Cet article décrit les paramètres qui permettent de gérer plus efficacement le processus d’inventaire.

Les paramètres sont disponibles :

• à partir du menu Système → Configuration → Commerce et entrepôts
• dans la définition du document
• dans le formulaire du document d’inventaire
• dans le formulaire de la feuille d’inventaire

Paramètres disponibles à partir du menu Système → Configuration → Commerce et entrepôts

Inventaire – contrôle d’exactitude des documents – lors de l’ajout des éléments à la feuille, le système peut contrôler si un lot donné de l’article n’est pas actuellement réservé, ce qui pourrait ne pas permettre la correction ultérieure des écarts entre la quantité système et la quantité réelle. Pour activer ce type de contrôle, utilisez le paramètre Inventaire – contrôle d’exactitude des documents. Ce paramètre est décoché par défaut. Une fois coché, vous pouvez définir le moment de réalisation du contrôle : À la validation de la feuille d’inventaire ou À l’ajout d’un article à la feuille d’inventaire. Vous pouvez modifier le paramètre dans n’importe quel moment.

Si le paramètre est décoché et qu’il existe des réservations des articles pour un entrepôt inventorié, un message sera affiché lors de l’ajout de la feuille d’inventaire.

Si le paramètre est coché, et en fonction de l’option choisie, il ne sera pas possible d’ajouter un lot de l’article à la feuille ou de valider la feuille contenant les lots des articles se trouvant dans :

• documents commerciaux et d’entrepôt non validés : PERT, LIV, ME-, ME+, FC, R, CQPROF, CQREC, CQFA
• FC, R validés et non associés aux LIV
• CQFA validés et non associés aux CQREC
• ME- validés et non associés aux ME+

Le contrôle sera effectué pour les sous-éléments des documents cités ci-dessus. Exception faite des documents COMC et COMI.

Si le système trouve les documents qui ne permettent pas l’ajout d’un lot donné de l’article à la feuille ou la validation de la feuille avec les lots donnés, il va afficher un message informant des documents qui réservent les ressources.

Les paramètres Génération automatique des documents d’inventaire à la validation de l’inventaire et Validation automatique des documents d’inventaire ont été décrits dans l’article Onglet Commerce et entrepôts – Inventaire.

Paramètres disponibles dans la définition du document d’inventaire à partir du menu Configuration → Structure d’entreprise → Structure des droits → centre/entreprise mis en mode d’édition → onglet Documents.

Prélèvement des ressources réceptionnées après la date de l’inventaire

Lors de la création/de la conversion de la base de données, le paramètre est automatiquement défini à Avertissement.

Lors de l’ajout des articles à une feuille d’inventaire, la définition de ce paramètre est vérifiée. En ce qui concerne l’option :

• Prélèvement – toutes les ressources disponibles, peu importe leur date d’entrée en stock, sont prises en compte pour déterminer la quantité système dans la feuille
• Ignoré – les ressources entrées en stock jusqu’à la date d’émission de la feuille sont prises en compte pour déterminer la quantité système dans la feuille. Pour que la ressource soit incluse dans la feuille, la date d’entrée en stock de la ressource doit être antérieure ou égale à la date d’émission de la feuille.
• Avertissement – en définissant la quantité système dans la feuille, le système vérifie, en premier lieu, s’il existe dans un entrepôt inventorié une livraison au moins (provenant du document REC/PROF/ME+/CQLIV/CQPERT) dont la date d’entrée en stock est postérieure à la date d’émission dans la feuille, les réservations et les documents non validés. Lors de l’ajout d’un tel article, un message approprié apparaît et vous pouvez décider si vous souhaitez ajouter cet article à la feuille d’inventaire ou non.

Bloquer les articles – paramètre est responsable de sa définition par défaut dans le formulaire du document d’inventaire. Le fonctionnement de ce paramètre est décrit ici.

Paramètres disponibles dans le formulaire du document d’inventaire

Bloquer la vente des articles – Si le paramètre dans l’en-tête de l’inventaire est :

• coché – les articles se trouvant dans une feuille d’inventaire seront bloqués en vente.
• décoché – les articles dans une feuille d’inventaire ne seront pas bloqués en vente.

Le paramètre est modifiable dans un document initialisé et non validé pour un opérateur appartenant au groupe d’opérateurs avec le droit accordé Inventaire – Bloquer la vente des articles.

Pour le groupe d’opérateurs B2_admin, ce droit est coché par défaut. Pour les autres groupes, il est décoché.

Le paramètre dans le formulaire du document n’est plus modifiable au cas où :

• il existe au moins une feuille d’inventaire avec le statut autre qu’Annulé.
• l’opérateur qui modifie l’inventaire n’a pas de droit Inventaire – Bloquer la vente des articles.

Libérer les réservations – Le paramètre est modifiable dans un document initialisé et non validé pour un opérateur appartenant au groupe d’opérateurs avec le droit accordé Inventaire – Libérer les réservations. Pour le groupe d’opérateurs B2_admin, ce droit est coché par défaut. Pour les autres groupes, il est décoché.

Si vous réalisez un inventaire pour un entrepôt où il y a des réservations des ressources/réservations quantitatives, cette opération peut rendre impossible l’ajustement de la quantité système par rapport à la quantité réelle. Si c’est le cas, l’écart entre la quantité réelle et la quantité système de l’article est réglé grâce à la génération du document PERT à partir de l’inventaire. Si la quantité de la ressource nécessaire pour la sortie du stock est réservée par la COMC, il n’est pas possible de créer un document PERT et, par conséquent, d’égaliser la quantité système à la quantité réelle.

Vu cela, l’utilisateur peut libérer les ressources réservées lors de la génération du document PERT depuis l’inventaire via l’option Libérer les réservations.

Vous avez au choix l’une des options ci-dessous :

• libérer les réservations quantitatives et les réservations des ressources – le système va vérifier s’il existe des sous-éléments non livrés des documents COMC/COMI et il va les libérer.
• libérer les réservations quantitatives – le système va vérifier s’il existe des sous-éléments non livrés des documents COMC/COMI et il va les libérer dans un ordre à partir de la date de livraison de l’élément la plus postérieure – jusqu’à libérer la quantité requise disponible d’un lot ou jusqu’à libérer la réservation quantitative de tous les éléments concernés par ce type de réservations.

Paramètres disponibles dans le formulaire de la feuille d’inventaire

La section Éléments dans la feuille d’inventaire met à votre disposition le paramètre Permettre la duplication du lot d’un article sur lecture. Ce paramètre est étroitement lié aux lectures que vous pouvez ajouter à une feuille d’inventaire. Contrairement aux feuilles, les lectures peuvent contenir un lot donné de l’article à plusieurs reprises à condition que le paramètre en question soit coché.

S’il est décoché, un lot de l’article ne pourra être ajouté à une lecture qu’une seule fois. Ce paramètre est coché par défaut. Au moment d’ajouter la première lecture à une feuille, il est grisé – il n’est pas possible de modifier ce paramètre dans les lectures.

Si aucune lecture n’est assignée à la feuille, vous pouvez :

• y ajouter de nouveaux éléments
• saisir la quantité réelle
• supprimer les éléments de la feuille
• charger dans la feuille les données depuis le collecteur

Si au moins une lecture est ajoutée à la feuille, il est impossible de :

• modifier la quantité réelle (la colonne est remplie uniquement avec les données des lectures associées) – aussi bien au niveau de la liste des éléments que du formulaire des éléments.
• ajouter ni de supprimer les éléments disponibles également dans une lecture
• charger les données depuis le collecteur et de transférer la quantité système à la quantité réelle.

Pourtant, il est possible de supprimer un élément de la feuille si celui-ci ne fait pas partie de la lecture.

Ce paramètre peut être consulté dans la lecture mais il n’est pas modifiable.

L’inventaire consiste à dresser un recensement physique de tous les biens d’une entreprise et à éclaircir les différences observées entre l’état constaté lors de l’inventaire physique (état réel) et l’état résultant de l’inventaire d’entrepôt réalisé par le logiciel.

Les documents liés à l’inventaire sont stockés dans le module Entrepôt → Inventaires.

Le document d’inventaire est constitué des :

• feuilles d’inventaires – les articles/les lots des articles peuvent être ajoutés à la feuille avant de réaliser un inventaire physique ou après sa réalisation au moment de saisir les quantités réelles dans le système. La première méthode est utilisée le plus souvent lorsque seuls les articles sélectionnés sont inventoriés. La seconde méthode concerne l’entrepôt ou le magasin entier. Dans ce cas, les personnes qui réalisent un inventaire physique ne recherchent pas les articles donnés mais ils font l’inventaire d’une zone indiquée d’entrepôt ou de magasin.
• des lectures liées à ces feuilles – si les articles/lots des articles doivent être ajoutés aux feuilles au moment de saisir les quantités réelles dans le système, le mieux est d’utiliser les lectures à cette fin. Celles-ci peuvent être remplies avec les articles/lots des articles en temps réel lors de l’inventaire d’une zone donnée ou elles peuvent être complétées avec la lecture du collecteur après la réalisation de l’inventaire physique. En saisissant les lots suivants des articles dans les lectures, ceux-ci seront automatiquement ajoutés à la feuille associée. Si vous validez les lectures suivantes, les quantités réelles dans ces lectures seront additionnées dans la feuille.

Le processus d’inventaire peut être divisé en trois étapes :

• Étape 1 – définition des articles à inventorier et préparation du document d’inventaire
• Étape 2 – réalisation de l’inventaire physique (recensement physique des biens)
• Étape 3 – saisie des quantités réelles dans le système et établissement des documents corrigeant les écarts

Le document d’inventaire :

• se réfère à un entrepôt sélectionné Si plusieurs entrepôts doivent être inventoriés, il faut créer un document d’inventaire séparé pour chacun d’entre eux.
• peut contenir un nombre quelconque de feuilles d’inventaire avec la liste des articles/lots des articles et la quantité résultant des documents établis dans le système et la quantité réelle.

Droits ayant de l’influence sur le déroulement/la terminaison de l’inventaire :

• Génération automatique des documents d’inventaire à la validation de l’inventaire
• Validation automatique des documents d’inventaire
• Inventaire – contrôle d’exactitude des documents
• Bloquer la vente des articles
• Libérer les réservations
• Prélèvement des ressources réceptionnées après la date de l’inventaire

Ajouter un formulaire d’inventaire

Pour ouvrir le formulaire d’un nouveau document d’inventaire, cliquez sur le bouton [Ajouter].

L’onglet Général comprend la liste :

• des feuilles d’inventaire
• des lectures qui est par défaut réduite

L’en-tête du formulaire d’inventaire affiche les champs suivants :

• le numéro du document
• l’entrepôt pour lequel le document d’inventaire est créé
• le centre étant le propriétaire du document (le propriétaire peut être modifié jusqu’à l’ajout d’une nouvelle feuille d’inventaire)
• le blocage de vente des articles
• la libération des réservations
• le statut actuel du document
• la date de validation (cette date n’est pas modifiable et elle est remplie automatiquement à la validation de l’inventaire). La date dans une feuille d’inventaire ne peut pas être postérieure à la date de validation de l’inventaire. Si c’est le cas, le message avec la question concernant la mise à jour de la date de validation du document à la date d’émission de la feuille la plus postérieure apparaît à la validation de l’inventaire.

Ouvrir l’inventaire

Vous pouvez annuler la validation de l’inventaire à l’aide du bouton [Annuler la validation]. Ce bouton permet d’annuler la validation de l’inventaire auquel n’est associé aucun document corrigeant les écarts avec un statut autre qu’Annulé.

Un clic sur ce bouton rétablit le statut non validé de l’inventaire. Lors de l’annulation de la validation :

• le système va contrôler s’il n’y a pas un autre inventaire non validé relatif à un entrepôt de l’inventaire dont la validation vous voulez annuler – si oui, le système abandonne l’ouverture du document
• le système ouvre toutes les feuilles validées liées à l’inventaire – elles prennent le statut non validé (le statut des feuilles annulées n’est pas modifié).
• le système n’ouvre pas des lectures qui font partie de cet inventaire.

Copier l’inventaire

La copie de l’inventaire est possible à l’aide du bouton [Copier] qui permet de copier le document avec un statut :

• validé
• annulé

Il est impossible de copier l’inventaire si :

• l’inventaire est avec le statut non validé
• vous avez sélectionné sur la liste plus d’un document
• le paramètre Inventaire – contrôle d’exactitude des documents est cochée dans la fenêtre de configuration du système et l’option : À l’ajout d’un article à la feuille d’inventaire est sélectionnée
• s’il existe un inventaire non validé pour le même entrepôt que celui se trouvant dans l’inventaire à copier.

Lors de la copie, les informations suivantes sont transférées :

• es données de l’en-tête du document d’inventaire
• les feuilles avec les éléments

Voici les informations qui ne sont pas transférées :

• les lectures et les quantités système et réelles dans les feuilles
• les dates des documents
• le centre défini dans l’inventaire
• la définition du paramètre Bloquer l’ajout des articles
• les quantités dans la colonne Opérations en cours

Fermer l’inventaire

Vous pouvez fermer l’inventaire à l’aide du bouton [Fermer] pour lequel :

• tous les documents corrigeant les écarts entre la quantité système et réelle des articles inventoriés ont été générés
• les écarts n’existent pas

L’inventaire avec le statut Fermé rend impossible de :

• générer les documents de différenciation
• ouvrir cet inventaire
• annuler les documents corrigeant les écarts

Les feuilles d’inventaire (FI) ne peuvent être ajoutées que dans le cadre d’un document d’inventaire à partir du formulaire de ce document.

Pour ajouter une nouvelle feuille, cliquez sur le bouton [Ajouter].

L’en-tête de la feuille d’inventaire affiche :

• le numéro de la feuille
• l’entrepôt pour lequel l’inventaire est réalisé (copié à partir de l’en-tête du document d’inventaire)
• le nom de la feuille défini par l’utilisateur
• le statut de chargement de la feuille dans le collecteur
• le collecteur utilisé pour faire l’inventaire des articles sur cette feuille
• le code de l’employé responsable du traitement de la feuille
• le statut actuel du document
• la date d’émission du document (cette date est grisée une fois l’élément ajouté à la feuille)
• la valeur de la feuille en devise système de l’entreprise où l’inventaire est réalisé. Cette valeur est la différence entre la quantité système et la quantité réelle des articles inventoriés. La valeur de la feuille est calculée sur la base de la valeur moyenne des ressources disponibles en stock pour le lot donné de l’article. Si selon la quantité système, l’article donné n’est pas disponible en stock et en réalité il est disponible, la valeur est calculée sur la base du dernier prix d’achat des documents d’entrepôt (sans division par lots).

La liste des éléments affiche les articles/lots des articles inventoriés tout en spécifiant :

• leurs codes EAN (codes propres définis dans la fiche article dans l’onglet Paramètres → Codes)
• les caractéristiques
• l’unité de base dans laquelle l’inventaire est réalisée
• la quantité système de l’article/lot donné
• la quantité réelle (zéro par défaut)
• la différence entre ces deux quantités
• l’état de l’écart

les opérations en cours – disponible si le paramètre Bloquer la vente des articles est décoché dans le formulaire d’inventaire. Cette colonne est masquée par défaut. La valeur affichée dans la colonne est calculée comme la différence entre la quantité réelle des lots dans un entrepôt et la quantité présentée sur la feuille d’inventaire. Vous pouvez déplacer la quantité de la colonne Opérations en cours vers la colonne Quantité système via le bouton [Recalculer la quantité système]. La quantité dans la colonne Opérations en cours est mise à jour lors de la modification/de l’enregistrement/de la validation de la feuille et une fois la liste actualisée. En plus, si la quantité de la colonne Opérations en cours est différente de la quantité système lors de la validation de la feuille d’inventaire, le système va afficher un message approprié.

L’article ajouté à la feuille d’inventaire n’affecte pas la quantité de l’article en stock et sa valeur.

Le groupe de boutons Génération du menu principal dédié au formulaire de la feuille met également à votre disposition le bouton [Générer l’inventaire] qui permet d’ajouter un nouvel inventaire pour les éléments sélectionnés de la feuille. Ce bouton n’est actif que lorsque l’inventaire est validé, annulé ou fermé. Lors de la génération de l’inventaire à partir de ce niveau, le système va vérifier si l’opérateur a les droits d’ajout sur le document d’inventaire et sur la feuille d’inventaire et s’il n’existe pas un inventaire non validé établi pour le même entrepôt. Si les deux conditions sont remplies, un document d’inventaire où les données concernant l’entrepôt et les éléments sont chargées depuis la feuille source sera généré. Les autres champs seront remplis comme si l’inventaire était réalisé manuellement. En ajoutant les éléments à la feuille dans l’inventaire généré, le système va également vérifier si le contrôle d’exactitude des documents est activé pour les éléments ajoutés. Si oui, il va ajouter uniquement les éléments qui satisfont aux critères de contrôle définis.

L’ajout des éléments à la feuille peut se dérouler par plusieurs moyens différents :

• manuellement à l’aide des options : [Ajouter], [Ajouter à partir de la liste] et [Ajouter à l’aide d’un formulaire].
• à l’aide de la lecture depuis le collecteur de type batch
• à l’aide des lectures

[Ajouter] – ajoute une nouvelle ligne à la feuille où vous pouvez taper :

• le code d’un article
• le code propre du lot
• scanner le code-barres

Puis cliquer sur la touche [Tab] ou [Entrée] du clavier pour ajouter l’article/le lot.

Si vous avez saisi :

• le code d’un article et celui-ci possède les caractéristiques qui affectent le lot, le système va lire tous les lots de l’article sur la feuille.
• le code propre du lot, ce lot uniquement sera ajouté à la feuille.

[Ajouter à partir de la liste] – ouvre la liste des articles. Tout comme dans le premier cas, si l’article/les articles sélectionnés possèdent les caractéristiques qui affectent le lot, tous les lots d’un article seront ajoutés.

[Ajouter à l’aide d’un formulaire] – ouvre le formulaire d’ajout de l’élément Vous devez y sélectionner un article :

• à partir de la liste des articles via le bouton disponible dans le champ Article
• en tapant le code d’un article
• en tapant le code propre du lot

Ensuite, il faut définir un lot (valeurs des caractéristiques) à charger sur la feuille ainsi que la quantité réelle de l’article pour un lot donné. Si le code propre du lot de l’article est saisi, le système va remplir automatiquement les valeurs des caractéristiques définissant un lot donné et vous n’aurez qu’à indiquer la quantité réelle.

Vous pouvez aussi ajouter les articles à l’aide d’un collecteur de type batch. Pour cela, il est nécessaire de brancher le collecteur au poste où l’inventaire est enregistré et de cliquer sur le bouton [Lecture depuis le collecteur de données]. Le système va vérifier si les lots chargés dans le collecteur se trouvent dans une feuille d’inventaire donnée. Si oui, il va y saisir la quantité réelle. S’il ne trouve pas les lots en question, il va tenter de les ajouter à la feuille, y compris leur quantité réelle.

L’ajout des éléments à l’aide des lectures consiste à ajouter les lectures à la feuille et à y saisir les lots des articles souhaités. Au moment d’ajout des lots à la lecture, ceux-ci sont automatiquement ajoutés à la feuille associée.

Une fois les éléments ajoutés à la feuille, vous pouvez définir leur quantité réelle. Vous pouvez la remplir :

• manuellement
• en lisant la quantité depuis le collecteur – bouton [Lecture depuis le collecteur de données]
• en copiant la valeur via le bouton [Transférer les quantités] disponible dans le menu principal dans le groupe de boutons Éléments – si la quantité système et la quantité réelle sont les mêmes.
• en validant les lectures – ceci fait, les quantités depuis les lectures seront copiées dans la feuille.

Une fois la quantité réelle saisie, le système va calculer dans la colonne Différence l’écart entre la quantité système et la quantité réelle dans un entrepôt.

Valider la feuille d’inventaire

Lors de la validation de la feuille, le système vérifie si :

• il existe une lecture non validée associée à la feuille – il n’est pas possible de valider la feuille s’il existe au moins une lecture non validée.
• le blocage de validation de la feuille est activé s’il existe les documents qui réservent les ressources – si c’est le cas, la fenêtre informant de ces documents apparaît et il n’est pas possible de valider la feuille.

Annuler la validation de la feuille

Il est possible d’annuler la validation de la feuille d’inventaire à l’aide du bouton [Annuler la validation]. Cette option est disponible pour la feuille appartenant à l’inventaire non validée.

Une fois le bouton [Annuler la validation] cliqué, le feuille recevra le statut Non validé et pourra être modifiée.

Lorsque des lectures sont utilisées à la réalisation de l’inventaire, l’entrepôt dont les états de stock sont inventoriés, peut être divisé en quelques zones – p.ex., une lecture qui porte sur une étagère ou sur un rayon. Le nombre de lectures peut aussi résulter du nombre de personnes qui réalisent l’inventaire physique – une lecture pour une personne.

Les lectures sont ajoutées dans le cadre des feuilles d’inventaire.

La liste des lectures est affichée en fonction de la feuille d’inventaire sélectionnée et elle est masquée par défaut. Pour dérouler la liste, cliquez sur la barre verticale Lectures située à droite de la liste des feuilles d’inventaire.

La liste des lectures fournit les informations suivantes :

• le numéro d’ordre de la lecture
• le nom
• la date d’émission
• le statut
• Créé par – le nom d’utilisateur qui a créé la lecture (colonne masquée par défaut)
• Modifié par – le nom d’utilisateur qui a modifié cette lecture comme dernier (colonne masquée par défaut)

Il est possible d’ajouter des lectures :

• à partir de la feuille d’inventaire initialisée ou non validée via le bouton [Générer la lecture] qui permet d’ajouter une lecture pour les éléments sélectionnés et à partir de la liste des lectures pour la feuille sélectionnée
• en cliquant sur le bouton [Ajouter]. Un clic sur ce bouton permet d’ajouter une lecture vide (option [Ajouter] → [Ajouter]) ou de lire les articles inventoriés depuis le fichier enregistré sur le disque (bouton [Ajouter] → [À partir du fichier]). Vous pouvez importer les fichiers avec une extension *.txt et *.csv. Une fois cette option choisie, une nouvelle lecture est ajoutée à la feuille sélectionnée avec les données suivantes remplies dans l’en-tête :
  • Nom de la lecture – nom du fichier indiqué sur le disque, y compris l’extension du fichier
  • Statut et collecteur de données – les valeurs par défaut seront définies. Pour le champ Statut, ce sera la valeur À charger et pour le champ Collecteur de données, il s’agit de la valeur <Indéfini>.
  • Transaction traitée par – employé associé au compte de l’opérateur actuellement connecté qui fait importer les données depuis un fichier
  • Date d’émission – la date actuelle sera définie.

Le fichier à importer devrait contenir les informations suivantes :

• code EAN de l’article
• quantité

Durant la validation de la lecture, la quantité réelle pour les éléments donnés sera automatiquement déplacée vers les éléments qui leur correspondent dans la feuille. Si la validation de la lecture entraînerait le transfert dans la feuille de la quantité réelle inférieure à 0, le système va bloquer la possibilité d’effectuer une telle opération.

Si :

• un lot donné de l’article apparaît plusieurs fois dans la lecture, la quantité réelle de différents éléments contenant le même lot de l’article sera additionnée – le lot donné de l’article ne peut apparaître dans la feuille qu’une seule fois.
• la quantité spécifiée dans la lecture est exprimée en unité auxiliaire de l’article, elle sera recalculée en unité de base selon le coefficient de conversion défini dans la fiche article.
• la feuille ne contient pas l’élément conforme à l’élément dans la lecture, il y sera automatiquement ajouté.

Si l’opérateur a ajouté à la feuille plus d’une lecture et les éléments de ces lectures sont les mêmes, lors de la validation de la lecture suivante, la quantité réelle dans la feuille sera augmentée de la quantité résultant de la lecture étant en cours de validation.

Annuler la validation de la lecture

En cas de lecture validée, le système met à votre disposition le bouton [Annuler la validation] qui restaure le statut de la lecture d’avant la validation et qui diminue la quantité réelle dans la feuille de la quantité de la lecture. L’annulation de la validation de la lecture est possible à condition que la feuille associée à cette lecture ne soit pas validée.

Copier la lecture

Le copie des lectures est disponible pour les feuilles non validées. Le système transfère vers la lecture copiée tous les éléments mais sans quantités définies. En outre, il ne transfère non plus les données à partir de l’en-tête de la lecture.

Il est possible d’ajouter les éléments à la lecture par plusieurs moyens :

• en sélectionnant les éléments dans la feuille d’inventaire et en générant la lecture à l’aide du bouton [Générer la lecture] – le système crée la lecture avec les éléments sélectionnés sur la feuille au moment de la génération de la lecture.
• à l’aide du bouton [Ajouter] – le système ajoute une nouvelle ligne à la liste des éléments de la lecture dans laquelle l’opérateur peut saisir le code de l’article ou le code propre du lot. Si l’opérateur saisit le code de l’article, le système ajoute à la lecture tous les lots de cet article. Par contre, un clic sur le bouton de trois points situé dans le champ Code sur la liste des éléments fait ouvrir la liste des articles à partir de laquelle l’opérateur choisit les articles recherchés.
• via le bouton [Ajouter à l’aide d’un formulaire] – le système ouvre le formulaire d’ajout d’un élément dans lequel l’opérateur peut indiquer l’article ou son lot concret et saisir la quantité réelle.
• en important les données à partir du fichier enregistré sur le disque. Pour cela, cliquez sur le bouton [Importer], et ensuite sur [À partir du fichier]. Vous pouvez importer les fichiers avec l’extension *.txt et *.csv. Le fichier à importer devrait contenir les informations suivantes :
  • articles importés sur la base du code EAN assigné à un article/un lot donné, du code de l’article et de la désignation. L’article trouvé est ajouté à la lecture. Si l’article est trouvé par code EAN, celui-ci sera enregistré dans le champ EAN. Si l’article est trouvé par code ou par désignation, le code EAN basique pour l’unité de base sera enregistré.
  • quantité

Une fois l’article identifié par code EAN, le système recherche un article associé à une unité et aux caractéristiques données. Après avoir trouvé un lot de l’article, le système vérifie si ce lot peut être ajouté à la lecture (s’il ne se trouve pas sur une autre feuille d’inventaire ou si le contrôle de conformité des documents est respecté, par exemple). Si un lot :

• peut être ajouté à la lecture et que l’option de duplication de l’article sur la lecture est activée dans le système, un nouvel élément avec l’unité, les caractéristiques assignées au code EAN donné et la quantité sera ajouté à la lecture.
• peut être ajouté à la lecture et que l’option de duplication de l’article sur la lecture est désactivée dans le système (le lot ne se trouve pas sur la lecture), un nouvel élément avec l’unité, les caractéristiques assignées au code EAN donné et la quantité sera ajouté à la lecture.
• peut être ajouté à la lecture et que l’option de duplication de l’article sur la lecture est désactivée dans le système (le lot se trouve sur la lecture), la quantité dans le champ Quantité pour un élément existant de la lecture sera augmentée avec la quantité lue depuis le fichier (la quantité sera recalculée selon l’unité de mesure d’un élément faisant partie de la lecture).

Si un élément est omis, le système va procéder à la vérification d’un élément suivant du fichier et le message informant de la cause de l’omission sera affiché dans la fenêtre avec les journaux système.

Si un article n’est pas identifié par code EAN, le système recherche les codes et les désignations des articles. Si un code ou une désignation sont trouvés et la marchandise est de type Article, le système vérifie si un lot donné peut être ajouté à la lecture (s’il ne se trouve pas sur une autre feuille d’inventaire ou si le contrôle de conformité des documents est respecté, par exemple). Si un lot :

• peut être ajouté à la lecture et que l’option de duplication de l’article sur la lecture est activée dans le système, un nouvel élément avec l’unité de base assigné à cet élément, le code EAN associé et la quantité chargée depuis le fichier lu sera ajouté à la lecture.
• peut être ajouté à la lecture et que l’option de duplication de l’article sur la lecture est désactivée dans le système (le lot ne se trouve pas sur la lecture), un nouvel élément avec l’unité assignée à un article donné et la quantité sera ajouté à la lecture.
• peut être ajouté à la lecture et que l’option de duplication de l’article sur la lecture est désactivée dans le système (le lot se trouve sur la lecture), la quantité dans le champ Quantité pour un élément existant de la lecture sera augmentée avec la quantité lue depuis le fichier en unité de base. Si l’unité d’un article se trouvant sur la lecture est autre que l’unité de base, elle sera recalculée en unité d’un élément se trouvant sur la lecture.

Si un élément est omis, le système va procéder à la vérification d’un élément suivant du fichier et le message informant de la cause de l’omission sera affiché dans la fenêtre avec les journaux système.

• à l’aide du collecteur de données en branchant le collecteur au poste et en cliquant sur le bouton [Importer] dans le menu principal, et ensuite sur [Lecture depuis le collecteur de données] – le système procède à la lecture du fichier créé par le collecteur, ensuite l’article/le lot de l’article est recherché par code et saisi dans la lecture. Les premiers 13 chiffres dans l’enregistrement du fichier correspondent au code EAN, les 11 chiffres suivants correspondent à la quantité de l’article.

L’ajout des éléments à la lecture à l’aide du collecteur est possible à condition qu’aucun élément n’ait été saisi au préalable par l’opérateur dans la lecture.

Le paramètre Permettre la duplication du lot d’un article sur lecture coché permet d’ajouter chaque enregistrement du collecteur en tant qu’élément séparé sur le document. Si ce paramètre est décoché, les éléments sont regroupés selon le code EAN lors de l’ajout à la lecture.

Lors de l’ajout manuel d’un élément ou en cas de génération de la lecture pour les éléments sélectionnés dans la feuille d’inventaire, le système mettra pour lui la quantité réelle égale à 1. La quantité peut être modifiée aussi bien en plus qu’en moins jusqu’au moment de validation de la lecture. La possibilité d’entrer les valeurs négatives permet de corriger les quantités entrées par erreur dans les lectures précédentes.

Si l’opérateur souhaite mettre à zéro la quantité réelle dans la lecture non validée, il peut utiliser le bouton [Régler les quantités à zéro] qui est disponible dans le menu principal.

À partir du document d’inventaire validé, il est possible de générer les documents permettant de corriger la quantité système pour éliminer les éventuels écarts.

En ce qui concerne l’inventaire :

• dans un entrepôt local, les PERT et les PROF sont les documents générés
• dans un entrepôt de consignation propre, les REC et LIV sont les documents générés

Si la quantité système est :

• supérieure à la quantité réelle disponible en stock, un document de vente doit être généré
• est inférieure à la quantité réelle disponible en stock, un document d’achat doit être généré

La quantité pour les éléments donnés dans le document créé est égale à la différence entre la quantité système et la quantité réelle.

Les documents corrigeant les écarts peuvent être générés avec le statut Non validé tout en permettant leur modification ou avec le statut Validé. C’est le paramètre Validation automatique des documents d’inventaire disponible dans le Système → Configuration → Commerce et entrepôts qui en décide.

Vous pouvez supprimer/annuler les documents corrigeant les écarts jusqu’au moment de fermer l’inventaire.

Sur un document PROF généré à partir de l’inventaire, le tarif pour les éléments donnés du PROF est défini :

• selon le prix moyen d’achat des ressources disponibles en stock – à condition qu’une unité au moins d’un article donné soit disponible en stock
• selon le dernier prix d’achat (prix du dernier REC, PROF, ME+) – s’il n’y a aucune ressource d’un article donné disponible en stock

Les prix et les montants dans le document PERT sont déterminés conformément aux montants des ressources sorties du stock à l’aide de ce document PERT.