L’onglet Général du formulaire de détails d’un élément comprend les informations de base sur l’élément. Par défaut, cet onglet est divisé en plusieurs sections (en fonction du document et du type d’article) :

• Article
• Calcul
• Sous-éléments

Outre les sections citées ci-dessus, les champs suivants sont disponibles dans la partie supérieure :

• Transaction traitée par – champ permettant de sélectionner un employé responsable du traitement de la transaction.
• Précision du tarif – définit le nombre de chiffres après la virgule présenté dans les champs de tarifs destinés au calcul d’un élément donné et sur la liste des éléments du document. La plage de précision du tarif (de 1 à 4 chiffres après la virgule) disponibles dans la liste dépend des paramètres de la précision du tarif dans la définition du type de document donné.
• SENT – paramètre permet de gérer le suivi du transport des éléments.
• Contrôle : quantité * tarif = montant – si vous cochez cette case, seule la valeur calculée comme le produit de la quantité et du tarif pourra être saisie pour un élément. Si vous tapez une valeur incorrecte (qui ne satisfait pas à cette condition), le système va la changer en valeur correcte.
• Autoliquidation TVA – ce paramètre permet de gérer l’autoliquidation de TVA dans l’élément. Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, consultez l’article Gestion d’autoliquidation de la TVA.

La section Article comprend les champs suivants :

• Article – ce champ permet de sélectionner un article à insérer dans le document. Vous ne pouvez sélectionner qu’un article actif, défini dans le répertoire Articles.
• Description – champ présentant la description saisie dans la fiche d’un article sélectionné.
• Code CN – champ permettant la saisie du code d’un article utilisé dans la circulation des marchandises au sein de l’UE. Si le paramètre SENT est coché, indiquez le code CN pour lequel le paramètre Envoyer à SENT est coché.
• Pays d’origine – champ permettant de déterminer le pays d’origine d’un article. La valeur de de champ est chargée depuis la fiche article mais vous pouvez la modifier.

Une fois l’article sélectionné, il est possible de définir dans la section Calcul les détails concernant son prix. Cette section comprend les champs suivants :

• Quantité – définit la quantité de l’article à insérer dans le document. Une fois l’unité auxiliaire indiquée pour un élément du document, il est possible de modifier la quantité aussi bien en unité auxiliaire qu’en unité de base.
• Unité de mesure – champ avec le symbole de l’unité de mesure assignée à l’article. L’unité de base est affichée automatiquement ou l’unité auxiliaire (à condition qu’elle soit disponible) définie par défaut pour un type donné de document. Il est pourtant possible de la remplacer par une autre unité assignée à la fiche article et active.
• Prix de base (HT)/(TTC) – prix unitaire HT/TTC d’un article utilisé pour calculer les éventuelles remises. Ce prix est chargé à partir d’un tarif en vigueur pour un type de tarif donné et il est converti en devise du document.
• Remise (%) – valeur en pourcentage de la remise calculée sur un élément en cours du document.
• Prix (HT) /(TTC) – prix unitaire HT/TTC d’un article exprimé en devise du document prenant en compte les remises accordées.
• (Prix) d’acquisition – prix d’acquisition d’un article exprimé en devise système. Ce champ est disponible pour les documents d’achat.
• Montant (HT)/(TTC) – montant HT/TTC d’un élément exprimé en devise du document.
• (Montant) d’acquisition – champ disponible uniquement pour les documents d’achat. Il affiche le montant d’acquisition de l’article exprimé en devise système de l’entreprise étant le propriétaire du document.
• Points – nombre total des points à accorder au client pour l’achat d’un article donné. Les points sont définis dans les tarifs.
• Taux de TVA – par défaut, le taux de TVA assigné à l’article est affiché. Si le taux assigné à l’article est inactif, le système charge le taux défini dans la configuration comme taux par défaut. Il est pourtant possible de le modifier.
• Volume – volume de l’article chargé depuis la fiche article
• Poids net – poids net de l’article chargé depuis la fiche article
• Poids brut – poids brut de l’article chargé depuis la fiche article
• Groupe de produits/services FAS – ce champ est disponible dans les détails de l’élément pour les documents suivants :
  • factures client et leurs correctifs
  • reçus et leurs correctifs
  • correctifs manuels
  • factures fournisseur (uniquement en cas de champ Procédure FAS)

Par défaut, ces champs présentent des valeurs définies dans les champs identiques de la fiche article qui sont chargées à partir d’un répertoire universel (avec la possibilité de les modifier par l’utilisateur).

Pour les commandes et les devis, d’autres champs supplémentaires existent dans cette section :

• Délai de livraison (jours) – champ permettant de définir le délai de livraison d’un article. La valeur de ce champ est automatiquement mise à jour conformément au tarif de l’article spécifié. Vous pouvez cependant modifier ce délai en fonction de vos besoins.
• Date de livraison – date jusqu’à laquelle un élément de la commande doit être réalisé, à savoir vendu/livré au client ou fourni par le fournisseur. La modification de la valeur pour le délai de livraison implique la modification de la date de livraison et à l’inverse.

La section Sous-éléments comprend une liste avec les données suivantes :

• N° – nombre ordinal d’un sous-élément
• Entrepôt – un entrepôt à partir duquel les ressources seront prélevées ou dans lequel une ressource doit être réceptionnée. Si un entrepôt concret est sélectionné dans l’en-tête, il n’est pas possible de modifier l’entrepôt directement sur les sous-éléments des documents d’achat/entrée en stock. En ce qui concerne les documents de vente/sortie du stock, ce champ n’est pas modifiable sauf le document COMC où les sous-éléments ne sont pas associés aux ressources.

Les colonnes suivantes contiennent les caractéristiques qui affectent le lot et qui sont assignées à un article donné. Le système permet d’établir un document pour un article avec les différentes valeurs des caractéristiques. Les champs suivants sont disponibles :

• Date de livraison – colonne disponible dans les documents de vente affichant la date d’entrée d’un article en stock
• Document – colonne disponible dans les documents de vente. Elle affiche le numéro du document d’entrepôt avec lequel un article est entré en stock.
• Document d’origine – colonne disponible dans les documents de vente. Sa tâche est de fournir les informations sur le document avec lequel une ressource est entrée en stock. Par exemple, si un article est entré en stock A avec le document REC et s’il a été ensuite déplacé vers le stock B avec le document ME, cette colonne affichera le numéro du REC pour le stock B.
• Quantité – quantité de l’article (des sous-éléments) exprimée en unité définie dans la section Calcul, chargée à partir de l’entrepôt dans le cadre d’un document donné (pour les documents de vente) ou à entrer en stock (pour les documents d’achat). Dans le cas des documents d’achat, ce champ est modifiable directement dans le tableau.
• Réservation quantitative – champ disponible uniquement pour les sous-éléments du document COMC/COMI. Le paramètre coché informe que la réservation effectuée bloque la vente de la quantité déterminée sans indiquer la livraison donnée.
• Montant d’achat – montant des sous-éléments exprimé en devise système de l’entreprise étant le propriétaire du document
• Montant d’acquisition – montant d’achat des sous-éléments augmenté des coûts supplémentaires exprimé en devise système de l’entreprise étant le propriétaire du document
• Devise – (colonne masquée par défaut) symbole de la devise système de l’entreprise étant le propriétaire du document
• Ressource disponible – colonne affichée à condition que la méthode de déstockage AVCO soit définie dans le système. Son objectif est d’informer si un sous-élément prélève la ressource d’un entrepôt ou s’il n’est associé à aucune ressource.

En cas de méthode de déstockage AVCO, les colonnes Date de livraison, Document et Document d’origine seront toujours vides. C’est le paramètre dans la colonne supplémentaire Ressource disponible qui informe si la ressource est prélevée dans un document.

Cet onglet constitue une sorte de complément à la section Calcul dans l’onglet Général. En fonction du document et des droits accordés, vous y trouverez les sections :

• Calcul
• Devise
• Marge
• Structure de la remise

En outre, la partie supérieure de l’onglet, tout comme l’onglet Général, comprend les champs Précision du tarif et Contrôle.

La section Calcul contient les mêmes champs que la section Calcul dans l’onglet Général qui est décrit en détail dans l’article Onglet Général.

Champs supplémentaires affichés dans cette section pour l’onglet Calcul :

• Prix de base (HT)/(TTC) – affiche le prix unitaire actuel d’un article chargé à partir du tarif actif en vigueur et exprimé en devise définie dans ce tarif pour un article en question.
• Prix (HT)/(TTC) – affiche le prix unitaire actuel d’un article, y compris les remises accordées, exprimé en devise de l’article (celle-ci est définie dans le tarif à partir duquel le prix de base est chargé).
• Montant (HT)/(TTC) – affichent les montants pour une quantité spécifiée de l’article, exprimés en devise : de l’article (définie dans le tarif à partir duquel le prix de base est chargé) et en devise système.

La section Devise joue un rôle d’information et elle n’est pas modifiable. Sa tâche est de fournir les informations sur les devises et les taux de change ainsi que sur la date de chargement des taux de change. Ces données sont les mêmes que celles disponibles dans l’en-tête du document et elles sont chargées automatiquement.

Les taux de change sont affichés dans l’ordre suivant :

• en premier lieu, le taux de change de la devise de l’article converti en devise du document
• ensuite la devise du document
• et finalement, le taux de change de la devise système converti en devise du document

La section Marge est disponible uniquement pour les documents de vente. Elle affiche :

• les montants HT d’achat
• les montants HT d’acquisition (le champ avec le montant d’acquisition n’est pas disponible dans les DEVC)
• la marge – exprimée en tant que montant et pourcentage

Les valeurs des champs Montant d’achat et Montant d’acquisition sont calculées automatiquement et il n’est pas possible de les modifier. La marge est également calculée automatiquement à partir des données disponibles dans la section Calcul. Si la marge calculée sur un article ne répond pas à la demande de l’utilisateur, il peut modifier sa valeur pourcentage, ce qui entraîne en même temps le recalcul des valeurs des champs Marge (exprimée en tant que montant), Remise, Prix, et Montant dans la section Calcul.

La section Structure de la remise est disponible sur les documents de vente DEVC, COMC, R, FC et LIV mais seulement si l’opérateur fait partie du groupe d’opérateurs ayant le droit Accès à la structure des remises accordé dans l’onglet Autres droits (Configuration → Structure d’entreprise → Groupes d’opérateur).

La section est déroulée/réduite à l’aide de la flèche disponible dans son en-tête. Elle affiche une liste détaillée des remises accordées à un élément donné. Vous trouverez la description détaillée dans l’article Remises.

L’onglet Livraisons n’est disponible que pour les articles de type Article. Il est divisé en sections suivantes :

• Quantité
• Caractéristiques
• Sous-éléments
• Lots/Livraisons (disponible uniquement dans les documents de vente)

Les sections Quantité, Caractéristiques et Sous-éléments contiennent les champs identiques aux champs dans l’onglet Général. Toutes les modifications apportées à l’onglet Général sont synchronisées avec l’onglet Livraisons et à l’inverse.

Gérer les ressources dans l’élément du document

À côté du tableau des sous-éléments, le formulaire d’ajout des éléments aux documents de vente comprend (dans la section Sous-éléments) les champs permettant de réserver – dans le cas des FC et R – et de libérer – dans le cas des COMC – les ressources déplacées vers un document à partir d’un entrepôt donné.

Pour cela, vous devez :

• sélectionner un sous-élément approprié
• saisir dans le champ Quantité la quantité à retourner
• cliquer sur le bouton avec la flèche orientée vers le bas – [Retourner]

Ceci fait, la ressource en question retourne en stock en augmentant ainsi les états de stock. Si les éléments de la COMC ne sont associés à aucune ressource, le système n’entreprend aucune démarche – il ne diminue pas la quantité des sous-éléments. Si cependant les sous-éléments sont associés à une ressource donnée, ce lien est supprimé, la ressource retourne en stock mais la quantité des sous-éléments est la même.

Les documents COMC et COMI sont dotés d’option permettant de libérer entièrement les ressources sur plusieurs sous-éléments non réalisés en même temps. Pour cela, il suffit de sélectionner les sous-éléments appropriés et cliquer sur le bouton [Libérer les ressources].

Voici les conditions qui doivent être remplies pour pouvoir libérer une ressource :

• Statut du document – initialisé (COMC), non validé (COMC), validé (COMC, COMI), en cours de traitement (COMC, COMI)
• Quantité non réalisée supérieure à zéro
• Sous-élément lié à une ressource/à un lot

Voici les conditions qui doivent être remplies pour pouvoir réserver une ressource :

• Statut du document – initialisé (COMC), non validé (COMC), validé (COMC, COMI), en cours de traitement (COMC, COMI)
• Quantité non livrée supérieure à zéro
• Sous-élément non lié à une ressource/à un lot
• Sous-élément de vente dans le cas des COMI

Voici les critères vérifiés lorsque les ressources sont liées aux sous-éléments des COMC/COMI :

• Article – conforme à un article du sous-élément
• Entrepôt – conforme à un entrepôt du sous-élément :
  • si un entrepôt est indiqué sur un sous-élément, les ressources/lots seront recherchés uniquement dans cet entrepôt.
  • si l’option <Tous> est choisie pour un sous-élément de la COMC, toutes les ressources/tous les lots seront recherchés dans tous les entrepôts assignés à la définition du document dans un centre qui établit le document.
• La date de création d’une ressource/d’un lot (date d’entrée en stock) ne peut pas être postérieure à la date en cours – ne concerne pas AVCO.
• Caractéristiques – conformité des valeurs des caractéristiques des ressources/lots avec les valeurs des caractéristiques des sous-éléments COMC/COMI :
  • si une valeur pour les caractéristiques qui affectent le lot est définie sur un sous-élément de la commande, les ressources/lots recherchés doivent avoir la même valeur de la caractéristique.
  • si aucune valeur n’est définie pour les caractéristiques qui affectent le lot sur un sous-élément de la commande, les ressources/lots recherchés peuvent avoir une valeur quelconque pour cette caractéristique ou n’avoir aucune valeur assignée.

La section Lots/livraisons présente les informations sur les lots/ressources d’un article donné disponibles en stock.

• C’est pourquoi, elle n’est pas disponible dans les documents d’achat, ni dans les DEVC.
• Si un article est disponible en stock, les enregistrements appropriés sont affichés dans le tableau.
• Dans le cas contraire, le tableau Lots/livraisons est vide.

En fonction de la méthode de prélèvement des ressources choisie, le système va vérifier si une ressource peut être prélevée.

• En ce qui concerne FIFO/LIFO, seules les ressources dont la date de livraison est antérieure ou égale à la date d’opérations d’entrepôt dans un document donné peuvent être prélevées dans un document de vente/sortie du stock.
• La méthode de déstockage AVCO n’impose pas de telles contraintes.

En outre, si les caractéristiques qui affectent le lot sont assignées à un article, il est possible de filtrer le tableau par les lots donnés (valeurs des caractéristiques) spécifiés dans la section Caractéristiques.

Le tableau en question affiche les informations suivantes :

• Entrepôt – définit l’entrepôt où se trouve un lot/une ressource

Les colonnes suivantes contiennent les caractéristiques assignées à un article donné. Leur nombre varie en fonction du nombre de caractéristiques affectant le lot.

• Quantité – quantité disponible d’un article, y compris les réservations, exprimée en unité définie dans la section Calcul
• Quantité en unité de base – quantité disponible d’un article, y compris les réservations, exprimée en unité de base
• Prix unitaire – prix unitaire d’un article disponible physiquement en stock (ce prix est calculé de manière dynamique sur la base du montant d’achat et de la quantité disponible)
• Montant d’achat – valeur des ressources d’un article donné en stock exprimée en devise système de l’entreprise étant le propriétaire du document
• Montant d’acquisition – montant d’achat augmenté des coûts supplémentaires des ressources d’un article disponibles en stock exprimé en devise système de l’entreprise étant le propriétaire du document
• Devise – (colonne masquée par défaut) symbole de la devise système de l’entreprise étant le propriétaire du document

Pour les méthodes de déstockage FIFO/LIFO, le paramètre Afficher les livraisons est disponible à côté du tableau. Si vous le cochez, le mode d’affichage des quantités disponibles va changer. Les lots seront divisés en ressources et trois colonnes supplémentaires vont apparaître :

• Date de livraison – indique la date où une ressource donnée est entrée en stock.
• Document – affiche le document avec lequel une ressource donnée est entrée en stock d’un entrepôt.
• Document d’origine – il s’agit du document avec lequel la ressource est entrée en stock tout au début.

Changement de livraison dans les documents validés

Cette fonctionnalité permet de changer de livraison pour un sous-élément d’un document validé. Pour l’utiliser, il faut que l’opérateur fasse partie du groupe d’opérateurs avec le droit Changement de livraison dans les documents validés.

Ce droit est inactif par défaut et vous pouvez l’activer depuis la Configuration → Groupes d’opérateurs → mise en mode d’édition d’un groupe sélectionné → onglet Autres droits. Le droit en question n’est pas disponible pour la version française de la base de données ni pour la méthode de déstockage AVCO.

Voici la liste des conditions qui doivent être satisfaites pour que vous puissiez changer de livraison dans les documents de vente/sortie du stock (FC/LIV/PER) validés :

• L’opérateur doit faire partie du groupe d’opérateurs ayant le droit de changement de livraison dans les documents validés.
• Le document n’est pas comptabilisé.
• Il n’existe pas un correctif comptabilisé pour ce document.
• Il n’existe pas un correctif de la quantité pour les sous-éléments du document.
• Il n’existe pas un correctif de coût pour les sous-éléments du document.
• Il n’existe pas un document comptabilisé associé.
• La quantité de l’article à remplacer est disponible en stock.
• Un sous-élément est sélectionné dans la section Sous-éléments.
• La livraison à modifier est sélectionnée.
• Les entrepôts des lots à remplacer et les entrepôts des livraisons sont conformes.
• La quantité entre les documents associés est conforme. Par exemple, un LIV pour la quantité entière a été généré depuis la FC.

Pour qu’il soit possible de changer de livraison dans les documents validés, il est nécessaire d’effectuer les opérations suivantes dans l’onglet Livraisons :

• Indiquer un sous-élément pour lequel la livraison doit être modifiée. Dans le champ Quantité de la section Sous-éléments, la quantité conforme à un élément actuellement sélectionné est affichée.
• Cocher le paramètre Afficher les livraisons et indiquer la livraison à charger dans le document.
• Cliquer sur le bouton [Modifier] qui va changer de livraison dans le document.

Il est possible aussi de remplacer les livraisons pour plusieurs sous-éléments. Cela a été décrit dans l’article Vérification des livraisons.

L’onglet Éléments de l’assortiment n’apparaît que lorsque l’utilisateur sélectionne un assortiment avec la case décochée Éléments chargés sur document dans la fiche assortiment en tant qu’élément du document.

L’onglet est divisé en plusieurs sections :

• Articles – affiche les articles faisant partie d’un assortiment donné, y compris la quantité des éléments composants exprimée en unité de base d’un article donné correspondant à la quantité d’assortiments spécifiée dans l’onglet Général.
• Sous-éléments et Lots/livraisons – contiennent les données similaires à celles affichées dans l’onglet Livraisons pour les articles. Ces sections sont décrites dans l’article.

Les données présentées dans ces sections se réfèrent à un élément de l’assortiment sélectionné dans le tableau.

Les attributs permettent de stocker les informations supplémentaires sur les objets enregistrés dans le système. Vous pouvez assigner les attributs avec les valeurs aux documents et à leurs éléments.

Le système permet de définir les attributs et leurs valeurs et de les assigner aux objets dans l’onglet Configuration → Général → Attributs.

L’onglet Attributs dans les détails d’un élément permet d’ajouter les attributs définis dans le système et assignés à l’élément de type de document donné qui caractérisent l’élément donné. Il permet aussi d’entrer leurs valeurs.

• Si l’attribut donné est marqué dans la configuration comme obligatoire, le système va l’ajouter automatiquement à l’élément nouvellement ajouté au document donné et chargera la valeur définie par défaut.
• Si l’attribut n’est pas marqué comme obligatoire, l’opérateur peut tout seul ajouter un tel attribut. Après la validation des documents, utilisez les boutons du groupe Attributs dans le menu principal pour modifier les attributs.

Le système donne la possibilité de définir les pièces jointes, à savoir d’ajouter les images, les documents de texte où autres fichiers quelconques. Ensuite, ces fichiers peuvent être ajoutés à l’élément du document.

Pour gérer les pièces jointes dans le système, passez à l’onglet Configuration → Général → Pièces jointes.

L’onglet Pièces jointes dans les détails d’un élément permet de les assigner à l’élément donné du document et présente la liste des pièces jointes déjà assignées.

Il est possible de mettre disponible une pièce jointe dans les différents modules/applications coopérant avec le système tout en cochant le paramètre dédié sur la liste.