Lors du travail avec le système, il arrive qu’il faille contrôler si les données comprises dans un module concret sont correctes et notamment, effectuer des travaux de réparation ou de mise à jour des structures existantes.

Pour réaliser la reconstruction des comptes, il faut au niveau du menu Compléments sélectionner le bouton [Reconstruction des comptes] du groupe de boutons Options spéciales.

La fenêtre Reconstruction des comptes s’ouvre en affichant les éléments suivants :

• Période comptable – permet de sélectionner à partir de la liste déroulante une période comptable ou une période partielle pour laquelle l’option sera réalisée
• Copie de sauvegarde réalisée – paramètre décoché par défaut Le fait d’avoir coché le paramètre équivaut à l’exécution de la copie de sauvegarde de la base de données. Le paramètre décoché désactive le bouton [Sélectionner] et bloque la réalisation de l’option de reconstruction des comptes.

La balance générale regroupe les valeurs des écritures sur les comptes dans le cadre d’une période comptable/partielle donnée. Lors de l’ajout d’une écriture comptable, les valeurs appropriées sont additionnées dans des agrégations. Si l’on établit une balance générale pour une période comptable/période partielle, les valeurs sont chargées directement depuis ces agrégations sans recalcul des données. Lors de la reconstruction, le logiciel analyse toutes les pièces comptables et réalise des calculs appropriés. Les valeurs calculées remplacent les agrégations déjà existantes.

La durée de réalisation de la reconstruction dépend de la quantité des comptes et des écritures comptables.

Lors du travail avec le système, il arrive qu’il faille contrôler si les données comprises dans un module concret sont correctes et notamment, effectuer des travaux de réparation ou de mise à jour des structures existantes.

Pour réaliser la reconstruction des lettrages, il faut au niveau du menu Compléments sélectionner le bouton [Reconstruction des lettrages] du groupe de boutons Options spéciales.

La fenêtre Reconstruction des lettrages s’ouvre en affichant les éléments suivants :

• Date de comptabilisation à partir du/Date de comptabilisation jusqu’au – plage de dates où les écritures définitives saisies sur un compte lettrable sont prises en compte dans la procédure de reconstruction
• Réparer automatiquement – paramètre décoché par défaut. Une fois coché, le système contrôle si les montants à lettrer dans les écritures définitives sont corrects et en cas de non-conformités observées, il les corrige et le paramètre Copie de sauvegarde réalisée est affiché.
• Copie de sauvegarde réalisée – paramètre décoché par défaut. Le fait d’avoir coché le paramètre équivaut à l’exécution de la copie de sauvegarde de la base de données. Le paramètre coché active le bouton [Valider] et permet de réaliser l’option spéciale.

La reconstruction des lettrages consiste, entre autres, en la réalisation des lettrages, vérification et réparation des états courants des lettrages.

Chaque écriture définitive est contrôlée par rapport aux critères de reconstruction, cela veut dire, on vérifie si une écriture possède un document source. Le système vérifie si une écriture définitive a été créée sur la base de :

• paiement (identifiant du paiement)
• opération (identifiant de l’opération)
• montant du solde d’ouverture/du paiement)
• élément de la note comptable associé au paiement

Si l’écriture définitive remplit ce critère, le logiciel vérifie le statut de l’objet source. Il vérifie si l’objet en question a été réglé (entièrement ou partiellement).

S’il existe un règlement du document source, le logiciel vérifie si les objets associés ont été comptabilisés de manière qu’il soit possible d’identifier ces liens et si les écritures définitives répondent aux critères du lettrage.

Cette procédure ne concerne pas les écritures définitives qui répondent aux critères de compensation, ce qui veut dire qu’elles sont saisies sur des comptes différents. Dans le cas de cette opération, les écritures définitives de compensation ne sont pas générées.

Si tous les critères ci-dessus sont remplis, pour chaque paire, le logiciel détermine le montant de lettrage et actualise les données (montants, identifiants) dans les tableaux correspondants enregistrant les liens.

Lors du travail avec le système, il arrive qu’il faille contrôler si les données comprises dans un module concret sont correctes et notamment, effectuer des travaux de réparation ou de mise à jour des structures existantes.

Pour réaliser la mise à jour des variables des schémas comptables, il faut au niveau du menu Compléments sélectionner le bouton [Mise à jour des variables des schémas comptables] du groupe de boutons Options spéciales.

La fenêtre Mise à jour des variables des comptes comptables s’ouvre en affichant les éléments suivants :

• Période comptable – permet de sélectionner à partir de la liste déroulante une période comptable pour laquelle l’option sera réalisée
• Copie de sauvegarde créée – paramètre décoché par défaut. Le fait d’avoir coché le paramètre équivaut à l’exécution de la copie de la base de données. Le paramètre décoché désactive le bouton [Mettre à jour] et ne permet pas de réaliser l’option spéciale.

Compte tenu des changements dans la structure de la base de données, il est désormais possible de mettre à jour l’ensemble des variables dans les schémas comptables.

Lors de la mise à jour, les variables qui existent dans les schémas déjà définis subissent des modifications appropriées.

Pour générer des factures TVA pour les factures générées à partir des reçus, il faut au niveau du menu Compléments sélectionner le bouton [Génération des factures TVA pour les factures établies à partir des reçus] du groupe de boutons Options spéciales. Le bouton est disponible après avoir coché le paramètre Génération des factures TVA dans le registre pour les factures établies à partir des reçus dans le menu Système -> Configuration -> Comptabilité -> section Général et après la nouvelle connexion au système.

Le système affiche la fenêtre Génération des factures TVA pour les factures établies à partir des reçus qui se compose des champs Reçus établis à partir du (par défaut, 01.01.2017) et Reçus établis jusqu’au (par défaut la date en cours) permettant d’indiquer la plage de dates pour laquelle la vérification des reçus doit être effectuée.

Les factures TVA seront générées seulement si la facture TVA n’est pas générée pour la facture donnée établie depuis le reçu.

Vous trouverez la description détaillée de la génération des factures TVA pour les factures établies à partir des reçus dans l’article Générer les factures TVA pour les factures établies depuis les reçus.