Informations générales

Les factures client (FC) et les factures fournisseur (FA) sont les documents commerciaux étant un point de départ pour dresser un inventaire des opérations de vente et d’achat des articles. Elles impliquent le calcul du montant HT, TTC, de la TVA et génèrent les paiements.

Les factures client et fournisseur sont disponibles respectivement à partir de l’onglet Ventes et Achats.

Vous trouverez la description de la liste des factures dans l’article Liste des documents.

Vous trouverez la description détaillée du formulaire du document et des onglets dans la sous-catégorie Formulaires de documents.

Chaque facture validée doit être associée à un document d’entrepôt approprié – une facture client à un LIV, une facture fournisseur à un REC. Les documents FC/FA affectent la quantité réservée/commandée de l’article ou la rupture affichée dans la liste des articles et des ressources en stock dans la colonne En attente de livraison (réservations bloquantes)/En attente de réception et Rupture. Les factures n’entraînent pas l’entrée des articles en stock.

Dans le système, la fonctionnalité d’impression sur l’imprimante fiscale des factures, décrite dans l’article Imprimer les factures sur l’imprimante fiscale, est aussi disponible.

Régler la facture au niveau du document

Il existe plusieurs méthodes pour régler un document dans le cadre du module commercial :

• À partir de la liste des documents via le bouton [Payer]
• À partir de la liste des documents via le bouton [Valider]
• À partir de la liste des documents via le bouton [Valider et comptabiliser]
• À partir des détails du document via le bouton [Payer] (disponible uniquement pour les FC)
• À partir des détails du document via le bouton [Valider]
• À partir des détails du document via le bouton [Valider et comptabiliser]

Les méthodes de règlement des documents sont décrites en détail dans l’article Règlements.

Facture client

Les fonctionnalités dédiées à la facture client sont disponibles dans l’onglet Ventes → Factures.

Vous pouvez créer un document FC :

• manuellement, en cliquant sur le bouton [Ajouter] sur la liste des factures client
• en le générant à partir des documents commerciaux R, COMC
• en le générant à partir du document d’entrepôt LIV

Ce qui est caractéristique pour la facture client, c’est la possibilité de vendre les articles non disponibles en stock. Cela veut dire qu’il est possible d’établir une FC pour les articles en rupture de stock. Pour en savoir plus sur la vente des articles en rupture de stock, reportez-vous à l’article Vente des articles en rupture de stock.

Facture fournisseur

Les fonctionnalités dédiées à la facture fournisseur sont disponibles dans l’onglet Achats → Factures.

Vous pouvez créer un document FA :

• manuellement, en cliquant sur le bouton [Ajouter] sur la liste des factures fournisseur
• en le générant à partir du document d’entrepôt COMC
• en le générant à partir du document d’entrepôt REC

Traits caractéristiques des factures client et factures fournisseur

La facture enregistrée (non validée) se caractérise par les traits suivants :

• Elle peut être modifiée.
• Il est possible de la supprimer, ce qui entraîne la suppression de la commande (FA) ou de la réservation/rupture du stock (FC).
• Il est possible de la valider au niveau du formulaire du document ou à partir de la liste des factures.
• Il n’est pas possible de la comptabiliser.
• Elle génère un paiement à régler.
• Il n’est possible de générer à partir d’elle aucun autre document (LIV/REC).
• Il n’est pas possible de générer une facture d’acompte pour elle.
• Il n’est pas possible de générer les documents de correction pour elle.

La facture validée se caractérise par les traits suivants :

• Elle ne peut pas être modifiée – il est seulement possible d’afficher les détails du document ou de ses éléments sans pouvoir les modifier.
• Elle n’augmente pas la quantité de l’article en stock mais crée seulement les réservations ou les commandes.
• Il n’est pas possible de la supprimer – vous pouvez seulement l’annuler, ce qui diminue la quantité de l’article dans la colonne En attente de livraison (réservations bloquantes)/En attente de réception et peut créer la rupture.
• Il est possible de la comptabiliser.
• Elle génère un paiement qui en fonction du mode de paiement sélectionné peut être réglé tout de suite ou non réglé.
• Elle génère une écriture dans les registres TVA.
• Il est possible de générer un autre document à partir d’elle (LIV/REC).
• Il est possible de générer pour elle les documents de correction du montant et de la quantité.

Coûts supplémentaires

Le formulaire du document FA permet de définir dans l’onglet Coûts supplémentaires → Général les coûts supplémentaires pris en compte dans le calcul du prix d’acquisition de la ressource donnée. Vous pouvez définir les coûts supplémentaires manuellement en devise système ou en indiquant les documents de coût.

La liste permet d’ajouter, de modifier et de supprimer les différents coûts supplémentaires avec la répartition en coûts généraux et coûts assignés à l’élément concret.

Au-dessous du tableau des coûts supplémentaires, l’utilisateur peut spécifier l’algorithme de répartition des coûts en différents éléments de la facture.

Parmi les options disponibles, l’utilisateur peut sélectionner un algorithme suivant :

• Quantité – répartit les coûts de manière proportionnelle à la quantité des éléments donnés de la facture fournisseur
• Montant – répartit les coûts de manière proportionnelle au montant des éléments donnés de la facture fournisseur
• Poids net – répartit les coûts de manière proportionnelle au poids net des éléments donnés de la facture fournisseur après les avoir recalculés en unité de base du poids selon le coefficient de conversion à partir de la définition de l’unité de poids de l’élément. Pour calculer les coûts, la valeur en unité de base sera prise en compte. Les poids sont définis pour chaque unité de mesure de l’article disponible dans la fiche article.
• Poids brut – répartit les coûts de manière proportionnelle au poids brut des éléments donnés de la facture fournisseur après les avoir recalculés en unité de base du poids selon le coefficient de conversion à partir de la définition de l’unité de poids de l’élément. Pour calculer les coûts, la valeur en unité de base sera prise en compte. Les poids sont définis pour chaque unité de mesure de l’article disponible dans la fiche article.
• Volume – répartit les coûts de manière proportionnelle au volume des éléments donnés de la facture fournisseur après les avoir recalculés en unité de base du volume selon le coefficient de conversion à partir de la définition de l’unité de volume de l’élément. Pour calculer les coûts, la valeur en unité de base sera prise en compte. Le volume de l’article est défini pour chaque unité de mesure d’un article donné dans la fiche article.
• Au choix – permet de répartir les coûts selon les préférences de l’utilisateur. Une fois la méthode Au choix sélectionnée, vous pouvez définir les proportions de répartition des coûts dans l’onglet Coûts supplémentaires.

En outre, les coûts supplémentaires dans le document FA se caractérisent par les traits suivants :

• Il est possible d’ajouter et de modifier les coûts supplémentaires uniquement dans le document non validé
• Il n’est pas possible d’ajouter les coûts supplémentaires affectant le prix d’acquisition dans le document FA généré dans le processus de consignation
• Il n’est pas possible de calculer les coûts supplémentaires dans la base d’imposition de la TVA dans le document FA
• Il n’est pas possible d’ajouter les coûts supplémentaires affectant le prix d’acquisition dans le document FA généré dans le processus de consignation

Les factures d’acompte sont les documents commerciaux enregistrés suite à la réception ou au transfert des moyens financiers à titre de la future opération de vente/achat. Au moment de régler les transactions de vente/achat des articles ou services, le montant de la facture est diminué de montants des factures d’acompte enregistrées au préalable. Les factures d’acompte impliquent le calcul des montants HT, TTC et de la TVA et génèrent les paiements.

Les factures d’acompte client sont disponibles dans le module Ventes dans la même liste que les factures client et les factures d’acompte fournisseur dans le module Achats dans la même liste que les factures fournisseur.

Traits caractéristiques de la facture d’acompte client et fournisseur

La facture d’acompte enregistrée (non validée) se caractérise par les traits suivants :

• Elle peut être partiellement modifiée.
• Il est possible de la supprimer.
• Elle peut être validée au niveau du formulaire du document ou à partir de la liste des factures.
• Il n’est pas possible de la comptabiliser.
• Elle génère un paiement à régler.

La facture d’acompte validée se caractérise par les traits suivants :

• Elle ne peut pas être modifiée – il est seulement possible d’afficher les détails du document ou de ses éléments sans la possibilité de les modifier.
• Il n’est pas possible de la supprimer mais vous pouvez l’annuler.
• Elle peut être comptabilisée.
• Elle génère un paiement qui en fonction du mode de paiement sélectionné peut être réglé tout de suite ou non réglé.
• Elle génère une écriture dans les registres TVA.
• Il est possible de générer un document de correction du montant pour elle.

Générer une facture d’acompte

Vous pouvez générer une facture d’acompte à partir de la commande client/fournisseur validée ou livrée en la sélectionnant dans la liste des commandes et en cliquant sur le bouton [FAC]/[FAA] dans le groupe de boutons Génération. Cette opération ouvre une nouvelle fenêtre permettant de définir le montant de l’acompte.

Dans cette fenêtre, entrez le montant total de l’acompte pour le document entier ou pour les taux de TVA donnés disponibles dans la commande perçu/versé à titre de la future transaction de vente/d’achat des éléments faisant partie de la commande client/fournisseur.

Il est possible de générer une facture d’acompte à partir des opérations caisse/banque non réglées dans la liste Règlements des clients/Règlements des fournisseurs disponibles dans l’onglet Finances. Cette opération est disponible dans la liste des opérations limitées au client/fournisseur concret et au type d’opération de dépôt ou de retrait. Vous pouvez générer une facture d’acompte client/fournisseur uniquement sur la base des écritures caisse/banque enregistrée en divise conforme à la devise de la commande pour laquelle cette facture doit être générée.

Pour établir une nouvelle facture d’acompte client/fournisseur, sélectionnez une opération caisse/banque dans les règlements client ou fournisseur et cliquez sur le bouton [FAC]/[FAA] dans le groupe de boutons Génération.

Modifier la facture d’acompte

La plupart des champs de la facture d’acompte générée est par défaut remplie avec les données du document source. Voici les champs que vous ne pouvez pas modifier :

• type de transaction
• taux de TVA
• devise du document
• éléments de la commande
• mode et conditions liés au délai de paiement
• tableau de TVA dans la facture d’acompte fournisseur

La méthode de calcul de la TVA et le regroupement de la TVA prend toujours les valeurs Sur le montant TTC et TVA sur le montant total indépendamment des paramètres dans la commande client/fournisseur. Vu cela, le montant TTC de l’acompte est toujours présenté.

TVA collectée sur acomptes

Dans la version française de la base de données, vous trouverez le paramètre modifiable TVA collectée sur acomptes dans la fiche article, la facture d’acompte et dans le modèle du groupe d’articles.

En cas de génération de la facture d’acompte pour la commande, l’onglet Éléments de la commande dans la facture d’acompte comprend une colonne supplémentaire modifiable Collecter la TVA. Pour les transactions domestiques, la définition du paramètre est chargée par défaut depuis la fiche article donnée mais il est possible de la modifier jusqu’à la validation de la facture d’acompte.

Si le type de transaction dans le formulaire de la facture d’acompte est défini à :

• National – la valeur du paramètre Collecter la TVA sera copiée de la fiche article ; il sera possible de la modifier dans la facture d’acompte.
• Intracommunautaire et Extra-communautaire – le paramètre Collecter la TVA sera toujours coché sans possibilité de le modifier.

Si le paramètre Collecter la TVA est décoché dans la liste des éléments de la commande dans la facture d’acompte, le comportement du système sera le suivant :

• L’élément sera traité comme s’il n’était pas soumis à la TVA ; la valeur de cet élément dans le tableau de TVA sera prise en compte avec le taux NS, à savoir Non soumis.
• Le montant TTC de la commande à partir de laquelle la facture d’acompte a été générée sera pris en compte pour calculer le montant maximal de l’acompte.
• Le fait de cocher/décocher le paramètre Collecter la TVA dans la facture d’acompte entraînera à nouveau la division du montant de l’acompte en taux de TVA donnés.

Régler la facture d’acompte sur la facture finale

Le tableau TVA (disponible dans l’onglet Montants) dans la facture finale comprend les taux de TVA se trouvant dans la facture finale ainsi que les taux de TVA des factures d’acompte à déduire (paramètre coché dans la colonne Déduire dans l’onglet Montants). Les montants pour les taux de TVA provenant des factures d’acompte à déduire vont prendre une valeur négative tout en diminuant ainsi le montant restant à régler.

Dans l’onglet Montants de la facture finale, il y a une section Factures d’acompte qui comprend une liste des factures d’acompte établies pour la même commande que la facture finale. À partir de cette liste, vous pouvez :

• mettre en mode d’édition la commande ou la facture d’acompte
• vérifier le montant à déduire
• définir manuellement le montant déduit à condition qu’il soit inférieur ou égal au montant de la facture d’acompte
• exclure de la déduction la facture d’acompte en décochant le paramètre Déduire

En version française, le montant HT et TTC dans l’onglet Général ne va pas changer après avoir déduit les factures d’acompte de la facture finale. Le montant TTC de l’acompte qui a été déduit sera affiché dans le champ Factures d’acompte disponible au-dessous du montant TTC du document.

Les commandes client (COMC) et fournisseur (COMF) font partie des documents commerciaux. Les commandes client sont établies pour les articles qu’un client donné veut acheter. Cela peut être aussi bien une marchandise de type article, service qu’assortiment. Les commandes fournisseur permettent de commander les articles ou les services chez les fournisseurs/prestataires de services.

La liste des commandes client et fournisseur est disponible respectivement dans l’onglet Ventes et Achats.

Vous trouverez la description de la liste des documents dans l’article Liste des documents.

Vous trouverez la description détaillée du formulaire du document et des onglets dans la sous-catégorie Formulaires de documents.

Traits caractéristiques des commandes

• Elles impliquent le calcul du montant HT, TTC, de la TVA et génèrent les paiements. Elles ne sont pas réglées.
• Il n’est pas nécessaire d’établir les commandes pour un client/fournisseur concret.
• Les commandes peuvent être validées. Vous pouvez annuler leur validation et les fermer en série.
• Le changement de la date d’émission d’un document entraîne le changement du délai de livraison – le délai de livraison est égal à la date d’émission augmentée du nombre de jours définis pour le délai de livraison.
• dans la section Sous-éléments des différents éléments de la commande, le système affiche uniquement les sous-éléments qui n’ont pas été encore livrés

Fermer et annuler la validation des commandes

Les commandes sont également dotées d’options d’ouverture et de fermeture caractéristiques pour elles.

• Vous pouvez ouvrir les commandes avec le statut validé dont le traitement n’a pas encore commencé. Cette commande reçoit de nouveau le statut Non validé et vous pouvez y apporter des modifications et ensuite la valider ou supprimer.
• La fermeture de la commande veut dire que son traitement est terminé. La raison en peut être, par exemple, le renoncement du client à la partie des articles qu’il a commandés. Vous pouvez fermer les commandes avec le statut validé ou en cours de traitement mais à condition que les documents générés à partir d’elles soient validés. La fermeture de la commande entraîne la suppression des réservations/commandes de l’inventaire des états de stock. Il est impossible d’ouvrir la commande fermée.

Exclure du traitement les éléments de la commande

Le système permet d’exclure les éléments de la commande du processus de traitement de la commande. Pour que cela soit possible, le paramètre Exclure du traitement les éléments de la commande doit être coché dans un centre donné dans la définition de la commande.

Après avoir coché le droit Exclure du traitement les éléments de la commande, le bouton [Exclure du traitement] est disponible dans les détails du document COMC/COMF et dans les détails de l’élément de la COMC/COMF. Le bouton est actif pour les commandes avec le statut Validé et En cours de traitement.

Pour qu’il soit possible d’exclure du traitement un élément de la commande :

• un élément sélectionné doit provenir de l’entrepôt disponible dans un centre où l’opération est effectuée.
• les documents générés à partir de la commande (LIV/FC/R/FA/REC) ne peuvent pas avoir le statut Non validé.
• un élément n’a pas été entièrement traité, une fois l’élément exclu du traitement, la quantité en attente de livraison et en attente de réception sera respectivement diminuée.

Pour qu’il soit possible d’exclure du traitement un sous-élément de la commande :

• un sous-élément sélectionné doit provenir de l’entrepôt disponible dans un centre où l’opération est effectuée.
• les documents générés à partir de la commande (LIV/FC/R/FA/REC) ne peuvent pas avoir le statut Non validé.
• Seuls les sous-éléments/éléments qui n’ont pas été encore traités peuvent être exclus du traitement.

Entrepôt dans les commandes

L’utilisateur peut sélectionner un entrepôt où l’article doit être livré ou à partir duquel il doit être sorti et les valeurs des différentes caractéristiques assignées à l’article affectant les lots. L’entrepôt peut être spécifié dans l’en-tête du document.

Si vous spécifiez l’entrepôt dans les sous-éléments, chacun d’entre eux peut être assigné à un entrepôt différent. Pourtant, cette option est indisponible si le paramètre Opérations sur un entrepôt a été cochée dans la définition du document COMC/COMF.

Commandes client

Les commandes client permettent de réserver uniquement les articles, ce qui est visible dans la liste des articles dans la colonne En attente de livraison (réservations bloquantes). Si en ajoutant un élément à la commande client, les ressources suffisantes ne sont pas disponibles ou si vous décochez la case Réserver les ressources dans l’en-tête du document, les éléments de la commande ne seront pas alors liés avec les ressources en stock.

La liste des commandes établies se trouve dans l’onglet Ventes → Commandes.

Générer les documents à partir de la commande client

Vous pouvez générer à partir de la commande client :

• une ou plusieurs FC ou LIV à partir d’une commande
• une facture client ou un document d’entrepôt à partir de plusieurs commandes lorsque :
  • les commandes concernent le même client/fournisseur
  • les commandes sont établies avec la même devise
  • les commandes possèdent la même méthode de calcul et le regroupement de la TVA
  • l’article sera chargé dans un entrepôt – en cas de génération du document d’entrepôt LIV
• plusieurs factures client et documents d’entrepôt à partir de plusieurs commandes, lorsque :
  • les commandes concernent différents clients/fournisseurs
  • les commandes sont établies avec les devises différentes
  • les commandes possèdent la méthode de calcul et le regroupement de la TVA différents
  • l’article sera chargé de plus d’un entrepôt – en cas de génération du document d’entrepôt LIV
• les documents R, FAC, COMF, COMI et ME- peuvent être aussi générés à partir de la COMC (uniquement en cas de consignation)

Dans le cas où le client commande un article non disponible en stock, l’utilisateur peut générer la COMF à partir de la COMC pour les fournisseurs afin de permettre le traitement ultérieur de la commande client.

Le prélèvement des ressources sur une COMC peut être fait de manière automatique et manuelle.

Commandes fournisseur

L’établissement de la commande fournisseur fait augmenter la quantité dans la colonne En attente de réception dans la liste des articles qui informe de la quantité d’article à entrer en stock en peu de temps.

La liste des commandes établies se trouve dans l’onglet Achats → Commandes.

Générer les documents à partir de la commande fournisseur

Vous pouvez générer à partir de la commande fournisseur :

• une ou plusieurs FA ou REC à partir d’une commande
• une facture fournisseur ou un document d’entrepôt à partir de plusieurs commandes lorsque :
  • les commandes concernent le même client/fournisseur
  • les commandes sont établies avec la même devise
  • les commandes possèdent la même méthode de calcul et le regroupement de la TVA
  • l’article sera chargé dans un entrepôt – en cas de génération du document d’entrepôt REC
• plusieurs factures fournisseur et documents d’entrepôt à partir de plusieurs commandes, lorsque :
  • les commandes concernent différents clients/fournisseurs
  • les commandes sont établies avec les devises différentes
  • les commandes possèdent la méthode de calcul et le regroupement de la TVA différents
  • l’article sera chargé de plus d’un entrepôt – en cas de génération du document d’entrepôt REC
• À partir de la commande fournisseur, il est possible de générer la FA, le REC et la FAC.

Le reçu est un document commercial utilisé dans la vente au détail. Le reçu est un document confirmant l’achat d’un article émis par les vendeurs équipés de caisses fiscales ou d’imprimantes fiscales. Il comprend les informations de base sur le tarif du produit, les taxes ajoutées ainsi que les coordonnées du vendeur. Le reçu établi génère un paiement mais il n’implique pas la création d’une écriture dans les registres TVA.

La liste des reçus est affichée à partir du menu principal dans l’onglet Ventes → Reçus.

Vous trouverez la description de la liste des documents dans l’article Liste des documents.

Vous trouverez la description détaillée du formulaire du document et des onglets dans la sous-catégorie Formulaires de documents.

Traits caractéristiques des reçus :

• Il est possible de valider le reçu sans sélectionner un client (le client Indéfini apparaît alors).
• Il est possible de transformer un reçu validé en facture client.
• Le reçu n’est pas pris en compte dans le registre TVA.
• Le reçu est établi uniquement en devise système. Pourtant, les paiements peuvent être définis en devise étrangère.
• Le paramètre Méthode de calcul de la TVA prend la valeur Sur le montant TTC et il n’est pas possible de le changer.
• Lors de l’établissement du reçu, l’option Valider et imprimer est disponible ce qui permet de valider et d’imprimer le reçu en même temps.
• Le reçu validé peut être imprimé à plusieurs reprises.

Générer les documents commerciaux et d’entrepôt à partir d’un reçu

• Il est possible de générer la FC ou le LIV à partir d’un reçu validé (si le numéro TVA intra du client dans le reçu est conforme au numéro de TVA intra dans la facture générée).

Générer les factures TVA pour les factures établies à partir des reçus

Pour que le reçu soit enregistré dans les registres TVA et dans la déclaration TVA, il doit faire partie du RVD ou du CVD. En outre, dans les bases créées en polonais, il est possible de générer les écritures dans le registre TVA pour les factures établies depuis les reçus. Pour cela, il est nécessaire de cocher la case Génération des factures TVA dans le registre pour les factures établies à partir des reçus (paramètre décoché par défaut) dans le Système → Configuration → Comptabilité. Ceci fait, la facture TVA ou le correctif de la facture TVA sera généré en cas de génération de la facture ou ses correctifs pour un reçu.

Une fois le paramètre Génération des factures TVA dans le registre pour les factures établies à partir des reçus coché dans la configuration du système, vous pouvez définir dans la définition des documents FC/CQFC/CMFC un registre TVA dans lequel la facture TVA doit être enregistrée.

Bloquer la vente au détail

Pour qu’il soit possible de bloquer la vente au détail, le taux de TVA FR devrait être sélectionné dans le formulaire d’entreprise et le paramètre Conformité avec la loi anti-fraude devrait être coché. Après avoir rempli ces conditions, l’utilisateur aura la possibilité :

• d’effectuer les opérations sur les reçus et sur leurs correctifs (entre autres : ajout, suppression, validation, validation et comptabilisation, impression)
• de générer des documents R à partir des commandes et des documents d’entrepôt
• d’établir les correctifs des reçus résultant des réclamations
• d’imprimer les factures sur l’imprimante fiscale
• d’effectuer les opérations (entre autres la validation, la génération des correctifs, l’annulation) sur les factures client, factures d’acompte et leurs correctifs (les correctifs établis pour le document et les correctifs manuels) dans le cas où le numéro TVA intracommunautaire du client n’a pas été indiqué dans le document

Opérations possibles à réaliser avec le blocage de la vente au détail désactivé :

• la comptabilisation
• l’ajout du RVD et du CVD
• la génération du document d’entrepôt LIV

Cette fonctionnalité permet de gérer le remboursement de la TVA aux touristes via les bordereaux de détaxe. Les personnes physiques sans lieu de domicile fixe sur le territoire de l’Union Européenne ont le droit au remboursement de la taxe acquittée lors de l’achat des produits sur le territoire d’un pays de l’UE qu’ils ont ensuite expédié en état intact en dehors du territoire de l’Union Européenne. Le vendeur est obligé d’établir un reçu comprenant le montant de TVA calculé selon les taux de TVA nationaux. En outre, il doit joindre au reçu le formulaire du bordereau de détaxe rempli avec les produits achetés, leurs prix et le montant de la taxe payée.

La liste des bordereaux de détaxe est disponible dans le menu principal, onglet Ventes → Bordereau de détaxe.

Vous trouverez la description de la liste des documents dans l’article Liste des documents.

Le bordereau de détaxe peut être généré depuis le reçu imprimé sur l’imprimante fiscale. Il n’est pas possible de l’ajouter manuellement au système.

Une fois vous sélectionnez un document sur la liste des reçus, cliquez sur le bouton [BD] dans le groupe de boutons Génération. Après cela, le système affiche le formulaire d’un nouveau bordereau de détaxe.

Vous trouverez la description détaillée du formulaire du document et des onglets dans la sous-catégorie Formulaires de documents.

Le bordereau de détaxe peut être généré :

• seulement depuis un reçu imprimé sur l’imprimante fiscale – il n’est pas possible de générer un bordereau de détaxe pour le correctif du reçu.
• depuis un seul reçu
• si le statut du reçu est Validé ou Comptabilisé.
• si le reçu n’a pas de correctifs ou si tous les correctifs ont été annulés.
• si la facture client n’a pas été établie pour le reçu.
• depuis un reçu pour lequel aucun bordereau de détaxe n’a été généré ou le bordereau de détaxe généré a été annulé.

Dans le bordereau de détaxe, vous pouvez cocher le paramètre Confirmation de l’export. Celui-ci est décoché par défaut et il n’est modifiable que dans un document validé. Si ce paramètre est :

• coché – le paiement (la dette) pour le montant du document sera créé.
• décoché – le paiement sera supprimé.
• Le paramètre n’est pas modifiable si :
• le bordereau de détaxe est inclus dans le CVD.
• le bordereau de détaxe a été comptabilisé.
• le paiement a été partiellement ou entièrement réglé.
• le paiement fait partie de la LOV ou de la LP.

Vous pouvez établir dans le système un bordereau de détaxe pour un article de type service conformément au contenu du reçu. Si le bordereau de détaxe doit être généré uniquement pour une marchandise de type article, il est nécessaire d’établir séparément les reçus pour les articles et les services.

Les devis sont les offres commerciales que le vendeur adresse au client pour l’encourager à acheter les produits offerts. Ils impliquent le calcul du montant HT, TTC, de la taxe TVA et génèrent un paiement qui n’est pas visible dans l’échéancier de paiements et qui n’est pas soumis au règlement.

La liste des devis client et fournisseur est disponible respectivement dans l’onglet Ventes et Achats.

Vous trouverez la description de la liste des documents dans l’article Liste des documents.

Vous trouverez la description détaillée du formulaire du document et des onglets dans la sous-catégorie Formulaires de documents.

Délai de traitement du devis

• Le délai de traitement du devis peut être défini soit à l’aide du nombre de jours à compter de la date d’émission du devis, soit sous forme de date précise ou en tant que nombre de jours à compter de la date d’émission de la commande (commande établie après l’acceptation du devis par le client).
• Mis à part le délai de traitement du document entier, il est possible de définir le délai de traitement pour les éléments composants du devis.
• Les champs Délai de livraison et Délai de traitement sur les éléments des devis sont étroitement liés l’un à l’autre. Le délai de livraison correspond à la différence entre la date d’émission du document et le délai de traitement d’un élément donné. Le changement des valeurs dans ces champs entraine le recalcul des dates.
• Le devis peut avoir la date de validité spécifiée ou indéterminée.

Options de confirmation du devis

Le processus commercial standard suppose la transformation d’un devis client/fournisseur en commande client/fournisseur après l’acceptation des conditions par le destinataire du devis.

Vous pouvez noter la réaction du destinataire du devis dans un document validé. Pour cela, choisissez l’option de confirmation dans les détails du devis :

• accepté
• rejeté – une fois cette option choisie, un champ supplémentaire avec la liste déroulante s’affichera. Vous pouvez y sélectionner le motif de rejet du devis défini dans la Configuration → Général → Répertoires universels.

Générer des commandes pour un devis

Pour pouvoir générer une commande, il est indispensable que le document de devis soit validé, la date d’expiration non dépassée et qu’il n’ait pas de statut Rejeté. Lors de la génération d’une commande, le système prend en compte le délai de traitement des éléments et de l’en-tête du devis et charge les données de base à partir du devis, notamment le prix et le montant des éléments en devise du document.

Règles de génération d’une commande pour un devis :

• La désignation d’un article sur un élément de la commande est définie sur la base de la désignation de l’article sur un élément du devis avec la possibilité de la modifier dans un document généré (à condition que la case Modification de la désignation soit cochée dans la fiche article).
• Les prix nets des articles fixés dans le devis ainsi que le montant du devis entier exprimé en devise du devis ne sont pas modifiés lors de la transformation du devis en une commande et ils sont transférés à la commande.
• La date de livraison dans l’en-tête de la commande est définie comme la date la plus tardive parmi les dates de livraison sur les éléments.
• Les paiements dans la commande sont définis à partir des paiements du devis en cours de transformation.
• Les conditions d’escompte sont également copiées avec les paiements.
• Si la date d’échéance prévue est définie pour le paiement du devis client et si cette date est déjà dépassée, les conditions d’escompte ne seront pas copiées (le destinataire du devis n’est pas capable de réaliser le paiement avant terme).

Devis client

Les devis client sont établis afin d’attirer l’attention des clients sur les produits offerts et de les encourager à faire les achats.

Une marchandise de type article, service ou assortiment peut constituer un élément du devis client.

La fonctionnalité liée aux devis client est disponible à partir du menu Ventes → Devis.

Contrôler la marge minimale

Si le contrôle de la marge minimale est activé dans le système, ce contrôle est déjà effectué pour le devis client. Bien que le devis ne prélève pas les ressources du stock, le prix d’achat nécessaire pour calculer la marge minimale est défini sur la base du dernier prix d’achat à partir des documents FA.

Devis fournisseur

Les devis fournisseur sont les devis adressés à vous par un autre vendeur/fournisseur visant à présenter son offre commerciale et vous encourager à faire les achats.

Une marchandise de type article, service peut constituer un élément du devis fournisseur. Il n’est pas possible d’établir un devis fournisseur avec un assortiment.

La fonctionnalité liée aux devis fournisseur est disponible à partir du menu Achats → Devis.

Générer un tarif à partir du DEVF

Vous pouvez générer un tarif standard (notez qu’il est impossible de générer un tarif seuil depuis le devis) à partir des détails du devis fournisseur validé dont la date d’expiration est toujours valable.

Pour cela, sélectionnez les éléments appropriés dans les détails du devis et cliquez sur le bouton [Générer un tarif]. Pour les éléments sélectionnés, le système vérifie s’ils ont des caractéristiques assignées sur la fiche article pour lesquelles la case Liste des tarifs (onglet Paramètres → Caractéristiques) est cochée.

• S’il ne trouve pas ces caractéristiques, les articles sélectionnés seront mis dans un tarif avec les prix, les unités de mesure et le délai de livraison définis sur le devis.
• S’il les trouve, il va mettre dans le tarif les articles sélectionnés mais en plus, il va créer pour eux la matrice avec les combinaisons possibles de caractéristiques (sur la base des lots d’un article donné) pour lesquelles il est possible de définir un prix individuel.
• S’il n’y a dans la matrice des caractéristiques aucune cellule correspondant aux caractéristiques sur un élément du document DEVF, le prix ne sera pas ajouté au tarif.

Générer un DEVC à partir du DEVF

Vous pouvez générer les devis client à partir d’un devis fournisseur validé.

Si vous générez un devis client pour un client, les tarifs des articles dans le devis en cours de création sont chargés à partir de la liste des tarifs de vente actuelle et active, définie par défaut pour un client donné. Pour les devis client générés pour plusieurs clients, vous pouvez définir la méthode de détermination des tarifs.

Règles de génération d’un devis client à partir d’un devis fournisseur :

Lors de la génération du devis client, le système détermine les tarifs sur la base des listes des tarifs en vigueur et des tarifs promotionnels.

• Le prix du devis fournisseur source est chargé en tant que prix de base (prix d’achat) sur lequel la marge sera calculée.
• La désignation d’un article sur un élément du DEVC est définie sur la base d’un élément du DEVF avec la possibilité de la modifier sur le DEVC (à condition que la case Modification de la désignation soit cochée dans la fiche article).
• Il est possible de générer un DEVC seulement si le devis fournisseur est validé. Il ne peut pas être rejeté ni annulé.
• Il n’est pas possible de générer un DEVC à partir du devis fournisseur pour lequel la date d’expiration est déjà dépassée.
• Le délai de traitement sur les éléments du DEVC est défini comme la date plus tardive – délai de traitement à partir d’un élément du DEVF ou délai de traitement déterminé sur la base du délai de livraison à partir du tarif d’un article donné.
• Le délai de traitement sur un élément du DEVC prend le même format que le délai de traitement sur un élément source du DEVF – date précise ou nombre de jours depuis la commande.
• Le délai de traitement dans l’en-tête du DEVC prend le même format que le délai de traitement dans un DEVF source – s’il y a plusieurs DEVF source, le système prend le format du premier DEVF source disponible.
• Le délai de traitement dans l’en-tête du DEVC est déterminé sur la base de la date en cours à moins que cette date soit antérieure à la date la plus tardive sur les éléments du devis – si c’est le cas, il sera reporté.

Les demandes de devis sont en quelque sorte une première étape dans le processus de vente/achat des articles. Celui-ci commence avec la demande de devis qui est ensuite transformée en devis et commande pour devenir une facture ou un reçu (en cas de vente).

Les demandes de devis peuvent contenir les éléments bien définis ou seulement une description générale d’un article recherché.

La liste des demandes de devis client et fournisseur est disponible respectivement dans l’onglet Ventes et Achats.

Vous trouverez la description de la liste des documents dans l’article Liste des documents.

Vous trouverez la description détaillée du formulaire du document et des onglets dans la sous-catégorie Formulaires de documents.

Demande de devis client

Les demandes de devis client reflètent l’intérêt du client pour vos produits – articles, services ou assortiments. Les demandes passées par téléphone ou envoyées par e-mail sont ensuite enregistrées dans le système.

La fonctionnalité des demandes de devis client est disponible à partir de l’onglet Ventes → Demandes.

Générer un devis client à partir d’une demande de devis client

Il est possible de générer les devis client à partir des demandes de devis client validées au niveau de :

• la liste des demandes de devis client (à partir d’un ou plusieurs documents DDC)
• la liste des éléments des demandes de devis client (pour un ou plusieurs éléments sélectionnés)
• l’onglet Documents associés

Les champs dans le formulaire du nouveau document DEVC prennent les mêmes valeurs que les champs leur correspondant dans le document DDC source. La description ainsi que la liste des éléments – si elle est définie dans la DDC – sont également copiées sous la même forme.

Le système permet de générer les devis client à partir de la DDC par deux moyens :

• selon le tarif du client – sélectionnez les éléments ou les documents souhaités, puis cliquez sur le bouton [DEVC] et choisissez l’option [Selon le tarif du client].
• sur la base des devis fournisseur – sélectionnez une demande de devis client appropriée dans la liste des documents ou les éléments souhaités dans la liste des éléments de la DDC et cliquez sur le bouton [DEVC], puis choisissez l’option [Sur la base des devis fournisseur].

Générer les demandes de devis fournisseur à partir des demandes de devis client

L’option de génération de la demande de devis fournisseur à partir de la demande de devis client validée est utilisée pour obtenir les informations sur le délai de livraison et le prix d’achat d’un article.

L’opération de génération de la DDF est possible à réaliser pour un fournisseur ou pour plusieurs fournisseurs en même temps :

• à partir de la liste des DDC (à partir d’une ou plusieurs DDC en même temps)
• à partir de la liste des éléments DDC (à partir d’un ou plusieurs éléments sélectionnés)

Demandes de devis fournisseur

Les demandes de devis fournisseur sont adressées à un fournisseur/expéditeur afin d’obtenir les informations sur la disponibilité des articles demandés et sur leur livraison possible.

Si la demande est acceptée par le fournisseur, vous recevez un devis client qui sera enregistré dans le système en tant que devis fournisseur associé à la demande de devis fournisseur.

La fonctionnalité des demandes de devis fournisseur est disponible à partir de l’onglet Achats → Demandes.

Générer un devis fournisseur à partir d’une demande de devis fournisseur

Vous pouvez générer les devis fournisseur à partir des demandes de devis fournisseur validées au niveau de :

• la liste des DDF (à partir d’un ou plusieurs documents DDF)
• la liste des éléments DDF (pour un ou plusieurs éléments sélectionnés)

Dans le document DEVF généré :

• les champs dans son formulaire prennent les mêmes valeurs que les champs leur correspondant dans la DDF source
• les autres champs sont remplis avec les valeurs chargées à partir de la fiche fournisseur pour qui le devis est établi.
• la description et la liste des éléments – à condition qu’elle soit définie dans la DDF – sont copiées également sous la même forme.

Les prix des éléments du devis généré sont chargés à partir du tarif d’achat actuel, actif et assigné à un fournisseur spécifié ou si celui-ci n’est assigné à aucun tarif – à partir du tarif par défaut pour le centre actif.

Lors de la génération des devis fournisseur à partir de plusieurs demandes de devis fournisseur, le système génère autant de devis que différents fournisseurs dans les documents DDF. Pour un devis généré à partir de plusieurs demandes, les éléments du devis ne sont pas regroupés et la description est copiée à partir de DDF avec le numéro le moins élevé parmi les DDF sélectionnées.

Le relevé de vente au détail (RVD) et correctif de vente au détail (CVD) sont les documents présentant le montant total des ventes au détail, inventoriés à l’aide des reçus et de leurs correctifs dans une période définie dans une entreprise/un centre.

La vocation des documents RVD/CVD est d’enregistrer les ventes réalisées avec la répartition en montant HT, TTC et taux de TVA.

Suite à la validation du RVD/CVD, la facture TVA de vente/correctif de la facture TVA de vente est générée automatiquement. Grâce à cela, le montant des ventes enregistré à l’aide des reçus/correctifs des reçus est pris en compte dans le registre TVA.

Les fonctionnalités des documents RVD et CVD sont disponibles depuis le menu Ventes → RVD.

Vous trouverez la description de la liste des documents dans l’article Liste des documents.

Générer automatiquement les documents RVD/CVD

Vous pouvez définir la fréquence de génération des documents RVD/CVD séparément pour chaque centre. Le paramètre qui décide de la méthode de génération du RVD/CVD est disponible dans la Configuration → Structure d’entreprise → Entreprise → Documents.

Ce paramètre peut prendre une valeur suivante :

• Aucun
• Pour chaque document
• Chaque jour
• Tous les mois

Si vous choisissez une option autre que Aucun, le système va vérifier au moment d’ajout d’un nouveau document R/CQR/CMR s’il existe un RVD/CVD auquel il est possible d’ajouter un document donné.

S’il existe, il va y ajouter un document R/CQR/CMR établi.

Sinon,

• il va créer en arrière-plan un nouveau document RVD/CVD tout en définissant la plage de dates conformément à l’option de génération automatique choisie.
• Ensuite, il va enregistrer le document avec le statut non validé
• et il va y ajouter les documents nouvellement créés répondant aux critères définis.

Générer manuellement les documents RVD/CVD

En cas de génération manuelle du RVD/CVD, vous pouvez ajouter les reçus/les correctifs provenant de différents centres dans le cadre d’une entreprise.

Pour ajouter les reçus/les correctifs au relevé,

• cliquez sur le bouton [Ajouter] dans le formulaire du document RVD/CVD et
• et sélectionnez à partir de la liste des reçus/correctifs qui sont validés et établis dans une période déterminée.

La liste ne va présenter que les reçus qui ne font pas partie d’un autre relevé.

Fusionner tous les types de documents dans le CVD

La définition du document CVD (disponible depuis la Configuration → Structure d’entreprise → Entreprise → entreprise/centre mis en mode d’édition → onglet Documents → document CVD mis en mode d’édition) comprend le paramètre Fusionner tous les types de documents.

• Vous pouvez décider si les correctifs de vente au détail doivent inclure les correctifs de la quantité et du montant du reçu et les bordereaux de détaxe.
• Le paramètre est modifiable à condition que l’option autre qu’Aucun soit choisie dans le champ Génération automatique du document.
• Le paramètre est coché par défaut.

En outre, le document CVD dispose du champ Type de document où vous pouvez indiquer les documents à inclure dans le correctif. Les options suivantes sont au choix :

• <Tous> – option par défaut. Les documents suivants seront pris en compte dans le CVD : les correctifs du montant et de la quantité des reçus et les bordereaux de détaxe.
• Correctif de la quantité du reçu
• Correctif du montant du reçu
• Bordereau de détaxe

La modification de la valeur du paramètre est possible jusqu’à ajouter le premier document au CVD.

Bloquer l’ajout des reçus/correctifs des reçus au RVD/CVD

Si le paramètre Facture pour le reçu conformément à la législation polonaise est coché dans le formulaire de l’entreprise où le document RVD est ajouté, le système ne présente pas sur la liste des reçus à ajouter au RVD les documents :

• dans lesquels le numéro TVA intra du client est spécifié
• dont le montant TTC est inférieure ou égale à 450 PLN

Les documents ci-dessus ne seront pas pris en compte lors de l’ajout automatique des reçus au RVD.

Si vous ajoutez des correctifs des reçus au RVD, le système vérifie si le reçu source remplit les conditions de la facture simplifiée – le montant du correctif ne sera pas pris en compte dans le mécanisme de vérification.

Ajouter les reçus/correctifs des reçus étant les factures simplifiées au RVD/CVD

Dans le formulaire du RVD et du CVD (onglet Général → section Paramètres TVA, le paramètre Inclure les factures simplifiées lors de l’ajout des documents est disponible. Il est affiché uniquement lorsque le paramètre Facture pour le reçu conformément à la législation polonaise est coché dans la configuration de l’entreprise étant le propriétaire du document.

En fonction de la définition du paramètre :

• paramètre décoché – les reçus/correctifs marqués comme factures simplifiées ne sont pas affichés sur la liste des reçus à ajouter au RVD (et sur la liste de leurs correctifs au CVD).
• paramètre coché – les reçus/correctifs étant les factures simplifiées pour lesquelles la facture TVA n’a pas été générée sont affichés sur la liste des reçus à ajouter au RVD (et sur la liste de leurs correctifs au CVD).

Le fonctionnement décrit est similaire à l’ajout automatique des reçus/correctifs au RVD/CVD.

Le relevé de vente en consignation sert à regrouper toutes les ventes des articles fournis par un fournisseur réalisées à partir d’un entrepôt de consignation propre dans une période spécifiée.

Pour en savoir plus sur la gestion de la consignation, consultez la sous-catégorie Consignation.

Le relevé de vente en consignation reflète la vente des articles fournis par un fournisseur à un entrepôt de consignation propre tout en s’appuyant sur les documents LIV. Ce relevé prend également en compte les ventes réalisées sur le compte du client lorsque les articles sont déplacés à partir d’un entrepôt de consignation vers son entrepôt local à l’aide des documents ME.

La liste des documents RVC et les options dédiées à cette fonctionnalité sont disponibles dans le menu Ventes → RVC.

Vous trouverez la description de la liste des documents dans l’article Liste des documents.

Pour établir un nouveau relevé, cliquez sur le bouton [Ajouter], ce qui permet d’ouvrir un nouveau formulaire.

L’onglet Général est un peu différent que dans les autres documents commerciaux. Dans l’en-tête de cet onglet, les éléments suivants sont présentés :

• numéro du document
• nom du fournisseur pour qui le relevé est établi
• entrepôt où les articles fournis par le fournisseur sont entrés en stock (cela peut être uniquement un entrepôt de consignation propre)
• centre où le document est établi
• champ réservé à la description supplémentaire du relevé
• statut actuel du document
• date d’émission du document
• montant HT et TTC du relevé
• plage de dates pour les dates d’émission des documents pris en compte dans le RVC créé

La liste des éléments RVC affiche les articles et leur quantité vendue dans une période définie à l’aide des documents LIV et ME- à partir d’un entrepôt de consignation propre étant la base du relevé.

Les éléments ne peuvent être ajoutés qu’après avoir sélectionné un fournisseur et un entrepôt donné. Une fois cette condition remplie, l’utilisateur peut sélectionner les documents LIV ou/et ME- souhaités à partir de la liste filtrée par les dates, le fournisseur et l’entrepôt en cliquant sur les boutons [Ajouter LIV] et [Ajouter ME-]. La seconde possibilité consiste à ajouter automatiquement tous les documents LIV et ME- répondant aux critères définis via le bouton [Ajouter automatiquement].

Traits caractéristiques du document RVC

• Dans l’en-tête du document, le système définit par défaut dans le champ Entrepôt un entrepôt pour lequel le document RVC a été défini par défaut dans la configuration. Pourtant, vous pouvez le changer pour un autre entrepôt de consignation propre.
• Il n’est pas possible d’établir un RVC avec l’entrepôt de consignation du destinataire ou avec l’entrepôt local.
• La quantité est convertie en unité de base lors de l’ajout d’un article au RVC.

Charger les prix dans le RVC

Les prix des éléments donnés sont chargés en devise système de l’entreprise étant le propriétaire du document à partir du tarif d’achat en vigueur assigné à un fournisseur sélectionné dans le RVC. Il n’est pas possible de les modifier. Ils sont affichés uniquement à titre d’information

et peuvent différer des prix dans les REC et FA qui confirment les opérations d’achat.

Générer le document RVC

Vous pouvez générer un document RVC à partir de la liste des documents LIV et ME-.

• L’opération de génération est possible à réaliser pour un ou plusieurs documents sélectionnés dans la liste.
• Pour les ME-, ce sont les documents pour lesquels l’entrepôt de consignation propre est un entrepôt d’origine et l’entrepôt local est un entrepôt de destination.

Une fois le document RVC validé, il est envoyé au fournisseur qui établit une facture client prenant en compte exactement les mêmes éléments.

La fonctionnalité des réclamations envisage la gestion du processus de réclamation pour les articles achetés aussi bien par vos clients (réclamations de vente) que chez vos fournisseurs (réclamations d’achat).

Les réclamations peuvent être créées aussi bien pour les articles que pour les services.

En fonction du type de réclamation, les listes des réclamations enregistrées dans le système sont disponibles soit dans le module Ventes, soit dans le module Achats via le bouton Réclamations.

Le statut du document de réclamation dépend de l’étape du processus de réclamation. La réclamation peut avoir l’un de quatre statuts disponibles – À examiner, Acceptée, Rejetée, Réalisée.

Pour en savoir plus sur le mécanisme de réclamation, consultez la sous-catégorie Réclamations.

Les avoirs sont utilisés pour diminuer/augmenter la créance client/fournisseur résultant de la réalisation d’une transaction commerciale. Ils sont aussi utilisés lors de la vente des bons d’achat.

La liste des avoirs client/fournisseur enregistrés dans le système est disponible dans le menu Ventes/Achats → Avoirs client/Avoirs fournisseur.

Vous trouverez la description de la liste des documents dans l’article Liste des documents.

Outre les informations standards disponibles dans la plupart des listes, la liste des avoirs présente également le Statut du paiement. Cela permet de vérifier rapidement si un avoir donné est déjà réglé ou non.

Pour enregistrer un nouvel avoir client/fournisseur, cliquez sur le bouton [Ajouter] dans le menu Liste. Ceci fait, un nouveau formulaire s’ouvre. Pour les deux types d’avoirs, le formulaire est presque identique. La différence primordiale est l’onglet Bons d’achat disponible dans l’avoir fournisseur qui permet d’enregistrer le processus de vente des bons d’achat.

Vous trouverez la description détaillée du formulaire du document et des onglets dans la sous-catégorie Formulaires de documents.

Traits caractéristiques des avoirs

• Un avoir ne peut être établi qu’en devise système.
• La sélection du client et la saisie d’un montant supérieur à 0 dans l’avoir est une condition nécessaire pour pouvoir valider un avoir. Exception faite de la situation où l’avoir fait enregistrer la vente des bons d’achat. En ce cas, un avoir peut être établi avec un client indéfini.
• Pour régler la facture client/fournisseur avec un avoir client/fournisseur, il faut mettre un paiement de la facture en mode d’édition, puis cocher la case Compensations dans l’onglet Règlements. Ceci fait, les avoirs non utilisés encore pour régler les autres documents sont affichés dans la liste des documents à régler.

Avoir client

Un avoir client est établi par le fournisseur afin d’enregistrer la dette envers le client mais contrairement aux correctifs, il ne contient pas d’éléments (articles).

Un avoir client peut être établi dans plusieurs cas :

• l’établissement d’un avoir suite à la facturation non conforme au niveau de la quantité ou du montant par rapport à la livraison réelle. La quantité ou le montant plus élevé des articles que la quantité réellement livrée a été facturée. Le cas échéant, un avoir client permettant au client de bénéficier de la remise au montant de l’avoir lors des prochains achats est établi.
• l’établissement d’un avoir sur la base d’un accord conclu au préalable stipulant qu’après avoir acheté les articles pour une somme définie, le client pourra bénéficier d’une remise sous forme d’avoir client.

Avoir fournisseur

Les avoirs fournisseur sont utilisés dans les situations inverses par rapport aux avoirs client lorsque la quantité livrée ou le montant des articles est supérieure que celle enregistrée dans la facture. Ils sont utilisés pour enregistrer la créance liée aux transactions qui ne sont pas soumises à la TVA.

Un avoir client établi pour vous par votre fournisseur ou un document interne peut être un document source de l’avoir fournisseur.

Les avoirs fournisseurs sont également utilisés pour enregistrer la vente des bons d’achat. C’est l’utilisation d’un bon d’achat, à savoir l’acquisition physique d’une marchandise par un client qui effectue le paiement avec un bon d’achat (carte cadeau) qui est soumise à la TVA.

Pour en savoir plus sur l’enregistrement des bons d’achat, consultez la sous-catégorie Bons d’achat.

Les factures de commission sont un outil de récompense des clients qui font les achats les plus considérables.

La liste des factures de commission est située dans le menu Ventes et elle jour un rôle d’information. Vous y trouverez la liste de tous les clients enregistrés dans le système. Après avoir défini un intervalle de temps (fermé, ouvert ou ouvert d’un côté) et cliqué sur le bouton [Calculer la commission], la liste affiche les informations sur le montant total TTC des transactions de vente (factures client) pour les clients spécifiés, la marge atteinte, le montant de la commission en pourcentage applicable si un montant TTC défini est obtenu et sur le montant réel de la commission.

Traits caractéristiques des factures de commission

• Pour faire la distinction entre les montants des commissions obtenues par les clients, il est possible de définir les seuils qui une fois dépassés permettent d’augmenter le pourcentage de la commission.
• Il n’est pas possible de définir le même montant de la commission pour les seuils avec les différents montants des factures. De même, il n’est pas possible d’ajouter deux différents montants de la commission pour le même montant des factures.
• La configuration des factures de commission est définie pour chaque entreprise.
• Au niveau de la société mère, vous pouvez définir les limites et les commissions pour chaque entreprise et la limite globale pour toutes les entreprises.
• Si vous êtes connecté à une entreprise autre que la société mère, vous pouvez définir les limites pour cette entreprise et consulter les limites globales mais sans la possibilité de les modifier.

Configurer les seuils pour les factures de commission

La configuration des seuils est disponible dans la Configuration → Documents → Factures de commission.

Pour définir un nouveau seuil, cliquez sur le bouton [Ajouter] situé juste au-dessus de la liste ou dans le menu principal dans le groupe de boutons Liste. Le nombre de seuils est illimité.

Ceci fait, une ligne vide apparaît où vous devez définir :

• le montant TTC minimal des factures client – le montant que le client doit dépasser pour obtenir le montant de la commission en pourcentage
• le montant de la commission correspondant au seuil des montants des factures

La méthode de calcul de la commission dépend de la valeur définie dans le champ Entreprise.

Si vous indiquez :

• Entreprise, la valeur de la commission ne sera calculée que pour les clients disponibles dans l’entreprise pour laquelle la commission est actuellement calculée.
• l’option <Tous>, la valeur de la commission sera calculée pour tous les documents et les clients peu importe l’entreprise. Les documents seront sommés par la devise système.

Les correctifs de coût sont générés de manière automatique après avoir effectué les opérations entraînant la modification du coût de revient.

Le document CC peut être généré :

• lors de la validation ou de l’annulation du CMREC/CMPROF où la ressource entrée par un document corrigé est déjà vendue (CC pour les LIV, CQLIV, PERT, CQPERT, ME-, ME+ validés)
• lors de la validation du ME+ s’il existe un correctif de coût pour un document source ME-
• au moment de valider le CQLIV/CQPERT s’il existe un correctif de coût pour un document source LIV/PERT
• lors de l’annulation des documents suivants : LIV, CQLIV, PERT, CQPERT, ME-, ME+ s’il existe un correctif de coût pour ces documents
• lors de l’émission ou de l’annulation d’un correctif manuel CMFA
• lorsque la quantité de la ressource a été entièrement corrigée et le montant d’acquisition de cette ressource est encore enregistré dans l’entrepôt (par exemple, lorsque les coûts supplémentaires ne sont pas pris en compte dans le CQREC)

Le coût de revient dans les documents commerciaux et dans leurs correctifs est considéré comme le coût estimé, ce qui résulte du fait que ces documents n’entraînent aucun mouvement d’entrepôt. Le coût réel est calculé pour les documents LIV générés pour les documents commerciaux. En quelque sorte, il est calculé à nouveau sur la base du montant actuel des ressources prélevées.

Il n’est pas possible de supprimer, d’annuler les correctifs de coût ni de les ajouter manuellement. Si vous annulez le document pour lequel le correctif de coût a été généré, le correctif suivant est créé qui corrige celle existante. Au moment de valider un ME+, un CQPERT ou un CQLIV, le système génère un document CC à partir de tous les documents CC générés pour les documents source – ME-, PERT, LIV.

La liste des correctifs de coût générés est située dans le menu Ventes. Vous y trouverez les informations suivantes :

• Numéro du correctif
• Date d’émission, à savoir la date réelle de l’opération de génération du correctif (date en cours)
• Date du correctif, à savoir la date de l’événement qui a entraîné la génération du CC. En fonction de la situation suite à laquelle un CC est généré, la date du correctif dans le CC est chargée à partir de :
  • date de correctif du CMREC, CQREC
  • date d’émission du CMPROF
  • date d’émission du ME+, CQLIV, CQPERT
  • date de réception du CMFA
• Date de sortie, à savoir la date d’opérations d’entrepôt pour un article sorti du stock/retourné dont le coût de revient est modifié par un CC donné. En fonction du document pour lequel un CC est généré, la date de sortie sur le CC est déterminée sur la base de :
  • date de sortie du LIV
  • date du correctif du CQLIV, CMFA manuel, CQREC
  • date d’émission de la PERT, du CQPERT, MM- et ME+
• Montant du correctif de coût calculé à partir du montant d’achat
• Montant du correctif de coût calculé à partir du montant d’acquisition
• Statut du document
• Numéro du document source qui a contribué à la génération du correctif

Pour afficher les détails du correctif, cliquez sur le bouton [Aperçu] disponible dans le menu Liste du menu principal. Les onglets Documents associés, Attributs et Description analytique sont des onglets standards affichés dans les détails du correctif.

Dans l’onglet Éléments, la plupart des champs est grisée. C’est la date du correctif et la date de sortie qui peuvent être modifiées, mais seulement jusqu’au moment de comptabiliser le document.

Tout comme les autres documents commerciaux, le formulaire du correctif de coût se compose des éléments suivants :

• l’en-tête où le numéro du correctif est affiché
• le numéro du document source qui a entrainé la création du correctif
• le centre où le document est établi
• le statut actuel du document (le correctif est toujours généré avec le statut Validé)
• la date d’émission, la date du correctif et de sortie
• le montant du correctif de cout et le montant du correctif d’acquisition
• liste des éléments

La liste des éléments présente les articles avec le montant du correctif de coût et du correctif d’acquisition. Ce sont des articles dont le prix d’achat et le prix d’acquisition ont été corrigés suite à la validation ou l’annulation du document source pour le CC. L’aperçu des détails est disponible pour chaque élément.

« Kit de dépannage » pour les correctifs de coût

Le « kit de dépannage » du CC est une fonctionnalité ayant pour objectif de corriger les coûts erronés résultant des documents déjà établis. La réparation consiste à générer manuellement les documents CC directement pour les documents REC et non pour les documents de vente/sortie du stock comme c’est le cas des processus standards de génération automatique des documents CC.

Le bouton permettant la génération du CC de réparation est disponible au niveau de la fiche article/liste des articles et de la fiche entrepôt/liste des entrepôts. La génération est effectuée pour :

• articles sélectionnés – à partir de la liste des articles (pour un ou plusieurs articles), à partir de la fiche article (pour un article sélectionné)
• entrepôts sélectionnés – à partir de la liste des entrepôts (pour un ou plusieurs entrepôts) ; seuls les sous-éléments associés aux entrepôts sélectionnés sont pris en compte lors de la génération
• lot sélectionné – à partir de la fiche entrepôt dans l’onglet État de stock -> Selon les lots après avoir sélectionné un lot donné ; seuls les sous-éléments associés à un entrepôt sélectionné sont pris en compte lors de la génération

Le système vérifie les montants sur le document REC et sur les documents CMREC associés pour les comparer aux montants dans les documents de vente/sortie du stock qui ont prélevé la ressource à partir d’un REC donné, y compris les CC qui ont été créés pour ces documents de vente/sortie du stock. S’il trouve un écart, il procède à la génération des documents CC supplémentaires ayant pour but de compenser les coûts. À titre de rappel, les CC sont générés directement pour les REC et non pour les documents de vente/sortie du stock.

Lors de la génération, les messages relatifs aux situations suivantes peuvent s’afficher :

• La génération peut prendre du temps – vous en êtes informé avant l’opération de génération.
• Aucun CC n’a été généré car cela n’était pas nécessaire.
• Un ou plusieurs CC ont été générés, y compris les numéros de ces correctifs.
• La quantité des ressources plus importante que celle entrée en stock est sortie du stock pour un lot – le cas échéant, la génération du CC est annulée.

Les documents de correction créés suite à ce type de génération :

• sont établis avec la date en cours.
• sont associés à un document d’achat/d’entrée en stock et non aux documents de vente/sortie du stock (ils sont générés comme correctifs collectifs pour les documents qui étaient à l’origine d’une ressource donnée).
• sont créés uniquement pour les articles.

En outre, la fonctionnalité de génération des CC de réparation est limitée par les droits d’accès accordés aux groupes d’opérateurs. Pour qu’elle soit disponible, cochez la case Générer les correctifs de coût de réparation dans l’onglet Autres droits pour un groupe d’opérateurs souhaité.

Cette fonctionnalité permet de déterminer les objectifs de vente individuels pour les employés de différents magasins. Le calcul des montants de vente est réalisé à l’aide des services externes par exemple, les rapports BI dédiés.

Vous pouvez déterminer les objectifs de vente à partir du menu Ventes (Objectifs) → Objectifs de vente.

La liste dispose de boutons standards qui sont décrits dans l’article Boutons standards.

Voici les colonnes disponibles sur la liste :

• Actif
• Type d’objectif
• Nom
• Magasin
• Valable à partir du/Valable jusqu’au
• Objectif pour le magasin
• Créer un nouvel objectif

Créer un nouvel objectif

Pour ajouter un nouvel objectif, cliquez sur le bouton [Ajouter]. Après cela, le formulaire de définition s’ouvre.

Le formulaire de définition se compose des éléments suivants :

Panneau latéral – il comprend les champs/paramètres suivants :

• Actif
• Nom
• Type d’objectif – liste non modifiable, elle permet de spécifier l’intervalle de temps dans lequel l’objectif donné sera valable. Vous avez au choix les types suivants : Quotidien (par défaut), Hebdomadaire, Mensuel, Trimestriel et Annuel.
• Magasin – champ où il faut indiquer le centre lié au point de vente POS
• Valable à partir du/Valable jusqu’au – permet de spécifier l’intervalle de temps dans lequel l’objectif sera valable
• Objectif pour le magasin – paramètre décoché par défaut. Une fois coché, la section Employés est effacée et masquée.

Dans l’onglet Paramètres dans la partie supérieure de la fenêtre, les colonnes suivantes sont disponibles en fonction du type d’objectif sélectionné :

• Priorité (disponible uniquement pour l’option : Quotidien)
• Applicabilité (disponible uniquement pour l’option : Quotidien) – liste non modifiable permettant d’indiquer l’une des options suivantes :
  • Date/Période
  • Jours de la semaine
  • Jour standard
• Jours de la semaine (disponible uniquement pour l’option : Quotidien) – champ modifiable à condition que l’option Jours de la semaine soit sélectionnée dans la colonne Applicabilité. Ce champ permet de sélectionner à partir de la liste les jours de la semaine ou l’option (Tout sélectionner)
• Date de début/Date de fin (disponible uniquement pour l’option : Quotidien) – champ modifiable à condition que l’option Date/Période soit sélectionnée dans la colonne Applicabilité Ces champs permettent de déterminer un intervalle de temps.
• Montant – champ permettant de déterminer le montant d’un objectif
• Devise – devise de base de l’entreprise à laquelle appartient le centre lié au point de vente POS indiqué dans l’en-tête du formulaire
• Période (disponible uniquement pour l’option : Mensuel, Trimestriel, Annuel) – liste déroulante permettant d’indiquer l’intervalle de temps conforme à la période sélectionnée. Pour l’option :
  • Mensuel – les différents mois ou l’option (Tout sélectionner) sont au choix
  • Trimestriel – les différents trimestres sont au choix
  • Annuel – les années sont au choix

Dans la section Employés, il est nécessaire d’indiquer un employé assigné à l’opérateur appartenant au centre sélectionné dans le champ Magasin.