Le système donne la possibilité de définir les pièces jointes, à savoir d’ajouter aux différents objets les fichiers quelconques par exemple les images ou les documents texte. Grâce à cela, vous pouvez ajouter la photo de l’article à la fiche article, les documents d’identité à la fiche employé, le scan du document à la facture, etc.

Voici les types de pièces jointes qui peuvent être ajoutés aux objets :

• Archives (.zip, .rar)
• Journal d’événements (.log)
• Feuille de calcul (.xls, .xlsx)
• Document texte (.doc, .docx)
• Image (.bmp, .png, .jpg, .dib, .gif)
• Autre (sans aucune extension définie)

Ci-dessous, vous trouverez les objets auxquels il est possible d’ajouter les pièces jointes :

• Groupe de clients/fournisseurs
• Fiche client/fournisseur
• Groupe d’articles
• Fiche article
• Fiche employé
• Fiche administration
• Fiche banque
• Fiche entrepôt
• Documents choisis

Pour afficher la liste de toutes les pièces jointes, allez dans le menu Configuration → Général → Pièces jointes.

La liste des pièces jointes se compose des colonnes suivantes :

• Code
• Nom
• Type
• Taille – taille exprimée en octets
• Langue – langue dans laquelle la pièce jointe a été définie
• Emplacement – emplacement du fichier
• Propriétaire – indique une entreprise dans le système pour laquelle la pièce jointe sera disponible (colonne masquée par défaut)

Au-dessous de la liste des pièces jointes, il y a un panneau de filtres permettant la revue des pièces jointes. Vous pouvez filtrer les pièces jointes par la taille et la méthode d’enregistrement. Pour limiter la taille des pièces jointes enregistrées dans la base, allez dans le Système → Configuration → Ordinateur et cochez la case Limiter l’espace pour les pièces jointes dans la base jusqu’à. Le champ Espace libre a un caractère informatif et indique la quantité de l’espace libre destiné à stocker les pièces jointes enregistrée.

À droite de la liste, il y un champ de prévisualisation de la pièce jointe. Le système est doté d’éditeurs intégrés dédiés aux fichiers au format PDF, Word et Excel. Grâce à cela, il est possible d’afficher le fichier directement dans la fenêtre d’aperçu sans qu’il soit nécessaire d’installer les programmes externes. L’utilisateur peut afficher les fichiers Word et Excel sans avoir le produit Microsoft Office installé et les fichiers PDF sans le navigateur PDF Viewer installé.

Outre les boutons standards dédiés à la gestion des listes (d’ajout/de modification/de suppression/d’actualisation) vous trouverez également dans le menu le groupe de boutons permettant d’effectuer les opérations en série sur les pièces jointes. Pour que l’utilisateur puisse les utiliser, il doit faire partie d’un groupe d’opérateurs ayant le droit sur ce type d’opérations. Ce droit est disponible dans la fiche du groupe d’opérateurs dans l’onglet Autres droits (menu Configuration → Structure d’entreprise → Groupes d’opérateurs).

[Ajouter] – permet d’ajouter une ou plusieurs pièces jointes

• à la base de données
• au dossier des pièces jointes
• à l’adresse Internet

[Copier] – permet de copier une ou plusieurs pièces jointes

• à la base de données
• au dossier des pièces jointes

[Transférer] – permet de transférer une ou plusieurs pièces jointes

• à la base de données
• au dossier des pièces jointes

[Définir le propriétaire] – l’utilisateur connecté à la société mère peut choisir l’une de deux options :

• Tous – la pièce jointe sera disponible dans toutes les entreprises définies dans le système
• Sélectionné – la pièce jointe sera disponible dans l’entreprise concrète, indiquée par l’utilisateur et dans ses centres subordonnés

À partir d’autres centres, seule l’option Tous est disponible.

La définition du propriétaire a une influence sur la visibilité des pièces jointes sur la liste. Toutes les pièces jointes sont affichées sur la liste des pièces jointes depuis la société mère. Cependant, pour les autres centres, seules les pièces jointes dont le propriétaire est l’entreprise à laquelle est connecté l’utilisateur et celles pour lesquelles l’option Tous est définie sont affichées.

Pour définir une nouvelle pièce jointe, cliquez sur le bouton [Ajouter] dans le menu d’accès rapide ou dans le groupe de boutons Liste.

Le menu offre les boutons standards d’enregistrement et de fermeture du formulaire. Le groupe de boutons Pièces jointes met à votre disposition les options suivantes :

[Charger à partir d’un fichier] – permet de charger un fichier de la pièce jointe depuis un emplacement indiqué sur l’ordinateur Une fois le fichier sélectionné, certaines informations sont automatiquement remplies sur le formulaire de la pièce jointe

[Scanner] – permet de charger le fichier scanné directement dans la pièce jointe

[Aperçu du fichier] – ce bouton permet de faire l’aperçu d’une pièce jointe dans une application externe responsable de la lecture du fichier d’un type donné dans un système d’exploitation

[Enregistrer dans le fichier] – enregistre une pièce jointe dans un emplacement indiqué sur l’ordinateur, par exemple, lorsqu’une pièce jointe a été ajoutée suite à la numérisation

Le formulaire de la pièce jointe se compose d’onglets suivants : Général, Objets et Attributs.

Onglet Général

Dans le formulaire, le système met à disposition les éléments suivants qui définissent une pièce jointe :

• Code – champ obligatoire avec une valeur unique. Si l’utilisateur ne saisit aucune valeur, ce champ sera rempli avec le nom de la pièce jointe sans extension une fois le fichier chargé.
• Nom – champ obligatoire, il ne doit pas être unique. Si l’utilisateur ne saisit aucune valeur, ce champ sera rempli avec le nom de la pièce jointe sans extension une fois le fichier chargé.
• Actif – ce paramètre est coché par défaut. Une fois vous décochez ce paramètre, il sera impossible d’ajouter la pièce jointe à l’objet.
• Langue – une liste déroulante permettant de sélectionner la langue dans laquelle le nom de la pièce jointe est défini. La liste des langues prises en charge dans le système est chargée à partir du répertoire universel Langues.
• Propriétaire – champ permet de sélectionner le propriétaire de la pièce jointe
  • Au niveau de la société mère, la société mère sera définie par défaut dans le champ Propriétaire mais vous pouvez choisir un autre centre de type Entreprise et l’option Tous. En fonction de l’option choisie, la disponibilité de la pièce jointe est déterminée dans la structure d’entreprise. Après avoir indiqué une entreprise concrète, la pièce jointe sera disponible dans les autres centres qui lui sont subordonnés.
  • Au niveau d’un autre centre, le système affiche par défaut dans le champ Propriétaire l’entreprise à laquelle l’opérateur est connecté. Il est possible de modifier le propriétaire en sélectionnant uniquement l’option Tous.

Si vous ne complétez pas les données citées ci-dessus, elles seront remplies automatiquement après le chargement du fichier de la pièce jointe via le bouton [Charger à partir d’un fichier] :

• Type – champ permettant de sélectionner à partir de la liste déroulante l’un des types de pièces jointes définis dans le répertoire universel Types de pièces jointes
• Taille – taille de la pièce jointe exprimée en octets
• Format de données – extension des données, par exemple *.bmp pour une image bitmap
• Enregistrement – permet de déterminer l’emplacement d’enregistrement de la pièce jointe. La valeur par défaut est chargée à partir de la définition du type de pièce jointe du répertoire universel Types de pièces jointes
  • Fichier dans la base – si la taille du fichier dépasse la taille définie en octets pour ce type de pièce jointe, le système ne permettra pas d’enregistrer la pièce jointe et le message approprié va s’afficher.
  • Fichier dans le dossier des pièces jointes
  • Site Web
• Site Web – champ indique directement le chemin d’accès au fichier sur le disque

Dans la section Disponibilité, vous pouvez décider de la disponibilité de la pièce jointe dans les modules/applications qui coopèrent avec le système Comarch ERP Standard :

• B2B
• Mobile
• e-Shop
• wszystko.pl (paramètre disponible uniquement dans la version polonaise de la base de données)
• Enchère eBay
• BI
• Retail
• WMS Management et WMS Warehouseman – affichés uniquement après l’installation de Comarch WMS Management et Comarch WMS Warehouseman

La section Traductions permet d’ajouter un fichier de la pièce jointe dans une langue autre que celle actuellement définie.

Pour ajouter une nouvelle traduction, cliquez sur le bouton [Ajouter] situé dans le panneau ergonomique de la section Traductions ou dans le groupe de boutons Traductions du menu, sélectionnez une pièce jointe appropriée à partir de la liste dans une autre langue et validez votre choix en cliquant sur le bouton [Sélectionner].

Si vous supprimez la traduction, elle sera également supprimée pour les autres pièces jointes auxquelles elle a été ajoutée.

Onglet Objets

Dans l’onglet Objets, il y a une liste des objets auxquels une pièce jointe donnée a été assignée dans le système. À partir de ce niveau, vous pouvez modifier un objet en cliquant sur le bouton [Modifier]. L’assignation des pièces jointes aux objets a été décrite dans l’article Assigner les pièces jointes à un objet.

Onglet Attributs

Dans l’onglet Attributs, il est possible d’ajouter les attributs à une pièce jointe. Pour en savoir plus, consultez l’article Assigner les valeurs d’un attribut à un objet.

L’assignation des pièces jointes aux objets est réalisée lors de l’ajout/de la modification d’un objet (un nouvel article, par exemple). Pour cela, allez dans l’onglet Pièces jointes et cliquez sur le bouton [Ajouter]. Ceci fait, la liste des pièces jointes disponibles est ouverte. À partir de cette liste, vous pouvez indiquer les fichiers qui seront assignés à cet objet. Il est également possible de charger une pièce jointe à partir d’un fichier sur le disque de l’ordinateur et de la numériser directement.

Si plusieurs pièces jointes sont assignées à un objet, le paramètre coché dans la colonne Par défaut indiquera la pièce jointe par défaut pour cet objet.

L’utilisateur peut déterminer la disponibilité et le paramètre Par défaut de la pièce jointe dans les différentes applications/modules qui coopèrent avec Comarch ERP Standard. WMS Management et WMS Warehouseman sont affichés uniquement après l’installation de WMS. Pour qu’une pièce jointe soit disponible, cochez la case (un double-clic dans le champ) dans la colonne souhaitée de l’application/du module. Cependant, pour définir le paramètre Par défaut, cliquez trois fois sur la case. Ceci fait, la case sera cochée et entourée de bordure.

Le système permet de spécifier l’ordre des pièces jointes à l’aide des boutons [Déplacer vers le haut] et [Déplacer vers le bas] ou la méthode drag and drop. L’ordre des pièces jointes est pris en compte par exemple durant la synchronisation des objets de Comarch e-Shop et dans l’affichage des pièces jointes dans la boutique Internet.