La liste des documents comprend les informations de base sur un type donné de document telles que :

• le numéro du document conforme au schéma de numérotation
• les dates du document
• le code, le nom et l’adresse du client/fournisseur
• l’entrepôt – cette colonne est disponible dans les documents d’entrepôt et sur la liste des commandes client. Elle présente l’entrepôt indiqué dans l’en-tête du document.

• le montant HT, le montant TTC du document
• le symbole de la devise du document
• le coût total d’acquisition des éléments du document exprimé en devise système (colonne masquée par défaut)
• le numéro du document associé (pour les documents d’entrepôt, c’est un numéro du document commercial et à l’inverse ; lorsque à un document d’entrepôt/commercial plusieurs documents commerciaux/d’entrepôt sont associés, le numéro du premier document et trois points sont affichés)
• le statut du document
• le numéro de référence (numéro du document source)
• le statut des paiements

En fonction du statut actuel du document, celui-ci est affiché en différentes couleurs. Par défaut, chaque statut possède une couleur assignée mais l’utilisateur peut la changer. Pour en savoir plus, consultez l’article Configuration – Définition du document.

Les documents mis en mode d’édition sur un autre poste ou onglet sont marqués en rose dans la première colonne sur la liste. Le système ne permet pas la modification simultanée des documents. Le document en mode d’édition peut être consulté mais les champs du formulaire seront inactifs.

Mis à part les boutons standards décrits dans l’article Boutons standards, le menu principal regroupe également les autres options caractéristiques uniquement pour la liste des documents.

Toutes les options disponibles à partir de la liste des documents sont réparties en groupes. Chaque groupe comprend les boutons caractéristiques pour un élément donné. Par exemple, le groupe Liste offre les options de gestion de la liste des documents, le groupe Génération permet de générer un autre document à partir d’un document sélectionné dans la liste, le groupe Correctifs est doté de l’option de gestion des documents de correction et le groupe Comptabilisation met à votre disposition les options de comptabilisation des documents.

Ci-dessous, vous trouverez la description des boutons disponibles dans les listes des documents :

[Valider] – valide le document et par conséquent, ne permet pas de le modifier.

	[Valider et imprimer sur l’imprimante fiscale] – valide le document et l’imprime sur l’imprimante fiscale à condition que les conditions d’impression sur l’imprimante fiscale soient satisfaites.
	[Imprimer sur l’imprimante fiscale] – disponible uniquement pour les documents validés au préalable ; imprime le document à condition que les conditions d’impression sur l’imprimante fiscale soient satisfaites.
	[Annuler] – annule le document validé.

	[Payer] – permet de régler un document/les documents non réglés partiellement ou entièrement et sélectionnés dans la liste.
	[Mettre à jour les taux de TVA] – permet de mettre à jour les taux de TVA pour les éléments des documents FC/R/COMC/DEVC/FA/COMF/DEVF/LIV/REC avec le statut initialisé ou non validé où le taux de TVA est défini à National et à cette condition que le document ne soit pas généré à partir de LIV/REC/FC/R/FA. Les nouveaux taux seront chargés depuis la fiche article ou si le taux défini dans la fiche article est inactif, le taux défini dans la configuration comme par défaut sera pris en compte. La méthode de calcul des prix/montants des éléments lors de la mise à jour des taux de TVA dépend du paramètre Méthode de calcul de la TVA dans un document donné. Pour les documents enregistrés via la méthode Sur le montant TTC, les prix/montants HT seront modifiés et à l’inverse. La mise à jour est effectuée pour les documents sélectionnés sur la liste.
	[Statistiques] – bouton disponible pour la plupart des listes des documents dans le système. Il permet de vérifier le poids/le volume des éléments dans le document et d’afficher le récapitulatif des poids et des volumes pour tous les éléments. La fenêtre des statistiques joue un rôle purement consultatif.
	[Corriger – montant, quantité, quantité totale ou taux de TVA] – génère un document de correction du montant, de la quantité, ou du taux de TVA pour un document validé. La différence entre l’option Quantité et Quantité totale est que le document de correction créé à l’aide de l’option Quantité totale retourne par défaut tous les éléments du document source et dans le correctif créé via l’option Quantité, la quantité à retourner est définie par défaut à zéro – c’est l’utilisateur qui doit indiquer les éléments et la quantité à retourner. En outre, un correctif des coûts supplémentaires est également disponible pour la liste des factures fournisseur une fois le menu des correctifs déroulé.
	[Corriger manuellement – montant, quantité ou taux de TVA] – permet d’établir un document de correction manuel du montant, de la quantité ou du taux de TVA pour les documents enregistrés dans un autre système.
	[LIV] dans le menu Génération – permet de générer un bon de livraison (LIV) pour la FC validée. Le nombre de boutons dans ce menu ainsi que leur apparence peuvent varier en fonction du type de document dans la liste, par exemple, pour la FA – ce sera REC, pour LIV – FC, R, RVC, pour COMC – LIV, FC, R, etc. En outre, les boutons dans ce menu peuvent être dotés de sous-options supplémentaires affichées sous forme de la liste déroulante comme c’est le cas de la génération du DEVC à partir de la liste des DDC.
	[Imprimer la liste] – permet de faire l’aperçu et d’imprimer la liste des documents. Le bouton en question donne accès à deux options – un clic sur l’option supérieure ouvre automatiquement l’impression par défaut. L’option inférieure permet de dérouler la liste des impressions disponibles pour une liste donnée des documents, de sélectionner une impression souhaitée et d’ouvrir la fenêtre de configuration des impressions. L’impression marquée avec un astérisque est une impression par défaut. Une fois la souris glissée au-dessus d’une impression, une liste suivante se déroule avec les imprimantes configurées sur un poste de travail donné. Vous pouvez également faire l’aperçu avant impression. Les impressions sont disponibles dans la langue de la base de données. Pour la version anglaise et allemande de la base, les impressions dédiées ne sont pas disponibles.
	[Imprimer le document] – permet de faire l’aperçu et d’imprimer le document. Le bouton en question donne accès à deux options – un clic sur l’option supérieure ouvre automatiquement l’impression par défaut. L’option inférieure permet de dérouler la liste des impressions disponibles pour une liste donnée des documents, de sélectionner une impression souhaitée et d’ouvrir la fenêtre de configuration des impressions. L’impression marquée avec un astérisque est une impression par défaut. Une fois la souris glissée au-dessus d’une impression, une liste suivante se déroule avec les imprimantes configurées sur un poste de travail donné. Vous pouvez également faire l’aperçu avant impression. Les impressions sont disponibles dans la langue de la base de données. Pour la version anglaise et allemande de la base, les impressions dédiées ne sont pas disponibles.
	[Envoyer] – permet l’envoi automatique des impressions de documents à un client/fournisseur ou l’activation de la fenêtre de configuration des impressions. Le bouton en question donne accès à deux options – un clic sur l’option supérieure ouvre automatiquement la fenêtre du message avec une impression par défaut jointe. L’option inférieure permet de dérouler la liste des impressions disponibles pour un type de document donné, de sélectionner une impression à envoyer à un client/fournisseur et d’ouvrir la fenêtre de configuration des impressions. L’impression marquée avec un astérisque est une impression par défaut. La configuration permettant d'envoyer des messages e-mail a été décrite dans l'article Envoyer les documents à l'aide des messages e-mail.

Statuts de base des documents :

• Initialisé – le document est en cours de création mais il n’est pas encore enregistré dans le brouillon.
• Non validé – le document est enregistré dans le brouillon et il est possible de le modifier
• Validé – dans le document validé, l’utilisateur avec le droit accordé Mise à jour des données du client/fournisseur dans les documents validés peut mettre à jour les données du client/fournisseur et son adresse ; les autres champs ne sont pas modifiables et il peut consulter uniquement les détails du document et de ses éléments ; un tel document ne peut pas être supprimé, il peut être seulement annulé.
• Annulé – le document est affiché dans la liste mais il n’entraîne aucune conséquence, par exemple, le bon de réception annulé ne fait pas augmenter la quantité des articles en stock.
• Comptabilisé – il n’est pas possible de modifier le document comptabilisé ; vous pouvez afficher seulement les détails du document et de ses éléments. Il ne peut pas être supprimé ni annulé.

Parmi les statuts des documents supplémentaires utilisés seulement pour certains types de documents, on peut distinguer :

• En cours de traitement – ce statut se réfère aux :
  • commandes fournisseur/client
  • bons de commande internes
  • réclamations

il est disponible au moment de générer un autre document qui n’est pas encore validé à partir d’un document source ou lorsque le document généré et validé réalise seulement une partie de la commande/réclamation.

• Réalisé – statut réservé aux :
  • commandes fournisseur/client
  • bons de commande internes
  • réclamations
  • prévisions de la demande

il est disponible lorsque les documents commerciaux ou d’entrepôt ont été générés et validés pour tous les éléments du document ; dans le cas de la PDEM, il est seulement possible de générer la COMF.

• Fermé – statut réservé aux :
  • commandes fournisseur/client
  • bons de commande internes
  • réclamations
  • inventaires

il est disponible pour les commandes dont la réalisation a été annulée par l’utilisateur, pour les réclamations dont le processus de réclamation s’est terminé et pour les documents d’inventaire fermés par l’utilisateur après avoir généré tous les documents PROF/PERT possibles.

• Rejeté – statut dédié aux :
  • demandes de devis fournisseur/client
  • et aux devis fournisseur/client

il est réservé aux documents non réalisés, rejetés pour une raison donnée, par exemple, un manque d’intérêt de la part du client.

• Accepté – statut propre aux :
  • devis client/fournisseur

il est disponible pour les devis acceptés par un client/fournisseur.

• Validé – statut réservé aux :
• • reçus
  • factures client
  • factures d’acompte client

cela signifie que le document est passé par une caisse/imprimante fiscale ; il n’est plus possible de le modifier, ni de le supprimer ou d’annuler.

• Comptabilisé et validé – statut réservé aux :
  • reçus
  • factures client
  • factures d’acompte client

le document est comptabilisé et il est passé par une caisse/imprimante fiscale ; il n’est plus possible de le modifier, ni de le supprimer ou d’annuler.

• Quantité validée – ce statut se réfère aux :
  • bons de réception
  • profits

cela signifie que la quantité du document est entrée en stock et peut être vendue sans coût d’achat défini. Pour en savoir plus sur la quantité validée, consultez les articles : Quantité validée FIFO et LIFO et Quantité validée AVCO.

• Envoyé – statut propre aux :
  • bons de commande internes

cela veut dire que le document est validé par le centre établissant le document et qu’il attend la validation du centre de destination.

Il est possible de gérer les statuts des documents qu’ils peuvent prendre en modifiant le diagramme des statuts. Pour en savoir plus, consultez l’article Configuration – Définition du document.

À partir de la liste des documents ou dans la fiche document, le système met à disposition l’option d’envoi des messages e-mail avec une impression du document au format *.pdf à un client/fournisseur ou à un employé. Pour cela, le bouton [Envoyer] est disponible dans le groupe de boutons Impressions.

Pour qu’il soit possible d’envoyer un e-mail, il est indispensable :

• d’indiquer un employé dans la fiche opérateur dans la Configuration → Structure d’entreprise → Opérateurs.
• de compléter dans la fiche employé l’onglet Compte e-mail et de saisir une adresse e-mail au niveau du menu (Principal → Employés → un employé mis en mode d’édition → onglet Général, section Contacts).
• d’ajouter au moins une définition de l’impression pour un type de documents donné.

Pour envoyer un e-mail, sélectionnez les documents à partir de la liste des documents de type donné ou allez dans le formulaire du document et cliquez sur le bouton [Envoyer].

Ce bouton est divisé en deux parties :

• La partie supérieure avec le symbole de l’enveloppe permet d’envoyer l’impression par défaut du document conformément à la définition de l’impression définie comme par défaut pour ce type de document.
• La partie inférieure avec le texte Envoyer permet de sélectionner une impression à partir de la liste des impressions disponibles ou d’ouvrir la fenêtre de configuration des impressions.

L’envoi automatique des messages (sans ouvrir le formulaire) aura lieu au moment où :

• les documents à envoyer sont établis pour les différents clients/fournisseurs/employés avec les différentes adresses e-mail.
• il y a des documents établis pour les clients/fournisseurs/employés sans adresse e-mail définie parmi les documents à envoyer, le système va envoyer les messages uniquement aux clients/fournisseurs/employés avec les adresses définies et il va ignorer les autres en affichant un message sur les documents non envoyés à défaut des adresses e-mail.

Le formulaire d’envoi d’un message sera affiché si :

• le message est envoyée à partir du formulaire du document
• l’utilisateur a sélectionné uniquement les documents établis pour les clients/fournisseurs/employés pour lesquels la même adresse e-mail a été définie
• l’utilisateur a sélectionné uniquement les documents établis pour les clients/fournisseurs/employés pour lesquels l’adresse e-mail n’a pas été définie
• l’utilisateur a sélectionné uniquement les documents sans données de l’employé ou du client/fournisseur p.ex. ME-.

Le formulaire d’envoi du message e-mail comprend les champs standards utilisés dans toutes les applications de messagerie électronique. Parmi eux, il y a :

• Champs réservés aux destinataires du message (À, Cc, Cci) :
  • Si aucune adresse e-mail n’est définie dans la fiche client/fournisseur/employé pour qui un document à envoyer est établi, le système va afficher le formulaire du message sans le destinataire défini et il ne va pas permettre d’envoyer le message sans remplir le champ À.
  • Si une adresse e-mail est définie dans la fiche client/fournisseur/employé pour qui un document à envoyer est établi, celle-ci sera automatiquement insérée dans le champ À et précédée du nom du client/fournisseur/employé.
  • Dans le cas où l’envoi des messages est activé pour plusieurs documents établis pour les différents clients/fournisseurs/employés mais avec la même adresse e-mail définie dans leurs fiches, le système va insérer cette adresse précédée du nom du client/fournisseur/employé pour qui un document avec le numéro le plus élevé par les documents à envoyer est établi.
• Objet – par défaut, c’est le nom de l’impression et le numéro du document à envoyer ; si plusieurs documents sont envoyés, le numéro le plus élevé parmi les documents joints au message est inséré comme objet du message.
• Contenu du message – chargé par défaut à partir du champ Signature disponible dans la fiche employé dans l’onglet Compte e-mail.
• Pièces jointes – par défaut, le fichier avec l’impression du document enregistré au format .pdf est ajouté.

Vous pouvez modifier les données dans le formulaire du message – ajouter ou supprimer les destinataires et les pièces jointes, ajouter du contenu et modifier l’objet du message. Pour modifier les destinataires et les pièces jointes, utilisez les boutons du menu principal prévus à cet effet.

Après avoir vérifié les données saisies dans le message e-mail, cliquez sur le bouton [Envoyer] dans le groupe de boutons Général. Un clic sur le bouton [Annuler] annule l’envoi du message.

Chaque document nouvellement créé peut avoir son propre code EAN. Ce code est présenté sur l’impression du document. Pour cela, l’opérateur doit créer sa propre impression contenant le code EAN. Le code EAN du document sur l’impression peut prendre la forme numérique ou la forme du code-barres et cela en fonction de la police utilisée sur l’impression.

Le code EAN du document est généré sur la base de l’ID d’un document enregistré dans la base de données et du type de document.

Dans les listes, vous pouvez rechercher les documents par les codes EAN. Cette fonctionnalité est disponible dans les listes suivantes :

• Factures client
• Reçus
• Commandes client
• Devis client
• Demandes de devis client
• Relevés de vente au détail
• Relevés de vente en consignation
• Réclamations de vente
• Avoirs client
• Factures fournisseur
• Commandes fournisseur
• Devis fournisseur
• Demandes de devis fournisseur
• Réclamations d’achat
• Avoirs fournisseur
• Bons de livraison
• Pertes
• Mouvements d’entrepôt
• Protocoles de réception
• Bons de réception
• Profits
• Paquets

Il est sans importance dans quelle liste le code EAN du document recherché est tapé/chargé. Si vous le tapez/chargez, par exemple, dans la liste des factures fournisseur et le document recherché est d’un autre type que la facture fournisseur, il sera quand même mis en mode d’édition.

Si le document avec le code EAN spécifié n’a pas été trouvé dans la base de données, le message suivant s’affichera : « Code du document incorrect ».