La liste des employés présente les informations sur les différents employés de l’entreprise. Les données des employés enregistrés sont utilisées pour définir les droits sur différents fonctions et sur différents éléments du système, par exemple, il est possible de définir un employé comme une personne responsable pour un client/fournisseur (onglet CRM dans la fiche client/fournisseur).

Pour ouvrir la liste des employés, passez au menu Principal et ensuite cliquez sur le bouton [Employés] dans le groupe de boutons Liste des répertoires.

Le menu de la liste des employés offre les boutons standards permettant d’ajouter/de modifier/de supprimer les employés, les boutons liés aux impressions et les boutons qui servent à générer des enquêtes. Le groupe de boutons Opérateurs externes comprend le bouton [Générer] qui permet de créer automatiquement des opérateurs externes liés aux employés sélectionnés.

La liste des employés se compose des colonnes suivantes :

• Code
• Prénom
• Nom de famille
• N° séc. soc.
• ID fiscal
• Actif – paramètre informe si un employé donné peut être utilisé dans d’autres endroits du système

Pour ajouter un nouvel employé, cliquez sur le bouton [Ajouter] disponible dans le menu principal ou dans le panneau ergonomique au-dessus de la liste des employés. Par la suite, le formulaire d’un employé nouvellement créé divisé en onglets suivants est affiché : Général, Immobilisations de l’employé, Liste des contrats, Comptabilité, Compte e-mail, Description, Comptes bancaires, Attributs, Pièces jointes.

Onglet Général

L’onglet Général présente les champs et les paramètres qui sont remplis par l’utilisateur :

• Code – champ obligatoire
• Prénom – champ obligatoire
• Nom de famille – champ obligatoire
• Créer un opérateur – une fois la case cochée, un compte d’opérateur lié à l’employé défini est automatiquement créé. À côté du paramètre, il y a une liste déroulante qui permet de sélectionner un type d’opérateur. Voici les valeurs disponibles : Interne, Externe, Universel.
• Actif – une fois la case cochée, l’employé donnée peut être utilisée dans d’autres endroits du système
• ID fiscal
• N° séc. soc.
• Site Web
• Numéro de la carte – le numéro de la carte d’identification utilisée par un employé. Les numéros des cartes doivent être uniques. Les employés, pour lesquels le numéro de la carte a été rempli, peuvent entrer le nom d’utilisateur en scannant le code-barres, par exemple. Cette fonction est disponible après avoir décoché le paramètre Connexion intégrée dans la fenêtre de connexion.

La section Adresses permet d’ajouter les adresses de l’utilisateur. Voici les types d’adresses disponibles :

• Principale
• Livraison
• Filiale
• Correspondance
• Facturation
• Domicile

La liste des adresses affiche l’adresse générée par défaut de type Principale. L’utilisateur peut la modifier librement mais elle ne peut pas être supprimée. Le système permet d’ajouter le nombre quelconque d’adresses pour un employé mais une seule adresse de chaque type peut être marquée comme par défaut. Si vous cochez le paramètre Actif à côté d’une adresse, celle-ci peut être utilisée dans d’autres lieux du système. Vous pouvez désactiver (mettre en archive) les adresses manuellement en décochant le paramètre Actif.

Le sous-onglet Contacts comprend les coordonnées de contact d’un employé (par exemple le numéro de téléphone, e-mail, messagerie instantanée) et permet de les ajouter à chaque adresse séparément.

Le sous-onglet Consentements au traitement des données à caractère personnel comprend une liste des consentements au traitement des données à caractère personnel et permet de les ajouter. Les consentements au traitement des données à caractère personnel ont été décrits en détail dans l’article Registre des consentements.

Onglet Liste des contrats

L’onglet Liste des contrats permet d’ajouter, de supprimer et de modifier les données suivantes relatives aux contrats d’un employé :

• Contrat à partir du – date à partir de laquelle le contrat est en vigueur
• Contrat jusqu’au – date à laquelle le contrat cesse d’être en vigueur
• Unité d’organisation – unité d’organisation à laquelle appartient l’employé. Le bouton […] permet de sélectionner une unité appropriée parmi les unités définies dans le système. Les unités d’organisation peuvent être ajoutées à partir de la Configuration → Structure d’entreprise → Structure hiérarchique.

Onglet Compte e-mail

L’onglet Compte e-mail permet de définir un compte de courrier électronique de l’employé. Il comprend les champs suivants :

• Hôte – adresse du serveur de courrier électronique auquel l’employé se connecte
• Port – numéro dont se sert le serveur sortant lors de la communication. Par défaut, la valeur 25 est suggérée dans le système, car la plupart des serveurs du courrier électronique se servent de ce port.
• Nom d’utilisateur
• Mot de passe
• Signature – ici, vous pouvez entrer la signature par défaut de l’employé qui sera affichée dans les messages e-mail

Autres onglets

L’onglet Comptabilité présente les comptes comptables par défaut assignés à l’employé donnée. Pour en savoir plus sur les comptes comptables, reportez-vous à l’article Comptes comptables.

L’onglet Description permet d’entrer les informations supplémentaires relatives à l’employé.

L’onglet Comptes bancaires présente une liste des comptes bancaires assignés à l’employé et permet de les ajouter/modifier/supprimer.

Les onglets Attributs et Pièces jointes comprennent une liste des pièces jointes et des attributs associés à l’employé. Les fonctions des attributs et des pièces jointes dans le système Comarch ERP Standard ont été décrites en détail dans l’article Codes promo, Description analytique, Attributs, Pièces jointes et Historique des modifications.