Vous pouvez configurer les paramètres comptables principaux à partir du Système → Configuration → Comptabilité. Les paramètres comptables définis dans la configuration du système portent sur toute la structure de l’entreprise.

Les paramètres liés au module comptable sont divisés en groupes suivants :

Paramètres généraux

• Abréviation pour Débit – Possibilité de définir le nom du côté gauche du compte comptable.
• Abréviation pour Crédit – Possibilité de définir le nom du côté droit du compte comptable.
• Préfixe du symbole du document non validé – Possibilité de définir un préfixe du document non validé.
• Indication des comptes dans une écriture définitive
  • Au choix – les écritures définitives peuvent être introduites avec ou sans compte de contrepartie.
  • Partie simple – les écritures définitives peuvent être introduites uniquement d’un seul côté du compte.
  • Partie double – les écritures définitives peuvent être introduites uniquement de deux côtés du compte.
• Introduction des écritures définitives négatives – Suite à la sélection de cette option, le système permet d’introduire des écritures définitives négatives dans des ordres de comptabilisation. Il est préféré de décocher cette option pour les entreprises qui fonctionnent sur le territoire des États-Unis.

• Écriture de contre-passation – Suite à la sélection de cette option, les écritures définitives seront créées au montant positif sur les côtés opposés aux côtés de l’écriture corrigée durant la suppression de l’écriture comptable validée. Si ce paramètre est décoché, le système créé les écritures définitives au montant négatif du même côté que l’écriture corrigée.
• Comptabilisation collective – Ce paramètre est disponible dans la version française et espagnole du système. S’il est coché, une écriture comptable collective est générée lors de la comptabilisation collective de plusieurs documents.
• Numérotation des registres TVA – Le paramètre décide de la numérotation des documents dans les registres TVA (N°). Deux options de numérotation sont disponibles : Mensuelle et Annuelle.
• Symbole du schéma comptable pour la différence – Le paramètre est disponible dans la version française et anglaise du système. Il sert à assigner un schéma comptable pour la différence affichée dans le formulaire de règlement avec une banque par la saisie du symbole d’un schéma défini au préalable .
• Symbole du schéma comptable pour les commissions bancaires – Le paramètre est disponible dans la version française et anglaise du système. Il sert à assigner un schéma comptable aux commissions bancaires par la saisie du symbole d’un schéma défini au préalable.
• Symbole du schéma comptable pour les intérêts dus – Le paramètre est disponible dans la version française et anglaise du système. Il sert à assigner un schéma comptable aux intérêts dus par la saisie du symbole d’un schéma défini au préalable .
• Contrôle du cycle d’imputation – Le paramètre décide de la disponibilité des fonctionnalités liées au contrôle du cycle d’imputation. Le paramètre est coché par défaut dans la base polonaise. Vous trouverez la description du contrôle du cycle d’imputation dans la catégorie Contrôle du cycle d’imputation.
• Génération des factures TVA dans le registre pour les factures établies à partir des reçus – Le paramètre est disponible dans la version polonaise du système. Il permet de décider si la facture TVA (ou correctif de la facture TVA) sera créée dans le registre TVA de vente au moment de valider la facture (ou ses correctifs) générée à partir du reçu.
• Générer des factures TVA dans le registre pour des factures simplifiées – Le paramètre est disponible dans la version polonaise du système. Il permet de décider si la facture TVA de vente/correctif de la facture TVA de vente sera créée au moment de valider le reçu/le correctif du reçu étant la facture simplifiée.

Périodes comptables

• Durée maximale de la période comptable – nombre de mois – Cette option permet de définir le nombre maximal de mois qui constituent la période comptable. Dans la version française et polonaise, ce sont 23 mois qui ne peuvent pas être modifiés et dans la version espagnole – 12 mois.
• Périodes comptables sans lacunes temporelles – En version française, ce paramètre est coché par défaut et ne peut pas être décoché. Si le paramètre est coché :
  • la date de clôture de la période comptable précédente est vérifiée lors de la définition des périodes comptables. Le système définit comme la date d’ouverture le jour suivant après la date de clôture
  • le système vérifie lorsque vous modifiez des périodes comptables et tentez de modifier la date de clôture s’il existe la période comptable suivante. Si oui, la possibilité de modifier la date de clôture est bloquée.

Si le paramètre est décoché, vous pouvez définir la date d’ouverture quelconque de la période suivante lors de la définition des périodes comptables.

• Uniquement deux périodes comptables ouvertes – En version française, ce paramètre est coché par défaut et ne peut pas être décoché. Si la base de données comprend plus de deux périodes comptables ouvertes ou les périodes comptables ouvertes ne sont pas consécutives, vous ne pourrez pas cocher ce paramètre. Durant la définition de la période comptable :
  • si le paramètre est coché, le système vérifie lors de la définition des périodes comptables le nombre de périodes comptables ouvertes. Si la première période n’est pas validée, vous ne pourrez pas ajouter la troisième période comptable consécutive.
  • si le paramètre est décoché, vous pouvez définir lors de la définition des périodes comptables, le nombre quelconque de périodes comptables ouvertes.

Plan comptable

• Comptes en devises ajoutés en tant que sous-comptes analytiques – Une fois cette option est cochée, le système permet de créer des comptes en devises en tant que sous-comptes analytiques pour les comptes auxiliaires des entités. En cas de comptabilisation d’un document donné avec un schéma comptable, il est nécessaire de cocher le paramètre Comptabilisation en devises. Ce paramètre concerne aussi la création automatique d’un compte durant la comptabilisation avec un schéma.

Le plan comptable acquiert l’apparence suivante :

Si le paramètre est décoché, l’apparence du plan comptable dans la même situation se présentera de manière suivante :

• Ajout des comptes synthétiques auxiliaires – Le paramètre est disponible dans la version allemande du système. Si cette option est cochée, vous pouvez définir un compte synthétique auxiliaire.
• Contrôle de la numérotation des comptes
  • Pas de contrôle – le contrôle de la numérotation des comptes est inactif. Durant la création et la conversion de la base de données, le contrôle de la numérotation des comptes est désactivé par défaut.
  • Avertissement – durant l’enregistrement d’un compte qui ne répond pas aux conditions spécifiées dans le schéma de numérotation affecté, le système affiche le message approprié mais permet d’enregistrer un tel compte.
  • Blocage – le système ne permet pas d’enregistrer le compte qui ne répond pas aux conditions spécifiées dans le schéma de numérotation assigné.
• Afficher le nom du compte dans l’info-bulle – Permet de spécifier le mode d’affichage du nom du compte indiqué dans sur les objets ou sur les listes. Vous pouvez sélectionner l’une de deux options :
  • Compte en cours – le nom du compte en cours indiqué sur l’objet ou sur la liste est affiché
  • Chemin complet du nom du compte – le chemin complet du nom du compte est affiché alors les noms de tous les comptes supérieurs par rapport au compte indiqué et le nom du compte donné commençant par nom du compte du niveau le plus bas.

Attention

Les définitions relatives au mode d’affichage du plan comptable sont mises en œuvre après la nouvelle connexion au système.

Description analytique

• Modifier les documents comptabilisés – Si le paramètre est coché, il est possible de modifier la description analytique dans les documents comptabilisés. Ce paramètre est décoché par défaut. Vous pouvez le cocher au moment quelconque du travail avec le système.
• Permettre de définir la description pour les éléments à montant nul – Si le paramètre est coché, il est possible d’enregistrer un élément à montant nul de la description analytique. Le paramètre est décoché par défaut. L’utilisateur peut le cocher à n’importe quel moment du travail avec le système.

Règles de numérotation des documents dans le module comptable :

• Lors de l’ajout d’un nouveau document, l’option AUTO est affichée dans le numérateur avec la section Numéro

• C’est après l’enregistrement manuel ou automatique du document (par exemple, après être passé à l’onglet Paiements des factures TVA) que le système lui attribue un numéro donné. C’est le premier numéro libre conformément à la date utilisée dans le numérateur d’un type de document (documents TVA – date d’enregistrement, notes comptables et ordres de comptabilisation – date d’émission).
• Vous pouvez utiliser le numéro libre en le choisissant manuellement dans le numérateur dans la section avec le numéro à condition d’avoir le droit d’utilisation du numéro libre du document (Configuration → Structure d’entreprise → Groupes d’opérateurs → Autres droits : Utilisation du numéro libre du document)

Attention

Si vous choisissez le numéro libre dans le numérateur du document, le document doit être enregistré. Sinon, le système va afficher un message approprié.

Le numéro sélectionné du document est également enregistré automatiquement en cas de fermeture du système

• Après la modification du document, de la date du document ou d’un élément comme, par exemple, le registre TVA qui affecte directement le numéro, le système suggère automatiquement le premier numéro libre pour la date de ce document. Vous pouvez le modifier s’il existe plusieurs numéros libres pour la date concernée. Le nouveau numéro système est enregistré automatiquement et le numéro précédent est libéré (il peut être utilisé dans un autre document). Vous ne pouvez pas fermer le document et le message suivant s’affiche : « Erreur : Impossible de fermer le document. Le document doit être enregistré. »

 

• Le numéro du document ne peut être modifié que jusqu’à la validation du document.

Le système permet la clôture des écritures comptables :

• pour une période comptable entière
• pour une période comptable partielle – option Clore jusqu’au
• dans le cadre des journaux spécifiés

La fonctionnalité de clôture des journaux n’est disponible que si la case Numérotation dans le journal uniquement est cochée dans le formulaire de la période comptable. Elle est étroitement liée à la période comptable donnée.

Le paramètre Clôture des journaux est affiché dans le formulaire de la période si l’opérateur possède le droit à la clôture des périodes comptables (Configuration → Structure d’entreprise → Groupes d’opérateurs → Autres droits → Clôture des périodes comptables). Si au moins l’un des journaux est fermé, il est impossible de décocher le paramètre donné.

Les journaux comptables partiels peuvent être fermés de deux niveaux :

• Configuration → Comptabilité → Périodes comptables → modification d’un journal

Exemple

L’utilisateur définit dans le journal le statut Clos provisoirement au 28/02/2019 (journal clos provisoirement pour 28/02/2019) et essaye ensuite de changer le statut en Accepté pour 15/01/2019. Cela n’est pas possible.

L’utilisateur définit dans le journal le statut Clos provisoirement au 28/02/2019 (journal clos provisoirement pour 28/02/2019) et essaye ensuite de changer le statut en Clos provisoirement pour 31/03/2019. Cela est possible.

L’utilisateur définit dans le journal le statut Clos provisoirement au 28/02/2019 (journal clos provisoirement pour 28/02/2019) et essaye ensuite de changer le statut en Clos définitivement pour 31/01/2019. Cela est possible.

• Comptabilité → Liste des écritures → [Clore le journal]

Une fois la case Clôture des journaux cochée, le bouton [Clore le journal] s’affiche dans le menu principal de la liste des écritures.

Si l’option Tous est choisie dans le champ du filtre Journal, le bouton [Clore le journal] dans le menu supérieur permet la clôture de tous les journaux. S’il n’est pas possible de clore un journal (à cause des écritures dans le brouillon), les journaux qui peuvent être clos sont clos et une information sur les journaux qui ne le sont pas s’affiche. Il est à noter que vous ne pouvez pas supprimer un journal clos définitivement.

Exemple

Si vous avez clos au moins un journal avec le statut Clos provisoirement jusqu’à la date spécifiée et si vous essayez à la modification suivante de clore tous les journaux jusqu’à la date antérieure, cela n’est pas possible. Le changement de statut en Clos provisoirement est possible pour la date postérieure à la date de dernière clôture et postérieure à la date de dernière clôture de l’un des journaux au moins.

Si vous avez clos au moins un journal avec le statut Clos définitivement jusqu’à la date spécifiée et si vous essayez à la modification suivante de clore tous les journaux jusqu’à la date antérieure, cela n’est pas possible. Le changement de statut en Clos définitivement est possible avec la date postérieure à la date de dernière clôture.

Il existe deux statuts pour la clôture des écritures comptables dans un journal :

• Clos provisoirement – l’utilisateur avec les droits de clore des périodes comptables peut ajouter, modifier, supprimer, valider, contre-passer et renuméroter les écritures comptables dans le cadre des journaux clos provisoirement. Les opérateurs qui n’ont pas de ce droit peuvent uniquement renuméroter les écritures comptables et déplacer les écritures au grand livre et les contre-passer avec la date de comptabilisation égale à la date de clôture.
• Clos définitivement – ce statut équivaut à la clôture définitive des écritures dans un journal donné. Tous les opérateurs sans tenir compte des droits à la clôture des périodes, ne peuvent pas ajouter, modifier, supprimer, déplacer au grand livre et contre-passer, renuméroter les écritures comptables.

Si vous cochez la case Clore jusqu’au, le système définit automatiquement le statut par défaut Clos provisoirement avec la possibilité de sélectionner le statut Clos définitivement.

Attention

Vous ne pouvez pas revenir au statut Ouvert si le journal est déjà clos définitivement.

L’option de la clôture des périodes comptables ou des périodes comptables partielles prévaut à l’option Clôture des journaux. Si vous cochez la case Clôture des journaux pour une période comptable spécifiée, l’option de clôture des périodes comptables partielles va fonctionner comme la validation de tous les journaux jusqu’à la date de clôture de la période partielle (statut Clos définitivement dans tous les journaux). La clôture d’une période fait valider tous les journaux jusqu’au dernier jour de la période comptable.

Si un journal est clos avec une date postérieure à la date de clôture d’une période partielle, la date de clôture ne sera pas réglée à la date antérieure. Dans ce cas, la date de clôture n’est pas mise à jour.

Si le paramètre Lier les périodes commerciales aux périodes comptables est coché dans la fenêtre de configuration Système → Configuration → Commerce et entrepôts, l’opérateur qui souhaite clore les journaux doit disposer des droits pour clore les périodes d’opérations commerciales qu’il faut lui accorder dans la Configuration → Structure d’entreprise → Groupes d’opérateurs → Autres droits → Clôture des périodes d’opérations commerciales).

Les journaux sont des rapports chronologiques des événements (jour après jour) qui ont eu lieu dans une période comptable donnée conformément à l’ordre des écritures relatives aux opérations comptables. L’ensemble de données ainsi créé a pour vocation de reproduire de manière continue et performante l’exactitude et la conformité des opérations comptables rassemblées dans les livres comptables dans un mois donné et dans une période d’exercice.

Il est possible de tenir plusieurs journaux partiels en parallèle dans la même période comptable dont chacun regroupe les opérations de même type, par exemple, les opérations de vente. Chaque journal possède une numérotation indépendante.

Les écritures comptables peuvent être ajoutées au journal manuellement ou automatiquement suite à la comptabilisation des documents ou à l’ajout du solde d’ouverture (écritures dans le journal *SO* prédéfini).

Pour une période comptable donnée, l’ensemble de journaux constitue le Grand livre où se trouvent toutes les écritures comptables pour cette période.

Pour définir un journal partiel, choisissez dans le menu Configuration → Comptabilité → Périodes comptables la période comptable et appuyez sur le bouton [Ajouter] situé dans le groupe de boutons Journaux.

Dans le tableau à droite intitulé Journaux, une ligne supplémentaire permettant de taper le nom et le symbole du journal apparaît. Ensuite, cliquez sur le bouton [Enregistrer].

Au niveau de la Configuration → Structure d’entreprise → Disponibilité des objets, l’utilisateur peut gérer la disponibilité des journaux dans les centres de l’entreprise donnée. Cela a été décrit en détail dans l’article Disponibilité des objets – Objets.

La période comptable est une période qui donne lieu à la présentation des états financiers dans les conditions prévues par les dispositions de droits. Cela peut être une année calendaire ou autre période appliquée aussi à des raisons fiscales. La période comptable ou ses modifications est fixée par l’acte constitutif ou les statuts selon lesquels l’unité donnée a été créée. Si l’unité donnée a commencé l’activité économique dans le second semestre de l’exercice adopté, des rapports annuels et des états financiers pour cette période peuvent être liés aux rapports annuels et aux états financiers de l’exercice suivant.

Dans la structure de plusieurs entreprises, chacune des entreprises possède son propre période comptable avec des périodes partielles. Par contre, chaque période comptable a son propre plan comptable, les journaux partiels et le grand livre. Comme dans le cas des autres objets comptables, la période comptable ajouté pour un centre de type Entreprise est héritée par tous les centres subordonnés à cette entreprise.

La liste des périodes comptables est disponible dans la Configuration → Comptabilité sous le bouton [Périodes comptables].

Ajouter la période comptable

Vous pouvez définir une période comptable de manières suivantes :

• cliquer sur le bouton [Ajouter une période comptable] qui permet d’ajouter une période directement dans le tableau. L’utilisateur doit remplir le champ Symbole. Les champs Du/Au sont remplis automatiquement avec la possibilité de leur modification. Il n’est pas obligatoire que la période comptable dure 12 mois (coïncide avec l’année civile). Si nécessaire, la durée de la période peut dépasser 12 mois ou être plus courte qu’un mois. Dans la version française et polonaise du système, la période comptable peut durer 23 mois au maximum.
• cliquer sur le bouton [Ajouter à l’aide d’un formulaire] – après avoir sélectionné l’option donnée, le formulaire d’une nouvelle période comptable d’ouvre

Le formulaire se compose des champs suivants :

Section Par défaut

• Symbole – champ obligatoire permettant de saisir jusqu’à cinquante caractères (lettres ou chiffres) qui servent à identifier les différentes périodes. Le symbole doit avoir une valeur unique au sein de l’entreprise donnée.

Attention

Il est impossible d’ajouter plusieurs périodes comptables avec le même symbole au sein d’une entreprise.

• Date d’ouverture – repère temporel de la période comptable. Vous pouvez taper la date manuellement ou la saisir à l’aide d’un calendrier intégré qui s’affiche après avoir cliqué sur la flèche. La date est visible dans la colonne Du sur la liste des périodes comptables.
• Durée (en mois) – champ permet de spécifier la durée de la période comptable avec une précision de mois, p.ex., si vous sélectionnez la date d’ouverture 01/01/2019 et la durée de 6 mois, le système affichera automatiquement dans le champ Date de clôture la date grisée (sans possibilité de la modifier) 30/06/2019. La valeur maximale à sélectionner est définie par le paramètre Durée maximale de la période comptable – nombre de mois qui est disponible depuis le Système → Configuration → Comptabilité → Périodes comptables. Dans la version française et polonaise, ce sont 23 mois qui ne peuvent pas être modifiés et dans la version espagnole – 12 mois. La durée minimale de la période comptable c’est 1 mois. Vous pouvez saisir le nombre de mois manuellement ou à l’aide des flèches « haut-bas ».
• Date de clôture – champ permet de spécifier la date de clôture de la période comptable. Vous pouvez utiliser ce champ lorsque les mois pendant lesquels dure la période comptable ne sont pas complets, p.ex., 2 mois et 2 jours. Vous pouvez saisir la date manuellement ou la sélectionner dans le calendrier intégré. La date est visible dans la colonne Au sur la liste des périodes comptables. Une fois vous ajoutez une période comptable, le système active automatiquement le champ Durée (en mois) et le champ Date de clôture est grisé (ne peut pas être modifié) mais vous pouvez l’activer en cliquant sur la case.
• Close – le paramètre est visible si l’utilisateur a le droit à la clôture des périodes comptables. S’il est coché, cela signifie que la période comptable est déjà close. Il est impossible d’ajouter des journaux, des opérations comptables et la période n’est pas soumise à la modification. La période comptable ne se ferme pas automatiquement après avoir dépassé la date de clôture. La période doit être fermée par l’utilisateur. Vous trouverez la description détaillée de la clôture de la période comptable dans l’article Clôture de la période comptable.

Section Journaux

Attention

Les paramètres relatifs à la numérotation des journaux peuvent être modifiés jusqu’à l’ajout de la première écriture comptable dans la période comptable donnée.

• Numérotation dans le journal uniquement – vous renoncez au numéro dans le Grand livre et la numérotation est effectuée uniquement dans le journal. Cela permet de fermer des écritures comptables dans les journaux concrets. Vous trouverez des informations détaillées dans l’article Numérotation des écritures comptables.
• Clôture des journaux – paramètre n’est disponible que si la case Numérotation dans le journal uniquement est cochée. Vous trouverez des informations détaillées dans l’article Clôture des journaux.
• Numérotation des journaux – les écritures comptables peuvent avoir la numérotation annuelle ou mensuelles. Vous trouverez la description détaillée dans l’article Numérotation des écritures comptables. La numérotation mensuelle permet à l’utilisateur de saisir des écritures comptables dans un mois déjà fermé si la validation des écritures dans les mois suivants a déjà commencé. La case cochée entraîne l’ajout de deux nouvelles sections aux numéros :
  • Année calendaire – ceci est indispensable étant donné la période comptable non standard et la nécessité de conserver l’unicité des numéros. Dans le cas contraire, les mêmes numéros pourraient être dupliqués dans le même mois de l’année calendaire suivante.
  • Mois
• Journal par défaut – journal défini par l’utilisateur comme par défaut. Lors de l’ajout de la première période comptable, le journal prédéfini est suggéré comme journal par défaut. L’utilisateur peut le modifier après avoir défini les journaux dans le système. Le journal indiqué comme par défaut est défini par défaut lors de l’ajout de la note comptable, de l’écriture comptable manuelle ou du schéma comptable.

Section Écritures définitives de compensation

• Grand livre – journal des comptabilisations où les écritures définitives de compensation sont ajoutées
• Date de comptabilisation – date avec laquelle l’écriture définitive de compensation est enregistrée dans les livres comptables. Vous avez les dates suivantes au choix : Écriture définitive ultérieure ou Système
• Description – permet de saisir une description plus détaillée. Elle est affichée dans la liste des périodes comptables.

Période comptable en cours

Après avoir spécifié les paramètres dans le formulaire de la période comptable, vous pouvez l’enregistrer à l’aide du bouton [Enregistrer] dans le menu Période comptable et la définir comme actuelle.

Si en enregistrant une nouvelle période, l’utilisateur ne la définit pas comme actuelle, il peut le faire plus tard. Pour cela, il faut sélectionner la période dans la liste des périodes comptables (en la cliquant avec le bouton gauche de la souris) et appuyer sur le bouton [Définir comme actuelle]. La période définie comme actuelle est affichée dans la liste en caractères gras. Dans le système, une seule période peut être définie comme actuelle mais cela ne peut pas être une période fermée.

Attention

Pour définir une période comptable comme actuelle, il faut que tous les autres onglets soient fermés. Sinon, le système va afficher un message approprié et ensuite, il permettra à l’utilisateur de décider de la fermeture des onglets.

La période comptable est définie en tant que période en cours pour l’opérateur donné. Cela signifie que chaque opérateur peut avoir une autre période définie en tant que période en cours.

Attention

L’utilisateur peut aussi définir la période comptable en cours à partir du Système → Périodes comptables. Dans ce cas, elle est définie comme période en cours uniquement pour la durée de la session.

Mise à jour des objets comptables

Une fois vous enregistrez la période comptable, le système affiche une question si vous souhaitez transférer le plan comptable, les schémas de numérotation des comptes, les cycles d’imputation, les journaux et les schémas comptables de la période comptable précédente.

L’utilisateur peut aussi transférer plus tard les objets mentionnés ci-dessus de la période comptable précédente après avoir sélectionné les boutons décrits ci-après qui sont disponibles dans la section Mise à jour de la liste des périodes comptables ou sur la liste des objets concrets.

• Plan comptable – le système transfère le plan comptable, les définitions des cycles d’imputation et les schémas de numérotation de la période comptable précédente.
• Journaux – le système transfère les journaux partiels de la période comptable précédente
• Schémas comptables – le système transfère les schémas comptables de la période comptable précédente. Au cas où il existe déjà dans la nouvelle période comptable un schéma avec le même symbole et type que dans la période précédente, ce schéma n’est pas transféré.
• Schémas comptables périodiques – le système transfère les schémas comptables périodiques de la période comptable précédente. Au cas où il existe déjà dans la nouvelle période comptable un schéma avec le même symbole et type que dans la période précédente, ce schéma n’est pas transféré.

Période comptable partielle

Le système permet de diviser la période comptable en périodes partiels à l’aide des options suivantes :

• [Diviser par mois] – ce bouton divise automatiquement une période comptable donnée en périodes partielles mensuelles. Les périodes partielles créées suite à la division sont classées par ordre chronologique (c’est-à-dire mois par mois). Un signe disponible dans la liste des périodes à côté du symbole de la période comptable divisée permet de dérouler et de réduire la liste des périodes partielles.
• [Diviser par trimestres] – ce bouton divise automatiquement la période comptable donnée en trimestres.

Exemple

Division de la période comptable qui dure, par exemple, 5 mois et 20 jours du 01/01/2018 au 20/06/2018 :

• Division en périodes partielles mensuelles

Le système divisera la période comptable en six périodes partielles dont cinq dureront un mois et la sixième vingt jours.

• Division en périodes partielles trimestrielles

Le système divisera la période comptable en deux trimestres dont l’un durera trois mois et le second deux mois et vingt jours.

• [Ajouter dans le tableau] (l’ajout de la période directement sur la liste)
• [Ajouter à l’aide d’un formulaire] – à l’aide de ces options l’utilisateur peut ajouter manuellement une période partielle quelconque. Après avoir sélectionné une période comptable et cliqué sur le bouton [Ajouter à l’aide d’un formulaire], le formulaire de la période comptable partielle s’affiche.

Symbole – champ obligatoire permettant de saisir jusqu’à cinquante caractères (lettres ou chiffres) servant à une identification plus simple et plus rapide des périodes partielles données, par exemple, l’abréviation du nom. Le symbole doit avoir une valeur unique. Il est visible après avoir déroulé la liste des périodes partielles dans une période comptable donnée.

Attention

Il n’est pas possible de créer plusieurs périodes partielles avec les mêmes symboles.

Date d’ouverture – permet de saisir la date d’ouverture de la période partielle, à savoir la date de son entrée en vigueur. La date est affichée après avoir déroulé la liste des périodes partielles pour une période comptable donnée.

Date de clôture – permet de saisir la date de clôture de la période comptable partielle, à savoir la date finale de sa validité. La date est affichée après avoir déroulé la liste des périodes partielles pour une période comptable donnée.

Les dates peuvent être saisies au clavier ou sélectionnées à partir d’un calendrier intégré. Les dates de validité des périodes partielles ne peuvent pas dépasser les dates de validité de la période comptable. Le système empêche de saisir les dates incorrectes. La date d’ouverture et de clôture des périodes partiels peuvent se recouvrir.

Description – permet de saisir une description plus détaillée affichée dans la liste des périodes partielles pour une période comptable donnée.

Comarch ERP Standard permet de clore la période comptable entière ainsi que les écritures comptables à une date fixée. Cette fonctionnalité permet avant tout de satisfaire aux exigences imposées par la loi polonaise sur la comptabilité. Le logiciel comptable doit permettre de fermer la période comptable à une date quelconque – la tenue fiable des livres comptables requiert que les écritures soient saisies de manière définitive sans possibilité de les modifier. En outre, l’option de clôture d’un mois à un jour donné empêche la suppression des écritures avec une date antérieure à la date de clôture.

Attention

La clôture de la période partielle d’une entreprise n’entraîne pas la clôture des périodes partielles avec les mêmes intervalles de temps d’une autre entreprise.

Dans la plupart des sociétés et notamment dans celles à structure d’organisation développée, c’est le directeur financier ou le comptable en chef qui ait droit de fermer les périodes comptables ainsi que les écritures comptables à un jour donné. Comarch ERP Standard permet d’accorder le droit de clôture des écritures comptables aux groupes d’opérateurs donnés. En outre, le système permet de clore provisoirement la période où seulement la personne avec le droit de clôture des périodes peut ajouter, supprimer et modifier les écritures comptables. Par contre, la clôture définitive de la période comptable bloque cette possibilité à tous les opérateurs.

Le droit à la clôture des périodes comptables peut être attribué au groupe d’opérateurs à partir de la Configuration → Structure d’entreprise → Groupes d’opérateurs → Autres droits → Clôture des périodes comptables.

L’opérateur avec la case ci-dessus cochée peut clore :

• périodes comptables
• périodes comptables partielles

Si le statut est Clos provisoirement et le paramètre Clôture des périodes comptables est :

• coché – les utilisateurs peuvent ajouter, modifier, supprimer, déplacer les écritures vers le Grand livre, saisir les écritures de contre-passation et les renuméroter.
• décoché – l’ajout, la modification et la suppression des écritures sont bloqués pour le groupe d’opérateurs donné. Les opérateurs pourront renuméroter les écritures comptables, les déplacer vers le Grand livre et les contre-passer jusqu’à la date de clôture.

Si l’utilisateur a les droits appropriés et que le statut de clôture de toutes les périodes partielles est autre que Clos définitivement, l’option de renumérotation des écritures comptables est disponible. Si au moins une période partielle a le statut Clos définitivement, cette option est indisponible.

Si la période est close, tous les opérateurs sans tenir compte des droits à la clôture des périodes, ne peuvent pas ajouter, modifier, supprimer, déplacer au grand livre et contre-passer, renuméroter les écritures comptables.

Le formulaire comprend les champs suivants :

• Date de clôture – ce champ est inactif et prend la valeur de la dernière clôture des écritures comptables dans le cadre d’une période comptable partielle. Cela veut dire que la date de clôture ne peut pas être antérieure ou postérieure à la date d’ouverture et de clôture de la période comptable partielle.
• Statut – liste déroulante avec les valeurs suivantes :
  • Ouvert
  • Clos provisoirement
  • Clos définitivement

Si vous cochez la case [Clore jusqu’au], le statut par défaut est défini automatiquement à Clos provisoirement et il n’est possible de choisir que le statut Clos définitivement.

Attention

L’utilisateur peut choisir les statuts cités ci-dessus à partir de la liste déroulante à condition de respecter les règles suivantes :

• Le changement de statut est possible seulement si la case [Clore jusqu’au] est cochée
• Le choix du statut et son enregistrement est définitif et irréversible au niveau du logiciel.
• Il n’est pas possible de changer le statut Clos définitivement en Clos provisoirement ou Ouvert.
• Il n’est pas possible de changer le statut Clos provisoirement en Ouvert. Il est uniquement possible de choisir le statut Clos définitivement.

Si l’utilisateur a fermé les écritures comptables jusqu’à une date donnée et s’il essaye à la modification suivante de fermer les écritures comptables jusqu’à une date antérieure, cela n’entraînera pas le changement de la date de clôture. Les écritures resteront fermées conformément à la date de clôture la plus tardive.

Attention

Le choix ou la modification de la valeur dans le champ [Clore jusqu’au] après avoir cliqué sur le bouton [Enregistrer] fait afficher le message suivant « La clôture des écritures comptables jusqu’au {date de clôture} est une opération irréversible. Êtes-vous sûr de vouloir continuer ? ».

Dans le cas où les écritures comptables dans les périodes partielles précédentes ne sont pas fermées, la question suivante s’affichera en plus « Les écritures comptables dans les périodes partielles précédentes seront closes. Voulez-vous continuer ? ». Le choix de l’option Oui entraînera la définition de la date de clôture pour toutes les périodes partielles précédentes en tant que date de clôture d’une période partielle donnée.

Attention

L’utilisateur ne peut pas supprimer la période comptable partielle déjà close.