Les périodes d’opérations commerciales sont une fonctionnalité permettant de gérer l’établissement des documents commerciaux. Autrement dit, vous pouvez verrouiller l’établissement des documents dans des intervalles de temps définis – périodes commerciales déjà réglées ou closes, par exemple.

Les paramètres dédiés aux périodes d’opérations commerciales sont disponibles dans la fenêtre de configuration du système (Système → Configuration → Commerce et entrepôts).

Limiter le nombre de périodes commerciales ouvertes

Lier les périodes commerciales aux périodes comptables

Validation des documents bloquée si période commerciale précédente ouverte

Établissement des documents bloqué en dehors de la période définie

En outre, vous pouvez marquer des documents à prendre en compte dans les périodes d’opérations commerciales. Le paramètre concerné Prendre en compte dans une période d’opérations commerciales est disponible sur les types de documents (Configuration → Documents → Types).

Les types de documents à prendre en compte dans les périodes d’opérations commerciales sont les suivants :

• Factures commerciales (FC, FA)
• Factures d’acompte (FAC, FAA)
• Factures TVA (FCT, FAT)
• Reçus (R)
• Commandes (COMC, COMF, COMI)
• Devis (DEVC, DEVF)
• Avoirs (AVC, AVF)
• Réclamations (RECV, RECA)
• Relevé de vente au détail (RVD)
• Bons de livraison (LIV)
• Bons de réception (REC)
• Pertes (PERT)
• Profits (PROF)
• Mouvements d’entrepôt (ME-, ME+)
• Correctifs de la quantité, du montant et des coûts supplémentaires (CQFC, CMFC, CFAC, CQFA, CMFA, CSFA, CFAA, CQR, CMR, CQLIV, CMLIV, CQREC, CMREC, CSREC, CQPROF, CMPROF, CQPERT, CVD, CFCT, CFAT)

Lors de l’établissement des documents commerciaux et d’entrepôt pour lesquels la case Inclure dans la période commerciale est cochée, c’est la date d’émission qui sera, en grande partie, le point de départ pour vérifier si le document peut être établi ou non. Exception faite :

• des documents commerciaux d’achat (FA, FAA, CQFA, CMFA, CSFA, CFAA). Dans ce cas, le système prend en compte la date de réception.
• des documents TVA, c’est la date d’enregistrement du document.

Mis à part les paramètres ci-dessus, il est important que le droit de clore les périodes commerciales soit accordé aux groupes d’utilisateurs appropriés. Vous trouverez le paramètre qui en est responsable Clôture des périodes d’opérations commerciales dans les paramètres des groupes d’opérateurs (Configuration → Structure d’entreprise → Groupes d’opérateurs) disponibles dans le formulaire d’un groupe dans l’onglet Autres droits.

Pour définir les périodes commerciales, choisissez Configuration → Commerce/Entrepôt → Périodes d’opérations commerciales et cliquez sur le bouton :

[Ajouter] – une ligne supplémentaire apparaît sur la liste où vous devez définir le symbole de la période (champ obligatoire), la plage de dates et facultativement la description. Une fois les données saisies, enregistrez la nouvelle période.

[Ajouter à l’aide d’un formulaire] – un formulaire de définition d’une nouvelle période d’opérations commerciales est ouvert

Le formulaire en question comprend les champs suivants :

• Symbole – champ obligatoire permettant de saisir un nom unique pour une période commerciale
• Du (plage de dates) – champ obligatoire, date de début d’une période commerciale
• Au (plage de dates) – champ obligatoire, date de fin d’une période commerciale
• Date de clôture – champ rempli automatiquement avec la date en cours après avoir clos une période commerciale ou accepté/validé une période comptable y liée ; c’est une date réelle de l’opération.
• Clore jusqu’au – paramètre avec le champ affichant la date jusqu’à laquelle une période doit être ou a été close ; visible uniquement pour les utilisateurs avec le droit de clore les périodes d’opérations commerciales
• Statut – champ avec une liste déroulante (Ouvert, Clos provisoirement, Clos définitivement) affiché uniquement aux utilisateurs avec les droits de clore les périodes d’opérations commerciales ; il est étroitement lié au paramètre Clore jusqu’au – il devient actif uniquement après avoir coché cette case ; il sert à clore ou à clore définitivement une période.

Dans une période avec le statut Clos provisoirement, les opérateurs avec les droits de clore les périodes d’opérations commerciales peuvent établir toujours les documents. Dans une période avec le statut Clos définitivement, il est impossible d’établir les documents à tous les opérateurs sans exception.

Pour en savoir plus, reportez-vous à l’article Clore et ouvrir les périodes d’opérations commerciales.

• Description – champ facultatif ; il sert à saisir les informations supplémentaires concernant une période commerciale donnée.

L’objectif de lier les deux types de périodes est la clôture automatique de la période commerciale à la clôture de la période comptable. Notez que la période comptable prévaut à la période d’opérations commerciales. Vu la nature de ces périodes, il est pourtant possible de clore une période d’opérations commerciales sans clore automatiquement la période comptable.

En ajoutant une nouvelle période d’opérations commerciales, il faut d’abord ajouter une nouvelle période comptable.

Si le système trouve une période comptable ouverte, il va la lier à la période commerciale nouvellement créée. Dans la définition de la période commerciale, la date Du sera définie par défaut comme :

• premier jour du mois en cours – si cette date est comprise dans la période comptable ouverte.
• première date disponible comprise dans la période comptable – si le premier jour du mois en cours se trouve dans la période comptable validée.

En ajoutant la première période d’opérations commerciales, le système vérifie si les documents ont été déjà ajoutés dans la base. Dans le cas où :

aucune opération n’est enregistrée – le premier jour du mois en cours sera défini comme la date dans le champ Du et le dernier jour du mois en cours comme la date affichée dans le champ Au.

des transactions ont été enregistrées – la date de début de la première période commerciale ajoutée est postérieure à la date de la première transaction, le système va ajouter automatiquement une période supplémentaire avec les paramètres suivants :

• Du – date de la première transaction dans le système
• Au – jour qui précède la date de début d’une période donnée
• Statut – Ouvert

Si la case Limiter le nombre de périodes commerciales ouvertes est cochée dans la fenêtre de configuration du système, le système va vérifier en temps réel le nombre de périodes ouvertes et le comparer au nombre autorisé. Si les deux nombres sont identiques, les boutons permettant l’ajout de nouvelles périodes seront grisés.

Pour l’utilisateur connecté à la société mère, la période d’opérations commerciales définie pour la société mère sera affichée.

Pour l’utilisateur connecté à un centre de type Entreprise ou à un centre de type Centre ajouté à l’entreprise, la période d’opérations commerciales définie pour cette entreprise sera présentée.

Il est à noter qu’il est possible de définir plusieurs périodes d’opérations commerciales portant le même nom dans le cadre de différentes entreprises.

La configuration des périodes d’opérations commerciales se réfère toujours à une entreprise à laquelle l’utilisateur est connecté.

La configuration des périodes d’opérations commerciales au niveau d’un centre de type Entreprise ne concerne pas la société mère.

La configuration des périodes d’opérations commerciales enregistrée pour un centre de type Entreprise est en vigueur dans tous les centres subordonnés dans le cadre de cette entreprise.

La clôture d’une période d’opérations commerciales ne concerne qu’une période définie pour une entreprise donnée.

La clôture d’une période d’opérations commerciales dans une entreprise entraîne sa clôture dans tous les centres subordonnés à cette entreprise.

Pour les opérateurs non autorisés à clore les périodes d’opérations commerciales, le système va changer la date d’émission/d’enregistrement en première date autorisée et va afficher un message approprié à la tentative d’établir ou de générer manuellement un document avec la date en cours comprise dans une période commerciale close provisoirement.

Si un opérateur est autorisé à clore les périodes d’opérations commerciales, le système ne va pas modifier la date mais il va l’informer que cette date est comprise dans une période close.

Si une date est comprise dans une période d’opérations commerciales close définitivement, le système va changer la date d’émission/d’enregistrement en première date autorisée et en va informer l’utilisateur.

Lors de la génération automatique des documents validés lancée suite à la validation du document source, le système vérifie si la date en cours qu’il veut définir sur un document généré est comprise dans une période commerciale close provisoirement ou définitivement. Si oui, il change automatiquement la date d’émission/d’enregistrement en date d’émission du document source.

La clôture des périodes d’opérations commerciales est réalisée à deux niveaux. Une période peut être close provisoirement ou définitivement.

La clôture provisoire ne permet pas d’ajouter de nouveaux documents aux opérateurs sans droits de clore les périodes d’opérations commerciales. La clôture définitive d’une période ne permet pas du tout d’établir les documents durant cette période.

Une condition nécessaire pour clore définitivement ou provisoirement une période est :

• l’absence de documents non validés dans une période donnée (seuls les documents avec la case cochée Inclure dans la période commerciale sont vérifiés)
• la validation de toutes les périodes d’opérations commerciales précédentes.

Pour clore une période, cochez la case Clore jusqu’au dans le formulaire de cette période et définissez la date de clôture (pour la clôture simple, la date doit être comprise dans un intervalle défini dans les champs Du et Au ; pour la clôture définitive, la date de clôture doit être égale à la date saisie dans le champ Au). En plus, vous devez sélectionner dans le champ Statut l’un de deux statuts offerts – Clos provisoirement ou Clos définitivement.

Une fois les modifications enregistrées, le système remplit automatiquement le champ Date de clôture avec la date en cours.

Si une période est close mais pas de manière définitive, l’opérateur autorisé à clore les périodes commerciales peut modifier la date dans le champ Clore jusqu’au. Il est à noter qu’une nouvelle date doit être postérieure à la date saisie dans ce champ et antérieure ou égale à la date dans le champ Au. Lors de l’enregistrement des modifications, le système vérifie à nouveau s’il existe dans une période entre la date du champ Du et Clore jusqu’au les documents non validés (seuls les documents avec la case cochée Inclure dans la période commerciale sont vérifiés). Si les modifications sont enregistrées, le système mettra à jour la date dans le champ Date de clôture.

Lors de la clôture des périodes commerciales, le système vérifie également s’il existe dans une période donnée des documents d’inventaire non validés. Si oui, il en informe l’opérateur et demande si celui-ci veut quand même clore cette période.

Si l’option permettant de lier les périodes commerciales aux périodes comptables est activée, cela veut dire que l’acceptation de la période comptable entraîne automatiquement la clôture de toutes les périodes commerciales associées jusqu’à la date correspondant à la date définie dans le champ Clore jusqu’au pour la période comptable.

Si aucune période d’opérations commerciales n’est définie dans la base, le système va créer automatiquement la première période tout en définissant les valeurs des champs données :

• Du :
  • date de début de la période comptable s’il n’y a pas dans la base des transactions enregistrées avec une date antérieure à la date de début de la période comptable
  • date de la première transaction s’il y a dans la base des transactions enregistrées avec une date antérieure à la date de début de la période comptable
• Au – date à partir du champ Clore jusqu’au définie pour la période comptable
• Clore jusqu’au – date à partir du champ Clore jusqu’au définie pour la période comptable
• Statut – option Clos provisoirement

Après avoir validé une période comptable, le statut de toutes les périodes commerciales dont la date de fin est antérieure ou égale à la date de validation de la période comptable sera changé en Clos définitivement. Si une période d’opérations commerciales commence avant et termine après la date de validation de la période comptable, le système va changer automatiquement le statut des périodes d’opérations commerciales en Clos en termes de comptabilité.

Les dépendances entre le statut de la période comptable et le statut de la période d’opérations commerciales sont démontrées dans le tableau ci-dessous :

Statut de la période comptable	Statut de la période d'opérations commerciales	Commentaire
Accepté	Clos provisoirement	Durant cette période, les documents peuvent être établis uniquement par l'opérateur autorisé à clore les périodes d'opérations commerciales.
Validé	Clos définitivement	Une telle combinaison de statuts signifie que la date de clôture de la période comptable correspond à la date de clôture de la période d'opérations commerciales.
Validé	Clos en termes de comptabilité	Une telle combinaison de statuts signifie que la date de clôture de la période comptable est antérieure à la date de clôture de la période d'opérations commerciales. Dans cette période, il est impossible à tous les opérateurs d'établir les documents. Le statut Clos en termes de comptabilité est défini automatiquement suite à l’interaction avec la période comptable.

Une période d’opérations commerciales close mais pas définitivement peut être ouverte à nouveau. Les conditions à remplir pour qu’une telle action soit possible à effectuer sont les suivantes :

Il faut avoir les droits de clore les périodes d’opérations commerciales.

Le statut de la période est Clos provisoirement.

Après une période donnée, il existe uniquement des périodes avec le statut Ouvert.

Si la case Limiter le nombre de périodes commerciales ouvertes est cochée, le nombre de périodes avec le statut Ouvert est inférieur à la valeur du paramètre.