Les dimensions analytiques sont utilisées dans le domaine connexe au Business Intelligence. Elles permettent d’effectuer des analyses à l’aide du Livre de Rapports. Les données analysées dans les rapports sont basées sur des informations puisées dans différents documents établis dans le système. Plusieurs dimensions décrivent les montants de ces documents en permettant leur analyse.

En outre, l’utilisation de la description analytique dans le module Comptabilité de Comarch ERP Standard permet de comptabiliser de manière simple et rapide les documents sur différents comptes de coût par nature et par fonction et sur les comptes d’achat.

Le logiciel distingue deux types de dimensions :

Dimensions prédéfinies – durant la création de la base de données la dimension Catégorie financière est ajoutée par défaut avec quatre sous-dimensions : Coût, Non coût, Non recette et Recette. Elle est utilisée avant tout dans les processus BI. Sa suppression est impossible mais vous pouvez la modifier et ajouter les sous-dimensions et les éléments.

Dimensions définies par l’utilisateur – vous pouvez définir des dimensions supplémentaires dans l’arborescence pour décrire les documents dans le système.

Vous pouvez gérer les dimensions à l‘aide d’éléments disponibles dans plusieurs emplacements. Pour afficher l’arborescence des dimensions, sélectionnez le bouton [Dimensions analytiques] dans le menu Principal.

Voici les champs qui sont disponibles sur les formulaires des dimensions analytiques :

Nom – champ permettant d’entrer une suite de caractères quelconques pour identifier la dimension. La valeur du nom doit être unique, cela veut dire, il est impossible d’ajouter deux dimensions portant le même nom. Si vous essayez d’enregistrer une dimension avec un nom qui existe déjà, le logiciel affichera un message approprié. Vous pouvez définir la traduction du nom vers les langues disponibles dans le système. Le champ comprenant le nom est un champ contextuel, c’est-à-dire, son contenu est défini dans la langue sélectionnée sur la liste déroulante située à droite.

Description – possibilité de saisir une suite de caractères quelconques. Le champ comporte des remarques supplémentaires relatives à la dimension.

Période de validité – possibilité d’entrer une plage de dates déterminant la période de validité de la dimension en question. Il est possible d’entrer une seule date, par exemple, vous pouvez décider que la dimension sera active jusqu’au 28 décembre 2016.

Arborescence de dimensions analytiques

Le logiciel affiche une arborescence qui présente la structure hiérarchique des dimensions définies par l’utilisateur.

Vu qu’il est possible de spécifier le propriétaire dans le formulaire des sous-dimensions et des éléments des dimensions analytiques, le système affiche dans les centres autres que la société mère uniquement les sous-dimensions et les éléments des dimensions pour lesquels la valeur Tous ou l’entreprise dans le cadre de laquelle l’opérateur est connecté est indiquée comme propriétaire. Cependant, toutes les sous-dimensions et les éléments des dimensions analytiques sont affichés dans la société mère.

La liste des dimensions analytiques contient trois colonnes : Nom, Description et Élément par défaut.

La colonne Nom affiche les noms des dimensions, sous-dimensions et éléments. Chaque composant est marqué avec une autre icône ce qui permet de reconnaître le type d’élément dans l’arborescence.

La colonne Description comporte la description de la dimension/sous-dimension/élément.

La colonne Élément par défaut permet de mettre l’élément comme par défaut dans le cadre de la dimension donnée. Le nom de l’élément défini comme par défaut sera affiché en gras dans la structure des dimensions, dans le modèle d’associations et durant l’ajout de la description analytique au document ou à l’objet. En outre, si vous définissez un modèle d’associations dans l’onglet Liste ou la description analytique des documents, l’élément par défaut sera proposé comme premier sur la liste des valeurs de la dimension donnée.

En plus, vous pouvez utiliser deux colonnes supplémentaires : Propriétaire et Compte qui sont affichées sur la liste des colonnes à sélectionner.

Dans la colonne Propriétaire, le système affiche l’entreprise qui est propriétaire de l’élément/de la sous-dimension/de la dimension analytique.

Dans la colonne Compte, le système affiche le compte indiqué dans le formulaire de l’élément/de la sous-dimension. Le compte est toujours affiché en noir, indépendamment du fait s’il existe ou non dans le plan.

La dimension est toujours située au niveau le plus élevé. Dans le cadre d’une dimension, vous pouvez définir des sous-dimensions ou des éléments. Les éléments constituent le niveau le plus bas de la hiérarchie des dimensions et dans la description analytique, ils sont affichés comme des valeurs à sélectionner pour une dimension donnée.

Lors de la création de la base, le logiciel ajoute par défaut la dimension Catégorie financière avec quatre sous-dimensions : Coût, Recette, Non coût et Non recette. Elle est utilisée surtout dans les processus BI. Il est impossible de la supprimer, par contre, vous pouvez la modifier et y ajouter d’autres sous-dimensions et éléments.

Pour définir une nouvelle dimension, cliquez sur le bouton [Ajouter une dimension] dans le menu Liste et remplissez le formulaire qui s’affichera.

Le formulaire comporte un seul champ obligatoire Nom et les champs supplémentaires : Description, Période de validité et Niveaux analytiques.

Niveaux analytiques – possibilité de déterminer les noms des niveaux dans la hiérarchie de la dimension. Les niveaux sont définis du plus élevé au plus bas. Les noms définis sont ensuite affichés dans le champ Niveau des formulaires des sous-dimensions et éléments ce qui permet à l’utilisateur de compléter plus facilement les informations nécessaires.

Pour définir une nouvelle sous-dimension, sélectionnez une dimension ou sous-dimension dans l’arborescence et ensuite, cliquez sur le bouton [Ajouter une sous-dimension] dans le menu Liste. Une fois le formulaire rempli et enregistré, la sous-dimension sera rattachée à la dimension ou sous dimension sélectionnée.

Le formulaire comporte un seul champ obligatoire Nom qui est rempli comme dans le cas de la définition de la dimension.

Voici les autres champs du formulaire :

Niveau – ce champ comporte le nom du niveau défini par l’utilisateur dans le tableau des noms des niveaux dans la fiche dimension. Il est donné uniquement à titre d’information et vous ne pouvez pas le modifier.

Propriétaire – vous pouvez spécifier dans ce champ le propriétaire de la sous-dimension conformément aux règles suivantes :

• Si vous ajoutez une sous-dimension, le centre de type Entreprise dans lequel l’opérateur est connecté est défini par défaut dans le champ Propriétaire.
• Si vous ajoutez une sous-dimension au niveau de la société mère, le système affiche sur la liste des valeurs la société mère et tous les centres de type Entreprise. Vous pouvez aussi sélectionner la valeur Tous, ce qui mettra à disposition la sous-dimension donnée dans toute la structure d’entreprise.
• Si vous ajoutez une sous-dimension au niveau du centre autre que de type Entreprise, le système affiche sur la liste des valeurs la valeur Tous et le centre de type Entreprise dans le cadre duquel l’opérateur est connecté.
• Si vous avez changé sur la sous-dimension ayant les éléments subordonnés le propriétaire en :
  • Tous – le système affiche la question suivante : « Voulez-vous modifier le propriétaire sur les éléments enfant ? Oui/Non ». En fonction de votre décision, la valeur Tous est aussi définie dans le champ Propriétaire sur les éléments enfant ou leurs valeurs ne sont pas modifiées.
  • l’entreprise concrète – le système affiche une information : « Le propriétaire a été également modifié sur les éléments enfant. » et ensuite le propriétaire sera mis à jour sur les éléments subordonnés de la sous-dimension donnée.
• Après la conversion du système à partir des versions plus anciennes que 2016.1, la valeur Tous s’affiche dans le champ Propriétaire de toutes les sous-dimensions.

Type de sous-dimension – permet de déterminer le type de sous-dimension et, par conséquent, de décider comment le logiciel traitera la sous-dimension en question. Il existe quatre types de sous dimensions :

Standard – sous-dimension standard à laquelle vous pouvez rattacher d’autres sous dimensions ou éléments.

À partir du plan comptable – possibilité d’associer à la dimension un fragment sélectionné du plan comptable sous forme d’élément. Une fois le type À partir du plan comptable sélectionné, le bouton [Compte] devient actif. Un clic sur ce bouton déclenche l’affichage du plan comptable de la période comptable qui est actuelle pour l’entreprise à laquelle l’utilisateur est connecté. Vous pouvez sélectionner un compte comptable au niveau quelconque ou saisir dans le champ en question une chaîne de caractères ce qui permet de définir des schémas comptables de manière flexible.

Ceci fait, le logiciel fait activer le bouton [Matérialiser] dans le groupe Sous-dimension du menu principal. Si vous cliquez sur ce bouton, le compte sélectionné et tous ses comptes subordonnés seront rattachés à la sous dimension sous forme d’éléments. À partir de ce moment-là, le logiciel les traitera comme des éléments standards, cela veut dire, les modifications du plan comptable n’affecteront pas les éléments de la sous-dimension. Cependant, vous pouvez effectuer une nouvelle matérialisation qui ajoute des éléments qui ne sont pas actuellement présents sur la liste. La matérialisation faite pour les sous-dimensions de type Plan comptable est réalisée dans le cadre de la période comptable en cours. Cela signifie qu’après la matérialisation, de nouveaux comptes ajoutés dans la période comptable en cours seront ajoutés à la liste des éléments. Après la matérialisation d’une sous-dimension de type À partir du plan comptable, le nom du compte est affiché sur l’élément de la sous-dimension dans le champ Description.

Si vous ne matérialisez pas la sous dimension, ses éléments resteront dynamiques, c’est-à-dire, à chaque fois que vous voudrez décrire un document via cette sous-dimension, le logiciel générera une liste des éléments à partir du plan comptable et du compte que vous avez sélectionné. Comme dans le cas de la sous-dimension matérialisée, les éléments se composent du compte sélectionné et de tous ses comptes analytiques.

Répertoire universel – possibilité d’associer à la dimension les composants du Répertoire universel sous forme d’éléments. Une fois le type Répertoire universel coché, le bouton [Répertoire] devient actif. Un clic sur le bouton déclenche l’affichage de la liste des répertoires universels. Quand vous aurez sélectionné un répertoire, le logiciel activera le bouton [Matérialiser] dans le groupe Sous-dimension du menu principal. Si vous cliquez sur ce bouton, le logiciel ajoutera à la sous-dimension tous les composants du répertoire sélectionné sous forme d’éléments. À partir de ce moment-là, le logiciel les traitera comme des éléments standards, cela veut dire, les modifications du répertoire n’affecteront pas les éléments de la sous-dimension. Cependant, vous pouvez effectuer une nouvelle matérialisation qui ajoute des éléments qui ne sont pas actuellement présents sur la liste. Le bouton [Matérialiser] fonctionne donc ici comme dans le cas du type À partir du plan comptable. Si vous ne matérialisez pas la sous dimension, ses éléments resteront dynamiques, c’est-à-dire, à chaque fois que vous voudrez décrire un document via cette sous-dimension, le logiciel générera une liste des éléments à partir du répertoire que vous avez sélectionné.

Unité d’organisation – possibilité de rattacher un fragment de la structure d’entreprise à la dimension. Les éléments de cette sous-dimension sont toujours dynamiques, c’est-à-dire, à chaque fois que vous voulez décrire un document via cette dimension, le logiciel génère la liste des éléments à partir du fragment de la structure d’entreprise que vous avez sélectionné.

SQL – permet d’utiliser une requête SQL dans la définition de l’élément appartenant à la dimension. Vous pouvez vous référer aux listes/répertoires existants sans qu’il soit nécessaire de les refléter de nouveau dans la structure des dimensions.

Une fois vous sélectionnez le type SQL pour une sous-dimension, le système affiche une zone de texte permettant de saisir une requête SQL.

La sous-dimension de type SQL est marquée sur la liste des dimensions avec une icône qui diffère des autres. Après avoir enregistré la sous-dimension de type SQL, il est impossible de modifier son type.

Pour définir un nouvel élément, sélectionnez une dimension ou sous-dimension dans l’arborescence des dimensions et ensuite, cliquez sur le bouton [Ajouter un élément] dans le menu Liste. Une fois le formulaire rempli et enregistré, l’élément sera rattaché à la dimension ou sous dimension sélectionnée.

Le formulaire comporte un seul champ obligatoire Nom qui est rempli comme dans le cas de la dimension.

Le formulaire contient aussi les champs suivants : Niveau, Compte, Description, Période de validité et Propriétaire.

Compte – permet d’assigner un compte comptable à l’élément de la dimension analytique. Après avoir cliqué sur le bouton [Compte], le système ouvre la fenêtre du plan comptable dans la période comptable qui est actuelle pour l’entreprise à laquelle l’opérateur est connecté. Vous pouvez sélectionner un compte comptable au niveau quelconque ou saisir dans le champ en question une chaîne de caractères ce qui permet de définir des schémas comptables de manière flexible.

Propriétaire – vous pouvez spécifier dans ce champ le propriétaire de l’élément conformément aux règles suivantes :

• Si vous ajoutez un élément, le centre de type Entreprise dans lequel l’opérateur est connecté est défini par défaut dans le champ Propriétaire.
• Si vous ajoutez un élément au niveau de la société mère, le système affiche sur la liste des valeurs la société mère et tous les centres de type Entreprise. Vous pouvez aussi sélectionner la valeur Tous, ce qui mettra à disposition l’élément donné dans toute la structure d’entreprise.
• Si vous ajoutez un élément au niveau du centre autre que la société mère, le système affiche sur la liste des valeurs la valeur Tous et le centre de type Entreprise dans le cadre duquel l’opérateur est connecté.
• Si vous ajoutez l’élément à la sous-dimension où la valeur suivante est indiquée dans le champ Propriétaire :
  • valeur Tous – vous pouvez sélectionner comme propriétaire de l’élément la valeur Tous ou l’entreprise donnée.
  • l’entreprise concrète – vous pouvez sélectionner comme propriétaire de l’élément uniquement l’entreprise qui est propriétaire de la sous-dimension.
• Après la conversion du système à partir des versions plus anciennes que 2016.1, la valeur Tous s’affiche dans le champ Propriétaire sur tous les éléments de la dimension.
• Après la matérialisation de la sous-dimension de type SQL, Répertoire universel ou Unité d’organisation la valeur du champ Propriétaire est spécifiée sur les éléments de la sous-dimension sur la base du propriétaire de la sous-dimension.
• Après la matérialisation de la sous-dimension de type À partir du plan comptable, la valeur du champ Propriétaire est spécifiée sur les éléments de la sous-dimension sur la base du propriétaire du compte indiqué dans l’entreprise donnée sur la définition de la sous-dimension.

En pratique, il existe souvent des associations logiques entre les valeurs définies des dimensions analytiques, p.ex., un seul type d’activité est mené dans la localisation donnée ou uniquement le groupe spécifié de lieux où les coûts sont générés est lié aux dépenses données.

L’utilisateur peut définir un modèle d’associations entre les différents éléments des dimensions analytiques. Les modèles d’associations définis sont communs pour toute la structure d’entreprise.

Pour spécifier un modèle d’associations, cliquez sur le bouton [Modèles d’associations] situé dans menu Principal dans le groupe de boutons Description analytique.

Les modèles d’associations définis à partir de Principal → Modèles d’associations sont communs pour tous les types de documents et les objets. Vous pouvez assigner le même modèle aux différents types de documents et objets.

Voici les opérations qui sont disponibles sur la liste des modèles d’associations : [Ajouter], [Modifier], [Supprimer], [Actualiser] la liste des modèles d’associations et [Exporter vers la feuille de calcul].

Afin d’ajouter un nouveau modèle d’associations, cliquez sur le bouton [Ajouter].

Onglet Général

Le formulaire du modèle d’associations est divisé en partie d’en-tête et en partie liée aux éléments du modèle.

Dans l’en-tête du modèle d’associations, vous spécifiez le code, le nom et définissez si le modèle doit être actif.

Vous pouvez afficher les éléments du modèle sous forme de liste ou matrice. Dans les deux cas, les mêmes données sont présentées, mais de manière différente. En conséquence, vous pouvez spécifier les combinaisons disponibles des valeurs des dimensions analytiques au niveau de l’onglet Liste ou Matrice.

Dans l’onglet Liste, vous pouvez ajouter, supprimer, copier, actualiser et exporter vers la feuille de calcul les éléments définis du modèle d’associations. Pour activer les boutons : [Ajouter], [Supprimer] et [Copier], il faut assigner dans l’onglet Dimensions les dimensions analytiques au modèle d’associations donné.

Le système contrôle le caractère unique des éléments du modèle. Après avoir cliqué sur le bouton [Copier], le système met la valeur Tout dans la ligne copiée et dans la cellule qui avait été sélectionnée lors de la copie. Il permet aussi à l’utilisateur de sélectionner une autre valeur. Ce mécanisme empêche la duplication des lignes de mêmes valeurs. En outre, le système ne permet pas d’enregistrer le modèle d’associations avec des éléments dupliqués tout en affichant le message suivant : « Erreur ! Chaque ligne doit contenir les valeurs de dimensions différentes ».

La définition des associations à l’aide de la liste est effectuée de manière similaire à la saisie de la description analytique au document.

De manière similaire à l’onglet Description analytique du document, un filtre de recherche est situé au-dessus de la liste des éléments du modèle. Il permet de filtrer les éléments définis du modèle selon les valeurs spécifiées. Dans l’onglet Matrice, le système affiche toutes les combinaisons possibles des valeurs assignées au modèle des dimensions analytiques donné. Vous pouvez spécifier les associations des valeurs des dimensions sans qu’il soit nécessaire d’ajouter les différentes lignes.

Voici les options disponibles dans l’onglet Matrice :

[Ajouter via la matrice] – permet de générer la matrice des associations possibles sur la base des dimensions assignées dans l’onglet Dimensions et leurs éléments. Dans le cas où le modèle contient déjà des éléments définis, le message suivant est affiché : « Le modèle contient déjà des associations définies. Les éléments existants seront supprimés. Voulez-vous continuer ? ». Si vous continuez, une nouvelle matrice est créée.

[Masquer les lignes vides] – permet de masquer des lignes ou des colonnes pour lesquelles aucune combinaison possible n’a été spécifiée.

En plus, vous pouvez utiliser le filtre supplémentaire dans le modèle d’associations affiché sous forme de matrice. Pour le définir, cliquez avec le bouton droit de la souris dans la fenêtre de la matrice des associations et ensuite cliquez sur le bouton [Afficher le filtre du rapport].

Vous trouverez la description détaillée du fonctionnement des filtres dans la catégorie Rechercher et filtrer les données.

En outre, le système permet de trier les éléments de la matrice des associations selon les colonnes choisies.

[Définir la valeur par défaut] – permet de spécifier les valeurs par défaut dans le cadre de la combinaison donnée.

Les noms des valeurs définies comme par défaut sont mis en gras dans la matrice. En plus, les champs avec des valeurs par défaut sont marqués en jaune pour les dernières dimensions assignées à la matrice. Les définitions du caractère par défaut sont aussi transférées dans le cadre de la dimension donnée à partir de la liste des dimensions analytiques (Principal → Dimensions analytiques) vers la matrice des associations.

La figure ci-dessus présente la définition exemplaire du caractère par défaut pour les valeurs dans la matrice du modèle d’associations. Dans le centre Cracovie, Département marketing est un département par défaut. En outre, en fonction de la localisation du centre, différentes voitures sont définies par défaut, à savoir : Kia KR 3098 est une voiture par défaut pour Cracovie, par contre Skoda WI 9876 est définie par défaut pour Lyon. De plus, la catégorie financière Coût.Amortissement est une catégorie par défaut pour toutes les combinaisons dans lesquelles la valeur donnée est présente.

Une fois la description analytique est ajoutée au document, les noms des valeurs par défaut sont mis en gras et proposés comme premiers sur la liste des éléments de la dimension donnée.

[Exporter vers la feuille de calcul] – permet d’exporter la matrice vers la feuille de calcul.

Si le nombre d’enregistrements des associations potentielles dans la matrice dépasse 100 000, le système affiche dans la matrice uniquement les combinaisons disponibles (avec les cases cochées) où leur nombre maximal est limité à 100 000 enregistrements. Dans ce cas-là, la définition des associations est possible uniquement au niveau de l’onglet Liste, et vous en serez informé par le message approprié.

Les droits des groupes d’opérateurs à la lecture, à l’ajout, la modification et à la suppression des modèles d’associations dépendent des droits à l’objet Modèles d’associations des dimensions analytiques qui leur sont attribués à partir de la Configuration → Structure d’entreprise → Groupes d’opérateurs → modifier le groupe d’opérateurs donné → onglet Objets → module Général.

Tous les droits sont cochés pour le groupe B2 admin et B2 default et pour d’autres groupes dans les bases converties à partir des versions plus anciennes. Par contre, pour les groupes nouvellement ajoutés, tous les droits sont décochés.

Onglet Dimensions

Dans l’onglet Dimensions, vous pouvez indiquer les dimensions pour lesquelles le modèle d’associations doit être créé. L’assignation des dimensions est similaire à la définition des dimensions pour le type de document donné.

Onglets : Attributs, Pièces jointes, Historique des modifications

Vous trouverez la description de ces onglets dans l’article Onglets Codes promo, Description analytique, Attributs, Pièces jointes et Historique des modifications.

Le système permet d’attribuer les dimensions analytiques définies aux comptes comptables, aux fiches articles et aux fiches clients/fournisseurs. En outre, vous pouvez spécifier les combinaisons disponibles des valeurs des dimensions sur la base des valeurs des dimensions analytiques assignées ou attribuer les modèles d’associations définis au préalable aux objets en question. Cette fonctionnalité est disponible à partir de la Configuration → Structure d’entreprise → Dimensions des objets.

La fenêtre Dimensions analytiques est divisée en parties suivantes :

Structure des droits – affiche la société mère et les entreprises subordonnées. Vous pouvez assigner des dimensions analytiques et des modèles d’associations aux comptes comptables et aux articles uniquement au niveau de la société mère. Le paramètre Charger du centre supérieur est coché et ne peut pas être modifié pour les entreprises subordonnées qui héritent les dimensions analytiques assignées au niveau de la société mère. Les dimensions analytiques et les modèles d’associations assignés aux objets mentionnés ci-dessus seront donc valables dans toute la structure d’entreprise.

Liste des objets – objets auxquels vous pouvez assigner les dimensions analytiques définies

Dimensions – ce panneau est divisé en deux sections : Dimensions de l’utilisateur, Dimensions analytiques.

Dans la section Dimensions de l’utilisateur, le système affiche les dimensions que vous pouvez assigner. Pour assigner une dimension à un objet donné, sélectionnez-la sur la liste et ensuite cliquez sur le bouton [Ajouter un lien] ou cliquez deux fois sur la dimension donnée.

Dans la section Dimensions analytiques, le système affiche les dimensions assignées à l’objet donné. Pour supprimer la dimension assignée, sélectionnez la dimension sur la liste et cliquez sur le bouton [Supprimer le lien] ou cliquez deux fois sur la dimension donnée.

Description analytique – vous pouvez définir des valeurs des dimensions analytiques pour les objets donnés du modèle d’associations de manière similaire à la définition du modèle d’associations à partir de Principal → Modèles d’associations, ce qui a été décrit dans l’article Définir un modèle d’associations. Vous pouvez aussi assigner le modèle d’associations défini au préalable en cliquant dans le menu principal sur le bouton [Sélectionner le modèle].

Voici les règles qui régissent l’assignation du modèle d’associations :

• Il est possible d’assigner uniquement un modèle d’associations à un objet donné.
• Dans le cas où les combinaisons disponibles des valeurs des dimensions analytiques ont été déjà spécifiées pour l’objet, le système affiche le message suivant : « La définition du document contient déjà les associations définies. Les éléments existants seront supprimés. Voulez-vous continuer ? ». Vous pouvez assigner un nouveau modèle à la définition du document ou maintenir les données inchangées.
• Durant l’assignation du modèle à un type de document, le système contrôle la conformité des dimensions assignées à la définition du document face aux dimensions attribuées au modèle donné. En cas de divergences, le système affiche le message suivant : « La définition du document contient d’autres dimensions que celles indiquées dans le modèle. Voulez-vous continuer ? ». Si vous décidez de continuer, le système ajoute les enregistrements appropriés de la description analytique et les noms des dimensions seront affichés après avoir assigné les dimensions manquantes au type de document donné.

Après avoir assigné des dimensions analytiques à l’objet Article au niveau de la Configuration → Structure d’entreprise → Dimensions des objets, le système permet de saisir une description analytique dans le groupe d’articles ou même dans la fiche article. Ensuite, vous pouvez créer automatiquement sur la base de la description définie dans l’article des lignes de la description analytique dans la facture client ou facture fournisseur relative aux transactions avec l’article donné.

La définition de la description analytique sur le groupe d’articles est similaire à la définition de la description analytique sur les documents, mais vous ne pouvez déterminer que le pourcentage qui représente le montant.

Vu qu’il est possible de spécifier le propriétaire dans le formulaire des éléments des dimensions analytiques, le système affiche sur la liste des valeurs des dimensions analytiques uniquement les éléments pour lesquels la valeur Tous ou l’entreprise dans le cadre de laquelle l’opérateur est connecté est indiquée comme propriétaire.

Si un modèle d’associations est assigné à l’objet Articles, la liste des éléments des différentes dimensions sera limitée aux éléments admissibles pour la combinaison donnée des valeurs des dimensions analytiques. Cette limitation est activée uniquement lors de l’indication de l’élément de la dimension. Le contrôle n’est pas effectué pour les enregistrements déjà existants durant la modification et l’enregistrement de l’objet.

Si vous avez défini des groupes subordonnés à un groupe d’articles donné, après avoir modifié la description analytique dans le groupe d’articles, vous pouvez mettre à jour aussi la description analytique dans ses groupes subordonnés à l’aide du bouton [Mettre à jour les modèles]. Une fois ce paramètre est coché, le système permet de sélectionner l’une des trois valeurs :

• Champs modifiés – sous condition – le logiciel mettra à jour la description analytique conformément à la modification dans le modèle. La modification ne concerne que les groupes subordonnés dont la description analytique était conforme à la définition d’origine de la description analytique sur le modèle.
• Champs modifiés – sans condition – le logiciel mettra à jour la description analytique conformément à la modification dans le modèle. La modification concerne tous les groupes subordonnés indépendamment du fait si leur description analytique était conforme à la définition d’origine de la description analytique sur le modèle.
• Tous les champs – sans condition – le logiciel mettra à jour tous les champs des groupes subordonnés conformément aux paramètres dans le modèle, sauf ceux qui portent atteinte à leur caractère unique (p.ex. les champs : code, nom).

La description analytique des groupes subordonnés nouvellement ajoutés est remplie automatiquement, conformément à la définition de la description analytique du groupe supérieur.

Le fonctionnement du paramètre Mettre à jour les éléments est similaire au paramètre Mettre à jour les modèles, mais celui-là se réfère à la mise à jour de la description analytique sur les fiches article.

Dans la structure de plusieurs entreprises, la description analytique saisie sur la fiche article est enregistrée au niveau de l’entreprise donnée. Durant la modification de la fiche article, le système affiche la description analytique saisie dans l’entreprise dans laquelle l’opérateur est actuellement connecté. De manière similaire, les modifications apportées à la description analytique de l’article sont enregistrées pour l’entreprise actuelle.

Après la conversion de la base de données à la version 2016.5 et supérieure, la description analytique de la fiche article est enregistrée au niveau des différentes entreprises.

Après avoir défini la description analytique sur la fiche article, elle peut être ensuite déplacée vers les documents commerciaux ou les documents d’entrepôt où l’article donné est sélectionné. Cela a été décrit dans l’article Description analytique sur les documents commerciaux et d’entrepôt.

Conformément à la description analytique dans la fiche article, le système permet d’ajouter une description analytique au groupe de clients/fournisseurs ou dans la fiche client/fournisseur après avoir assigné les dimensions analytiques à l’objet Clients/fournisseurs au niveau de la Configuration → Structure d’entreprise → Dimensions des objets. Ensuite, la description définie dans la fiche client/fournisseur sert de base à la création automatique des lignes de la description analytique sur le document pour lequel le client/fournisseur donné a été sélectionné.

La définition de la description analytique sur le groupe de clients/fournisseurs est similaire à la définition de la description analytique pour les groupes d’articles.

Vu qu’il est possible de spécifier le propriétaire dans le formulaire des éléments des dimensions analytiques, le système affiche sur la liste des valeurs des dimensions analytiques uniquement les éléments pour lesquels la valeur Tous ou l’entreprise dans le cadre de laquelle l’opérateur est connecté est indiquée comme propriétaire.

Si un modèle d’associations est assigné à l’objet Clients/fournisseurs, la liste des éléments des différentes dimensions sera limitée aux éléments admissibles pour la combinaison donnée des valeurs des dimensions analytiques. Cette limitation est activée uniquement lors de l’indication de l’élément de la dimension. Le contrôle n’est pas effectué pour les enregistrements déjà existants durant la modification et l’enregistrement de l’objet.

Si vous avez défini des groupes subordonnés à un groupe de clients/fournisseurs donné, après avoir modifié la description analytique dans le groupe de clients/fournisseurs, vous pouvez mettre à jour aussi la description analytique dans ses groupes subordonnés à l’aide du bouton [Mettre à jour les modèles]. Une fois ce paramètre est coché, le système permet de sélectionner l’une des trois valeurs :

• Champs modifiés – sous condition – le logiciel mettra à jour la description analytique conformément à la modification dans le modèle. La modification ne concerne que les groupes subordonnés dont la description analytique était conforme à la définition d’origine de la description analytique sur le modèle.
• Champs modifiés – sans condition – le logiciel mettra à jour la description analytique conformément à la modification dans le modèle. La modification concerne tous les groupes subordonnés indépendamment du fait si leur description analytique était conforme à la définition d’origine de la description analytique sur le modèle.
• Tous les champs – sans condition – le logiciel mettra à jour tous les champs des groupes subordonnés conformément aux paramètres dans le modèle, sauf ceux qui portent atteinte à leur caractère unique (p.ex. les champs : code, nom).

La description analytique des groupes subordonnés nouvellement ajoutés est remplie automatiquement, conformément à la définition de la description analytique du groupe supérieur.

Le fonctionnement du paramètre Mettre à jour les éléments est similaire au paramètre Mettre à jour les modèles, mais celui-là se réfère à la mise à jour de la description analytique sur les fiches clients/fournisseurs.

Dans la structure de plusieurs entreprises, la description analytique saisie sur la fiche client/fournisseur est enregistrée au niveau de l’entreprise donnée. Durant la modification de la fiche client/fournisseur, le système affiche la description analytique saisie dans l’entreprise dans laquelle l’opérateur est actuellement connecté. De manière similaire, les modifications apportées à la description analytique du client/fournisseur sont enregistrées pour l’entreprise actuelle.

Après avoir défini la description analytique sur la fiche client/fournisseur, elle peut être ensuite déplacée vers les documents où le client/fournisseur donné est sélectionné. Cela a été décrit dans l’article Description analytique sur les documents commerciaux et d’entrepôt.

Comme dans le cas de la fiche article ou client/fournisseur, le système permet de saisir une description analytique sur le compte comptable qui peut être ensuite transférée vers la description analytique de l’élément de l’écriture comptable ou de la note comptable sur lequel le compte donné a été indiqué.

La définition de la description analytique sur le compte comptable ressemble à la définition de la description analytique sur les documents, mais vous ne pouvez déterminer que le pourcentage qui représente le montant.

Vu qu’il est possible de spécifier le propriétaire dans le formulaire des éléments des dimensions analytiques, le système affiche sur la liste des valeurs des dimensions analytiques uniquement les éléments pour lesquels la valeur Tous ou l’entreprise dans le cadre de laquelle l’opérateur est connecté est indiquée comme propriétaire.

Si un modèle d’associations est assigné à l’objet Comptes comptables, la liste des éléments des différentes dimensions sera limitée aux éléments admissibles pour la combinaison donnée des valeurs des dimensions analytiques. Cette limitation est activée uniquement lors de l’indication de l’élément de la dimension. Le contrôle n’est pas effectué pour les enregistrements déjà existants durant la modification et l’enregistrement de l’objet.

Vous pouvez définir la description analytique sur chaque niveau du compte comptable. Si le compte parent possède un compte au niveau inférieur, la description analytique est automatiquement transférée vers les comptes subordonnés. Une fois vous enregistrez les modifications apportées dans la description analytique du compte parent, vous pouvez décider si le système doit mettre à jour simultanément la description analytique des comptes subordonnés. Ce choix peut se faire après avoir sélectionné l’option appropriée dans la question affichée par le système. Vous pouvez modifier la description analytique sur chaque niveau du compte comptable.

En outre, vous pouvez cocher le paramètre Description analytique obligatoire (par défaut décoché) dans la définition du compte comptable. Il détermine la nécessité d’ajouter une description analytique en cas de sélection du compte donné sur le document comptable.

La valeur du paramètre Description analytique obligatoire peut être spécifiée individuellement sur chaque niveau du compte comptable. Par défaut, les comptes subordonnés héritent la valeur du paramètre défini dans le compte parent. Au moment où les modifications relatives à la définition du paramètre dans le compte parent sont enregistrées, vous pouvez décider de modifier la définition du paramètre dans les comptes subordonnés tout en sélectionnant l’option appropriée que le système affiche dans une question.

Lorsque vous saisissez une description analytique dans une écriture comptable/écriture de contre-passation ou dans une note comptable où le compte comptable avec le paramètre Description analytique obligatoire est sélectionné, le système vérifie à l’enregistrement du document :

• si vous avez sélectionné dans la description analytique l’élément lié au compte donné
• si vous avez indiqué la valeur d’au moins une dimension analytique sur l’élément lié au compte donné.

Si le document ne remplit pas les conditions mentionnées ci-dessus, le message suivant sera affiché : « La valeur n’a pas été définie pour le compte requis ». En fonction du statut du document, le système permet ou bloque son enregistrement. Le contrôle qui dépend du statut du document a été décrit dans l’article Contrôle d’exactitude de la description analytique et le statut du document.

Après avoir assigné des dimensions analytiques à l’objet Immobilisations au niveau de la Configuration → Structure d’entreprise → Dimensions des objets, le système permet de saisir une description analytique dans le groupe d’immobilisations ou même dans la fiche immobilisation. Ensuite, vous pouvez créer automatiquement sur la base de la description définie dans l’immobilisation des lignes de la description analytique dans les documents relatifs à l’immobilisation donnée.

L’utilisateur peut spécifier le mode d’amortissement selon lequel les valeurs de la description analytique seront remplies dans les documents des immobilisations. Vous avez au choix les modes d’amortissement cochés dans la configuration du système :

La définition de la description analytique sur le groupe d’immobilisations est similaire à la définition de la description analytique sur les documents, mais vous ne pouvez déterminer que le pourcentage qui représente le montant.

Vu qu’il est possible de spécifier le propriétaire dans le formulaire des éléments des dimensions analytiques, le système affiche sur la liste des valeurs des dimensions analytiques uniquement les éléments pour lesquels la valeur Tous ou l’entreprise dans le cadre de laquelle l’opérateur est connecté est indiquée comme propriétaire.

Si un modèle d’associations est assigné à l’objet Immobilisations, la liste des éléments des différentes dimensions sera limitée aux éléments admissibles pour la combinaison donnée des valeurs des dimensions analytiques. Cette limitation est activée uniquement lors de l’indication de l’élément de la dimension. Le contrôle n’est pas effectué pour les enregistrements déjà existants durant la modification et l’enregistrement de l’objet.

Si vous avez défini des groupes subordonnés à un groupe d’immobilisations donné, après avoir modifié la description analytique dans le groupe d’immobilisations, vous pouvez mettre à jour aussi la description analytique dans ses groupes subordonnés à l’aide du bouton [Mettre à jour les modèles]. Une fois ce paramètre est coché, le système permet de sélectionner l’une des trois valeurs :

• Champs modifiés – sous condition – le logiciel mettra à jour la description analytique conformément à la modification dans le modèle. La modification ne concerne que les groupes subordonnés dont la description analytique était conforme à la définition d’origine de la description analytique sur le modèle.
• Champs modifiés – sous condition – le logiciel mettra à jour la description analytique conformément à la modification dans le modèle. La modification ne concerne que les groupes subordonnés dont la description analytique était conforme à la définition d’origine de la description analytique sur le modèle.
• Tous les champs – sans condition – le logiciel mettra à jour tous les champs des groupes subordonnés conformément aux paramètres dans le modèle, sauf ceux qui portent atteinte à leur caractère unique (p.ex. les champs : code, nom).

La description analytique des groupes subordonnés nouvellement ajoutés est remplie automatiquement, conformément à la définition de la description analytique du groupe supérieur.

Le fonctionnement du paramètre Mettre à jour les éléments est similaire au paramètre Mettre à jour les modèles, mais celui-là se réfère à la mise à jour de la description analytique sur les fiches immobilisations.

Dans la structure de plusieurs entreprises, la description analytique saisie sur la fiche immobilisation est enregistrée au niveau de l’entreprise donnée. Durant la modification de la fiche immobilisation, le système affiche la description analytique saisie dans l’entreprise dans laquelle l’opérateur est actuellement connecté. De manière similaire, les modifications apportées à la description analytique de l’immobilisation sont enregistrées pour l’entreprise actuelle.

Après avoir défini la description analytique sur la fiche immobilisation, elle peut être ensuite déplacée vers les documents des immobilisations où l’immobilisation donnée est sélectionnée.

Pour faire une description analytique d’un document, il est d’abord nécessaire d’associer des dimensions au type de document. Le logiciel affichera les dimensions associées dans la description analytique des documents du type en question. À côté de l’assignation des dimensions, vous pouvez spécifier aussi dans la définition du document les combinaisons disponibles des valeurs des dimensions que vous pourriez utiliser dans la description analytique du type de document donné.

Pour associer des dimensions analytiques et un modèle d’associations à un type de document donné, sélectionnez à partir du menu Configuration l’élément Types dans le groupe Documents.

Une fois le bouton sélectionné, le logiciel affiche une liste des types de documents. Il faut sélectionner un type de document et cliquer sur le bouton [Modifier] situé dans le groupe Liste.

Vous pouvez assigner les dimensions analytiques au type de document donné dans l’onglet Dimensions.

L’onglet Dimensions est divisé en deux sections : Dimensions de l’utilisateur et Dimensions analytiques.

Dans la section Dimensions de l’utilisateur, le système affiche les dimensions que vous pouvez assigner. Pour assigner une dimension à un objet donné, sélectionnez-la sur la liste et ensuite cliquez sur le bouton [Ajouter un lien] ou cliquez deux fois sur la dimension donnée.

Dans la section Dimensions analytiques, le système affiche les dimensions assignées à l’objet donné. Pour supprimer la dimension assignée, sélectionnez la dimension sur la liste et cliquez sur le bouton [Supprimer le lien] ou cliquez deux fois sur la dimension donnée.

Le système permet aussi de spécifier dans la définition du type de document la dimension analytique comme obligatoire. Si la dimension analytique a été spécifiée comme obligatoire et vous n’avez pas indiqué durant la réalisation de la description analytique la valeur pour la dimension donnée, le système affiche le message suivant à l’enregistrement de la description analytique : « La valeur pour la dimension obligatoire n’a pas été définie : [Nom de la dimension] ».

Dans l’onglet Description analytique du document, les champs dans les colonnes dédiées aux dimensions obligatoires sont présentés en jaune.

En outre, vous pouvez spécifier un modèle d’associations pour le type de documents donné dans l’onglet Description analytique.

Vous pouvez définir dans la définition du document des valeurs des dimensions analytiques pour le modèle d’associations de manière similaire à la définition du modèle d’associations à partir de Principal → Modèles d’associations, ce qui a été décrit dans le chapitre Définir un modèle d’associations. Vous pouvez aussi assigner le modèle d’associations défini au préalable en cliquant dans le menu principal sur le bouton [Sélectionner le modèle].

Voici les règles qui régissent l’assignation du modèle d’associations :

• Il est possible d’assigner uniquement un modèle d’associations à un type de document donné.
• Dans le cas où les combinaisons disponibles des valeurs des dimensions analytiques ont été déjà spécifiées pour le type de document donné, le système affiche le message suivant : « La définition du document contient déjà les associations définies. Les éléments existants seront supprimés. Voulez-vous continuer ? ». Vous pouvez assigner un nouveau modèle à la définition du document ou maintenir les données inchangées.
• Durant l’assignation du modèle à un type de document, le système contrôle la conformité des dimensions assignées à la définition du document face aux dimensions attribuées au modèle sélectionné. En cas de divergences, le système affiche le message suivant : « La définition du document contient d’autres dimensions que celles indiquées dans le modèle. Voulez-vous continuer ? ». Si vous décidez de continuer, le système ajoute les enregistrements appropriés de la description analytique et les noms des dimensions seront affichés après avoir assigné les dimensions manquantes au type de document donné.

Les dimensions et la description analytique correctement définies augmentent les possibilités d’analyse des résultats de l’entreprise. Vous pouvez définir la description analytique dans l’onglet Description analytique qui est disponible dans les documents commerciaux et d’entrepôt aussi bien que dans les documents comptables.

Pour ajouter un élément de la description analytique, cliquez sur le bouton [Ajouter un enregistrement] dans le groupe Description analytique du menu principal. Pour supprimer un élément de la description analytique, sélectionnez-le dans le tableau et cliquez sur le bouton [Supprimer l’enregistrement] dans le groupe Description analytique.

Vu qu’il est possible de spécifier le propriétaire dans le formulaire des éléments des dimensions analytiques, le système affiche sur la liste des valeurs des dimensions analytiques uniquement les éléments pour lesquels la valeur Tous ou l’entreprise dans le cadre de laquelle l’opérateur est connecté est indiquée comme propriétaire.

En plus, la description est affichée à côté du nom de l’élément de la dimension analytique durant l’ajout de la description analytique au document ou à l’objet. C’est particulièrement utile durant l’indication des éléments des dimensions analytiques définis par la matérialisation de la sous-dimension de type À partir du plan comptable où le nom du compte comptable assigné à l’élément donné est affiché dans le champ Description sur l’élément de la dimension.

Outre la possibilité de saisir manuellement la description analytique directement sur le document, le système permet de remplir la description analytique sur la base de la description analytique ajoutée à l’article, à la fiche client/fournisseur, au compte comptable ou au document source. Pour cette raison, après avoir rempli la description analytique sur le document, l’information qui indique comment une ligne donnée de la description analytique a été ajoutée est enregistrée dans la colonne Source qui se trouve sur la liste des colonnes supplémentaires.

• Manuel – la ligne de la description analytique est ajoutée manuellement directement sur le document.
• Modification – la ligne de la description analytique est modifiée par l’utilisateur
• Répertoire – la ligne de la description analytique est générée sur la base de la ligne de la description analytique sur la fiche article, la fiche client/fournisseur ou immobilisation
• Compte – la ligne de la description analytique est générée sur la base de la ligne de la description analytique sur le compte comptable.
• Document – la ligne de la description analytique est générée sur la base de la ligne de la description analytique sur le document source.

La description analytique est enregistrée à l’enregistrement de tout le document. Les boutons [Enregistrer] et [Valider] situés dans le groupe Description analytique sont inactifs jusqu’à ce moment-là. Lorsque l’enregistrement du document est impossible (documents validés ou comptabilisés) l’utilisateur peut enregistrer ou valider la seule description analytique.

Lors de l’enregistrement d’une description analytique, le logiciel vérifie qu’elle est correcte. C’est le cas quand le montant est décrit en entier.

Le système permet d’ajouter une description analytique à l’élément à montant nul. Grâce à cela, il est possible par exemple de décrire de manière analytique au niveau d’un sous-élément la marchandise de type Service dont le montant d’achat est égal à 0 ou bien remplir la ligne de la description analytique relative à l’élément à montant nul (le montant HT de l’élément est égal à zéro). Cette possibilité dépend du fait si le paramètre Permettre de définir la description pour les éléments à montant nul est coché dans la configuration du système. Ce paramètre est décrit dans la catégorie Configurer les paramètres dans le module comptable.

Si un modèle d’associations est assigné à un type de document, la liste des éléments des différentes dimensions sera limitée aux éléments admissibles pour la combinaison donnée des valeurs des dimensions analytiques. Cette limitation est activée uniquement lors de l’indication de l’élément de la dimension. Le contrôle n’est pas effectué pour les enregistrements déjà existants durant la modification et l’enregistrement du document.

Exemple

Le modèle d’associations présenté ci-dessous a été ajouté dans la définition de la facture fournisseur.

Les dimensions analytiques assignées dans la définition du document sont conformes aux dimensions analytiques attribuées au modèle d’associations donné.

Une fois la description analytique est effectuée sur le document, vous pouvez sélectionner dans les différentes dimensions uniquement les valeurs qui ont été spécifiées comme disponibles dans la combinaison donnée.

À titre d’exemple, si vous sélectionnez la valeur de la dimension « Catégorie financière », le système affiche sur la liste uniquement les coûts assignés à la voiture Kia KR 3098 dans la localisation « Cracovie » et dans le centre de vente. En outre, le coût défini comme par défaut dans la dimension donnée est marqué en gras et affiché en tête de la liste des éléments.

En cas de documents comptabilisés, la modification de la description analytique dépend du fait si le paramètre Modification de la description analytique dans les documents comptabilisés est coché au niveau de Système → Configuration → onglet Comptabilité. Ce paramètre est décoché par défaut. Vous pouvez le cocher à tout moment.

Si le paramètre est décoché, le système ne permet pas de modifier la description analytique dans les documents comptabilisés (les icônes liées à la réalisation de la description analytique sont inactives). La modification de la description analytique dans les documents pour lesquels l’écriture brouillon a été passée est possible avec la définition donnée.

Par contre, si le paramètre est coché, vous pouvez modifier la description analytique dans les documents comptabilisés et les documents pour lesquels l’écriture brouillon a été passée. Dans ce cas, lors de la sélection de l’onglet Description analytique, le système affiche une information appropriée en fonction du statut du document : « La modification de la description analytique peut nécessiter la nouvelle comptabilisation/passation de l’écriture brouillon pour le document ». En plus, le message approprié est affiché en fonction du statut du document, lorsque vous essayez d’ajouter ou de supprimer des enregistrements de la description analytique : « Le document a été comptabilisé/Une écriture brouillon a été passée pour le document. Êtes-vous sûr de vouloir apporter des modifications à la description analytique ? ». Après avoir modifié la description analytique dans le document source, vous pouvez actualiser la description analytique dans l’écriture comptable en cliquant sur le bouton [Remplir par document].

Exemple

La facture TVA fournisseur a été saisie dans le système avec la description analytique suivante :

La facture saisie a été comptabilisée selon la description analytique.

La description analytique a été remplie dans l’écriture comptable sur la base du document source (les dimensions analytiques conformes aux dimensions de la FAT ont été assignées au document OC.

Description analytique sur l’écriture comptable remplie selon le document source

Ensuite, la description analytique est modifiée dans le document source (le paramètre Modifier les documents comptabilisés est coché dans la section Description analytique dans la configuration du système).

Puisque l’utilisateur a modifié la valeur de la dimension Localisation selon laquelle la comptabilisation est réalisée, il est nécessaire de comptabiliser à nouveau le document (un autre compte comptable est assigné à la valeur modifiée). En cas de document pour lequel une écriture brouillon a été passée, il faut passer à nouveau l’écriture brouillon. Pour cela, démarrez la nouvelle passation et choisissez l’option Changer de schéma comptable.

Après la nouvelle comptabilisation du document, la description analytique a été remplie dans l’écriture comptable selon le document source.

Le montant HT du document FAT est comptabilisé conformément à la description analytique du document.

Outre la possibilité de saisir manuellement la description analytique directement sur le document, le système permet d’ajouter aux documents commerciaux et d’entrepôt la description analytique à l’aide du bouton [Remplir] sur la base de la description analytique d’une fiche article et d’une fiche client/fournisseur indiqué dans le document.

Après avoir cliqué sur le bouton [Remplir], des lignes de la description analytique sont automatiquement générées conformément aux règles suivantes :

• Si la description analytique est saisie sur la fiche article, le système charge la description analytique de la fiche article.
• Si la description analytique est saisie également sur la fiche client/fournisseur à côté de la description analytique sur la fiche article, le système sépare des lignes de la description analytique conformément aux données enregistrées dans la fiche client/fournisseur.
  • Dans le cas où les mêmes dimensions sont utilisées dans la fiche article et la fiche client/fournisseur, le système prend en compte dans la division supplémentaire de la description analytique faite sur la base des données de la fiche client/fournisseur uniquement les dimensions qui n’existent pas dans la fiche article.
• Si la description analytique est saisie uniquement dans la fiche client/fournisseur, le système remplit des lignes de la description analytique sur le document conformément à la description analytique de la fiche client/fournisseur.
• Les lignes avec des valeurs spécifiées des dimensions sont créées au niveau des éléments même si la description analytique n’a pas été saisie sur la fiche des articles.
• Les enregistrements sont créés indépendamment de l’assignation des dimensions données au document auquel la description est ajoutée. À défaut de leur assignation au type de document donné, seuls les différents éléments avec une valeur en pourcentage et en montant sont transférés vers la description analytique. Pour voir toutes les dimensions utilisées dans la fiche article et la fiche client/fournisseur, il faut les assigner également au type de document sur lequel la description analytique est réalisée.
• Le champ Description contient une information relative à la description automatique du document.

L’utilisation de l’option [Remplir] entraîne à chaque fois la mise à jour de la description analytique qui existe sur le document. Avant de remplacer des valeurs existantes avec de nouvelles valeurs, le système affiche le message suivant : « Les éléments existants seront remplacés avec de nouvelles valeurs. Voulez-vous continuer ? ».

Exemple

La description analytique suivante a été saisie sur la fiche article :

La fiche fournisseur comprend la description analytique suivante :

Une facture fournisseur a été enregistrée dans le système. Elle documente une transaction liée à l’article et au client/fournisseur dont les fiches comprennent les descriptions analytiques présentées ci-dessus.

Après avoir cliqué sur le bouton [Remplir], le système remplit automatiquement des lignes de la description analytique dans la facture client conformément à la description analytique saisie sur la fiche article et la fiche client/fournisseur.

Le système permet aussi d’utiliser le processus BPM Remplir automatiquement la description analytique dans les documents. Grâce à ce processus, la description analytique est automatiquement ajoutée aux documents.

Dans l’élément de l’immobilisation, le mode d’amortissement doit être défini pour lequel la description analytique sera créée. Par défaut, les modes d’amortissement sont remplis sur la base de la fiche immobilisation. Outre la possibilité de saisir manuellement la description analytique directement sur le document, le système permet d’ajouter aux documents des immobilisations la description analytique à l’aide du bouton [Remplir] sur la base de la description analytique d’une fiche immobilisation indiquée dans le document.

Après avoir cliqué sur le bouton [Remplir], des lignes de la description analytique sont automatiquement générées conformément aux règles suivantes :

• Si la description analytique est saisie sur la fiche immobilisation, le système charge la description analytique de sa fiche.
• Le champ Commentaire pour la description analytique contient une information relative à la description automatique du document.

L’utilisation de l’option [Remplir] entraîne à chaque fois la mise à jour de la description analytique qui existe sur le document. Avant de remplacer des valeurs existantes avec de nouvelles valeurs, le système affiche le message suivant : « Les éléments existants seront remplacés avec de nouvelles valeurs. Voulez-vous continuer ? ».

De manière similaire aux écritures comptables, la description analytique peut être définie sur la note comptable pour tout le document aussi bien que pour ses éléments.

L’utilisateur peut définir une description analytique directement sur le document « manuellement » ou sur la base de la description analytique saisie sur le compte comptable.

Si un modèle d’associations est assigné à la définition de la note comptable, la liste des éléments des différentes dimensions sera limitée aux éléments acceptables pour la combinaison donnée des valeurs des dimensions analytiques. Cette limitation se fait uniquement durant l’indication de l’élément de la dimension. Le contrôle n’est pas effectué pour les lignes qui existent déjà à la modification et à l’enregistrement du document.

Vous pouvez remplir la description analytique sur la base de la description spécifiée sur le compte comptable en sélectionnant l’option [Remplir par compte]. Les règles de création de la description analytique sont ici similaires à la création de la description analytique sur la base du compte comptable sur les écritures comptables.

Après avoir cliqué sur le bouton [Remplir par compte], la valeur Description automatique du document sera affichée dans le champ Commentaire pour la description analytique sur la note comptable.

De manière similaire à l’écriture comptable, l’exactitude de la description analytique sur les notes comptables est contrôlée en fonction du fait si le paramètre Contrôler l’exactitude de la description analytique est coché sur la définition du document.

Si le paramètre est coché, le système va contrôler l’exactitude de la description analytique de manière suivante :

• Si la description analytique de l’élément ou du document est créée sur un seul côté – le contrôle du montant de la description sera effectué dans le cadre du côté donné (Débit/Crédit)
• Si la description analytique de l’élément ou du document est créée sur deux côtés – le contrôle du montant de la description sera effectué dans le cadre de chaque côté, séparément pour le côté Débit et Crédit.

Si le paramètre Contrôler l’exactitude de la description analytique est décoché – le contrôle de l’exactitude ne sera pas effectué.

Le système permet aussi de saisir une description analytique sur le document du solde d’ouverture et de la corriger. Cela concerne aussi bien le solde d’ouverture ajouté à l’aide du bouton [Ajouter] que le solde généré sur la base du solde d’ouverture de la période comptable précédente.

L’utilisateur peut ajouter la description analytique « manuellement » directement sur le document et sur la base de la description analytique saisie sur le compte comptable comme dans le cas des écritures comptables.

Vous pouvez ajouter une description analytique au document du solde d’ouverture au niveau de l’en-tête du document, au niveau de son élément ou du montant donné.

Si un modèle d’associations est assigné à la définition du solde d’ouverture, la liste des éléments des différentes dimensions sera limitée aux éléments admissibles pour la combinaison donnée des valeurs des dimensions analytiques. Cette limitation se fait uniquement durant l’indication de l’élément de la dimension. Le contrôle n’est pas réalisé pour les lignes déjà existantes durant la modification et l’enregistrement du document.

Vous pouvez remplir la description analytique sur le solde d’ouverture sur la base de la description spécifiée sur le compte comptable en sélectionnant l’option [Remplir par compte]. Les règles de création de la description analytique sont ici similaires à la création de la description analytique sur la base du compte comptable sur les écritures comptables.

Après avoir cliqué sur le bouton [Remplir par compte], la valeur Description automatique du document sera affichée dans le champ Commentaire pour la description analytique.

De manière similaire aux écritures comptables, l’exactitude de la description analytique sur le solde d’ouverture est contrôlée en fonction du fait si le paramètre Contrôler l’exactitude de la description analytique est coché sur la définition du document.

Si le paramètre est coché, le système va contrôler l’exactitude de la description analytique de manière suivante :

• Si la description analytique de l’élément ou du document est créée sur un seul côté – le contrôle du montant de la description sera effectué dans le cadre du côté donné (Débit/Crédit)
• Si la description analytique de l’élément ou du document est créée sur deux côtés – le contrôle du montant de la description sera effectué dans le cadre de chaque côté, séparément pour le côté Débit et Crédit.

Si le paramètre Contrôler l’exactitude de la description analytique est décoché – le contrôle de l’exactitude ne sera pas effectué.

Après avoir ajouté une description analytique au solde d’ouverture, elle est automatiquement transférée vers les écritures définitives associées de manière suivante :

• La description ajoutée au niveau de l’en-tête du SO est enregistrée dans l’en-tête de l’OC
• La description ajoutée au niveau de l’élément du SO est enregistrée dans l’élément de l’OC
• La description ajoutée au niveau des montants du SO est enregistrée dans l’élément de l’OC

Après avoir rempli automatiquement la description analytique, la valeur Description automatique du document est affichée dans le champ Description de l’écriture comptable.

Durant la modification des éléments/des montants du solde d’ouverture ou de sa description analytique, le système informe l’utilisateur de la mise à jour automatique de la description analytique sur l’écriture comptable associée.

La description analytique générée automatiquement sur l’écriture comptable selon la description saisie sur le SO peut être modifiée par l’utilisateur.

Outre la possibilité de saisir manuellement la description analytique, le système Comarch ERP Standard permet aussi de définir la description analytique pour les documents comptables sur la base du document source et la description analytique saisie sur le compte comptable.

Comme dans le cas des documents commerciaux, vous pouvez aussi lancer le processus BPM Remplir automatiquement la description analytique dans les documents qui permet d’ajouter automatiquement la description analytique aux documents.

En cas d’écritures comptables, il est possible de définir une description analytique pour tout le document aussi bien que pour les différents éléments.

Vous pouvez saisir une description analytique directement sur le document « manuellement », sur la base de la description analytique du document source ou selon le modèle dans le compte comptable.

Après avoir saisi une description analytique sur le solde d’ouverture, elle est automatiquement transférée vers les écritures définitives associées.

Si un modèle d’associations est assigné à la définition de l’écriture comptable ou son écriture de contre-passation, la liste des éléments des différentes dimensions sera limitée aux éléments admissibles pour la combinaison donnée des valeurs des dimensions analytiques. Cette limitation est activée uniquement lors de l’indication de l’élément de la dimension. Le contrôle n’est pas effectué pour les enregistrements déjà existants durant la modification et l’enregistrement du document.

Les liens entre les éléments des documents et les écritures définitives créées après leur comptabilisation sont enregistrés dans le système Comarch ERP Standard. Grâce aux liens enregistrés, le système permet de remplir la description analytique sur l’écriture comptable sur la base de la description du document source.

Pour saisir une description analytique basée sur la description du document source, cliquez sur le bouton [Remplir par document] situé dans le groupe de boutons Description analytique.

Si le document source n’a pas de description analytique, le système ajoute des lignes de la description à chaque élément de l’écriture comptable avec des valeurs indéfinies des dimensions. Par contre, si vous avez ajouté une description analytique au document source, elle sera chargée dans l’écriture comptable.

Exemple

La facture client a été enregistrée avec deux éléments :

Thé vert, montant HT : 100 EUR

Thé noir, montant HT : 40 EUR

La description analytique sur le document FC est suivante :

Le montant HT de la facture a été comptabilisé sur la base de la description analytique. En outre, le paramètre Fusionner les écritures définitives a été coché dans le schéma comptable.

Après avoir comptabilisé le document, les écritures définitives suivantes ont été créées :

Une fois vous sélectionnez dans l’onglet Description analytique l’option Remplir par document, le système crée dans l’écriture comptable les lignes suivantes :

L’utilisation de l’option Remplir par document, entraîne à chaque fois l’actualisation de la description analytique présente sur l’écriture comptable. Avant de remplacer les valeurs existantes avec de nouvelles valeurs, le système affiche le message suivant « Les éléments existants seront remplacés avec de nouvelles valeurs. Voulez-vous continuer ? Oui/Non ».

Le système permet aussi de réaliser une description analytique pour l’écriture comptable sur la base des valeurs par défaut de la description analytique définie sur le compte comptable à l’aide de l’option [Remplir par compte]. Dans ce cas, les règles de création de la description analytique sont similaires au processus de sa réalisation sur la base du document source.

Exemple

Les comptes comptables possèdent les descriptions suivantes :

Compte 501

Centre : Production, Localisation : Cracovie 60%

Centre : Production, Localisation : Lyon 40%

Compte 507

Centre : Vente, Localisation : Cracovie

Comptes 100, 411, 490

La description analytique n’a pas été saisie.

L’écriture comptable suivante a été ajoutée :

Après avoir cliqué sur le bouton [Remplir par compte], le système crée des lignes suivantes sur l’écriture comptable :

Dans le cas tant de la description analytique faite sur la base du document source que de la description réalisée sur la base de son modèle dans le compte comptable, le système affiche sur l’écriture comptable dans le champ Commentaire pour la description analytique la valeur Description automatique du document.

Comme pour la note comptable, le système vérifie l’exactitude de la description analytique sur les écritures comptables en fonction du fait si le paramètre Contrôle d’exactitude de la description analytique est coché dans la définition du document OC/ECRP.

Si le paramètre est activé, le système contrôle l’exactitude de la description analytique de manière suivante :

• Si la description analytique de l’élément ou du document est réalisée d’un seul côté – le montant de la description sera contrôlé sur le côté donné (Débit/Crédit).
• Si la description analytique de l’élément ou du document est réalisée de deux côtés – le montant de la description sera contrôlé de chaque côté, séparément pour Débit et Crédit.

Si le paramètre Contrôle d’exactitude de la description analytique est désactivé – le contrôle d’exactitude de la description n’est pas effectué.

Le système permet de contrôler l’exactitude de la description analytique. Ce contrôle dépend du statut du document. L’option est disponible pour les documents suivants : ordre de comptabilisation, écriture de contre-passation, note comptable, solde d’ouverture et son correctif. Pour cela, il faut cocher dans l’onglet Dimensions de la définition du document le paramètre Prendre en compte le statut du document au niveau de la Configuration → Types de documents. Ce paramètre est décoché par défaut. Si vous désactivez le contrôle d’exactitude de la description analytique, vous ne pourrez pas cocher le paramètre Prendre en compte le statut du document.

Voici les relations entre le paramètre Contrôle d’exactitude de la description analytique et Prendre en compte le statut du document :

• Si le paramètre Contrôle d’exactitude de la description analytique est décoché, le contrôle n’est pas effectué.
• Si le paramètre Contrôle d’exactitude de la description analytique est coché et le paramètre Prendre en compte le statut du document est décoché, le contrôle est effectué conformément aux règles générales de fonctionnement du système avec le paramètre Contrôle d’exactitude de la description analytique activé.
• Si les deux paramètres : Contrôle d’exactitude de la description analytique et Prendre en compte le statut du document sont cochés, le contrôle est effectué de manière suivante :
  • Pour la note comptable :
    • les règles de contrôle de l’exactitude de la description analytique restent les mêmes.
    • si la description est saisie sur le document non comptabilisé, le système avertit l’utilisateur que la description est remplie incorrectement et permet d’enregistrer la valeur qui ne répond pas aux conditions d’exactitude.
    • le contrôle relatif à l’exactitude de remplissage de la description analytique est gardé durant la comptabilisation du document. Si la description n’est pas saisie correctement, le système affiche une information d’erreur et ne permet pas de comptabiliser le document.
  • Pour l’écriture comptable (ordre de comptabilisation et écriture de contre-passation) et pour le solde d’ouverture
    • les règles de contrôle de l’exactitude de la description analytique restent les mêmes.
    • si la description est saisie sur le document non validé, le système avertit l’utilisateur que la description est remplie incorrectement et permet d’enregistrer la valeur qui ne répond pas aux conditions d’exactitude.
    • si la description est saisie sur le document validé, le système informe que la description est remplie incorrectement et bloque la possibilité d’enregistrer la valeur qui ne répond pas aux conditions d’exactitude.
    • le contrôle relatif à l’exactitude de remplissage de la description analytique est gardé durant la validation de l’écriture comptable. Si la description n’est pas saisie correctement, le système affiche une information d’erreur et ne permet pas de valider l’écriture définitive.

Vu qu’il est possible d’ajouter une description analytique à l’écriture comptable, le système permet de filtrer les écritures définitives dans le compte comptable selon la description analytique. Vous pouvez le faire à partir de tous les niveaux qui permettent d’afficher la liste des écritures comptables sur le compte, à savoir : Comptabilité/Compte, Liste des lettrages/Ajouter/Lettrage dans règlement, Plan comptable/Écritures comptables, Balance générale/Écritures comptables.

Après avoir cliqué sur le bouton [Description analytique] situé dans le filtre de la liste des écritures comptables, le système ouvre la fenêtre Conditions de la description analytique. Ici, vous pouvez définir le filtre qui prendra en compte les écritures définitives dont la description analytique possède des valeurs spécifiées.

Vous trouverez la description détaillée du fonctionnement des filtres dans la catégorie Rechercher et filtrer les données.

Exemple

La description analytique est effectuée pour l’écriture comptable sur la base de deux dimensions : Centre, Localisation

L’utilisateur recherche des écritures définitives où la valeur Vente ou Production a été indiquée pour la dimension Centre et la valeur Lyon pour la dimension Localisation.

Le filtre peut être défini de deux manières :