Le formulaire de chaque document commercial comprend plusieurs onglets avec les différentes informations utilisées dans les processus métier et lors du travail avec le système. En fonction du type de document, le nombre, le type et le contenu des onglets peuvent varier.

Cela n’empêche pas d’énumérer quelques onglets communs pour la plupart des documents :

• Éléments
• Emballages (onglet disponible dans les documents d’achat/d’entrée en stock et dans le document ME-)
• Clients/fournisseurs
• Devises
• Montants
• Description analytique
• Documents associés
• Attributs
• Pièces jointes

En outre, chaque document comprend l’en-tête disponible à partir de chaque onglet permettant une identification facile des informations de base sur le document établi/modifié.

L’en-tête du document regroupe les informations de base sur le document. L’utilisateur peut masquer/afficher l’en-tête du document dans chaque onglet disponible dans le document via les boutons .

L’en-tête regroupe les informations générales sur le document :

Statut du document – détermine le statut du document actuellement ouvert. Les statuts des documents disponibles sont décrits dans l’article Statuts des documents.

Numéro – numéro du document attribué conformément aux schémas de numérotation utilisés dans le système (voir : Configuration → Documents → Numérateurs). En fonction du schéma de numérotation, de deux à huit champs seront affichés dans l’ordre défini par l’utilisateur avec les sections données du numéro. Si dans un schéma de numérotation, la section avec l’entrepôt (une entreprise possède plusieurs entrepôts) ou avec la série (plusieurs séries sont disponibles pour un document donné) est sélectionnée – un clic sur la flèche à côté du champ affichera la liste de toutes les options disponibles et permettra de choisir une option appropriée. Le symbole sélectionné sera affiché dans le numéro.

Au moment d’établir un document, le numéro est attribué de manière automatique. Il est possible d’utiliser le numéro libre disponible.

Si un document enregistré est supprimé, le numéro assigné au document supprimé est libéré. Si la date d’émission dans le document supprimé est la même que la date système, le numéro libéré sera assigné au document suivant nouvellement créé dont la date d’émission sera la même que la date d’émission dans le document supprimé. Si la date d’émission dans le document supprimé diffère de la date système, une lacune dans la numérotation des documents va se faire et le système va attribuer automatiquement le numéro suivant. Pour utiliser le numéro du document supprimé, il est nécessaire de dérouler la liste avec les numéros en cliquant sur la flèche et sélectionner le numéro disponible non utilisé.

En outre, la fonctionnalité permettant d’utiliser le numéro libre dépend des droits des groupes d’opérateurs. Pour qu’elle soit disponible, il est nécessaire de cocher la case Utilisation du numéro libre du document dans l’onglet Autres droits pour un groupe d’opérateurs souhaité. Ce droit est décoché par défaut pour tous les groupes d’opérateurs peu importe si la base est nouvellement créée ou si elle est convertie.

HT – montant HT du document en devise du document. Ce champ joue un rôle d’information et il n’est pas modifiable. Sa valeur est conforme à la valeur dans le tableau TVA dans l’onglet Montants.

TTC – montant TTC du document en devise du document. Ce champ n’est pas modifiable et il joue uniquement un rôle d’information. Sa valeur est conforme à la valeur dans le tableau TVA dans l’onglet Montants.

Acomptes – champ disponible uniquement dans les bases de données créées en français. Il affiche le montant total TTC des factures d’acomptes déduites de la facture donnée.

Montant réglé – montant déjà réglé pour un document donné. Ce champ n’est pas modifiable et joue un rôle d’information.

Montant restant – montant qui reste à régler pour un document donné. Ce champ joue un rôle d’information et il n’est pas modifiable.

Montant de la remise – montant total de la remise accordée sur un document. Le montant affiché résulte de la différence entre le montant de base et le montant net HT/TTC des éléments. La méthode de calcul de la remise totale dépend du paramètre Méthode de calcul de la TVA défini sur le document dans l’onglet Montants. Le montant de base d’un élément est calculé en tant que Quantité * Prix de base (prix à partir du tarif) et les éléments pour lesquels le prix de base est égal à zéro sont ignorés dans les calculs.

Plafond de crédit – champ non modifiable qui joue un rôle d’information. Il est affiché seulement si un client possède un plafond de crédit défini et le contrôle du plafond de crédit est activé dans la configuration des types de documents. Il informe l’utilisateur sur le montant du crédit commercial à utiliser par le client. Le plafond de crédit restant est exprimé en devise système.

Numéro de référence – numéro de référence du document, par exemple, le numéro du document source permettant d’identifier un document donné dans le système du client/fournisseur

Source – champ divisé en deux parties, la première est une liste déroulante informant sur l’origine du document, par exemple, les commandes passées par téléphone, générées à l’aide d’EDI ou créées directement dans le système et la seconde permet de saisir le numéro de référence du document

Client/Destinataire ou Fournisseur/Expéditeur – champs permettant de charger les coordonnées du client/fournisseur pour qui le document doit être établi (seulement le nom est affiché). Le système permet de faire une distinction entre les clients/fournisseurs :

• Dans les documents de vente :
  • Client – définit le client de l’article
  • Destinataire – définit le destinataire de l’article, à savoir le destinataire de la livraison
• Dans les documents d’achat :
  • Fournisseur – définit le fournisseur de l’article
  • Expéditeur – définit l’expéditeur de l’article

Dans le premier cas, une telle distinction est justifiée dans la situation où l’article est envoyé à une adresse autre que l’adresse actuelle du client aussi bien lorsque le client est à la fois le client et le destinataire et lorsque le client et le destinataire sont différents.

Dans le second cas, l’article est fourni par une société qui n’est pas le fournisseur de l’article ou le fournisseur et l’expéditeur est la même personne mais avec les adresses différentes.

Le Client/Fournisseur ainsi que le Destinataire/Expéditeur sont sélectionnés dans l’arborescence ou à partir de la liste des clients/fournisseurs via le bouton

ou après avoir déroulé la liste à l’aide de la flèche :

Une fois le client/fournisseur sélectionné, son nom apparaît dans l’en-tête du document. Les autres coordonnées adresse peuvent être consultées ou complétées dans l’onglet Clients/fournisseurs où il est également possible de compléter la plupart des champs non remplis ou de les modifier (le code, le nom, le numéro TVA intracommunautaire, le numéro SIRET et le numéro de sécurité sociale ne sont pas modifiables). Les données modifiées seront mises à jour dans le répertoire Clients/fournisseurs/Clients/Fournisseurs.

Par défaut, les champs relatifs aux clients/fournisseurs sont modifiables jusqu’à la validation du document. Exception faite de la situation où :

la ressource a été sélectionnée dans l’en-tête du document de vente/prélevée à partir d’un entrepôt de consignation du destinataire – impossible de modifier le destinataire, seul le client peut être modifié

un entrepôt de consignation propre lié à un fournisseur est sélectionné dans un document d’achat (dans l’en-tête, dans l’emballage ou dans un sous-élément) – impossible de modifier le fournisseur et l’expéditeur

Date d’émission – date d’émission du document. Selon cette date, le document est enregistré dans le registre TVA ou bien pris en compte dans les périodes d’opérations commerciales. Par défaut, la date système est suggérée.

Date de réception – date de réception du document de la part du fournisseur

Date de vente – date de vente réelle ou de sortie de l’article du stock. Elle a de l’influence sur l’inventaire des états de stock (date d’opérations d’entrepôt). Lors de l’établissement du document, la date système est suggérée. Lors de la génération d’un document commercial à partir d’un document d’entrepôt, la date de vente est déterminée conformément à la date de sortie dans un document d’entrepôt.

Date d’achat – date d’achat d’un article (date de vente de l’article par le fournisseur). Elle a de l’influence sur l’inventaire des états de stock (date d’opérations d’entrepôt). Lors de l’établissement du document, la date système est suggérée. Lors de la génération d’un document commercial à partir d’un document d’entrepôt, la date d’achat est définie conformément à la date d’entrée dans un document d’entrepôt.

Date du correctif – date de la correction réelle (retour d’un produit ou changement de montant). Elle a de l’influence sur l’inventaire des états de stock (date d’opérations d’entrepôt). Par défaut, la date système est suggérée lors de l’établissement du document.

Date d’acompte – date de réception/paiement de l’acompte et par conséquent la date à partir de laquelle l’acompte peut être utilisé dans le système

Date de traitement/de livraison – date jusqu’à laquelle le document doit être traité, c’est-à-dire la facture/le reçu et un document d’entrepôt associé établis pour les éléments du devis ou de la commande. Le champ avec la date de traitement/de livraison est étroitement lié à la date d’émission – le changement de la date d’émission entraîne la modification de la date de traitement/de livraison tout en prenant en compte le nombre de jours définis dans le champ à côté de la date (la date de traitement/de livraison est égale à la date d’émission augmentée de nombre de jours définis). Cette date n’est affichée qu’à titre d’information – cela veut dire qu’une fois dépassé, le système ne bloque pas le traitement du devis/de la commande.

En cas de commandes client et fournisseur, la modification de la date de traitement est possible dans les documents avec le statut : Non validé, Validé ou En cours de traitement. La mise à jour de la date de traitement sera transmise uniquement aux éléments qui n’ont pas été entièrement traités.

En cas de COMI, la date peut être changée pour les documents avec le statut : Non validé, et Envoyé.

Pour les DEVC/DEVF, le champ prend deux valeurs – Date ou Nombre de jours depuis la commande. L’option Date permet de définir une date précise à l’aide du calendrier intégré ou indiquer le nombre de jours nécessaires pour réaliser un devis à compter de la date d’émission. Les deux champs sont synchronisés l’un avec l’autre – si vous remplissez l’un, l’autre sera automatiquement recalculé. En même temps, la modification de la date d’émission entraîne le recalcul de la date de traitement – le nombre de jours n’est pas modifié. Si vous choisissez l’option Nombre de jours depuis la commande, le calendrier cède la place au champ permettant de définir le nombre de jours destinés au traitement du devis à compter de la date de génération de la commande.

La date de traitement/de livraison est également définie pour les éléments des devis et des commandes. Lors de l’enregistrement ou de la validation du devis ou de la commande, le système vérifie si la date de traitement/de livraison dans l’en-tête du devis/de la commande n’est pas antérieure à la date de traitement/de livraison la plus tardive définie pour les éléments du document concerné. Si c’est le cas, elle sera respectivement modifiée (dans le cas des devis, la date d’expiration sera également modifiée si nécessaire).

Lors de la copie des documents, le système :

• copie le délai de traitement à partir de l’en-tête du document si l’option Nombre de jours depuis la commande est choisie (uniquement pour les devis).
• vérifie quelle date de traitement/de livraison – à partir de l’en-tête du document copié ou à partir des éléments – est la plus tardive et il la définit sur le document (concerne les devis seulement si le document copié contient les éléments avec l’option Date en tant que date de traitement).
• copie la date de traitement à partir du document copié si cette date est toujours valable (concerne uniquement les devis à condition qu’il n’y ait pas d’éléments pour lesquels l’option Date est choisie comme date de traitement).
• définit la date de traitement/de livraison comme date en cours si la date de traitement/de livraison à partir du document copié a déjà expiré.

La date de traitement/de livraison sera recalculée si les éléments suivants sont modifiés :

• Type de tarif (modification apportée par l’opérateur)
• Client/fournisseur (si la modification entraîne le changement de type de tarif)
• Date d’émission

La modification ci-dessus est apportée indépendamment du fait si un document donné est établi dès le début en tant qu’un nouveau document ou s’il a été généré à partir d’un autre document.

En outre, pour la modification manuelle du délai de traitement/de livraison dans l’en-tête du document, le système permet d’apporter automatiquement des modifications à la date de traitement/de livraison sur les éléments des devis /commandes et sur les emballages.

Date d’expiration – définit le délai maximal de validité du devis. Une fois ce délai dépassé, il n’est plus possible de réaliser le devis ni de générer les documents à partir de lui. Le délai de validité du devis peut être illimité (la case Indéterminée cochée).

Lors de la copie des devis, la date d’expiration est déterminée conformément à la date définie dans le document source. Exception faite de la situation où la date de traitement d’un document nouvellement créé est postérieure à la date d’expiration dans un document source. Si c’est le cas, la date d’expiration sera la même que la date de traitement.

Date d’activation – pour les commandes client, cette date a un caractère purement informatif. Elle n’a pas non plus d’impact sur l’affichage des réservations dans l’inventaire des états de stock – ce n’est pas la date d’opérations d’entrepôt. La situation est différente pour les commandes fournisseur où la quantité à partir des éléments de la commande est affichée dans l’inventaire des états de stock dans la colonne Commandes à compter de cette date. Dans ce cas, la date d’activation joue un rôle de la date d’opérations d’entrepôt.

Réserver les ressources – champ disponible pour les COMC. La définition par défaut du paramètre est chargée depuis la définition des types de documents COMC. Il permet à l’utilisateur de décider si un article disponible en stock doit être associé à un sous-élément de l’élément de la commande ou non. Lorsque vous ajoutez les éléments à la COMC et la case Réserver les ressources est cochée, le système réserve les ressources données d’un article si la quantité disponible en stock le permet et empêche de les utiliser dans un autre document. Si cette case est décochée au moment d’ajouter un élément au document, le système crée les sous-éléments non associés aux ressources. Les ressources non réservées sont disponibles en stock et vous pouvez les vendre.

Réserver les quantités – champ disponible pour les COMC. La définition par défaut du paramètre est chargée à partir de la définition des types de documents COMC. Vous pouvez modifier la valeur du paramètre pour les documents avec le statut Initialisé et Non validé.

Les réservations des quantités sont décrites en détail dans l’article Réserver les quantités.

Rejeter la demande – case à cocher active uniquement pour la demande de devis validée au préalable. Permet de définir si une demande donnée sera traitée ou si son traitement sera abandonné. Si vous cochez cette case, un champ avec les motifs du rejet définis dans les Répertoires universels apparaît dans le formulaire. La liste est créée à partir de la liste des valeurs pour un répertoire universel dans la catégorie Motif du rejet de l’offre.

Entrepôt – en fonction du type de document, ce paramètre se réfère à un entrepôt à partir duquel les ressources sont prélevées ou où les ressources sont envoyées. C’est un champ permettant d’indiquer un entrepôt à partir duquel les ressources des articles se trouvant dans les documents commerciaux doivent être sorties du stock ou entrées en stock (pour en savoir plus, consultez l’article Ajouter les éléments et les emballages à un document commercial).

Point de livraison – ce champ n’est disponible que dans les commandes client. En cliquant sur le bouton de trois points […], vous pouvez sélectionner un point de livraison actif assigné dans le panneau de disponibilité des objets à un centre auquel vous êtes actuellement connecté. La valeur affichée par défaut dans ce champ est un point de livraison défini dans le panneau de disponibilité des objets comme point de livraison par défaut dans un centre donné. Dans d’autres cas, le champ n’est pas rempli.

La valeur du champ est copiée à partir du document source dans le document copié. Le champ est modifiable pour les documents avec le statut Initialisé et Non validé.

Il est impossible de supprimer :

• adresse associée à un point de livraison
• centre/entrepôt/client associé à une adresse définie pour un point de livraison

Paiement – champ avec la liste déroulante déterminant le mode de paiement. Par défaut, la valeur du champ est chargée depuis la fiche client/fournisseur depuis l’onglet Commercial.

Délai et date d’échéance – champ constitué de quatre parties définissant les conditions de paiement appliquées au document et le délai/la date d’échéance déterminé(e) sur leur base. Par défaut, les conditions de paiement sont chargées depuis la fiche client/fournisseur. La section avec le délai et la date d’échéance est constituée de :

• champ avec le nombre de jours à ajouter à la date d’émission du document en vue de déterminer la date d’échéance (valeur chargée par défaut depuis le champ Délai dans la fiche client/fournisseur)
• paramètre FDM (valeur chargée par défaut depuis le paramètre FDM (Fin de mois) dans la fiche client/fournisseur) – une fois ce paramètre coché, la date d’échéance sera déterminée sur la base de la formule Fin de mois (pour en savoir plus, voir l’article Date d’échéance « End of Month » – « Fin de mois »)
• champ avec le nombre de jours défini pour corriger la date d’échéance définie à la fin de mois (valeur chargée par défaut depuis le champ Corriger de dans la fiche client/fournisseur) – champ disponible en mode d’édition à condition que le paramètre FDM soit coché.
• date d’échéance – déterminée sur la base de trois valeurs citées ci-dessus et de la date d’émission du document ; sa tâche est d’informer quand la créance envers le vendeur devrait être réglée.

Statut de paiement – ce champ n’est disponible que dans les commandes client. Il permet une gestion complexe des statuts à partir du système Comarch ERP Standard et Comarch Retail POS version 2.0 dans le cadre des ventes multicanaux. Les valeurs sont chargées depuis le répertoire universel disponible depuis la Configuration → Répertoires universels → Transactions → Statuts de paiement de la COMC. Les valeurs prédéfinies dans le répertoire sont les suivantes : Partiellement payé, Non payé, Payé sans possibilité de les supprimer Il est possible d’ajouter de nouvelles options au répertoire. L’option ajoutée par l’utilisateur peut être supprimée à condition qu’elle n’ait pas été utilisée dans le système et synchronisée dans Comarch Retail POS 2.0. Pour que l’opérateur puisse modifier le statut de paiement dans le document, le groupe d’opérateurs auquel il appartient doit avoir le droit Modification du statut de paiement disponible dans l’onglet Autres droits lorsque vous mettez un groupe d’opérateurs en mode d’édition. Par défaut, le paramètre est coché pour le groupe B2_admin et B2_default. La valeur suggérée par défaut dans le document COMC est une valeur vide ou la valeur par défaut définie dans le répertoire universel.

Lors de la copie, la valeur par défaut sera définie dans le document étant donné que la valeur de ce champ n’est pas copiée.

Document commercial – ce champ est disponible uniquement dans les commandes client qui ont été :

• ajoutées dans un centre de type Comarch e-Shop ou wszystko.pl (version polonaise de la base)
• transmises au traitement dans un centre Comarch e-Shop
• synchronisées avec Comarch e-Shop

En passant la commande, l’utilisateur peut définir le type de document commercial à établir. Les options au choix sont les suivantes : Facture ou Reçu. Les valeurs dans ce champ sont modifiables dans les documents avec le statut : Initialisé, Non validé et Validé. Lors de la conversion de la base de données et pour les documents nouvellement créés, la valeur Reçu est définie par défaut.

Devises – cette section permet de définir la devise du document à établir. Il est possible de créer un document en devise autre que la devise système exception faite du reçu qui ne peut être établi qu’en devise système.

La devise du document est chargée depuis la fiche client/fournisseur de l’onglet Commercial. Dans un document nouvellement établi, le client/fournisseur Indéfini est suggéré par défaut. C’est pourquoi, les données sont chargées dans le document en premier lieu à partir de la fiche de ce client/fournisseur. Une fois le client/fournisseur modifié, le système va rechercher la devise assignée au client/fournisseur sélectionné. Si la devise n’est plus active ou si le système n’arrive pas à la trouver, c’est la devise système qui sera définie. Après la modification du client/fournisseur dans le document, le système va vérifier si la devise du document est la même que la devise du client/fournisseur nouvellement ajouté. Si elle est identique, le système va ensuite vérifier si le document contient déjà des éléments. Si oui, la question standard sur la mise à jour des valeurs des éléments va apparaître. En fonction de la réponse choisie, les éléments seront recalculés ou non. Si la devise est modifiée et que le document contient déjà des éléments, le système va afficher la question concernant la modification de la devise et le recacul des valeurs. En fonction de la décision prise par l’utilisateur, le client/fournisseur sera modifié dans le document sans aucun recalcul (pas d’accord pour la mise à jour de la devise/des valeurs) ou la devise sera modifié et le système va :

• modifier le type de tarif
• modifier le prix de base, la remise, le prix net et le montant selon le type de tarif chargé
• définir le taux de change approprié
• définir le prix, le montant d’un élément en devise du document et selon le taux de change défini
• recalculer les prix et les montants en devise système
• recalculer le tableau de TVA dans le document

Une fois les modifications apportées, vous serez informé des éléments recalculés du document conformément à la devise et au tarif du client/fournisseur concerné.

En cas de modifier le client/fournisseur dans un document sans aucun élément, le système va définir automatiquement, suite à la modification du client/fournisseur, la devise chargée depuis sa fiche.

Au cours de la génération des documents, la devise sera copiée à partir du document source. En cas de générations où la devise ne peut pas être retranscrite à partir du document source, comme c’est le cas de la génération du DEVC à partir de la DDC, le système va utiliser la devise définie dans la fiche client/fournisseur. En ce qui concerne la génération des documents où la devise du document ne peut pas différer de la devise système, le système va définir automatiquement la devise système pour ces documents.

La devise et le taux de change du document peuvent être définis à chaque moment d’établissement du document (aussi bien avant qu’après l’ajout d’un élément au document) jusqu’à sa validation. Exception faite des factures d’acompte (FAC/FAA) qui sont les documents générés, ce qui veut dire que les valeurs de leurs champs sont remplies automatiquement avec les données saisies dans la commande associée et non modifiables par conséquent. Après avoir initialisé un nouveau document, la devise système est une devise par défaut.

Pour changer la devise du document, sélectionnez le symbole de la devise dans laquelle le document doit être établi et définissez ensuite le type de taux de change, le type de date ainsi que la date précise de chargement du taux de change. Le type de taux de change par défaut pour le document, associé à une entreprise qui est le propriétaire de ce document et dont la devise de base est conforme à la devise système de l’entreprise, est suggéré par défaut. Notez qu’il est possible de changer le type de taux de change en sélectionnant un autre à partir de la liste déroulante des types disponibles dans un centre/une entreprise. Si vous établissez les correctifs manuels pour les factures fournisseur/client, le système va charger le type de taux de change à partir de la définition du document de base, à savoir à partir de la définition de la facture fournisseur/client.

Générer les documents

Dans la plupart des cas, le type de taux de change est transféré à partir du document source avec la possibilité de le modifier exception faite de :

Génération	Définition du taux de change	Possibilité de modification
R à partir de la COMC FC à partir du R	Devise système	-
FA à partir du REC REC à partir de la FA LIV à partir de la FC Correctifs : CQFC/CMFC, CFAC, CQR/CMR, CQFA/CMFA, CFAA, CQREC/CMREC, CQLIV/CMLIV	Sur la base du document source	Sans possibilité de modification

Copier les documents

Lors de la copie des documents, le système va vérifier si le propriétaire du document d’origine fait partie de l’entreprise (ou de son centre) à laquelle est connecté l’opérateur qui copie le document. Au cas où :

• le propriétaire appartient à l’entreprise concernée, l’utilisateur pourra copier le document. En outre, le système va vérifier, lors de la copie dans le cadre d’une entreprise, si le type de taux de change dans le document source est disponible dans cette entreprise. Si :
• le type de taux de change est disponible – le type de taux de change et les autres paramètres relatifs aux taux de change seront transférés dans le document copié.
• le type de taux de change n’est pas disponible – le type de taux de change par défaut paramétré dans la définition du document dans le centre où le document est établi sera chargé dans le document copié. Les valeurs dans ce document seront respectivement recalculées. Dans le document copié, il ne sera possible que de modifier le type de taux de change.
• le propriétaire n’appartient pas à l’entreprise concernée, il ne sera pas possible de copier le document

Le système Comarch ERP Standard permet de contrôler la date de chargement des taux de change. Dans la définition des documents, vous pouvez paramétrer les détails liés aux chargements du taux de change dans la section Chargement du taux de change.

Si pour un type de taux de change il existe déjà un taux de change défini pour une devise et une date spécifiée, celui-ci sera chargé automatiquement. En ce qui concerne un type de taux de change pour lequel aucun taux de change n’a été défini le jour donné mais les jours précédents, le système affichera un message suivant : Une autre date de taux de change a été chargée. Cela signifie que le taux de change est chargé à partir du dernier jour précédant la date spécifiée. S’il n’y a aucun taux de change défini pour les jours qui précèdent cette date, un message suivant est affiché par le système : Aucune cotation pour le taux de change spécifié [symbole de la devise] pour le [date] et le mode manuel s’active automatiquement. En ce mode, vous devez définir vous-même le taux de change en tapant une valeur appropriée au clavier ou en la sélectionnant à l’aide des flèches vers le haut/vers le bas.

Le type de date permet de définir la date du document à prendre en compte pour déterminer le taux de change. Par défaut, la date d’émission est sélectionnée – à condition que vous n’ayez pas modifié les paramètres dans les types de documents (voir : Configuration → Documents → Types ou Configuration → Structure d’entreprise → Entreprise → Documents) ou la date définie par défaut par l’utilisateur. Vous pouvez la changer en sélectionnant une autre date à partir de la liste déroulante prédéfinie.

Date au choix – date saisie au clavier ou sélectionnée à partir d’un calendrier intégré disponible dans le champ Date. Pour la date choisie, un taux de change sera chargé s’il existe.

Date d’émission – date d’émission du document, chargée automatiquement à partir de l’en-tête du document – le champ Date devient alors inactif.

Date de vente – date de vente chargée à partir de l’en-tête de la facture client. Tout comme pour la date d’émission, le champ Date est inactif.

Date d’acompte – date d’acompte chargée à partir de l’en-tête de la facture d’acompte client/fournisseur. Tout comme pour la date d’émission, le champ Date est inactif.

Date d’achat – date d’achat chargée à partir de l’en-tête de la facture fournisseur. Tout comme pour la date d’émission, le champ Date est inactif.

Date de réception – date de réception chargée à partir de l’en-tête de la facture fournisseur. Tout comme pour la date d’émission ou d’achat, le champ Date est inactif.

Dans le champ avec la date, en fonction du type et des paramètres sélectionnés dans les types de documents, la date antérieure par rapport aux dates définies dans le document peut apparaître. Il est possible de définir la date de chargement du taux de change et la date de l’en-tête du document par rapport à laquelle le chargement sera effectué.

Type de transaction – champ avec une liste déroulante permettant de définir un type de transaction relatif au document – national, intracommunautaire ou extracommunautaire. Pour les documents générés (par exemple, FAC, FAA) à partir d’autres documents (la valeur du type de document est chargée à partir du document source) et pour les reçus (seul le type national est disponible), ce champ est grisé sans qu’il soit possible de le modifier. Par défaut, la valeur du champ est définie à National et après avoir sélectionné un client/fournisseur, cette valeur est chargée depuis la fiche client/fournisseur.

Taux de TVA – champ avec une liste déroulante permettant de sélectionner les catégories des taux de TVA valables pour le document. Pour certains documents, ce champ est grisé – cela concerne les documents (par exemple, FAC, FAA) générés à partir d’autres documents étant donné que la valeur du champ est chargée à partir du document source et les reçus (seuls les taux de TVA de type national sont disponibles).

Mode de livraison – champ avec une liste déroulante définie dans la Configuration → Général → Répertoires universels informant sur le mode de livraison d’un article au client. Ce champ est actif pour les statuts Initialisé et Non validé. La valeur du champ est chargée depuis la fiche client de l’onglet Commercial. Dans un document nouvellement établi, c’est le client Indéfini qui est suggéré par défaut et c’est pourquoi, les données dans le document sont chargées en premier lieu à partir de la fiche de ce client. Une fois un autre client sélectionné, le système va rechercher le mode de livraison assigné à ce client. Mais si le mode de livraison n’est plus actif ou le système n’arrive pas à le trouver, aucun mode de livraison ne sera paramétré (le champ sera vide). Lors de la génération des documents, le mode de livraison sera copié à partir du document source. En cas de générations où la valeur du champ de livraison ne peut pas être retranscrite du document source comme c’est le cas de la génération du DEVC à partir de la DDC, le système va insérer la valeur par défaut définie dans la fiche client.

Statut de traitement de la commande – ce champ n’est disponible que dans les commandes client. Il permet une gestion complexe des statuts à partir du système Comarch ERP Standard, Comarch Retail POS édition 2.0 et Comarch e-Shop dans le cadre des ventes multicanaux. Les valeurs sont chargées depuis le répertoire universel disponible depuis la Configuration → Répertoires universels → Transactions → Statuts de traitement de la COMC. Les valeurs prédéfinies dans le répertoire sont les suivantes : Prête à livrer, En cours de préparation, Prête à expédier, Expédiée, Livrée, Nécessite la confirmation du client, En attente de confirmation du client, En attente de confirmation du client dans e-Shop, Confirmée par le client, Annulée par le client dans e-Shop et Annulée sans possibilité de les supprimer. Il est possible d’ajouter de nouvelles options au répertoire. L’option ajoutée par l’utilisateur peut être supprimée à condition qu’elle n’ait pas été utilisée dans le système et synchronisée dans Comarch Retail POS 2.0. Pour que l’opérateur puisse modifier le statut de livraison dans le document, le groupe d’opérateurs auquel il appartient doit avoir le droit Modification du statut de la livraison disponible dans l’onglet Autres droits lorsque vous mettez un groupe d’opérateurs en mode d’édition. Par défaut, le paramètre est coché pour le groupe B2_admin et B2_default. La valeur suggérée par défaut dans le document COMC est une valeur vide ou la valeur par défaut définie dans le répertoire universel.

Lors de la copie, la valeur par défaut sera définie dans le document étant donné que la valeur de ce champ n’est pas copiée.

Pour en savoir plus sur les commandes traitées via e-Shop, reportez-vous au document Comarch ERP Standard – Intégration avec Comarch e-Shop.

Propriétaire – champ permettant de sélectionner une unité de la structure d’entreprise où le document est établi (cela peut être un centre auquel l’utilisateur est connecté ou un centre local subordonné)

Traité par – champ permettant de sélectionner un employé responsable du traitement de la transaction. Une telle fonctionnalité est utile par exemple dans les magasins où les vendeurs sont rémunérés ou primés pour les résultats de vente qu’ils obtiennent. Si un client achète un produit recommandé par un vendeur, ce fait peut être noté dans le champ Traité par. Ce champ peut être également utilisé dans plusieurs analyses/rapports comme analyse de la participation des vendeurs dans la vente générale (pourcentage des ventes réalisées avec la participation des vendeurs/consultants et pourcentage des ventes où les clients prennent décision eux-mêmes) ou la mise en relief de la vente des produits par employés qui y participent.

Par défaut, ce champ est rempli avec le nom et prénom d’un employé associé à un opérateur actuellement connecté lors de l’ajout d’un nouveau document. Si l’opérateur connecté n’est associé à aucun employé, le champ ne sera pas rempli jusqu’au moment où l’opérateur ne le remplit pas manuellement. Le changement d’employé est possible jusqu’à la validation du document.

Lors de la copie et de la génération des documents, le champ Traité par sera transféré à partir du document source. Le changement d’employé sur un document copié ou généré sera possible jusqu’à sa validation.

Imprimer sur l’imprimante fiscale – paramètre disponible pour les documents FC et FAC. S’il est coché, cela veut dire que le document doit être envoyé à l’imprimante fiscale. Pour que cette case puisse être cochée, certaines conditions doivent être remplies. Pour en savoir plus, reportez-vous à l’article Imprimer les factures sur l’imprimante fiscale.

Confirmation – champ disponible dans les DEVC/DEVF. Il permet de définir une réaction du client /votre réaction au devis adressé à lui/à vous. Actif uniquement pour les documents validés. Deux statuts sont au choix :

• Accepté – le devis a été accepté par le client/par vous.
• Rejeté – le devis a été rejeté par le client/par vous. Si cette option est choisie, au-dessous du champ Confirmation un champ supplémentaire apparaît où il est possible de sélectionner le motif du rejet à partir de la liste déroulante (définie dans les répertoires universels). Il n’est pas possible de générer les documents suivants à partir du devis avec le statut rejeté.

Ajouter la description – champ texte permettant d’insérer les remarques de l’utilisateur concernant un document donné

Remise – champs disponibles sur les documents FC, R, LIV, COMC et DEVC. Ils permettent de saisir une remise d’en-tête qui dépend du montant d’un document entier définie directement sur le document. Vous pouvez saisir une remise en pourcentage ou le montant de la remise. Pour en savoir plus sur les remises d’en-tête, reportez-vous à l’article Remises utilisateur et remises d’en-tête du document.

Cet onglet affiche les données de base qu’il faut remplir pour pouvoir établir un document commercial ou d’entrepôt. Il comprend les articles concernés par le document.

Liste des éléments

Il est possible d’établir un document pour plusieurs articles différents. Dans cette partie du formulaire, vous trouverez la liste de tous les articles pour lesquels un document donné est établi.

Si vous ajoutez au document un assortiment avec la case cochée Éléments chargés sur document, le formulaire du document va contenir autant d’éléments que vous avez ajoutés à un assortiment dans la fiche assortiment. En outre, vous pouvez définir la couleur d’affichage des éléments de l’assortiment (avec la case cochée Éléments chargés sur document) dans le document. Pour changer de couleur, allez dans le Système → Configuration → Commerce et entrepôts → Colorier les éléments de l’assortiment dans les documents.

N° – numéro d’ordre d’un élément, si l’un des éléments du document est supprimé, les autres éléments seront renumérotés automatiquement

Code – code de l’article sélectionné

Désignation – désignation de l’article sélectionné chargée par défaut à partir de la fiche article.

Caractéristiques – liste avec les valeurs des caractéristiques d’un élément donné séparées avec les virgules. Notez qu’il s’agit des valeurs définies dans la section Caractéristiques sur le formulaire d’un élément. Si les ressources prélevées sur un élément ont des caractéristiques mais leurs valeurs ne sont pas définies dans la section Caractéristiques, elles ne seront pas affichées dans cette colonne.

Quantité – quantité de l’article à vendre/acheter/commander/offrir ou la quantité demandée par le client. Une fois l’assortiment avec la case cochée Éléments chargés sur document ajouté au document, la colonne Quantité peut devenir inactive si l’option Bloquer est cochée dans la fiche assortiment dans la section Modification d’un seul élément dans les documents. Si l’option Autoriser est choisie dans la fiche assortiment, le changement de la quantité dans la colonne Quantité fait afficher la question concernant la décomposition de l’assortiment avec l’option au choix Oui (décomposition de l’assortiment) ou Non (interruption de l’opération).

Si vous cochez le paramètre Répartir la livraison pour une unité de mesure de base dans la fiche article, les sous-éléments dans les documents d’achat/d’entrée en stock (COMF, FA, REC, PROF) seront automatiquement ajoutés ou supprimés (le nombre de sous-éléments pour un élément sera toujours égal à la quantité définie pour cet élément) lorsque vous augmentez ou diminuez la quantité. Si vous remplacez :

• l’unité avec la case cochée Répartir la livraison avec une unité avec la case décochée, la liste des sous-éléments ne sera pas modifiée
• l’unité avec la case décochée Répartir la livraison avec une unité pour laquelle cette case est cochée, de nouveaux sous-éléments seront automatiquement créés (tout comme lors de l’ajout d’un nouvel article)

Au moment de générer les documents (COMF → FA, COMF → REC, FA → REC, REC → FA, PROF générés depuis les correctifs manuels), les sous-éléments sont transférés à partir du document source et la valeur du paramètre Répartir la livraison n’est pas prise en compte. Pour les documents PROF générés suite à un inventaire ou à une réclamation, les sous-éléments seront ajoutés conformément à la définition du paramètre Répartir la livraison.

Unité de mesure – unité de mesure utilisée pour exprimer la quantité d’un article dans un document (cela peut être une unité de base ou une unité auxiliaire). L’unité au choix dans le document doit être active et assignée à un article concerné. Il n’est pas possible d’établir un document avec une unité inactive. En cas de génération, si un document a été établi en une unité qui était ensuite désactivée, l’unité du document source sera copiée dans le document généré. Exception faite des générations : COMC → COMF, DEVC → DEVF, PDEM → COMF où l’unité ne sera pas copiée mais le recalcul en unité de base conformément aux recalculs dans la fiche article sera fait, y compris le prix en unité de base.

Prix de base (colonne masquée par défaut) – prix unitaire de l’article avant de calculer les remises (prix HT ou TTC en fonction de l’option Méthode de calcul de la TVA définie dans l’onglet Montants). Jusqu’à la validation du document, vous pouvez modifier le prix de base à condition que le groupe d’opérateurs auquel vous appartenez ait le droit de modification du prix de base.

Type de tarif (colonne masquée par défaut) – type de tarif sur la base duquel le prix de base d’un élément a été déterminé. Jusqu’à la validation du document, l’opérateur peut remplacer le type de tarif par un autre disponible pour un client/fournisseur donné, l’opérateur et le centre où le document est établi et pour le centre au nom duquel il est dressé. Le changement de type de tarif peut entraîner le recalcul des montants de l’élément.

Prix HT/TTC – prix unitaire de l’article après le calcul des remises (HT ou TTC en fonction de l’option Méthode de calcul de la TVA définie dans l’onglet Montants)

Prix HT/TTC (colonne masquée par défaut) – cette colonne est disponible dans le document FC, COMC, DEVC, FA. Prix unitaire de l’article après le calcul des remises. La colonne Prix HT ou TTC est masquée de manière inverse à la définition du paramètre Méthode de calcul de la TVA dans l’onglet Montants). Si vous sélectionnez dans le document la méthode de calcul de la TVA :

• Sur le montant HT, la colonne Prix TTC est masquée par défaut
• Sur le montant TTC, la colonne Prix HT est masquée par défaut

Remise – montant total de la remise sur un élément donné exprimé en pourcentage

Montant HT/TTC – montant d’un élément donné, y compris la remise. Vous pouvez décider si le montant HT ou TTC doit être affiché en choisissant une option appropriée dans le champ Méthode de calcul de la TVA dans l’onglet Montants.

Nombre d’assortiments – (colonne masquée par défaut) cette colonne informe du nombre d’assortiments ajoutés au document. La colonne est remplie uniquement pour les marchandises de type assortiment avec la case cochée Éléments chargés sur document.

Assortiment – (colonne masquée par défaut) cette colonne affiche le code de l’assortiment ajouté au document. La colonne apparaît une fois un assortiment avec la case cochée Éléments chargés sur document est ajouté au document. En cas de décomposition de l’assortiment, le code de l’assortiment disparaît de la colonne.

Unité de l’assortiment – (colonne masquée par défaut) elle présente l’unité de mesure de l’assortiment avec la case cochée Éléments chargés sur document.

Type d’article – (colonne masquée par défaut) cette colonne affiche le type de marchandise conformément à la fiche article/service.

Collecter la TVA – colonne disponible uniquement pour les factures d’acompte établies dans les bases de données créées en français. Elle permet de décider si la TVA doit être collectée sur un élément du document ou si cet élément n’est pas taxable et doit prendre le taux de TVA NS (Non soumis). Si le type de transaction National est défini dans la facture d’acompte, le paramètre dans cette colonne va prendre par défaut la même valeur pour les éléments du document que le paramètre TVA collectée sur acomptes disponible dans la fiche article donnée. Cependant, ce paramètre peut être modifié jusqu’à la validation du document. Si le type de transaction Intracommunautaire ou Extra-communautaire est défini dans la facture d’acompte, le paramètre en question sera toujours coché sans possibilité de le décocher.

Dans la situation où le paramètre Collecter la TVA est décoché pour un élément de la commande dans la facture d’acompte et le montant de l’acompte défini pour le taux de TVA NS (Non soumis) ne couvre pas en entier le montant TTC de cet élément, le paramètre Collecter la TVA sera décoché pour cet élément dans la facture d’acompte suivante établie pour la commande en question et il ne sera pas possible de le cocher.

De même, si le paramètre Collecter la TVA est coché et que le montant de l’acompte défini pour le taux de TVA de l’élément de la commande ne couvre pas entièrement le montant TTC de cet élément, le paramètre Collecter la TVA sera coché pour cet élément dans la facture d’acompte suivante établie pour la commande en question et il ne sera pas possible de le décocher.

TVA % (colonne masquée par défaut) – montant de la TVA ajouté à un article donné. Vous pouvez le modifier lors de l’établissement du document. Il est associé au champ Taux de TVA – le changement de valeur dans un champ entraîne le changement de valeur dans l’autre.

Taux de TVA – nom du taux de TVA appliqué à un article donné

Autoliquidation TVA – cette colonne est disponible sur la liste à condition d’avoir coché le paramètre Gestion du mécanisme d’autoliquidation de TVA dans le Système → Configuration → Commerce et entrepôts. Si ce paramètre est décoché, la colonne sera masquée par défaut. La colonne présente la valeur du paramètre Autoliquidation TVA chargée depuis un élément donné qui peut être modifiée au niveau de la liste des éléments.

SENT – cette colonne est disponible sur la liste uniquement lorsque le paramètre Suivi du transport SENT est coché dans le formulaire du centre de type Entreprise. Si ce paramètre est décoché, la colonne sera masquée par défaut. La colonne est disponible dans les documents suivants : R, FC, LIV, FA, REC. La colonne présente la valeur du paramètre SENT chargée depuis la fiche article.

Transaction traitée par (colonne masquée par défaut) – le même champ que dans l’en-tête des documents. Il permet de sélectionner un employé responsable d’une transaction donnée et plus précisément un employé qui participait au choix d’un article par un client. Une telle fonctionnalité est utile par exemple dans les magasins où les vendeurs sont rémunérés ou primés pour les résultats de vente qu’ils obtiennent. Si un client achète un produit recommandé par un vendeur, ce fait peut être noté dans le champ Traité par. Ce champ peut être également utilisé dans plusieurs analyses/rapports comme analyse de la participation des vendeurs dans la vente générale (pourcentage des ventes réalisées avec la participation des vendeurs/consultants et pourcentage des ventes où les clients prennent décision eux-mêmes) ou la mise en relief de la vente des produits par employés qui y participent.

Si un employé est sélectionné dans l’en-tête du document dans le même champ Traité par, il sera également suggéré lors de l’ajout d’un nouvel élément. Vous pouvez cependant changer d’employé sur chaque élément séparément jusqu’à la validation du document. Pour sélectionner/changer d’employé, tapez dans ce champ son code/nom et prénom ou sélectionnez-le à partir de la liste des employés que vous pouvez ouvrir en cliquant sur le bouton […] situé dans ce champ. Notez qu’un autre employé peut être défini sur chaque élément.

En ce qui concerne les documents de correction, la modification de l’employé dans le champ Traité par est possible si un élément a été corrigé en matière de la quantité ou du montant. Au moment de corriger un élément, un employé défini dans un élément source (du document source) sera suggéré.

Lors de la copie et de la génération des documents, le champ Traité par dans l’en-tête et sur les éléments sera transféré à partir du document source. Le changement d’employé sera possible jusqu’à la validation du document copié ou généré.

Code de l’emballage (colonne masquée par défaut) – champ non modifiable. Il affiche le code de l’emballage auquel appartient un élément donné. L’élément ne doit pas nécessairement faire partie d’un emballage. Si c’est le cas, aucune valeur n’est affichée.

EAN de l’emballage (colonne masquée par défaut) – champ non modifiable. Il affiche le code EAN de l’emballage auquel appartient un élément donné. L’élément ne doit pas nécessairement faire partie d’un emballage ou il se peut que le code EAN auquel appartient un élément ne soit pas défini. Si c’est le cas, aucune valeur n’est affichée.

Quantité disponible (colonne masquée par défaut) – champ non modifiable disponible dans les documents suivants : FC, R, LIV, PERT, ME-, COMC, COMI avec le statut Initialisé et Non validé. Il affiche la quantité d’un article égale à la quantité disponible sur la liste des articles sans prendre en compte les réservations sans ressources.

La quantité dans cette colonne est actualisée une fois les opérations suivantes effectuées :

• ajout d’un élément
• modification de la quantité
• modification de l’unité de mesure
• modification de l’entrepôt pour le document entier
• enregistrement des détails de l’élément
• modification du document non validé

La quantité n’est pas affichée dans cette colonne pour les articles de type Service. En ce qui concerne les articles de type Assortiment (aussi bien avec la case Charger éléments sur document cochée que décochée), la quantité maximale d’un élément de l’assortiment avec la quantité disponible la moins élevée est affichée.

Quantité commandée (colonne masquée par défaut) – champ non modifiable disponible dans les documents suivants : FC, R, LIV, PERT, ME-, COMC, COMI avec le statut Initialisé et Non validé. Il affiche la quantité d’un article égale à la quantité présentée dans la colonne En attente de réception disponible sur la liste des articles.

La quantité dans cette colonne est actualisée une fois les opérations suivantes effectuées :

• ajout d’un élément
• modification de la quantité
• modification de l’unité de mesure
• modification de l’entrepôt pour le document entier
• enregistrement des détails de l’élément
• modification du document non validé

Actuellement commandé (colonne masquée par défaut) – champ nom modifiable disponible dans les commandes. La colonne présente la quantité d’un élément déduction faite de :

• sous-éléments/quantités des éléments exclus du traitement
• quantités résultant de la fermeture de la commande

Non livré (colonne masquée par défaut) – champ non modifiable disponible dans les commandes. La colonne présente la quantité d’un élément déduction faite de :

• sous-éléments/quantités des éléments exclus du traitement
• quantités résultant de la fermeture de la commande
• quantités traitées à l’aide d’un document généré

Date de traitement (colonne masquée par défaut) – ce champ est disponible dans les commandes client, fournisseur et dans les bons de commande internes. Elle permet de spécifier la date de traitement des différents éléments de la commande.

Vous pouvez modifier la date de traitement pour

• les commandes client/fournisseur avec le statut Validé et En cours de traitement. La modification n’est possible que pour les éléments qui n’ont pas été exclus du traitement ou n’ont pas été entièrement traités.
• les bons de commande internes avec le statut Envoyé.

Pièce jointe de l’élément (colonne masquée par défaut) – affiche l’image en miniature de la pièce jointe par défaut assignée à un élément du document ; si la case Par défaut n’est cochée pour aucune pièce jointe assignée à l’élément, aucune pièce jointe ne sera affichée

Pièce jointe de l’article (colonne masquée par défaut) – affiche l’image en miniature de la pièce jointe par défaut assignée à un article ajouté comme élément du document ; si la case Par défaut n’est cochée pour aucune pièce jointe assignée à l’article, aucune pièce jointe ne sera affichée.

La liste des éléments dans les documents de vente et d’achat fonctionne en mode Edit in place (EiP), ce qui veut dire qu’il est possible de modifier directement dans la liste la quantité de l’article, les unités de mesure, le montant de la remise utilisateur, le prix, la valeur du taux de TVA et l’employé responsable du traitement de la transaction. Toute modification de l’une des valeurs citées ci-dessus (mis à part l’employé qui traite une transaction) entraîne le recalcul des autres.

Liste des éléments – acomptes

Option disponible pour les factures d’acompte. La liste affiche les informations de base sur les acomptes générés pour une commande donnée.

La liste des taux de TVA est construite sur la base des taux de TVA se trouvant dans la commande source.

Dans la colonne Acompte maximal, le montant de la commande avec un taux de TVA donné est affiché. Par conséquent, le montant de l’acompte maximal pour ce taux de TVA ne peut pas être supérieur à ce montant. La colonne Acompte présente le montant perçu à titre de la future transaction de vente/achat. La colonne Taux de TVA définit le taux de TVA auquel le montant de l’acompte donné est assigné.

En cas de la version française de la base de données, le taux de TVA NS (Non soumis) qui n’est pas disponible dans les éléments de la commande source peut apparaître parmi les taux de TVA dans la facture d’acompte. Le taux NS va apparaître dans la situation où le paramètre dans la colonne Collecter la TVA est décoché pour au moins un élément sur la liste des éléments de la commande dans la facture d’acompte. Le montant TTC de cet élément sera assigné au taux NS et s’il n’y a pas d’autre élément avec le même taux de TVA que celui assigné à cet élément dans la commande source, l’élément avec ce taux de TVA disparaîtra de la liste des taux de TVA dans la facture d’acompte et le taux NS va prendre sa place. Si le paramètre Collecter la TVA est décoché pour plusieurs éléments, le montant total TTC de ces éléments sera assigné au taux de TVA NS.

La liste des éléments fonctionne en mode Edit in place, ce qui signifie qu’il est possible de modifier le montant de l’acompte directement dans la liste après avoir cliqué sur le bouton [Modifier]. Vous pouvez modifier également le montant de l’acompte en cliquant sur le bouton [Recalculer l’acompte] qui donne l’accès à un formulaire approprié. Ainsi, vous pouvez saisir le montant total de l’acompte et le système le répartira proportionnellement par rapport aux montants maximum des acomptes pour les taux de TVA donnés.

L’onglet est divisé en deux parties. À gauche, les informations sur le client/fournisseur sont présentées, à droite, les informations sur le destinataire/l’expéditeur.

Les deux onglets comprennent les données du client/fournisseurs, à savoir :

• les coordonnées adresse
• le numéro GLN
• les coordonnées de la personne de contact par défaut de la part du client/fournisseur
• le code
• le nom
• le numéro de la carte de fidélité
• le nº TVA intracommunautaire
• le n° SIRET
• le N° de sécurité sociale

Ces données sont remplies automatiquement une fois le client/fournisseur sélectionné dans l’en-tête du document.

Le numéro de la carte de fidélité est disponible dans la définition des documents DEVC, COMC, R, FC, FAC, leurs correctifs et dans BD, AVF. Sa valeur est automatiquement remplie lorsqu’un client/fournisseur avec une carte de fidélité active, assignée est sélectionné. Si vous modifiez le client/fournisseur dans le document, le système vérifie à nouveau les cartes assignées au client/fournisseur :

• s’il existe dans le système une carte de fidélité active, son numéro est rempli automatiquement
• dans le cas contraire, le numéro de la carte de fidélité reste vide.

Une fois le client/fournisseur choisi dans un document, l’adresse principale par défaut sera définie comme adresse du client/fournisseur et l’adresse de livraison par défaut (à condition qu’elle soit définie dans la fiche client/fournisseur) ou l’adresse principale par défaut (si le client/fournisseur n’a pas d’adresse de livraison) sera définie comme adresse du destinataire/expéditeur.

L’adresse chargée par défaut par le système dans le document peut être :

• changée si vous choisissez une autre adresse définie dans la fiche client/fournisseur ou si vous créez une nouvelle adresse et que vous la choisissez dans le document.
• complétée – en cas d’absence d’informations, vous pouvez saisir les données dans les champs vides de l’adresse chargée dans le document.
• modifiée – vous pouvez modifier les données affichées.

Notez qu’il est possible de compléter et de modifier les coordonnées adresse du client/fournisseur directement dans les documents aux opérateurs appartenant au groupe ayant le droit Modification de l’adresse dans le document et le droit de modification de l’objet Adresse.

Si vous appartenez au groupe privé du droit de modification de l’adresse, vous ne pourrez modifier que l’adresse utilisée dans le document via le bouton […] et les autres champs dans les onglets Adresse et Personne de contact, y compris les champs dans les sous-onglets (Contacts et Description), seront inactifs. Le cas échéant, vous ne pouvez que choisir une autre adresse définie dans la fiche du client/fournisseur concerné ou en créer une nouvelle à condition de disposer des droits d’ajout des adresses.

Si vous disposez des droits de modification de l’adresse et que vous décidez de modifier ou de compléter les données manquantes dans une adresse sélectionnée dans le document cela aura de l’influence sur les informations enregistrées dans la fiche client/fournisseur. Une telle adresse sera automatiquement mise en archive et une nouvelle adresse prenant en compte les modifications que vous avez apportées va la remplacer. Exception faite de la situation où l’adresse modifiée n’a pas été jusqu’à présent utilisée dans le système (par exemple, dans un autre document). Une telle adresse sera mise à jour – elle ne sera pas mise en archive et une nouvelle adresse ne sera pas créée.

Il est parfois nécessaire d’établir les documents avec une adresse déjà mise en archive. Pour établir un document avec une ancienne adresse, cliquez sur le bouton […] et décochez le paramètre Uniquement actif dans la liste des adresses du client/fournisseur ouverte. La case décochée permet d’afficher les adresses d’archive que vous pouvez choisir dans le document.

Par défaut, le système ne permet pas la mise à jour des données du client/fournisseur et de son adresse dans un document avec le statut : Comptabilisé, Comptabilisé et accepté et Annulé.

La modification des données du client/fournisseur dans les documents validés est possible uniquement pour un opérateur appartenant au groupe d’opérateurs ayant le droit Mise à jour des données du client/fournisseur dans les documents validés disponible depuis le menu Configuration → Structure d’entreprise → Groupes d’opérateurs → groupe d’opérateurs mis en mode d’édition → onglet Autres droits. Une fois ce paramètre coché, il sera possible de mettre à jour, dans la plupart des documents dans le système, l’adresse depuis :

• en-tête du document
• l’onglet Clients/fournisseurs

Pour la plupart des documents commerciaux et d’entrepôt, il n’est pas obligatoire de remplir l’adresse du client/fournisseur. C’est uniquement en cas de factures que c’est une obligation imposée par la loi.

Le numéro GLN affiché dans les coordonnées adresse est utilisé lors de l’échange électronique des documents entre les partenaires commerciaux. Sa tâche est d’identifier l’entreprise ainsi que sa localisation conformément aux standards généraux adoptés.

L’onglet Emballages n’est disponible que dans le formulaire des documents d’achat/entrée en stock et des mouvements d’entrepôt (ME-). Vous y trouverez la liste des emballages qui regroupent les éléments du document, y compris la méthode d’emballage des articles donnés. Il est cependant à noter que le système permet de définir les emballages vides, c’est-à-dire les emballages sans aucun élément assigné. Ceux-ci ne seront pas pourtant transférés à un document généré suivant.

Un document peut contenir un nombre quelconque des emballages. La liste des emballages affiche les codes des emballages, les codes EAN des emballages, la quantité (toujours égale à 1) et le type d’emballage.

Vous pouvez ajouter les emballages par deux moyens – un par un (bouton [Ajouter à l’aide d’un formulaire]) ou en série (bouton [Ajouter plusieurs emballages]).

Pour en savoir plus sur les emballages et la méthode de leur ajout, consultez la catégorie Emballages.

Au niveau de la liste des emballages, vous pouvez (mis à part l’ajout, la modification et la suppression des emballages) copier les emballages et générer les documents directement pour les emballages sélectionnés.

L’onglet Devises n’est pas modifiable. Il regroupe les informations sur les devises utilisées dans le document, y compris leurs taux de change pour un jour donnée. Le nombre d’éléments sur la liste peut varier en fonction du nombre de devises utilisées pour établir un document. En cas de différentes devises dans le document et dans les éléments, la liste indique toujours avec la case cochée la devise du document.

Cet onglet présente les informations détaillées sur les montants TVA du document, les paiements associés et sur les factures d’acompte. Cet onglet n’est pas disponible pour les demandes de devis client/fournisseur. Dans les autres documents, il est divisé en deux ou trois sections : Éléments de VAT, Paiements et Factures d’acompte.

Éléments de TVA

La première section permet de définir les données suivantes :

Registre TVA – définit un registre TVA dans lequel la facture TVA sera enregistrée. Les registres TVA sont définis dans le module comptable.

Méthode de calcul de la TVA – définit la méthode de calcul de la TVA qui peut être calculée sur le montant HT ou TTC. Par défaut, la valeur de ce champ pour les documents donnés peut être définie dans la définition des documents exception faite des factures d’acompte et des reçus où ce paramètre est toujours défini à Sur le montant TTC et il n’est pas modifiable. En fonction des paramètres définis, les prix des articles dans les documents seront affichés et modifiés en tant que prix HT ou TTC.

Dans la définition du document, l’utilisateur a au choix trois options définissant la méthode de calcul de la TVA par défaut dans les documents donnés – Sur le montant HT, Sur le montant TTC et En fonction du statut du client/fournisseur.

Si l’option En fonction du statut du client/fournisseur est choisie :

• Si un document est établi pour un client étant la personne morale, le système choisira la méthode de calcul de la TVA Sur le montant HT.
• Si un document est établi pour un client étant la personne physique, le système choisira la méthode de calcul de la TVA Sur le montant TTC.

Si vous changez le client sur le document pour lequel le paramètre relatif à la méthode de calcul de la TVA est défini à En fonction du statut du client/fournisseur dans la définition du document, le système changera la méthode de calcul de la TVA à condition que ce document ne contienne aucun élément pour l’instant.

Regroupement de la TVA – définit les valeurs pour lesquelles la taxe TVA doit être calculée. Deux options sont au choix :

• Total des éléments de TVA – pour chaque élément, le montant de la taxe TVA est calculé séparément ainsi que le montant HT et TTC. Le montant total de TVA dans le document entier correspond au montant total de TVA pour les éléments donnés. Le montant total HT et TTC du document correspond au montant total HT et TTC de ces éléments.
• TVA sur le montant total – en fonction des paramètres de l’option Méthode de calcul de la TVA, chaque élément dans le document possède un montant HT ou TTC. S’il y a des éléments avec les différents taux de TVA, le système les divise en groupes, additionne les montants des éléments dans chaque groupe et calcule la TVA sur le montant d’un groupe donné. Le montant total de TVA du document correspond au montant total de tous les groupes de taux de TVA. C’est une valeur par défaut du paramètre Regroupement de la TVA dans la plupart des documents.

Pour les factures d’acompte, le regroupement de la TVA prend toujours la valeur TVA sur le montant total et il n’est pas modifiable.

La valeur par défaut du paramètre Regroupement de la TVA dans le document peut être déterminée dans la définition des documents donnés.

Il est à noter que le montant HT/TTC du document et de ses éléments peuvent varier en fonction des paramètres Regroupement de la TVA et Méthode de calcul de la TVA définis.

Autoliquidation TVA – ce paramètre permet de gérer l’autoliquidation de TVA dans le document. La valeur du paramètre est chargée depuis la fiche client/fournisseur et elle est modifiable jusqu’à la définition du type de transaction à autre que national ou jusqu’à la validation du document. Pour en savoir plus sur le mécanisme d’autoliquidation de TVA, reportez-vous à l’article Gestion du mécanisme d’autoliquidation de TVA.

Le tableau TVA est rempli automatiquement après avoir ajouté les éléments dans l’onglet Éléments du document. C’est un tableau récapitulatif d’un document entier aussi bien en devise système qu’en devise du document. Si dans un document, il y a des éléments avec les différents taux de TVA, le tableau TVA affiche alors les montants totaux répartis en taux de TVA donnés.

En cas des factures finales (client et fournisseur) prenant en compte les factures d’acompte, les montants des acomptes provenant de ces factures d’acompte seront présentés dans le tableau de TVA pour les taux de TVA concernés. Les valeurs en question seront affichées avec le signe moins « – ».

Dans les factures fournisseur non validées, les factures d’acompte fournisseur et dans les documents de correction associés à ces factures, l’opérateur peut modifier les enregistrements du tableau de TVA. La modification concerne les montants HT, TVA et TTC aussi bien en devise système qu’en devise du document sous cette réserve qu’il ne soit pas possible de modifier les valeurs se référant aux factures d’acompte sur les factures fournisseur liées aux factures d’acompte.

L’idée de cette solution est de permettre la définition des montants cités ci-dessus conformément aux montants de la facture/correctif reçus de la part du fournisseur. Les écarts apparaissent si dans la facture établie par un fournisseur les autres méthodes de calcul de la TVA ont été utilisées (sur le montant HT/TTC, TVA sur le montant total, Total des éléments de TVA) que lors de l’enregistrement du document dans Comarch ERP Standard.

En règle générale, les différences sont peu significatives mais l’étendue des modifications à apporter par l’opérateur dans Comarch ERP Standard est vaste. Les contraintes résultent notamment de la nature des documents modifiés. Les possibilités en matière de modification des champs donnés sont présentées dans le tableau ci-dessous.

Document		Étendue des modifications du champ
			TVA
	Montant HT (MHT)	Méthode de calcul de la TVA Sur le montant HT	Méthode de calcul de la TVA Sur le montant TTC	Montant TTC (MTTC)
FA/FAA	MHT ≥ 0	TVA ≥ 0	0 ≤ TVA ≤ MTTC	MTTC ≥ 0
CQFA/CFAA	MHT ≤ 0	TVA ≤ 0	MTTC ≤ TVA ≤ 0	MTTC ≤ 0
CMFA		Libre modification

La modification d’une valeur dans un enregistrement du tableau entraîne la modification automatique des autres valeurs dans cet enregistrement ainsi que dans le tableau récapitulatif. Il est à noter que le changement de l’une des valeurs sur les documents en devises étrangères implique les changements uniquement pour les autres montants en devise donnée. Les montants en devise autre que la devise en mode d’édition ne seront pas modifiés – ils ne seront pas recalculés. Une éventuelle modification doit être apportée par l’opérateur.

Lors de la modification, le système respecte la règle suivante : HT + TVA = TTC. Exception faite du cas où l’opérateur arrive à une situation où tous les montants devraient prendre la valeur égale à zéro. Si c’est le cas, le système va modifier d’une manière artificielle l’une de ces valeurs. Si la TVA est calculée dans un document Sur le montant TTC, le système va définir pour les FA/FAA le montant TTC au niveau de 0,01 et pour les CQFA/CFAA au niveau de -0,01. La même chose concerne les documents où la TVA est calculée Sur le montant HT. Pour les FA/FAA, le système va définir le montant HT au niveau de 0,01 et pour les CQFA/CFAA une valeur de -0,01.

Toute modification apportée au tableau de TVA a de l’influence sur la valeur de l’en-tête du document et sur le montant des paiements. Elle n’a pas pourtant d’effet sur le montant des éléments du document.

Montants

La seconde section de l’onglet Montants est une liste des paiements associés à un document donné qui tout comme le tableau TVA est rempli automatiquement avec les données juste après l’ajout des éléments au document.

Au-dessus de la liste, il y a un champ Escompte dont la valeur est chargée automatiquement à condition que les paramètres appropriés soient définis dans la fiche client/fournisseur. Il est également possible de la sélectionner à partir de la liste prédéfinie des escomptes disponible dans la Configuration → Finances → Types d’escomptes. Notez qu’il n’est pas possible de définir un escompte sur un reçu.

Lors de l’établissement d’un document, le système propose un seul paiement pour le document en s’appuyant sur les valeurs des champs dans l’en-tête du document et notamment sur la valeur du champ avec le mode de paiement. L’utilisateur peut modifier ce paiement et/ou en ajouter les nouveaux (par exemple, si un client règle une partie de la facture en liquide et l’autre par carte de crédit ou en plusieurs tranches). Si le montant du document diminue, le système va diminuer respectivement le montant du paiement avec la date d’échéance la plus lointaine ou il va le supprimer si nécessaire. Si le montant du document augmente, le système va augmenter respectivement le montant du paiement du document – si le document n’a qu’un paiement ou il va ajouter le paiement suivant – s’il y a plusieurs paiements dans le document.

Toute modification des paiements peut être apportée jusqu’au moment de régler entièrement le document. Seules les factures (FC/FAC/FA/FAA) et les reçus sont soumis au règlement. Il n’est pas possible de régler le document avant de le valider. Les paiements dans les devis et les commandes ne sont que les paiements prévus et ils ne sont pas soumis au règlement. Pour en savoir plus sur la division, le regroupement ou le règlement des paiements, reportez-vous à l’article Diviser et regrouper les paiements.

La liste affiche les informations suivantes :

Entité – nom du payeur

Créance – montant de la créance

Dette – montant de la dette

Montant restant – montant qui reste à régler

Délai – date d’échéance jusqu’à laquelle le client/fournisseur doit effectuer le paiement. En ce qui concerne les paiements dans les devis et les commandes, ce champ peut afficher le nombre de jours depuis la date de la facture quand le paiement devrait être effectué.

Devise – symbole de la devise du paiement généré. Si l’utilisateur ne décide pas autrement, celle-ci est conforme à la devise du document. Il ne faut pas pourtant oublier que le document peut être établi en devise autre que la devise du paiement.

À envoyer – informe sur le montant du virement à insérer dans un document approprié permettant de régler la dette envers le fournisseur.

Factures d’acompte

La section Factures d’acompte constitue la troisième partie de l’onglet Montants. Jusqu’à la validation du document, cette section affiche toutes les factures d’acompte répondant aux critères ci-dessous :

• Les factures d’acompte ont le statut Validé.
• Le client/fournisseur dans la facture d’acompte est le même que le client/fournisseur dans la facture finale.
• La devise dans la facture d’acompte et dans la facture finale sont les mêmes.
• Les factures d’acompte n’ont pas été entièrement réglées dans une autre facture finale.
• Le centre dans la facture d’acompte est visible pour le centre choisi dans la facture finale.
• Les factures d’acompte ne sont pas choisies pour être déduites dans une autre facture finale non validée.
• Les factures d’acompte n’ont pas été entièrement corrigées.
• La valeur du paramètre Autoliquidation TVA dans l’en-tête de la facture d’acompte est la même que la valeur du paramètre dans l’en-tête de la facture finale.

Une fois le document validé, seules les factures d’acompte déduites d’une facture donnée seront affichées.

Les boutons suivants sont dédiés à la gestion de la liste des factures d’acompte :

[Modifier la facture d’acompte] – sert uniquement à faire l’aperçu de la facture d’acompte sélectionnée sans possibilité d’y apporter des modifications.

[Modifier la commande] – sert uniquement à faire l’aperçu de la commande sélectionné sans possibilité d’y apporter des modifications.

[Vérifier le montant à déduire] – ce bouton ouvre la fenêtre affichant les informations sur le numéro de la facture d’acompte actuellement mise en surbrillance et sur le montant à déduire défini par l’opérateur ainsi que la liste à trois colonnes :

• Taux de TVA – informations sur les taux de TVA se trouvant dans une facture d’acompte donnée
• Acompte – montant de l’acompte assigné à un taux de TVA donné
• Montant restant à déduire – montant qui reste à déduire pour un taux de TVA donné de la facture d’acompte donnée (montant maximal de l’acompte pour un taux de TVA déduction faite du montant déjà déduit des autres factures finales et corrigé à l’aide des correctifs établis pour les factures d’acompte)

[Recalculer le montant à déduire] – affiche la fenêtre avec la somme des montants maximum possibles à déduire des factures d’acompte avec le paramètre Déduire coché. Dans la fenêtre ouverte, vous pouvez taper le montant de la plage de 0 à un montant maximal possible à déduire. La division du montant entre les factures d’acompte sélectionnées sera effectuée conformément à l’option FIFO/LIFO choisie pour le paramètre Division du montant déduit entre les factures d’acompte disponible dans la définition du document FC/FA.

[Actualiser] – sert à actualiser les factures affichées sur la liste.

[Exporter vers la feuille de calcul] – ce bouton permet d’exporter les données dans la feuille de calcul Excel avec deux options au choix : DataAware (option par défaut) et WYSIWYG. Vous pouvez définir le mode d’export par défaut depuis le Système → Configuration → Ordinateur → Mode d’export par défaut.

Si vous choisissez l’option d’export :

• DataAware – le fichier généré présente les données conformément aux règles de mise en forme conditionnelle appliquées à la liste.
• WYSIWYG – le fichier généré présente les données avec la mise en page similaire à celle affichée sur l’écran du moniteur.

La liste fournit les informations suivantes :

Déduire – le paramètre coché décide si une facture d’acompte donnée doit être déduite de la facture finale.

Numéro – numéro de la facture d’acompte

Commande – numéro de la commande client/fournisseur pour laquelle la facture d’acompte a été établie

Date – cette colonne affiche la date d’émission de la FAC ou la date de réception de la FAA.

Montant TTC – montant TTC de la facture d’acompte donnée

Montant déduit – montant à déduire de la facture d’acompte donnée. Une fois la case cochée dans la colonne Déduire, le champ dans la colonne Montant déduit devient modifiable. Il affiche par défaut le montant maximal de l’acompte possible à déduire d’une facture d’acompte donnée. Vous pouvez y saisir un autre montant mais celui-ci ne peut pas dépasser le montant maximal possible à déduire.

Cet onglet est divisé en sous-onglets suivants :

• Système – il comprend les informations sur tous les documents associés à un document donné, par exemple, sur la facture TVA, les correctifs, les documents d’entrepôt générés ou sur les autres documents commerciaux. Ces informations sont mises à jour automatiquement suite aux opérations réalisées.
• Externes – il présente des liens externes associés au document.

Ces onglets ne sont pas modifiables, ils sont affichés à des fins d’information.

Chaque document associé peut être consulté. Pour cela, vous devez le sélectionner et cliquer sur le bouton [Modifier] disponible au-dessus de la liste.

Onglet Codes promo

Cet onglet présente les informations sur le code promo utilisé et sur ses paramètres.

Le système affiche cet onglet uniquement si un code promo a été utilisé dans un document donné.

Onglet Description analytique

La description analytique permet d’effectuer les analyses plus performantes des résultats de l’entreprise. L’onglet Description analytique comprend un champ texte Description ainsi que la liste des descriptions analytiques définies. Il est à noter que la description analytique peut être ajoutée après la validation du document.

Pour en savoir plus sur la description analytique, reportez-vous à l’article Description analytique dans les documents commerciaux et d’entrepôt.

Onglet Attributs

Cet onglet comprend la liste des attributs assignés à un objet donné avec leurs valeurs.

Pour en savoir plus sur les attributs, reportez-vous à la catégorie Attributs.

Les attributs peuvent être ajoutés et modifiés même dans les documents validés.

Onglet Pièces jointes

L’objectif de cet onglet est de charger dans la base et d’assigner aux objets tout type de fichier permettant de rendre la description de ces objets plus complète. La liste des pièces jointes affiche le code, le nom, la langue et le type de pièce jointe ainsi que les paramètres déterminant si elle doit être disponible dans l’application Comarch B2B, Comarch e-Shop, Mobile, BI, Retail, sur eBay et wszystko.pl. À droite, il y a un champ d’aperçu de la pièce jointe sélectionnée dans la liste. Notez que les pièces jointes peuvent être ajoutées, supprimées et modifiées dans les documents validés.

Pour en savoir plus sur les pièces jointes, reportez-vous à la catégorie Pièces jointes.

Onglet Historique des modifications

Cet onglet permet de consulter les opérations effectuées par les utilisateurs dans le document donné.

Voici les colonnes disponibles dans cet onglet :

• Nom de l’opération (par exemple Ajout, Enregistrement, Validation)
• Description
• Utilisateur
• Date de modification
• Nom de l’application (masquée par défaut)
• Version de l’application (masquée par défaut)