Le lettrage construise une liaison entre deux écritures définitives introduites sur le compte lettrable. Dans le système, des lettrages se fondent sur les paiements (créances, dettes) générés par les documents sources. Des lettrages peuvent être réalisés sur les comptes comptables sur la base des paiements comptabilisés. Ils fournissent des informations sur les écritures comptables non réglées qui forment le solde du compte lettrable.

Les règlements apparaissent au niveau des paiements des documents tandis que les lettrages – au niveau des écritures définitives. Les lettrages et les règlements constituent une partie intégrale, ce qui permet de régler la transaction donnée une seule fois – soit au niveau des paiements soit au niveau des écritures définitives.

Les écritures comptables consacrées aux lettrages sont créées :

• après la comptabilisation des créances ou des dettes résultant des documents avec un schéma comptable dont l’élément qui comptabilise le paiement du document a été créé sur la base du Paiement.
• après la saisie de l’écriture définitive directement dans le journal comptable sur les comptes lettrables.

Le lettrage est une opération réservée aux écritures définitives validées ou non validées. Le montant du lettrage équivaut au montant le plus bas de deux montants restants à lettrer. Le lettrage peut être effectué si les montants à lettrer avec :

• le même signe (+ ou -) sont affectés aux colonnes opposées du compte (Débit/Crédit)
• les signes opposés sont affectés à la même colonne du compte.

La tenue de lettrages est possible aussi bien à partir du niveau de la liste des lettrages que du niveau de l’onglet Lettrages Débit/Lettrages Crédit et de l’écriture définitive. Il est à souligner que l’ajout du lettrage à partir du niveau de l’écriture définitive entraîne le même résultat que l’ajout du lettrage au niveau de la liste.

Mécanisme de création des lettrages

Les lettrages peuvent être créés de façon automatique ou manuelle. Les lettrages automatiques s’effectuent eux-mêmes, sans intervention supplémentaire de la part de l’utilisateur. Il faut noter que l’utilisation de la fonction Lettrage automatique qui est disponible depuis la liste des lettrages ou de l’onglet Lettrages Débit/Crédit de l’écriture définitive est aussi une forme d’exécution des lettrages manuels.

Création automatique du lettrage

Le lettrage automatique est relatif aux écritures définitives créées suite à la comptabilisation des paiements du document.

Le lettrage se fait automatiquement lors des opérations suivantes :

• règlement/compensation des documents comptabilisés
• comptabilisation du second de deux documents réglés/compensés

Création manuelle du lettrage

Le lettrage peut être effectué manuellement depuis le niveau de :

• la liste des lettrages
• l’onglet Lettrages Débit/Crédit de l’écriture définitive

Le lettrage des écritures issues de la comptabilisation du document est accompagné simultanément du règlement/compensation automatique des documents source.

Définir la date de lettrage

Lorsque des lettrages sont effectués, la date de cette opération est importante car cela donne une information qui permet de considérer l’écriture définitive en tant que lettrée.

La date de lettrage et une date de comptabilisation de l’écriture ultérieure de toutes les écritures définitives lettrées. Elle est définie sur la base de la date de comptabilisation enregistrée dans l’en-tête de l’écriture comptable. Si l’écriture définitive de compensation participe au lettrage ou l’écriture définitive créée suite à la comptabilisation du document de différence de change la date de cette écriture définitive affecte aussi la définition de la date de lettrage.

Lettrage des écritures définitives saisies dans périodes différentes

Le système permet d’effectuer le lettrage des écritures définitives ajoutées dans les périodes comptables différentes. Pour que ce lettrage soit réalisé, la liaison doit être préservée entre les comptes ajoutés dans les écritures définitives lettrées dans les différentes périodes comptables. L’association des comptes assure la continuité des opérations dans les périodes comptables suivantes. Elle ne dépend pas de numéros des comptes entre les périodes. Si le numéro du compte est modifié entre les périodes comptables, il faut assurer la liaison entre ces comptes.

Le lettrage peut être accompagné de la création d’une écriture définitive de compensation qui résulte des principes de comptabilité. Si les écritures enregistrées sur deux comptes différents sont reliées, le montant adéquat est comptabilisé sur un compte et supprimé d’un autre. Cette écriture relie les deux comptes lettrables sur lesquels les paiements sont comptabilisés.

Paramètres de configuration des écritures définitives de compensation

Les paramètres de configuration relatifs à la création des écritures définitives de compensation étant en vigueur dans une période comptable spécifiée sont disponibles dans la définition de la période comptable. Ces paramètres concernent les informations telles que :

• Grand livre – journal des comptabilisations où se trouvent les écritures définitives de compensation créés
• Date de comptabilisation – date de comptabilisation de l’écriture définitive de compensation, à savoir la date avec laquelle l’écriture définitive de compensation est enregistrée dans les livres comptables. Dates au choix : date de l’écriture définitive ultérieure ou date système.

La liste des lettrages affiche des écritures comptables consacrées au lettrage pour le compte lettrable donné.

Les écritures définitives sont affichées sur la liste des lettrages conformément aux règles générales adoptées concernant la visibilité des documents dans la structure multi-société. Les écritures comptables sont présentées sur la liste si leur propriétaire est l’entreprise à laquelle l’opérateur est connecté ou le centre subordonné par rapport au centre actuellement connecté ou si les écritures ont été mises à disposition par un autre centre.

La liste est dotée des boutons standards et en plus des options suivantes :

• [Document source] – sert à consulter le document à partir duquel l’écriture définitive à été créée
• [Lettrage automatique] – le choix de cette option fait afficher la liste Lettrages automatiques permettant l’association automatique des écritures définitives.
• [Lettrage sans règlement] – cette option permet de lettrer sans règlement simultané des paiements des documents en cas d’écritures définitives provenant de la comptabilisation des documents.

La liste Lettrages se compose des colonnes suivantes :

• Numéro dans le Grand livre
• Numéro dans le journal – la colonne n’est disponible que si la case Numérotation dans le journal uniquement est décochée dans le formulaire de la période comptable.
• Numéro du document – affiche le numéro de référence du document ou le numéro système du document en cas d’absence de celui-là
• Compte – numéro du compte comptable
• Date de comptabilisation
• Montant – si la valeur Système est sélectionnée dans le champ Devise du filtre, c’est le montant en devise système, sinon, c’est la devise du compte
• Montant restant Débit – montant restant Débit à lettrer
• Montant restant Crédit – montant restant Crédit à lettrer
• Devise – en fonction des paramètres du filtre Devise, c’est la devise système ou devise du compte
• Description – description de l’écriture définitive

Et des colonnes masquées par défaut :

• Date de l’opération
• Date d’émission
• Client/fournisseur
• Montant – si la valeur Système est sélectionnée dans le champ Devise du filtre, c’est le montant en devise système, sinon, c’est la devise du compte
• Numéro – numéro OC de l’écriture comptable
• Numéro système du document – numéro système du document source
• Soumis au lettrage – indique si l’écriture définitive est soumise au lettrage
• Crédit restant
• Débit restant
• Statut
• Taux de TVA
• Date d’échéance
• Propriétaire – propriétaire de l’écriture définitive

Après avoir choisi dans le champ Compte un compte lettrable avec les écritures définitives saisies et après avoir filtré les données, la liste des lettrages est remplie avec les données. La liste des lettrages a une structure arborescente. Cela veut dire qu’elle présente facultativement les écritures définitives lettrées avec une écriture définitive saisie sur le compte indiqué. La liste de ces écritures définitives est affichée lorsque vous cliquez sur le bouton de plus à côté de l’écriture définitive souhaitée. Si une écriture définitive est lettrée du côté du compte analysé avec une autre écriture définitive, le bouton de plus est actif (noir). Si une écriture définitive n’est pas lettrée, le bouton est gris.

Filtrer la liste des lettrages

Vous trouverez la description détaillée du fonctionnement des filtres dans la catégorie Rechercher et filtrer les données.

Le panneau de filtrage comprend les options suivantes :

• Propriétaire – permet de filtrer la liste des lettrages par propriétaires spécifiés dans les écritures comptables.

Les filtres et les paramètres sur la liste sont divisés en trois sections de base : Général, Compte et Date de comptabilisation.

• Général – permet de filtrer les écritures définitives sur un compte lettrable par :
• Compte – permet de sélectionner un compte lettrable pour lequel les écritures définitives seront affichées. Vous pouvez saisir le numéro du compte manuellement ou à l’aide du bouton se référant à la liste du plan comptable. Le plan comptable ouvert par défaut sur l’onglet Liste est limité à la liste des comptes avec le statut Lettrable.
• Statut du lettrage – en fonction des paramètres cochés, les écritures définitives lettrées, non lettrées et non soumises au lettrage seront affichées sur la liste. Les écritures définitives sont affichées selon leur statut actuel (au moment de filtrage de la liste des lettrages).
• Type – permet de filtrer la liste en fonction du type d’écriture comptable : Tous, Non validé, Validé, Écriture de contre-passation validée, Écriture de contre-passation non validée.
• Devise – permet de présenter des écritures définitives sur la liste des lettrages en devises :
  • Système – les montants dans les colonnes : Montant, Montant restant Débit et Montant restant Crédit sont exprimés dans la devise système. Cela concerne aussi bien les écritures en devise système que celles en devise étrangère. La colonne Devise affiche le symbole de la devise système.
  • Compte – les montants dans les colonnes : Montant, Montant restant Débit et Montant restant Crédit sont exprimés dans la devise du compte, c’est-à-dire, dans la devise de l’écriture comptable. Cela concerne aussi bien les écritures en devise système que celles en devise étrangère. La colonne Devise affiche le symbole de la devise de l’écriture.
  • Système et compte – les montants dans les colonnes : Montant, Montant restant Débit et Montant restant Crédit sont exprimés dans la devise du compte, c’est-à-dire, dans la devise de l’écriture comptable. La colonne Devise affiche le symbole de la devise de l’écriture. En plus, apparaissent les colonnes suivantes : Montant [], Montant restant Débit [], Montant restant Crédit [], où le symbole de la devise système est représenté dans les crochets []. Cette valeur du paramètre n’est exploitée que pour les comptes en devises.
• Journal – filtre la liste par journaux où des écritures comptables ont été saisies. Cette option permet de faire un filtrage par tous les journaux, tous +*SO*, *SO*ou par un journal de comptabilisations précis.
• Compte – permet de filtrer par colonnes comptables sur un compte lettrable indiqué – Débit et Crédit. Les options suivantes sont disponibles : Débit, Crédit. Les noms des colonnes sont conformes aux paramètres de la configuration du module comptable.
• Date de comptabilisation – permet de filtrer les écritures définitives selon la date de leur entrée dans le système par critères suivants : jour, mois, année, période, mois en cours, mois précédent et au choix. L’option période permet de déterminer une plage de dates (qui peut dépasser les dates de la période comptable).

À partir de la liste des lettrages, vous pouvez lettrer des écritures en utilisant l’une des trois options : [Ajouter], [Lettrage sans règlement] et [Lettrage automatique]. Cela donne une possibilité de régler des écritures définitives en relation :

• un à un
• un à plusieurs

Option Ajouter

L’option [Ajouter] permet d’effectuer le lettrage accompagne du règlement pour les écritures définitives provenant de la comptabilisation des documents ou le lettrage des écritures définitives en cas d’écritures définitives saisies directement dans les journaux comptables.

Règles de fonctionnement de l’option Ajouter

Si vous cliquez sur le bouton [Ajouter], le système affiche la liste des écritures comptables à lettrer sur le compte indiqué dans la colonne appropriée (Débit ou Crédit en fonction du fait si une créance ou une dette est lettrée). Il est possible de sélectionner sur la liste plusieurs écritures définitives. Cela permet d’effectuer des lettrages sous forme de 1 à plusieurs. L’apparence de la liste est identique à la liste des écritures comptables sur le compte.

La liste Écritures comptables sur le compte est ouverte par défaut avec les paramètres suivants :

• Période comptable – période comptable en cours. Vous pouvez la modifier y compris pour la période Au choix.
• Date de comptabilisation – mois en cours. Vous pouvez sélectionner librement la définition préférée de ce paramètre.
• Statut du document – Tous. Le statut des écritures définitives peut être changé en Validé et Non validé.
• Journal – Tous + *SO*. Vous pouvez aussi sélectionner aussi le journal de comptabilisation concret.
• Type de compte – Tous. Vous pouvez aussi sélectionner le type de compte comptable concret.
• Écritures définitives – contraire au côté du compte sur l’écriture définitive au niveau de laquelle le lettrage est ajouté, c’est-à-dire si la colonne du compte lettrable est Débit sur l’écriture définitive, la liste présente les écritures définitives non lettrées avec la colonne Crédit avec la possibilité de modification de ce statut.
• Du compte, Au compte – compte chargé à partir de l’écriture définitive au niveau de laquelle le lettrage est effectué. Ce paramètre peut être modifié.
• Comptes à exclure – valeur vide. Vous pouvez indiquer sa définition.
• Devise – par défaut c’est la devise système. Elle peut être modifiée.

Après avoir sélectionné une/des écriture(s) comptable(s) appropriée(s) sur la liste, le lettrage des écritures définitives est effectué. Si les documents comptabilisés automatiquement sont une source des écritures définitives, le lettrage est accompagné du règlement/de la compensation automatique simultané(e) des documents sources. Lorsque le montant de l’écriture de règlement est supérieur ou égal au montant de l’écriture réglée, le règlement complet sera effectué. Si le montant de l’écriture de règlement est inférieur au montant de l’écriture réglée, l’écriture sera partiellement réglée.

Les écritures de lettrage présentées sur la liste des lettrages après avoir cliqué sur le bouton de plus à côté de l’écriture définitive sont assignées à l’écriture lettrée.

À partir de la liste des lettrages, il est possible aussi de consulter le formulaire de l’écriture comptable lettrée. Il présente les informations détaillées sur les écritures de lettrage (respectivement dans les onglets Lettrages Débit/Lettrages Crédit).

Lettrages partiels

Dans certains scénarios, l’utilisateur est obligé de définir le montant à lettrer. Cette option est disponible depuis la liste des écritures définitives à lettrer en choisissant l’option Lettrages partiels (fenêtre Écritures comptables sur le compte). Le choix de cette fonction entraînera l’affichage de la colonne À lettrer dans laquelle vous pouvez taper le montant du lettrage partiel.

Exemple

Vous enregistrez une écriture comptable où un élément a été associé à un compte lettrable Débit. L’écriture n’est pas lettrée (montant à lettrer équivaut au montant de l’écriture définitive = 10 000 EUR).

Ensuite, vous indiquez sur la liste des lettrages, un compte lettrable sur lequel une écriture comptable a été saisie et vous filtrez la liste.

Choisissez l’option [Ajouter] au niveau de l’écriture définitive, ce qui fait ouvrir la liste des écritures définitives à lettrer (compte Crédit). Sur cette liste, il y a deux écritures : l’une d’un montant de 11 000 EUR (montant restant à lettrer = 6 000 EUR) et l’autre d’un montant de 5 000 EUR (montant restant à lettrer = 5 000 EUR).

Vous cochez le paramètre Lettrages partiels et vous tapez les montants appropriés dans le champ À lettrer.

• Première écriture définitive (montant à lettrer = 5 000)
• Deuxième écriture définitive (montant à lettrer = 5 000)

Une fois cette opération terminée :

• L’écriture définitive d’un montant de 10 000 EUR est lettrée en entier.
• L’écriture définitive d’un montant de 11 000 EUR est partiellement lettrée (il reste = 1 000 EUR).
• L’écriture définitive d’un montant de 5 000 EUR est lettrée en entier.

Si le montant saisi par l’utilisateur dépasse le montant qui reste à lettrer dans une écriture définitive lettrée et s’il n’est pas possible d’effectuer un lettrage complet, seul le montant qui reste à lettrer sera lettré.

Lettrages des écritures définitives saisies sur comptes différents

Le système permet de réaliser un lettrage des écritures définitives qui sont saisies sur deux comptes lettrables différents.

Pour effectuer un tel lettrage, cliquez sur le bouton [Ajouter] à partir de l’écriture comptable, ce qui entraînera l’ouverture de la fenêtre Écritures comptables sur le compte. Par défaut, le système affiche dans cette fenêtre les écritures soumises au lettrage liées au compte qui est indiqué sur l’écriture définitive lettrée. Vous pouvez taper d’autres valeurs dans les champs Du compte, Au compte au lieu de celles qui sont affichées (par exemple associées à la même entité ou à une autre entité ou les valeurs non associées à aucune entité). Après cette modification, le système affiche sur la liste les écritures comptables liées au compte nouvellement indiqué. Une fois vous sélectionnez l’écriture comptable à partir de la liste, une compensation des écritures est réalisée à l’aide d’une écriture définitive de compensation qui est créée automatiquement par le logiciel et constitue une composante du lettrage.

Fonction Lettrage sans règlement

Le lettrage des écritures définitives effectué à l’aide de l’option [Lettrage sans règlement] n’est pas accompagné du règlement simultané des documents source. L’option permet de réaliser un lettrage sans effectuer simultanément le règlement des paiements des documents en cas d’écritures définitives provenant de la comptabilisation des documents.

La fonctionnalité Lettrage sans règlement peut être utilisée pour évaluer les dépenses des moyens financiers exprimés en devises étrangères, pour effectuer le règlement du compte qui sert à l’enregistrement des moyens financiers en attente de réception ou pour rapprocher le solde du compte 303 (Règlement de l’achat). Cette option est à utiliser quand vous voulez effectuer uniquement le lettrage.

Une fois vous sélectionnez cette option, le système affiche la liste des écritures comptables à lettrer sur le compte indiqué et du côté approprié (Débit ou Crédit en fonction du fait si une créance ou une dette est réglée). Il est possible de sélectionner sur la liste plusieurs écritures définitives. Cela permet d’effectuer des lettrages sous forme de 1 à plusieurs. L’apparence de la liste est identique à la liste des écritures comptables sur le compte.

Les règles du lettrage partiel et du lettrage entre deux comptes différents effectué à l’aide de l’option Lettrage sans règlement sont identiques aux règles qui ont été décrits pour l’option Ajouter.

Fonction Lettrage automatique

Cette fonctionnalité a pour l’objectif de soutenir l’utilisateur dans le processus de réalisation des lettrages, ce qui est possible grâce à la recherche et au lettrage des écritures définitives selon un critère spécifié.

Si vous sélectionnez l’option Lettrage automatique, le système affiche la fenêtre Lettrages automatiques qui permet de lettrer automatiquement les écritures définitives. La génération des lettrages fonctionne de manière identique qu’après l’application de l’option Ajouter, Lettrage sans règlement sur la liste des lettrages. En fonction de la méthode choisie, le lettrage des écritures définitives issues de la comptabilisation des documents est accompagné du règlement automatique des documents source (option [Lettrer]). Si vous choisissez l’option [Lettrage sans règlement], les documents source ne seront pas automatiquement réglés suite au lettrage des écritures.

Pour accéder aux lettrages automatiques, choisissez l’option [Lettrage automatique] depuis la liste des lettrages.

La fenêtre est divisée en trois sections : Combiner les écritures définitives, Méthode de combinaison, Intervalle de temps et elle comprend la liste des écritures définitives qui sont soumises au lettrage automatique.

Section Combiner les écritures définitives

Dans le cadre de cette section, vous pouvez sélectionner une de deux options suivantes :

• En cours – option disponible (option par défaut et unique) si vous accédez à la fonctionnalité du lettrage automatique depuis le niveau de l’onglet Lettrages Débit/Crédit de l’écriture définitive ou de l’enregistrement mis en surbrillance sur la liste des lettrages. Le champ comporte le numéro de l’écriture définitive en cours dans le Grand livre ou dans le journal (en fonction de la configuration de la numérotation). Si vous accédez à cette fonctionnalité depuis le niveau de la liste des lettrages, et aucune écriture définitive n’est sélectionnée, l’option est inactive. Le choix de cette option veut dire que seule l’écriture définitive sélectionnée actuellement doit être combinée.
• Sur le compte – option disponible et par défaut uniquement si vous accédez à la fonctionnalité depuis le niveau de la liste des lettrages ou à partir de l’enregistrement mis en surbrillance. Si un compte est sélectionné sur la liste, il est automatiquement chargé par le système comme valeur du champ Sur le compte. Si aucun compte n’est sélectionné, le champ Sur le compte est vide et il est possible de choisir le compte à partir du plan comptable. Le choix de l’option Sur le compte signifie que toutes les écritures définitives saisies sur ce compte doivent être combinées.

Section Méthode de combinaison

La section permet de déterminer la façon dont on peut combiner une écriture définitive aux autres. La recherche des écritures définitives est basée sur un critère sélectionné :

• Selon le numéro – le logiciel prend en compte les écritures avec le même numéro du document, cela veut dire, dont les valeurs dans le champ N° de document de l’écriture comptable sont identiques.
• Selon le montant – le logiciel recherche des écritures définitives dont les montants sont conformes.
• Chronologiquement – le logiciel permet de combiner chronologiquement les écritures définitives, selon la date de comptabilisation et selon ID de l’écriture définitive dans le cadre de la même date.

Section Intervalle de temps

Dans cette section, l’utilisateur peut renseigner les conditions qui limitent la liste des écritures définitives affichées soumises au lettrage aux écritures définitives saisies dans une période définie.

• Liste des écritures définitives – comprend la liste des écritures définitives qui répondent aux critères de combinaison définis.

La liste des écritures définitives comporte les colonnes prédéfinies suivantes : Numéro dans le Grand livre, Numéro dans le journal (en fonction de la méthode de configuration de la numérotation sélectionnée), Numéro du document, Compte Débit, Compte Crédit, Date de comptabilisation, Montant, Montant restant Débit, Montant restant Crédit, Devise, Description, Lettrer?

De plus, il est possible de choisir les colonnes suivantes : Date de l’opération, Date d’émission, Client/fournisseur, Numéro, Numéro système du document, Taux de TVA, Soumis au lettrage.

La fonctionnalité Lettrage automatique peut être utilisée pour évaluer les dépenses des moyens financiers exprimés en devises étrangères, pour effectuer le règlement du compte qui sert à l’enregistrement des moyens financiers en attente de réception ou pour rapprocher le solde du compte 303 (Règlement de l’achat). Dans ces cas, vous pouvez utiliser l’option Lettrage sans règlement après avoir trouvé des écritures définitives appropriées. Cette option permet aussi d’effectuer un lettrage accompagné du règlement en utilisant l’option Ajouter. Cela peut être appliqué par exemple pour lettrer un compte commun servant à gérer les transactions multiples avec des clients uniques.

Exemple

L’ajout du lettrage automatique est présenté à l’aide de l’exemple de combinaison chronologique des écritures définitives sur un compte.

Cliquez sur [Lettrage automatique] depuis le niveau de la liste des lettrages.

Dans la fenêtre ouverte, sélectionnez le compte lettrable dans le champ Compte et dans la section Méthode de combinaison, choisissez l’option Chronologiquement.

Dans le groupe de boutons Actions, cliquez sur l’option [Rechercher]. Le système affichera sur la liste des écritures définitives proposées pour le lettrage.

Sélectionnez les écritures définitives à lettrer en cochant la case dans la colonne Lettrer ? et ensuite cliquez sur l’option [Lettrer] ou [Lettrage sans règlement]. Ceci fait, le système va lettrer les écritures définitives combinées.

• Pour fermer la fenêtre, cliquez sur le bouton [Fermer].

Vous pouvez ajouter un lettrage à partir de l’écriture comptable saisie dans le journal.

La fonctionnalité des lettrages est mise à disposition sur l’élément de l’écriture définitive qui est associé au compte lettrable dans l’onglet Lettrages (respectivement Lettrages Débit ou Lettrages Crédit en fonction de la colonne de l’écriture définitive dans laquelle se trouve le compte lettrable). Une fois vous passez au lettrage des écritures définitives, vous pouvez sélectionner l’une des options suivantes :

• [Ajouter]
• [Lettrage sans règlement]
• [Lettrage automatique]

Les règles de fonctionnement de ces options sont similaires à celles qui sont décrites durant le lettrage effectué à partir de la liste des lettrages. Cela permet de réaliser à partir de ce niveau des lettrages dans une relation :

• un à un
• un à plusieurs

Durant l’exécution du lettrage à partir de l’écriture définitive donnée (après avoir cliqué sur le bouton [Ajouter] ou [Lettrage sans règlement], le système ouvre la fenêtre Écritures comptables sur le compte. Suite à la sélection depuis la liste des écritures définitives à lettrer (fenêtre Écritures comptables sur le compte) de l’écriture comptable appropriée, les écritures définitives sont lettrées. Si les écritures définitives sont issues des documents comptabilisés automatiquement, le lettrage est accompagné du règlement simultané des documents. Lorsque le montant de l’écriture de règlement est supérieur ou égal au montant de l’écriture réglée, elle sera réglée en entier. Dans l’onglet Lettrages Débit/Lettrages Crédit de l’écriture définitive appropriée, le montant à régler sera égal à zéro dans le champ Montant restant. Si le montant de l’écriture de règlement est inférieur au montant de l’écriture réglée, l’écriture sera partiellement réglée. La valeur dans le champ Montant restant sera inférieure au montant de l’écriture et supérieure à zéro.

Le système présente sur l’écriture comptable lettrée dans l’onglet Lettrages Débit/Lettrages Crédit les écritures comptables combinées qui font lettrer l’écriture définitive donnée.

Le lettrage des écritures définitives non rattachées à un document source est basé sur le même principe que le lettrage des écritures définitives rattachées à un document source. Sans tenir compte que vous utilisez la fonction [Ajouter] (un lettrage) ou [Lettrage sans règlement], le résultat sera identique.

Il est à souligner que le lettrage via l’option [Ajouter] (un lettrage) n’est possible que si :

• les deux écritures définitives sont rattachées à un document source
• aucune d’elles n’y est associée

Si uniquement une écriture définitive est reliée à un document source, le logiciel affichera le message suivant à la tentative de lettrage : « Il n’est pas possible de régler les documents source. Vérifiez leur statut ou choisissez l’option de lettrage sans règlement ». Dans ce cas-là, l’utilisateur devrait utiliser la fonction [Lettrage sans règlement].

Si les écritures comptables ont été incorrectement combinées, il est possible de supprimer le lettrage de façon manuelle ou automatique.

Vous pouvez supprimer manuellement un lettrage au niveau de :

• La liste Lettrages
• L’onglet Lettrages Débit/Crédit de l’écriture définitive

Pour supprimer le lettrage, il suffit de sélectionner l’écriture de règlement et cliquer sur le bouton [Supprimer]. Durant la suppression du lettrage, la liaison entre les documents source des écritures définitives associées (de règlement ou de compensation) est automatiquement supprimée. Cela concerne les écritures définitives générées suite à la comptabilisation des paiements des documents à l’aide d’un schéma comptable construit de manière appropriée.

Il est aussi possible de supprimer automatiquement un lettrage lors de la suppression d’une écriture comptable dont l’écriture définitive fait partie du lettrage. En pareil cas, en fonction de votre décision (acceptation ou rejet du message apparu), vous pouvez garder les documents source réglés/compensés ou supprimer la liaison.

Il est possible de supprimer le lettrage dans le cas des écritures validées et non validées.

Les lettrages en devise sont liés à l’enregistrement et au règlement des documents en devise qui sont comptabilisés sur les comptes en devises autres que devise système. Toutes les règles et les mécanismes qui régissent l’exécution des lettrages en devises (utilisation de l’option Ajouter, Lettrage sans règlement, Lettrage automatique) sont identiques comme pour des lettrages exprimés en devise système. Néanmoins dans le cas du lettrage des écritures définitives avec les différents taux de change, le lettrage sera accompagné de la génération d’un document de différences de change. Le niveau à partir duquel le lettrage est effectué n’a pas d’importance (le niveau de la liste des lettrages, le niveau de l’écriture définitive) – le résultat du lettrage des écritures définitives est toujours le même. L’écriture définitive issue de la comptabilisation du document de différence de change est toujours associée à l’écriture définitive du taux de change plus élevé.

De plus, le paramètre Comptabilisation en devises est très important dans le cas des lettrages en devise. Il est disponible dans la fenêtre d’un élément du schéma comptable. Le fait de cocher ce paramètre signifie que l’élément du schéma est dédié à la comptabilisation en devise étrangère et sur les comptes en devises. Une fois ce paramètre coché, les montants seront exprimés aussi bien en devise du paiement/de l’opération caisse/banque qu’en EUR. Cela permettra de générer correctement les différences de change créées suite au lettrage des écritures définitives et d’assurer le lettrage correct.

Il est à souligner que dans le cas du lettrage manuel des écritures définitives en devises (qui diffèrent par taux de change), à côté du lettrage le système crée et comptabilise simultanément à l’aide du schéma par défaut, un document de différences de change. Celui-ci constitue une partie intégrale du lettrage et finalise le lettrage de deux écritures définitives.

Il se peut que le document de différences de change soit créé quand le règlement des documents comptabilisés en devises et de taux de change différents précède le lettrage des écritures définitives. Par contre, la comptabilisation automatique à l’aide du schéma par défaut de ce document n’aura pas lieu dans cette situation. Le cas échéant, le document de différences de change devrait être comptabilisé manuellement à partir de la liste des documents de différences de change. Le lettrage complet n’est créé qu’après la comptabilisation du dernier document qui participe au règlement, alors du document de différences de change. Dans le système Comarch ERP Standard, en cas de lettrages en devise il est tout à fait normal d’avoir un lettrage entre les écritures définitives lettrées sans document de différences de change comptabilisé. Dans cette situation, l’une des écritures définitives reste non lettrée pour le montant résultant du document de différences de change. La comptabilisation du document de différences de change finalise le lettrage, alors il sera réalisé en entier.

Le lettrage en devise avec un règlement (à l’aide de l’option Ajouter) est possible uniquement quand les deux écritures définitives lettrées répondent à la condition supplémentaire (sauf les règles générales des lettrages) c’est-à-dire le taux de change sur l’écriture définitive est identique au taux de change sur le document source.

Lettrage des écritures définitives en devise – exemple

Le lettrage des écritures définitives exprimées en devise étrangère rattachées à un document source peut s’effectuer à l’aide de l’option Ajouter (un lettrage) depuis le niveau de :

• La liste Lettrages
• L’onglet Lettrages Débit/Crédit de l’écriture définitive

Le processus de génération du lettrage en devises étrangères fonctionne de la même manière que lors du lettrage en devise système mais dans ce cas, un document de différences de change est généré. Ce document est comptabilisé automatiquement à l’aide du schéma par défaut. Suite à la comptabilisation du document, une écriture définitive sera créée. Elle participe au lettrage et constitue sa partie intégrale.

Exemple

• Ajoutez une facture client en USD avec un taux de change 1 USD = 0,94 EUR et une opération DC avec un taux de change 1 USD = 0,84 EUR.
• Comptabilisez les deux documents avec des schémas comptables appropriés.
• Sur la liste des lettrages, sélectionnez le compte lettrable sur lequel les deux documents ont été comptabilisés et filtrez la liste.

Choisissez l’option [Ajouter] depuis le niveau de la première des deux écritures définitives. Sélectionnez la deuxième écriture définitive et confirmez votre choix par le bouton [Sélectionner].

Le système effectue le lettrage des écritures définitives. Un document de différences de change est généré et ensuite comptabilisé puisque les écritures définitives étaient exprimées en devises avec un taux de change différent. L’écriture définitive issue de la comptabilisation du document de différences de change participe au lettrage et constitue sa partie intégrale.

Conformément aux principes de base concernant le lettrage, le système règle automatiquement les documents source. En outre, le document de différences de change est généré.

Lettrage des écritures définitives en différentes devises

Dans le système, vous pouvez lettrer (et régler) les écritures définitives établies en devises différentes. La fonctionnalité ne concerne que les écritures définitives dont les documents source proviennent de la comptabilisation :

• d’une opération c/b en devise étrangère et d’un paiement en devise système
• d’une opération c/b en devise étrangère et d’une opération c/b en devise système

Suite au lettrage, le document/l’écriture définitive de différences de change n’est pas créé(e).

Supprimer les lettrages des écritures définitives en devise

Si une écriture définitive non validée créée après la comptabilisation du document de différences de change prend part au lettrage, elle sera automatiquement supprimée suite à la suppression du lettrage. Si la suppression du règlement/de la compensation des documents accompagne la suppression du lettrage et que le document de différences de change participe au règlement/à la compensation, il sera automatiquement supprimé suite à la suppression de la liaison entre les documents.

Si une écriture définitive validée issue de la comptabilisation du document de différences de change prend part au lettrage, il est nécessaire de la contre-passer avant de supprimer le lettrage et de valider l’écriture de contre-passation. C’est après la validation de l’écriture de contre-passation qu’il est possible de supprimer le lettrage des écritures définitives associées.