  • Nom
  • Description
  • Type
    • Définissable – option par défaut, format défini manuellement par l’utilisateur
    • Spécial – une fois ce type sélectionné, le champ Composant devient actif où il est nécessaire d’indiquer un fichier dll qui prend en charge le format donné
  • Genre
    • Import – format dédié à l’import des fichiers qui contiennent des relevés bancaires
    • Export – format dédié à l’export des fichiers qui contiennent des virements bancaires
  • Format de la date – format de la date sélectionné à partir de la liste prédéfinie
  • Encodage – format d’encodage des caractères sélectionné à partir de la liste prédéfinie
  • Composant – champ actif uniquement pour le format de type Spécial. Il sert à indiquer le chemin au fichier dll qui prend en charge le format donné
  • Actif – paramètre coché par défaut, il détermine la possibilité d’utiliser le format donné lors de l’import/l’export des fichiers
  • Extension de fichier – extension du fichier importé/exporté
  • Signe du séparateur de champs – signe qui sépare les différents champs dans le fichier. Si cette case est cochée, il est possible de définir la méthode de séparation des champs (Entrée, Tabulation ou Autre)
  • Signe du séparateur de lignes – signe de séparation de ligne (le plus souvent, c’est le point-virgule)
  • Signe de limitation de texte – signe qui sépare les mots dans un fichier
  • Signe de décimale – signe qui sépare les décimales du montant
  • Signe de séparateur de milliers – signe de regroupement des chiffres
  • (Changer dans le texte) Signe de limitation de texte à: – vous pouvez remplacer le signe qui sépare des mots suivants dans le fichier par un autre
  • (Changer dans le texte) Minuscules en majuscules
  • (Nombre de lignes) En-tête – spécifie le nombre de lignes au-dessus des lignes de la transaction qui doivent être ignorées durant le chargement du fichier importé. Le paramètre concerne uniquement le format de genre Import.
  • (Nombre de lignes) Pieds de page – spécifie le nombre de lignes au-dessous des lignes de la transaction qui seront ignorées durant le chargement du fichier importé. Le paramètre concerne uniquement le format de genre Import.

Attention
En cas de création du format d’échange pour l’export, ASCII sans caractères spéciaux permet l’encodage des lettres dans le système sans caractères polonais. Cet encodage enregistre les caractères dans le format ASCII en omettant les caractères spéciaux au préalable.

  • Types de champs – permettent à l’utilisateur de sélectionner et de définir l’ordre des champs présents sur les relevés bancaires – seuls les champs visibles sur un format d’échange donné doivent y être insérés.

Attention
Le champ À titre de – numéros des documents charge le numéro de référence du paiement ou le numéro système du document si le numéro de référence n’est pas disponible. Le champ À titre de – numéros système des documents charge toujours le numéro système du document et le champ À titre de – numéros système et montants des documents charge le numéro système et le montant du paiement.

Attention
Durant l’export des virements, le système transfère par défaut 50 caractères au maximum vers le fichier généré dans les champs À titre de, À titre de – numéros des documents, À titre de – numéros et montants des documents, À titre de – numéros système des documents, À titre de – numéros système et montants des documents. Pour changer cette définition, veuillez mettre en mode d’édition le champ À titre de dans la fenêtre du format d’échange donné et saisissez une le nombre préféré dans la section Largeur.

Attention
Les paiements avec le paramètre Paiement fractionné de la TVA peuvent être exportés à l’aide du même format d’échange que les paiements standards mais il peut s’avérer nécessaire de le modifier. Pour en savoir plus sur ce sujet, reportez-vous à l’article Gestion du paiement fractionné lors de l’export des ordres de virement et l’import des relevés bancaires.



Numérotation des documents dans le module Finances

Les numéros des documents sont attribués dans le module Finances conformément aux règles suivantes :

  • Lors de l’ajout d’un nouveau document, l’option Auto est affichée dans le numérateur avec un élément Numéro.

Option AUTO durant l’ajout d’un nouveau document

  • Après l’enregistrement manuel ou automatique du document (p.ex. l’enregistrement automatique de l’opération c/b via la liaison au paiement dans l’onglet Règlements) le système lui attribue un numéro concret. C’est le premier numéro libre conformément à la date utilisée dans le numérateur d’un type de document.
  • Vous pouvez utiliser le numéro libre tout en le sélectionnant de manière manuelle dans le numérateur (champ avec le numéro). Pour que cela soit possible, vous devez avoir le droit à l’utilisation du numéro libre (Configuration → Structure d’entreprise → Groupes d’opérateurs → Autres droits → Utilisation du numéro libre du document).

Sélection manuelle du numéro libre

Attention
Après la sélection du numéro libre dans le numérateur du document, il est impossible de fermer le document sans enregistrer les modifications.

Le numéro sélectionné du document est aussi automatiquement enregistré en cas de fermeture de tout le système Comarch ERP Standard.

  • Lors de la modification du document, après le changement de la date du document ou de l’élément p.ex., du registre caisse/banque qui affecte directement le numéro, le système suggère automatiquement le premier numéro libre pour la date du document donné. Vous pouvez le changer s’il existe plusieurs numéros libres pour la date spécifiée. Le nouveau numéro système est automatiquement enregistré et le numéro précédent est libéré (il peut être utilisé dans un autre document). Vous ne pouvez pas fermer le document sans l’enregistrer.
  • La numérotation des opérations c/b créées automatiquement lors de la validation et règlement du document dépend du paramètre Numérotation automatique par défaut. Pour en savoir plus sur ce sujet, reportez-vous à l’article Paramètres de configuration liés aux opérations caisse/banque. Le numéro du document peut être modifié jusqu’à la validation du document.