Le profit est un document qui reflète la circulation des articles à l’intérieur de l’entreprise. Il est utilisé pour inventorier les surplus de stock ou les articles fabriqués dans une entreprise.

La liste des documents PROF est disponible dans le menu Entrepôt → (Entrées) PROF.

Vous trouverez la description de la liste des documents dans l’article Liste des documents.

Le document de profit peut être :

• créé manuellement
• généré à partir du correctif de quantité manuel de la FC/R
• généré à partir de l’inventaire

Vous trouverez la description détaillée du formulaire du document et des onglets dans la sous-catégorie Formulaires de documents.

Les documents PROF :

• sont établis en devise système
• présentent les montants HT
• ne concernent pas les services et les assortiments avec le paramètre Éléments chargés sur document décoché.
• exigent la définition d’un entrepôt
• peuvent avoir un client/fournisseur/employé indiqué
• chargent la valeur des éléments à partir du dernier document d’entrepôt de type achat (REC, PROF, ME+) dont le propriétaire est une entreprise ou ses centres subordonnés dans le cadre de laquelle le document est établi avec l’article donné indépendamment de l’entrepôt.
• permettent de modifier le prix des éléments
• permettent de sélectionner un entrepôt de l’article sans valeur d’achat définie et de le vendre en validant la quantité du document.

Les bons de réception sont les documents d’entrepôt confirmant l’entrée en stock des articles livrés par les fournisseurs donnés selon les conditions d’achat définies. Les bons de réception augmentent la quantité des ressources en stock ainsi que la valeur du stock.

La liste des documents REC est disponible dans le menu Entrepôt → (Entrées) REC.

Vous trouverez la description de la liste des documents dans l’article Liste des documents.

Le document de bon de réception peut être :

• créé manuellement
• généré à partir de la commande fournisseur, facture fournisseur
• généré à partir de l’inventaire réalisée dans l’entrepôt de consignation propre

Vous trouverez la description détaillée du formulaire du document et des onglets dans la sous-catégorie Formulaires de documents.

Les documents REC :

• permettent d’indiquer un client/fournisseur
• exigent la définition d’un entrepôt où les ressources seront situées
• permettent de sélectionner un entrepôt de l’article sans valeur d’achat définie et de le vendre en validant la quantité du document.

Les pertes (PERT) se réfèrent à la circulation des articles à l’intérieur d’une entreprise. Ils sont souvent utilisés pour répertorier les pertes, éliminer les articles endommagés, sortir les articles du stock pour une période d’essai, prêter ou charger les composants à traiter dans le processus de production au sein d’une entreprise.

La liste des documents PERT est disponible dans le menu Entrepôt → (Sorties) PERT.

Vous trouverez la description de la liste des documents dans l’article Liste des documents.

Le document de perte peut être :

• créé manuellement
• généré à partir du correctif de quantité manuel de la FA
• généré à partir de l’inventaire

Vous trouverez la description détaillée du formulaire du document et des onglets dans la sous-catégorie Formulaires de documents.

Les documents PERT :

• sont établis en devise système
• présentent les montants HT
• ne comprennent pas de services
• nécessitent la définition d’un entrepôt à partir duquel les ressources seront chargées
• peuvent avoir un client/fournisseur/employé indiqué
• ne permettent pas de sortir la quantité supérieure à la quantité disponible dans l’entrepôt donné
• chargent la valeur d’un élément à partir de la ressource sans possibilité de modification

Les bons de livraison sont les documents d’entrepôt confirmant la sortie d’un article du stock. Ils diminuent la quantité des ressources en stock ainsi que la valeur du stock.

La liste des documents LIV est disponible dans le menu Entrepôt → (Sorties) LIV.

Vous trouverez la description de la liste des documents dans l’article Liste des documents.

Le document de bon de livraison peut être :

• créé manuellement
• généré à partir de la commande client, facture client et du reçu
• généré à partir de l’inventaire réalisée dans l’entrepôt de consignation propre

Vous trouverez la description détaillée du formulaire du document et des onglets dans la sous-catégorie Formulaires de documents.

Les documents LIV :

• permettent d’indiquer un client/fournisseur
• nécessitent la définition d’un entrepôt à partir duquel les ressources seront chargées
• ne permettent pas de sortir la quantité supérieure à la quantité disponible dans l’entrepôt donné

Les paquets sont les documents de transport permettant d’ajouter à un document tous les articles à envoyer à un client donné. Le document peut être imprimé et collé sur l’emballage des articles transportés.

La liste des paquets définis est disponible dans le menu Entrepôt → (Ressources) Paquets.

Vous trouverez la description de la liste des documents dans l’article Liste des documents.

Voici les colonnes propres à la liste des paquets :

• Priorité de réalisation
• Type de paquet – externe, interne
• Statut de réalisation

Créer un paquet

Pour ajouter un nouveau paquet, cliquez sur le bouton [Ajouter] en indiquant l’une des options disponibles :

• Paquet externe
• Paquet interne

Le formulaire du paquet comprend l’en-tête, la liste des éléments (paquet externe) et la liste des documents (paquet interne). Il constitue une base pour créer un document.

Les champs de base disponibles dans le formulaire du paquet ont été décrits dans l’article En-tête du document. En outre, les champs suivants sont disponibles :

• Type de paquet – champ d’information rempli sur la base du type indiqué lors de la création du paquet
• Point de livraison
• Emplacement de destination – champ disponible dans le formulaire du paquet interne permettant d’indiquer un centre où au moins un entrepôt est disponible, visible dans le centre étant propriétaire du paquet
• Statut de réalisation – champ avec une liste déroulante qui est chargée à partir du répertoire Statut de réalisation du paquet (Configuration → Général → Répertoires universels → Statut de réalisation du paquet). Le répertoire dispose de valeurs prédéfinies suivantes :
  • En cours de préparation (valeur par défaut)
  • Prêt à envoyer
  • Envoyé
  • Délivré
  • Reçu
  • Déballé
  • Partiellement déballé
  • Admis en stock

Paquet externe

La liste des éléments affiche les informations sur :

• le code et la désignation de l’article (chargés à partir de l’élément du document source)
• la quantité et l’unité de mesure
• le numéro du document source à partir duquel l’élément est chargé et son numéro d’ordre

Lors de l’ajout d’un élément, le système ouvre la liste filtrée par un client spécifié. Une fois les documents sélectionnés, tous leurs éléments composants sont ajoutés au paquet. Vous pouvez cependant supprimer certains des éléments ajoutés ou diminuer la quantité.

Paquet interne

La liste des éléments affiche les informations sur :

• le numéro du document ME- ajouté au paquet
• le statut de réalisation du document source – champ avec une liste déroulante qui est chargée à partir du répertoire Statut de la réalisation de l’élément du paquet (Configuration → Général → Répertoires universels → Statut de la réalisation de l’élément du paquet). Le répertoire dispose de valeurs prédéfinies suivantes :
  • Prêt à envoyer (valeur par défaut)
  • Envoyé
  • Arrivé
  • Reçu
  • Manquant
  • Admis en stock (ME-)
  • Imprévu
  • Rejeté
  • Imprévu – admis
• le document d’entrepôt ME+ associé

Vous pouvez ajouter au document de paquet uniquement les documents ME- qui :

• n’ont pas de documents ME+ générés
• n’ont pas été ajoutés à un autre paquet ou ils se trouvent dans un paquet annulé
• ont le statut Validé
• possèdent un entrepôt de destination disponible pour le centre indiqué dans le document de paquet dans le champ Emplacement de destination

Après avoir validé le document de paquet, vous pouvez :

• modifier le champ dans la colonne Statut de réalisation de l’élément du paquet
• générer un document ME+

Vous trouverez la description détaillée du formulaire du document et des onglets dans la sous-catégorie Formulaires de documents.

Protocoles de réception

Le protocole de réception est un document permettant d’enregistrer quel article a été réellement envoyé à un entrepôt de destination et dans quel état. Si les articles sont déplacés entre les entrepôts d’une entreprise, il se peut qu’un autre article se trouve dans un document de mouvement d’entrepôt que celui réellement entré en stock d’un entrepôt de destination. En outre, il peut arriver que l’article envoyé à un entrepôt de destination soit endommagé.

La liste des documents PRR est disponible dans le menu Entrepôt → Protocoles et fournit les informations suivantes :

• le numéro du document PRR
• la date de sa émission
• le numéro du document ME- auquel se réfère le protocole de réception
• le numéro du document ME+ généré après la validation du PRR
• le code et EAN de l’emballage pour lequel le PRR a été généré (seulement si le document PRR a été généré directement pour un emballage et non pour le document ME- entier)
• le numéro du rapport d’écart
• le statut actuel du document PRR

À partir de cette liste, vous pouvez valider, modifier, supprimer ou annuler le document PRR généré au préalable mais vous ne pouvez pas en ajouter un nouveau. Cela résulte du fait que le document PRR ne peut être que généré à partir du ME-.

Générer un PRR

La génération est effectuée pour tous les éléments du document ME- qui ne font partie d’aucun emballage ou pour un emballage du document ME-.

Les options de génération du PRR sont disponibles à partir de :

• liste des documents ME- – PRR pour les éléments du document ME- non appartenant à aucun emballage
• détails du document ME- dans l’onglet Éléments – PRR pour les éléments du document ME- non appartenant à aucun emballage
• détails du document ME- dans l’onglet Emballages – PRR pour un emballage sélectionné dans le document ME-
• gestion des emballages – PRR pour un emballage sélectionné dans le document ME –

Si un protocole de réception non validé est déjà associé à un document ME- source, le système va ouvrir le formulaire de ce protocole en mode d’édition.

Si un document ME- pour lequel le PRR est généré est déjà associé à un document ME+ (et ce document n’est pas annulé), le système va associer le document PRR généré à ce ME+.

Le document PRR :

• peut être généré dans un centre auquel appartient l’entrepôt de destination du document ME-
• s’appuie sur les droits du document ME+ sur les entrepôts. Aucun entrepôt n’est assigné au type de document PRR dans la configuration.
• permet d’ajouter une marchandise de type Article ou Assortiment avec la case cochée Éléments chargés sur document dans la fiche article et il n’a pas d’élément de type Service. Après avoir chargé un assortiment sur la liste des éléments, le système ajoute ses composants sans informer qu’ils proviennent d’un assortiment.

Formulaire du PRR

Le formulaire PRR se compose de plusieurs onglets – Documents associés, Attributs, Historique des modifications et Pièces jointes.

L’onglet Général comprend :

• numéro du document PRR
• entrepôt d’origine à partir duquel l’article est sorti du stock – copié à partir du document ME- source sans possibilité d’apporter des modifications
• entrepôt de destination où l’article doit entrer en stock – copié à partir du document ME- source sans possibilité d’apporter des modifications
• numéro du document ME- source auquel se réfère le PRR – déterminé sur la base du document ME- pour lequel le document PRR est généré sans possibilité d’apporter des modifications
• code et EAN de l’emballage pour lequel le PRR a été généré (visible uniquement lorsque le PRR a été créé pour un emballage) – déterminé sur la base des données de l’emballage du ME- pour lequel le document PRR est généré sans possibilité d’apporter des modifications
• centre où le document PRR est établi – par défaut, c’est le centre auquel l’opérateur qui établit le document PRR est connecté ; jusqu’à la validation du document, il est pourtant possible de changer de centre pour celui auquel le groupe d’opérateurs auquel appartient l’opérateur connecté est assigné.
• statut du document
• date d’émission – date de génération du document PRR sans possibilité d’apporter des modifications
• endroit réservé à une description supplémentaire
• liste des éléments qui ont été réellement fournis à un entrepôt de destination – par défaut, cette liste est vide ; vous pouvez y ajouter les éléments qui font réellement partie d’une livraison tout en précisant l’écart observé et en tapant une description plus détaillée.

Ajouter un élément au PRR

La liste des éléments PRR présente les données suivantes :

• le numéro d’ordre
• le code et la désignation de l’article
• les caractéristiques d’un lot de l’article
• la quantité de l’article entrée en stock exprimée en unité de base
• le type d’écart – l’utilisateur peut indiquer le type d’écart à partir de la liste déroulante La liste est chargée à partir du répertoire universel Codes d’écart disponible dans la Configuration → Général → Répertoires universels → groupe de répertoires Général. Lors de la création de la base, quatre types de codes d’écart sont créés mais seulement l’un d’entre eux – Conforme – est disponible dans le document PRR. Cela signifie que l’article réceptionné n’est pas endommagé. Les trois autres codes d’écart ne sont utilisés que par le rapport d’écart dans le cas où un article ne se trouve pas dans le document/emballage du ME- et il est disponible dans le PRR et à l’inverse. Bien sûr, vous pouvez ajouter à ce répertoire vos propres codes d’écart et les utiliser en établissant un PRR.
• la description

Pour ajouter un élément au PRR, cliquez sur le bouton [Ajouter] dans la liste des éléments, ensuite le système va créer une nouvelle ligne où dans la colonne Code vous pouvez :

• charger le code de l’article/du lot à l’aide du lecteur de code-barres
• taper le code de l’article/du lot à partir du clavier
• sélectionner un article à partir de la liste des articles activée après un clic sur le bouton de trois points disponible dans cette colonne

Lecteur de codes-barres et saisie des éléments dans le PRR

Le système permet de configurer l’utilisation des lecteurs par deux moyens – de sorte à ce qu’il soit nécessaire de saisir manuellement la quantité avant d’ajouter un élément suivant ou de manière à ce que chaque lecture suivante du code-barres à l’aide du scanneur définisse automatiquement la quantité à 1 pour cet élément et crée une ligne suivante.

Pour cela, il faut cocher le paramètre Gestion du lecteur dans la définition du document PRR dans un centre concerné et choisir l’une des options disponibles – Sans quantité ou Avec la quantité.

L’option Sans quantité veut dire que l’opérateur utilise seulement le lecteur de codes-barres et lit chaque code séparément. Autant de lignes seront créées dans le PRR que nombre de fois que l’opérateur lit le code-barres avec le scanneur. Le système ne va pas regrouper les mêmes éléments pour en créer un. Tout simplement, la quantité sera définie à 1 pour chaque code lu. L’opérateur pourra ensuite modifier la quantité des éléments donnés.

L’option Avec la quantité signifie que l’utilisateur lit le code-barres à l’aide du lecteur et que la quantité est saisie manuellement à chaque fois. Une fois la quantité saisie, il doit cliquer sur [Entrée] ou [Ajouter] pour qu’une nouvelle ligne soit ajoutée au PRR où le code suivant pourra être lu.

Valider le PRR

Une fois tous les articles fournis dans un entrepôt de destination saisis dans le protocole de réception, le document peut être validé.

Suite à la validation du PRR, le système vérifie si un PRR est un seul ou dernier document qui peut être créé pour un document ME- donné. Le nombre de documents PRR que l’on peut créer pour un document ME- dépend du fait s’il existe des emballages dans le ME- et s’il existe des éléments qui ne sont assignés à aucun des emballages du ME-.

Si un ME- :

• ne contient aucun emballage – un seul document PRR qui va se référer au document ME- entier peut être généré.
• contient les emballages et tous les éléments du ME- sont associés aux emballages – autant de documents PRR peuvent être générés que le nombre d’emballages présents dans un ME- ; un PRR est généré pour un emballage.
• contient les emballages et tous les éléments du ME- ne sont pas associés aux emballages – autant de documents PRR peuvent être générés que le nombre d’emballages présents dans un ME- (un PRR est généré pour un emballage) et un PRR pour les éléments non associés à aucun emballage.

Si un PRR est un seul ou dernier document que l’on peut créer pour un document ME-, sa validation va entraîner :

• la génération d’un document ME+ validé pour le document ME- entier mais à condition que le document ME+ n’ait pas été encore généré pour le document ME-
• la génération du document RE prenant en compte les différences entre le PRR et le ME- si de telles différences ont apparu

Annuler le PRR

L’annulation du PRR peut entraîner en même temps l’annulation du document RE associé à ce PRR. Une telle situation peut avoir lieu dans le cas où :

• le document RE n’est associé à aucun autre PRR ou
• le document RE est associé aux autres documents PRR mais tous ces documents ont été déjà annulés.

Si les conditions d’annulation simultanée du PRR et du RE sont remplies, le système va prévenir l’opérateur de l’annulation du RE à l’occasion d’annuler le PRR et il va demander si l’annulation doit être continuée.

L’objectif du rapport d’écart est de répertorier les différences. Il est créé automatiquement à la validation du PRR si le système trouve les différences entre les éléments dans le document ME- et les éléments dans le protocole de réception associé à ce ME-. Il prend la forme de l’impression. Vous ne le trouverez pas sur la liste séparée des documents mais chaque rapport généré reçoit son numéro unique attribué conformément au schéma de numérotation assigné au type de document RE.

Impression du RE

L’impression du RE est lancée pour le document validé suivant :

• ME- pour lequel un PRR est généré – aussi bien à partir de la liste des ME- que des détails du document ME-
• ME+ associé au PRR – aussi bien à partir de la liste des ME+ que des détails du document ME+
• PRR – à partir de la liste des protocoles de réception

Seuls les opérateurs avec le droit de lecture des documents RE peuvent accéder aux impressions. Pour faire l’aperçu avant impression, déroulez le bouton [Imprimer le document]/[Imprimer], choisissez Rapport d’écart et ensuite Aperçu avant impression.

Le rapport comprend les informations suivantes :

• le numéro du document RE
• le numéro du document PRR pour lequel le RE a été généré
• le numéro du document ME- source
• le nom de l’entrepôt d’origine et de destination
• le statut du document RE
• la liste des écarts

Le RE prend en compte les articles :

• disponibles dans le ME- et qui ne se trouvent pas dans le PRR
• disponibles dans le PRR et qui ne se trouvent pas dans le ME-
• pour lesquels les défauts ont été notés dans le PRR – valeur dans la colonne Écart autre que Conforme

Pour comparer les documents ME- et PRR, le système prend en compte :

• le code de l’article
• les caractéristiques assignées à l’article
• la quantité de l’article dans le ME- et dans le PRR
• les unités de mesure de l’article enregistré dans le ME- et dans le PRR

Les informations affichées sur la liste des écarts sont les suivantes :

• le code et la désignation de l’article
• la quantité de l’article enregistrée pour un article chargé dans le PRR ou ME- (en fonction de la cause de l’écart)
• l’unité de mesure pour la quantité donnée
• le type d’écart défini sur la base du code d’écart à partir du document PRR ou attribué automatiquement par le système lorsqu’un écart de quantité entre le PRR et ME- est constaté. Si l’écart résulte des différences de quantité entre les documents, la colonne Écart va afficher (entre parenthèses à la fin) la quantité, y compris l’unité, conforme à la quantité dans la colonne Quantité. Si un article du ME- ne se trouve pas dans le PRR, cette quantité sera affichée avec le signe moins.
• la description copiée à partir du PRR

Dans le cas où aucune différence n’est constatée entre le document ME- et le PRR, le RE va afficher l’information suivante : « Pas d’écart ».

Emballages sur RE

Si le document ME- source comprend des emballages et en même temps il existe des articles non assignés à un emballage, la liste d’écart est divisée par sections séparées : pour chaque emballage et éléments non associés à aucun emballage. Dans le cadre de chaque section, le total des écarts calculé comme la somme des éléments disponibles dans le rapport est affiché.

Annuler le RE

L’annulation du RE est effectuée automatiquement au moment d’annuler le ME- source ou au moins un protocole de réception lié au RE donné.

Les documents concernant les mouvements d’entrepôt (ME- et ME+) reflètent le déplacement des articles et des assortiments entre deux entrepôts – entrepôt d’origine et entrepôt de destination. Le document ME- diminue les états de stock dans un entrepôt d’origine (sortie) et le document ME+ associé les augmente dans un entrepôt de destination (entrée).

Les documents de mouvement d’entrepôt sont affichés sur deux listes séparées :

• MM- – disponibles à partir du menu Entrepôt → (Sorties) ME-

• MM+ – disponibles à partir du menu Entrepôt → (Entrées) ME+

Les documents ME-/ME+ :

• sont établis en devise système
• présentent les montants HT
• ne comprennent pas de services
• nécessitent la définition d’un entrepôt à partir duquel les ressources seront chargées
• peuvent avoir un client/fournisseur/employé indiqué
• ne permettent pas de sortir la quantité supérieure à la quantité disponible dans l’entrepôt donné
• chargent la valeur d’un élément à partir de la ressource sans possibilité de modification

Le document ME- est toujours un document source et le document ME+ est un document dérivé créé uniquement à partir du ME-. Le document ME- peut exister de manière autonome et le document ME + est toujours lié à un document source, à savoir le ME-.

Vous trouverez la description détaillée du formulaire du document et des onglets dans la sous-catégorie Formulaires de documents.

En outre, l’en-tête comprend les informations suivantes :

• entrepôt d’origine – par défaut, c’est l’entrepôt défini par défaut pour le type de document ME- dans le centre établissant le document L’entrepôt d’origine peut être changé jusqu’à l’ajout du premier élément.
• entrepôt de destination – par défaut, c’est l’entrepôt défini par défaut pour le type de document ME+ dans le centre établissant le document ME-. En tant qu’entrepôt de destination dans le document ME-, vous pouvez sélectionner un entrepôt disponible dans :
  • La société mère et dans les centres subordonnés, ajoutés directement à la société mère à condition que le paramètre Dédié à la société mère soit coché dans la fiche entrepôt.
  • Un centre de type Entreprise ou dans ses centres subordonnés – les entrepôts assignés à un centre de type Entreprise peuvent être sélectionnés.

La section Génération automatique du ME+ après la validation du ME- permet de définir si un ME+ :

• doit être généré avec le statut validé – l’option Validé
• doit être généré avec le statut non validé – l’option Non validé
• ne doit pas être généré – l’option Ne pas générer

Par défaut, l’option définie dans la configuration du type de document ME- est cochée.

La liste des éléments peut contenir un nombre illimité d’articles à condition que les ressources de chaque article soient disponibles dans un entrepôt d’origine.

Les méthodes d’ajout d’ajout des éléments dans le document ont été décrites dans la sous-catégorie Options d’ajout des éléments.

Vous pouvez définir les emballages dans le document ME-. La méthode d’ajout des emballages au document et de leur gestion ressemble beaucoup à la méthode utilisée dans les documents d’entrée. Néanmoins, la nature du document implique certaines différences. Les voici :

• Le formulaire des emballages contient deux champs relatifs aux entrepôts – Entrepôt (d’origine) et Entrepôt de destination, les deux inactifs et remplis par défaut avec les entrepôts de l’en-tête du document.
• L’unicité des codes EAN n’est pas contrôlée dans les documents ME+.
• Le montant de l’emballage prend toujours la valeur HT.
• Il n’est pas possible d’ajouter plusieurs emballages en même temps.
• La copie des emballages dans le MM- est possible à condition que la quantité des ressources suffisante est disponible en stock pour tous les éléments des emballages.
• Le montant de l’emballage copié est déterminé sur la base des valeurs réelles des ressources prélevées et non sur la base de l’emballage d’origine.

La génération du document ME+ est possible :

• à partir du document ME- validé
• à partir de la COMI pour laquelle le ME- a été déjà généré
• à partir du protocole de réception – lorsque le document ME+ n’a pas été encore généré pour le document ME-, le système va générer un ME+ validé au moment de valider le PRR

À partir d’un document ME-, il n’est possible de générer qu’un document ME+ pour toute la quantité de l’article disponible dans le document ME-. Il n’est pas possible de générer un ME+ pour la quantité partielle de l’article du document ME-. En outre, si les emballages sont définis dans un ME-, la structure des emballages à partir du document ME- source sera conservée dans le document ME+. Les emballages ainsi créés ne peuvent pas être supprimés et il n’est pas possible de modifier leur contenu.

Vous trouverez la description détaillée du formulaire du document et des onglets dans la sous-catégorie Formulaires de documents.

Dans le document ME+ généré, vous pouvez modifier :

• la date d’émission
• le mode de livraison
• le centre
• la description
• le code EAN et la description des emballages