Grâce au contrôle du cycle d’imputation, le logiciel peut vérifier si les écritures comptables répondent aux conditions liées à l’enregistrement simultané des écritures dans une classification reposant soit sur leur nature, soit sur leur fonction. Il peut être également utilisé pour contrôler d’autres comptabilisations associées. Le contrôle du cycle d’imputation peut se faire automatiquement, systématiquement durant la comptabilisation ou périodiquement après le démarrage fait par l’utilisateur.

La fonctionnalité du contrôle des cycles d’imputation est disponible si le paramètre Contrôle du cycle d’imputation est coché dans Système → Configuration → Comptabilité.

Liste des cycles d’imputation

La liste des cycles d’imputation est disponible dans le menu Configuration → Comptabilité sous le bouton [Cycles d’imputation].

La liste est dotée des boutons standards et en plus des options suivantes :

• [Importer] – permet d’importer les définitions à partir d’un fichier.
• [Exporter] – permet d’exporter vers un fichier les définitions sélectionnées.
• [Mettre à jour] – permet la mise à jour de la définition des cycles d’imputation sur la base de données de la période comptable précédente. Seuls les nouveaux cycles dont le symbole n’existe pas dans la période comptable donnée sont ajoutés.

Les droits des groupes d’opérateurs à la lecture, à l’ajout, à la modification et à la suppression des cycles d’imputation dépendent des droits appropriés à l’objet Cycles d’imputation qui leur sont attribués (Configuration → Structure d’entreprise → Groupes d’opérateurs → modification du groupe d’opérateurs donné → onglet Objets → module Comptabilité). Les définitions des cycles d’imputation sont liées à la période comptable concrète.

Définir un cycle d’imputation

Afin de définir un cycle d’imputation, il faut cliquer sur le bouton [Ajouter]. Après, le formulaire de définition du cycle d’imputation s’ouvre.

Le formulaire de définition du cycle d’imputation se compose des champs suivants :

Symbole – champ obligatoire, le système vérifie s’il est unique dans le cadre de la période comptable.

Actif – permet de spécifier si le cycle donné doit être actif. Uniquement des cycles d’imputation actifs peuvent être utilisés.

Nom – nom du cycle d’imputation

Compte de règlement – compte utilisé dans le règlement ; champ facultatif

Compte Débit/Crédit – côté du compte de règlement. Ce champ est actif lorsque le champ du compte de règlement est rempli. Vous pouvez sélectionner l’une des valeurs suivantes :

• Au choix – valeur par défaut, le contrôle concerne les écritures saisies sur deux côtés du compte (les débits sont chargés avec un signe moins et les crédits avec le signe plus).
• Débit – seuls les débits sont pris en compte
• Crédit – seuls les crédits sont pris en compte

Contrôle du cycle d’imputation lors de la comptabilisation – le paramètre admet les valeurs suivantes :

• Pas de contrôle – valeur par défaut, le système ne vérifie pas des conditions spécifiées dans la définition du cycle d’imputation
• Avertissement – le système affiche un avertissement si les conditions du cycle n’ont pas été remplies.
• Blocage – le système bloque la comptabilisation si les conditions du cycle n’ont pas été remplies.

Description – champ permettant de saisir une description supplémentaire de la définition

Onglet Éléments

Le système permet d’ajouter des éléments du cycle d’imputation de deux manières : directement dans le tableau et à l’aide d’un formulaire.

Ajouter des éléments du cycle d’imputation dans le tableau

Afin de définir élément du cycle d’imputation dans le tableau, il faut cliquer sur le bouton [Ajouter] disponible dans le groupe de boutons Éléments. Dans le tableau des éléments, la ligne permettant de saisir les données apparaît. Il est nécessaire de compléter les colonnes suivantes : Expression du compte d’origine, Compte d’origine Débit/Crédit (la valeur par défaut est définie), Expression du compte de destination, Compte de destination Débit/Crédit (la valeur par défaut est définie).

Ajouter des éléments du cycle d’imputation à l’aide d’un formulaire

Pour ajouter un élément du cycle d’imputation à l’aide d’un formulaire, il faut cliquer sur le bouton [Ajouter à l’aide d’un formulaire] disponible dans le groupe de boutons Éléments.

Le formulaire se compose des éléments suivants :

Compte d’origine – compte sur lequel l’écriture définitive est saisie

Compte d’origine Débit/Crédit – côté de comptabilisation sur le compte d’origine, actif après avoir rempli le champ Compte d’origine. Voici les options disponibles :

• Au choix – c’est une option par défaut (les débits sont chargés avec le signe de plus et les crédits avec le signe moins)
• Débit – seuls les débits sont pris en compte
• Crédit – seuls les crédits sont pris en compte

Compte de destination – compte de comptabilisation simultanée

Compte de destination Débit/Crédit – côté de comptabilisation sur le compte de destination. Les options suivantes sont disponibles :

• Au choix – c’est une option par défaut (les débits sont chargés avec le signe de plus et les crédits avec le signe moins)
• Débit – seuls les débits sont pris en compte
• Crédit – seuls les crédits sont pris en compte

Vous pouvez taper dans les champs Compte d’origine, Compte de destination les numéros concrets des comptes comptables. Vous pouvez utiliser aussi le format. Le système met à disposition les caractères suivants :

? – Caractère quelconque

* – Chaîne de caractères quelconque

[] – Caractère appartient à la chaîne

[-] – Caractère est compris dans la plage

[^] – Caractère n’appartient pas à la chaîne

[^-] – Caractère n’est pas compris dans la plage

(l) – Ou

Onglets Attributs, Pièces jointes, Historique des modifications

Vous trouverez la description de ses onglets dans l’article Onglets Codes remise, Description analytique, Attributs, Pièces jointes et Historique des modifications.

Mode de mise en œuvre du contrôle du cycle d’imputation

• durant le travail actuel – l’application vérifie les cycles d’imputation actifs pour lesquels l’option Pas de contrôle n’est pas défini dans le paramètre Contrôle du cycle d’imputation. Une fois vous essayez d’enregistrer le document comptable, le logiciel vérifie si les conditions saisies dans la définition du cycle d’imputation sont remplies. Si les conditions sont remplies, le document est enregistré. Sinon, le système affiche un avertissement ou un message d’erreur en fonction de la valeur du paramètre. Dans le contrôle systématique, tous les cycles définis sont pris en considération – l’écriture est considérée comme correcte à condition qu’elle remplisse tous les cycles définis. Le contrôle systématique prend en compte toutes les écritures – indépendamment de la façon de leur création, c’est-à-dire les écritures créées par l’utilisateur ou automatiquement par le système. Le contrôle est aussi effectué durant la validation des écritures comptables.
• contrôle à la demande – L’utilisateur peut vérifier à l’aide de l’option Vérifier les cycles d’imputation si les conditions des cycles d’imputation ont été remplies. L’option est disponible dans les documents suivants :
  • écriture comptable
  • note comptable
  • solde d’ouverture
  • formulaire de l’écriture brouillon

Il est reconnu que le document comptable remplit le cycle d’imputation donné si les sommes suivantes sont égales :

• le total des écritures sur les comptes définis comme comptes d’origine
• le total des écritures sur les comptes définis comme comptes de destination
• le total des écritures sur les comptes définis comme comptes de règlement

Si les comptes du règlement ne sont pas spécifiés, la conformité des sommes suivantes est contrôlée :

• le total des écritures sur les comptes définis comme comptes d’origine
• le total des écritures sur les comptes définis comme comptes de destination

Rapport sur la non-conformité des écritures comptables

Outre l’option Vérifier les cycles d’imputation, vous pouvez aussi de mettre en œuvre au niveau du formulaire des documents comptables le contrôle en série des écritures comptables sélectionnées.

L’option de rapports en série est disponible à partir des listes Comptabilité → Liste des écritures et Comptabilité → Consultation des écritures. Après avoir cliqué sur le bouton [Vérifier les cycles d’imputation] dans le menu, la fenêtre avec les paramètres suivants disponibles s’ouvre :

• Condition d’exactitude pour l’écriture comptable – le paramètre prend des valeurs :
  • Remplit tous les cycles d’imputation – l’écriture est reconnue comme correcte si elle remplit tous les cycles d’imputation.
  • Remplit au moins un cycle d’imputation – l’écriture reconnue comme correcte si elle remplit au moins l’un des cycles d’imputation
• Afficher uniquement les écritures qui ne remplissent pas le cycle – après le contrôle, la liste affichée est filtrée et limitée uniquement aux écritures qui ne remplissent pas le cycle/les cycles d’imputation.
• Cycles d’imputation – le paramètre prend des valeurs :
  • Tous – la conformité des écritures avec tous les cycles d’imputation est contrôlée.
  • Cycle d’imputation sélectionné – la conformité avec le cycle d’imputation sélectionné est contrôlée.
• Afficher dans le journal – le paramètre prend des valeurs :
  • Uniquement les écritures incorrectes
  • Toutes les écritures

L’impression Écritures comptables – Contrôle du cycle d’imputation est disponible à partir de la liste des écritures comptables. Il contient les écritures comptables qui ne répondent pas aux conditions du cycle d’imputation.