La liste des personnes de contact présente les informations sur les personnes de contact ajoutées à l’entreprise qui peuvent être associées aux différents clients/fournisseurs. Pour ouvrir la liste des personnes de contact, allez au menu Principal et cliquez sur le bouton [Personnes de contact] dans le groupe de boutons Listes des répertoires.

Le menu de la liste des personnes de contact offre les boutons standards permettant d’ajouter de nouveaux éléments, de les modifier aussi bien que les boutons liés aux impressions. Une fois vous mettez en surbrillance un élément sur la liste, le système affiche dans le menu les options qui servent à générer des enquêtes.

La liste des personnes de contact se compose des colonnes suivantes :

• Code
• Prénom
• Nom
• Association au client/fournisseur – poste de travail/relation familiale en fonction du statut du client/fournisseur
• Assistant commercial – client/fournisseur ou un employé associé à une personne de contact
• Clients/fournisseurs assignés – paramètre informe si des clients/fournisseurs sont assignés à une personne de contact
• Actif – une fois la case cochée, la personne de contact peut être utilisée dans le système
• Site Web (marqué par défaut) – site Web de la personne de contact

Pour ajouter une nouvelle personne de contact au système, cliquez sur le bouton [Ajouter] disponible dans le menu principal ou dans le panneau ergonomique au-dessus de la liste des personnes de contact. Par la suite, le formulaire d’une personne de contact nouvellement créée divisé en onglets suivants est affiché : Général, Données CRM, Attributs et Pièces jointes.

Onglet Général

L’onglet Général présente les champs et les paramètres suivants qui sont remplis par l’utilisateur :

• Code – champ obligatoire
• Titre – liste déroulante avec deux valeurs prédéfinies M. et Mme. L’utilisateur peut définir de nouveaux titres dans le répertoire universel Général → Titres.
• Titre scientifique – liste déroulante avec deux valeurs prédéfinies Dr et Prof. L’utilisateur peut définir de nouveaux titres scientifiques dans le répertoire universel Général → Titres scientifiques.
• Date de naissance
• Site Web – site Web de la personne de contact
• Actif

La section Adresses permet d’ajouter les adresses de la personne de contact. Voici les types d’adresses disponibles :

• Principale
• Livraison
• Filiale
• Correspondance
• Facturation
• Domicile

La liste des adresses affiche l’adresse par défaut de type Principale. L’utilisateur peut la modifier librement mais elle ne peut pas être supprimée. Le système permet d’ajouter le nombre quelconque d’adresses pour une personne de contact mais une seule adresse de chaque type peut être marquée comme par défaut. Si vous cochez le paramètre Actif à coté d’une adresse, celle-ci peut être utilisée dans d’autres endroits du système. Vous pouvez désactiver (mettre en archive) les adresses en décochant le paramètre Actif. L’adresse marquée comme par défaut pour le type Principale ne peut être ni désactivée ni supprimée. Il est impossible de supprimer les adresses qui ont été déjà utilisées dans le système (par exemple dans un document).

Attention

La désactivation d’une adresse est irréversible.

Le sous-onglet Coordonnées de contact comprend les coordonnées de contact d’une personne de contact (par exemple le numéro de téléphone, e-mail, messagerie instantanée) et permet de les ajouter à chaque adresse séparément.

Le sous-onglet Consentements au traitement des données à caractère personnel comprend une liste des consentements au traitement des données à caractère personnel de la personne de contact et permet de les ajouter. Les consentements au traitement des données à caractère personnel ont été décrits en détail dans l’article Registre des consentements.

Onglet Données CRM

L’onglet Données CRM présente les champs suivants qui sont remplis par l’utilisateur :

• Type – liste déroulante avec les valeurs prédéfinies suivantes : Client, Lead, Partenaire, Prospect. L’utilisateur peut définir de nouveaux types dans le répertoire universel CRM → Type.
• Assistant commercial – champ permettant d’indiquer un assistant commercial pour la personne de contact parmi les clients/fournisseurs ou les employés disponibles dans le système
• Activité – liste déroulante permettant d’indiquer le type d’activité de la personne de contact. L’utilisateur peut définir de nouvelles activités dans le répertoire universel CRM → Activités.
• APE (Activité principale exercée) – si vous tapez un numéro APE, le système sélectionne l’activité lui correspondant dans le champ Activité
• Source – liste déroulante permettant d’indiquer la façon qui a permis d’obtenir la coopération avec la personne de contact. L’utilisateur peut définir de nouvelles sources dans le répertoire universel CRM → Source d’origine.
• Statut – liste déroulante permettant d’indiquer le statut des relations avec la personne de contact. L’utilisateur peut définir de nouveaux statuts dans le répertoire universel CRM → Statut des actions.

La section Liste des clients/fournisseurs permet de sélectionner des clients/fournisseurs associés à une personne de contact et d’indiquer le type de cette association en fonction du statut du client/fournisseur.

Autres onglets

Les onglets Attributs et Pièces jointes comprennent une liste des pièces jointes et des attributs associés à la personne de contact. Les fonctions des attributs et des pièces jointes ont été décrites en détail dans les catégories Attributs, Pièces jointes.

L’onglet Historique des modifications présente un aperçu des opérations effectuées sur l’objet en prenant en compte le nom d’utilisateur et la date de modification.

Attention

Les personnes de contact constituent une partie de la zone CRM.

Pour en savoir plus, consultez la catégorie CRM et RGPD.