Le plan comptable désigne un ensemble de tous les comptes comptables, les liaisons entre eux, ainsi que les opérations possibles à effectuer.

Plan comptable – informations générales

Voici les traits caractéristiques du plan comptable :

• plan comptable séparé pour chaque centre de type Entreprise
• numéro de chaque compte peut être alphanumérique
• quantité illimitée des comptes synthétiques
• comptabilisation sur le compte synthétique, à condition que ce dernier ne possède aucun compte analytique
• compte analytique peut avoir un sous-compte analytique
• la comptabilisation peut avoir lieu uniquement sur le niveau le plus bas
• comptes peuvent être tenus en devises différentes

La fonctionnalité du plan comptable est disponible au niveau de la Comptabilité → [Plan comptable].

Le plan comptable peut être affiché sous forme de :

• Arborescence – structure hiérarchique
• Liste – structure plate

La liste est dotée des boutons standards qui sont décrits dans l’article Boutons standards et des options suivantes :

• [Ajouter un compte au même niveau] – permet d’ajouter un compte au même niveau que le compte sélectionné
• [Ajouter un compte à un niveau inférieur] – permet d’ajouter un compte subordonné par rapport au compte sélectionné. Le bouton est inactif si la comptabilisation a été commencée avec le compte sélectionné ou si ce compte est en devise.
• [Modifier le compte] – permet l’aperçu des paramètres du compte
• [Supprimer le compte] – permet de supprimer le compte. Le compte comptable peut être supprimé à condition qu’il ne soit pas encore utilisé dans le système par exemple dans l’écriture définitive, note comptable, opération caisse/banque (en tant que compte de contrepartie).
• [Tout réduire] – en cas de la structure d’arborescence, elle permet de réduire le plan comptable jusqu’aux comptes synthétiques
• [Tout dérouler] – en cas de structure arborescente, elle permet de dérouler le plan comptable en visualisant les comptes synthétiques et analytiques.
• [Écritures comptables] – affichage des écritures comptables pour un compte en question.
• [Balance générale] – calcul de la balance générale pour un compte en question.
• [Lettrages] – permet d’afficher la liste des lettrages pour un compte en question. L’affichage de la liste des lettrages est possible uniquement depuis le compte lettrable étant au dernier niveau.
• [Assistant du plan comptable] – permet de générer le plan comptable modèle Ce bouton est disponible jusqu’à l’ajout du premier compte comptable.
• [Exporter] et [Importer] – permettent d’exporter et d’importer un plan comptable
• [Mettre à jour le plan comptable] – permet de mettre à jour le plan comptable sur la base de la période comptable précédente. Le système déplace uniquement des comptes avec le paramètre Créer un compte dans la prochaine période coché qui n’existent pas encore dans la période en cours. Durant la mise à jour du plan comptable, les schémas de numérotation des comptes sont aussi déplacés. Le système met à jour des associations dans le formulaire du compte, conformément à la définition des schémas de numérotation.

Filtrer le plan comptable

Options dans la fenêtre du plan comptable :

• Tapez le nom du compte recherché et Tapez le numéro du compte recherché – permettent de retrouver rapidement le compte souhaité après avoir entré son numéro ou son nom. Une fois le numéro ou le nom saisis, le système mettra automatiquement en surbrillance le compte recherché sur le plan comptable.
• Uniquement actif – permet de restreindre le plan comptable aux comptes qui sont marqués comme « actifs ».
• Période comptable en cours – ce champ indique la période comptable en cours, associée au plan comptable affiché. Vous ne pouvez pas le modifier.

Vous trouverez la description détaillée du fonctionnement des filtres dans la catégorie Rechercher et filtrer les données.

Autres options de filtrage du plan comptable :

• Comptes recherchés – permet d’afficher ou de cacher des comptes (paramètre Exclure ces comptes coché) comportant la phrase spécifiée dans le champ.

• Niveau – vous pouvez déterminer les niveaux par lesquels vous voulez filtrer les comptes. Valeurs disponibles : Tous (liste illimitée), 1 (comptes de niveau 1), 2 (comptes de niveaux 1 et 2) etc., jusqu’à 5 qui est le plus bas, Uniquement les comptes auxiliaires, Niveau le plus bas
• Type – permet de filtrer les comptes comptables par leur type : Valeurs disponibles : Tous, Feuille de bilan et de résultat, Feuille de bilan, Feuille de résultat, Hors-balance et Lettrable.
• Du compte, Au compte – permet de spécifier une plage de comptes affichés.
• Afficher les sous-comptes auxiliaires – une fois cette case cochée, le système prend en compte les comptes auxiliaires analytiques lors du filtrage. Une fois la case décochée, le système n’affiche que les comptes auxiliaires synthétiques. Cependant, les comptes auxiliaires analytiques ne sont pas affichés.

Balance générale pour un compte en question

Pour calculer la balance générale pour un compte souhaité, sélectionnez-le sur la liste et cliquez sur le bouton [Balance générale] à partir du groupe de boutons Relevés. Après cela, la fenêtre de la balance générale s’affiche pour un compte sélectionné.

Les calculs peuvent être faits pour une période comptable et partielle sélectionnée, ainsi que pour un intervalle de temps, devise du compte précis. Il est aussi possible de prendre en compte les écritures dans le brouillon (le paramètre Prendre en compte le brouillon coché).

Pour calculer le récapitulatif, cliquez sur le bouton [Calculer].

Générer le plan comptable modèle

L’option de génération du plan comptable permet de créer un plan comptable modèle pour l’entreprise.

Le plan comptable généré varie en fonction des paramètres choisis :

• Formé de propriété
• Secteur d’activité
• État des coûts

Importer/Exporter le plan comptable

Le système permet d’importer le plan comptable depuis un fichier XLM ou XLS. Le fichier avec le plan comptable peut être utilisé pour créer des comptes dans différentes périodes.

Le plan comptable sera importé, à condition que les données dans le fichier soient correctes. Si l’import échoue (la devise du compte n’est pas disponible dans le système, par exemple), cela sera enregistré dans le journal système et le compte sera ignoré.

Vous trouverez la description de cette fonctionnalité dans le bulletin Comarch ERP Standard – Bulletin technique – Import du plan comptable avec un plan comptable modèle.

Le logiciel permet aussi d’exporter le plan comptable vers le fichier XML ou XLS. Le fichier exporté n’est pas associé à la période comptable.

Le système permet de définir la structure du numéro du compte (nombre de caractères) à des niveaux donnés et d’assigner le schéma de numérotation défini aux comptes synthétiques souhaités.

Les schémas de numérotation des comptes sont étroitement liés à une période comptable et à un plan comptable qui y est défini. Une autre numérotation des comptes peut être définie dans chaque période comptable. En outre, les schémas de numérotation sont transférés depuis la période comptable précédente lors du transfert/de la mise à jour du plan comptable.

Pour accéder à la liste des schémas de numérotation des comptes, choisissez dans le menu principal Configuration → Comptabilité → Numérotation des comptes.

La liste de numérotation des comptes se compose de la section Schémas de numérotation des comptes qui présente la liste des schémas de numérotation définis et de la section Exemple de numérotation des comptes qui présente l’aperçu de la structure du schéma de numérotation coché.

Pour ajouter un schéma de numérotation, cliquez sur le bouton [Ajouter]. Ceci fait, le formulaire d’une nouvelle numérotation apparaît. Vous devez y définir le nombre de caractères à des niveaux du compte donnés et indiquer les comptes synthétiques concernés par ce schéma de numérotation.

Le formulaire de numérotation des comptes se compose des éléments suivants :

Nom – champ permettant de taper le nom de la numérotation

Actif – paramètre permettant de mettre le schéma de numérotation actif. En désactivant le schéma de numérotation avec des comptes assignés, l’utilisateur décide si les associations aux comptes comptables doivent être aussi supprimées. Le schéma de numérotation inactif ne sera pas affiché sur la liste des schémas sélectionnés à partir du formulaire du compte comptable.

Niveaux – tableau permettant de saisir les niveaux d’ancrage des comptes se composant des colonnes suivantes :

• Niveau – le système saisit automatiquement les numéros des niveaux. Pour le compte synthétique, ce sera le chiffre 1 et pour les comptes analytiques, ce seront les chiffres suivants.
• Nombre de caractères – le nombre saisi dans ce champ correspond au nombre de caractères qui peuvent être insérés à des niveaux donnés du compte comptable. Les chiffres de 1 à 50 sont au choix.
• Contrainte – les options suivantes sont disponibles :
  • Jusqu’à ce nombre de caractères – une fois la valeur souhaitée choisie, vous pouvez ajouter à un niveau du compte autant de caractères qu’indiqué dans ce champ.
  • Exactement autant de caractères – après avoir saisi une valeur, vous devez ajouter à un niveau du compte autant de caractères qu’indiqué dans ce champ (ni plus ni moins).

Comptes comptables – tableau permettant d’indiquer les comptes pour lesquels le schéma de numérotation donné sera en vigueur.

Vous pouvez assigner également un schéma de numérotation au compte comptable au niveau du formulaire du compte dans l’onglet Supplémentaires. La suppression du compte comptable du plan entraîne sa suppression automatique du formulaire du schéma de numérotation.

Vous pouvez changer de schéma de numérotation pour un compte donné à un moment quelconque. Le nouveau schéma est valable pour les comptes nouvellement ajoutés. La numérotation des comptes déjà existants n’est pas vérifiée, le système affiche uniquement un message informant de la non-conformité du numéro du compte avec le schéma de numérotation nouvellement sélectionné mais il est possible d’assigner un tel schéma indépendamment de la définition du contrôle de numérotation.

La fonctionnalité des schémas de numérotation permet de définir les modes de contrôle d’exactitude du numéro du compte. Lors de l’ajout ou de la modification du compte dont le numéro ne satisfait pas aux conditions définies dans le schéma de numérotation qui lui est assigné, le système va afficher un message approprié en fonction de la valeur choisie pour le paramètre Contrôle de la numérotation des comptes disponible dans le Système → Configuration → Comptabilité → section Plan comptable.

Le contrôle d’exactitude du numéro du compte est exécuté pendant :

• l’ajout du compte de différents niveaux (par exemple, à partir de l’écriture comptable, solde d’ouverture, note comptable, schéma comptable)
• la modification du compte comptable

Les opérations de lecture, d’ajout, de modification et de suppression des comptes dépendent des droits appropriés à l’objet Compte synthétique/analytique attribués à un groupe d’opérateur donné (Configuration → Structure d’entreprise → Groupes d’opérateurs → modification du groupe d’opérateurs donné → onglet Objets).

Pour ajouter un compte comptable, cliquez sur le bouton [Ajouter un compte au même niveau] à partir de la Comptabilité → Plan comptable ou sur [Ajouter un compte à un niveau inférieur] dans le cas d’ajout du compte analytique. Un formulaire à remplir s’affichera.

Le formulaire du compte comptable se compose des éléments suivants :

Onglet Général

Numéro – champ permettant de saisir le numéro unique du compte. Le nombre maximal de caractères dans ce champ est 50 (avec les caractères « – ». Ce champ est obligatoire. En cas du compte analytique, la première partie du numéro est remplie automatiquement par le système sur la base du compte supérieur et la partie suivante est remplie par l’utilisateur.

Nom – ce champ est obligatoire. Vous pouvez définir le nom du compte dans les différentes langues disponibles dans le système (Configuration → Répertoires universels → Général → Langues). En ajoutant un compte comptable, vous devez entrer le nom du compte dans la langue que vous avez choisi pour vous connecter au système. Le nom du compte est toujours affiché dans une langue choisie par l’utilisateur pour se connecter au système. Si le nom du compte n’a pas été défini dans la langue de connexion, il est affiché dans la langue système (langue de la base de données).

Type de compte – paramètre spécifiant le type de compte. Les valeurs suivantes sont au choix : Comptes d’immobilisations, Comptes financiers, Comptes de stock et d’en-cours, Comptes de capitaux, Comptes de produits, Comptes de charges, Comptes de tiers, Comptes spéciaux. La liste des types de comptes dépend de la version linguistique.

Contrôle du solde – ce champ permet à l’utilisateur de préciser si le compte doit être soumis au contrôle du solde. Cela signifie que le système vérifiera si le compte possède un solde dans la colonne demandée. Si ce n’est pas le cas, le logiciel affichera un message approprié.

Devise – vous pouvez choisir la devise du compte. Il est possible de changer la devise jusqu’à l’ajout du premier compte analytique ou la saisie de la première écriture définitive pour le compte donné. Par défaut, c’est la devise système de l’entreprise où le compte comptable est ajouté qui s’affiche.

Compte auxiliaire – suite à la sélection de cette option, il est possible de préciser si le compte sera affecté dans le système à un client/fournisseur, un article, un employé, un entrepôt, une administration, une banque, un taux de TVA ou à une immobilisation. Si le paramètre Permettre l’ajout des comptes synthétiques auxiliaires n’est pas coché, la mise en relation des comptes avec une entité concrète ne sera possible qu’au niveau des comptes analytiques. Si le paramètre est coché, le compte peut être affecté à une entité concrète directement au niveau des comptes synthétiques.

Plage de numéros de [] à [] – champs disponibles uniquement pour les comptes synthétiques auxiliaires lorsque la numérotation est construite selon la plage de numéros. Vous trouverez des informations détaillées sur cette fonctionnalité dans l’article Comptes auxiliaires.

Compte lettrable – une fois la case est cochée, les comptes obtiennent le statut de compte lettrable. Dans le cas d’un compte analytique, le statut compte lettrable est attribué de la même manière que pour un compte synthétique et dans ce cas-là il n’est pas modifiable. Vous ne pouvez pas changer le statut d’un compte synthétique auquel sont déjà associés des comptes analytiques ou bien le compte a été utilisé dans le système.

Actif – si ce paramètre n’est pas coché, le compte devient inactif, ce qui empêche l’ajout des écritures comptables à ce compte.

Onglet Supplémentaires

Transférer le solde d’ouverture – paramètre définit si le solde de clôture du compte sera transféré à la nouvelle période comptable comme le solde d’ouverture.

Créer un compte dans la prochaine période – paramètre définit si le compte et tous les éléments y associés seront transférés à la nouvelle période comptable.

Numéro du compte à transférer – numéro qui sera attribué après le transfert du plan comptable à la période comptable qui suit.

N° du compte dans la prochaine période – permet d’associer les comptes lors du changement des périodes comptables. Si la prochaine période comptable n’est pas définie dans le système, le bouton est inactif.

Description – sert à saisir des informations supplémentaires sur le compte.

Schéma de numérotation – le schéma de numérotation assigné au compte comptable y est affiché. Vous trouverez la description détaillée de cette fonctionnalité dans l’article Numérotation des comptes comptables.

Onglet Comptes associés

Cet onglet présente les comptes comptables associés à un compte donné au cours des périodes comptables. Cette fonctionnalité garantit la continuité des comptes comptables. Elle est particulièrement importante en cas de transfert du plan comptable et du solde d’ouverture à la prochaine période comptable. L’association des comptes comptables est également importante en cas d’effectuer les lettrages au tournant des périodes comptables.

Onglet Description analytique

Le système permet d’insérer la description analytique sur le compte comptable qui peut être ensuite transférée vers une écriture comptable ou une note comptable. Vous trouverez la description détaillée de cette fonctionnalité dans le chapitre Description analytique sur les fiches des objets.

Onglets Attributs et Historique des modifications

Vous trouverez la description de ses onglets dans l’article Onglets Codes remise, Description analytique, Attributs, Pièces jointes et Historique des modifications.

Onglet Disponibilité

Dans l’onglet Disponibilité, vous pouvez décider de l’accès aux comptes comptables. La gestion de la disponibilité se fait au niveau du compte synthétique. Les comptes analytiques héritent de ces paramètres sans possibilité de les modifier.

Vous pouvez définir aussi bien le propriétaire du compte comptable que les centres où ce compte doit être disponible.

Les limitations de disponibilité pour les comptes comptables sont les suivantes :

• le plan comptable et la balance générale sont limités uniquement aux comptes disponibles dans un centre connecté.
• la balance générale n’affiche que les données pour les comptes comptables disponibles dans un centre connecté.
• il n’est pas possible de consulter le document comptable s’il contient une comptabilisation sur un compte indisponible dans un centre connecté. Cela concerne les documents suivants :
  • Écritures comptables
  • Notes comptables
  • Solde d’ouverture
• la liste des écritures sur un compte comptable ne présente que les comptabilisations introduites sur les comptes disponibles dans un centre connecté.
• il n’est pas possible de passer une écriture brouillon ni de comptabiliser à l’aide d’un schéma comptable contenant un élément avec un compte indisponible dans un centre connecté.

Comptes auxiliaires – informations générales

Chaque entreprise possède sa propre période comptable, plan comptable et une configuration individuelle des comptes auxiliaires. La configuration des comptes auxiliaires enregistrée pour un centre de type Entreprise est en vigueur dans tous les centres subordonnés par rapport à cette entreprise.

Les comptes auxiliaires sont les comptes avec les répertoires de valeurs assignés, à savoir :

• Client/fournisseur
• Articles
• Employés
• Entrepôts
• Administrations
• Banques
• Taux de TVA
• Immobilisations

Vous pouvez définir et configurer les comptes auxiliaires au niveau de la Configuration → Comptabilité → Comptes auxiliaires ou bien à partir de la Configuration → Répertoires universels → groupe : Types de comptes comptables.

Numérotation des comptes auxiliaires

Si vous configurez les comptes auxiliaires au niveau de la Configuration → Comptabilité → Comptes auxiliaires, vous pouvez spécifier la numérotation des comptes auxiliaires.

Les comptes analytiques auxiliaires peuvent être créés selon les critères suivants :

• Code
• Identifiant
• Plage de numéros
• Nom
• Symbole
• Valeur
• Numéro d’inventaire

Ce paramètre est défini séparément pour chaque répertoire.

Entité – répertoire de valeurs défini

Format du compte :

• Identifiant – compte basé sur un identifiant unique d’un objet de type :
  • Client/fournisseur
  • Article
  • Employé
  • Entrepôt
  • Administration
  • Banque
  • Immobilisation
• Code – compte basé sur un code/symbole unique des objets de type.
  • Client/fournisseur
  • Article
  • Employé
  • Entrepôt
  • Administration
  • Banque
  • Immobilisation
• Plage de numéros – les comptes sont créés en utilisant la plage de numéros définie par l’utilisateur.

Pour pouvoir créer un compte de cette manière, il faut :

• • enregistrer dans le plan comptable un compte pour lequel vous voulez définir la plage de numéros
  • définir sur les comptes auxiliaires que ce compte doit être créé sur la base de la plage de numéros et enregistrer
  • revenir au compte sur le plan comptable, définir la plage de numéros et enregistrer
  • revenir aux comptes auxiliaires, définir la plage de numéros et enregistrer
• Nom – compte pour les taux de TVA est créé sur la base du nom du taux de TVA, par exemple A 23%.
• Symbole – compte pour les taux de TVA est créé sur la base du symbole du taux de TVA, par exemple A.
• Valeur – compte pour les taux de TVA est créé sur la base de la valeur du taux de TVA, par exemple 23%.
• Numéro d’inventaire – compte pour les immobilisations est créé sur la base du numéro d’inventaire de la fiche d’immobilisation.

Nombre de caractères – champ avec une valeur numérique qui détermine la longueur du numéro du compte. C’est à sa base que le nombre de zéros remplissant le numéro du compte analytique pour obtenir la longueur déclarée est ajouté. Ce champ est actif seulement si l’option Identifiant ou Valeur est sélectionnée. La valeur par défaut de l’option Identifiant est 5, sa valeur minimale est 4 et sa valeur maximale est 50. La valeur par défaut de l’option Valeur est 2, sa valeur minimale est 1 et sa valeur maximale est 5.

Types de comptes auxiliaires

La liste des types de comptes auxiliaires est dynamiquement construite sur la base des types d’administrations qui sont définis par l’utilisateur dans les répertoires universels (Configuration → Répertoires universels → groupe Général).

En définissant un type donné du compte auxiliaire, vous pouvez définir une partie du numéro du compte et décider si le compte doit être créé automatiquement à l’enregistrement de la fiche de l’objet donné, par exemple de la fiche client/fournisseur.

Valeur – nom du type de compte

Actif – définit si un type donné de compte est utilisé dans le système.

Compte comptable – compte auquel les comptes analytiques appropriés doivent être ajoutés. Si le compte sélectionné n’est pas un compte auxiliaire, le système en informera en affichant un message approprié mais l’enregistrement sera toujours possible.

Auto-création – paramètre définissant si le compte de l’objet d’un type donné doit être créé automatiquement lors de l’ajout de l’objet. Si cette case est cochée, sur la fiche objet l’option Créer un compte sera activée pour un type donné de compte.

Scénarios de création des comptes auxiliaires

Les comptes auxiliaires peuvent être ajoutés manuellement ou automatiquement au niveau des documents : Solde d’ouverture, Notes comptables et Écritures comptables ainsi que lors de la comptabilisation des documents à l’aide des schémas comptables.

Création manuelle d’un compte synthétique auxiliaire

• Cliquez sur le bouton [Ajouter un compte au même niveau] à partir de la Comptabilité → Plan comptable dans le groupe Liste.
• Dans le formulaire du compte qui s’affichera, remplissez les champs obligatoires et cocher le paramètre Compte auxiliaire.
• Ensuite, sélectionnez le type du compte auxiliaire à créer. Vous pouvez choisir une des options suivantes : Clients/fournisseurs, Articles, Employés, Entrepôts, Administrations, Banques, Taux de TVA, Immobilisations.
• Cliquez sur l’option [Enregistrer].

Création manuelle d’un compte analytique auxiliaire

• Dans le plan comptable, sélectionnez le compte synthétique auxiliaire.
• Cliquez sur le bouton [Ajouter un compte à un niveau inférieur] dans le groupe Liste. Le formulaire du compte analytique auxiliaire s’affichera.
• Sélectionnez le type de compte auxiliaire (qui dépend du répertoire).
• Sélectionnez le client/fournisseur précis en cliquant sur le bouton [Clients/fournisseurs] (la désignation du bouton dépend du répertoire choisi sur le compte synthétique). Ceci fait, la liste des clients/fournisseurs définis dans le système s’affichera. Il faut sélectionner un client/fournisseur précis.
• Le code du client/fournisseur apparaîtra dans le numéro du compte si dans l’onglet de la configuration des comptes auxiliaires, vous avez sélectionné la création des comptes pour les clients/fournisseurs selon le code. Si vous avez choisi la création des comptes pour les clients/fournisseurs selon l’identifiant, ce sera l’identifiant du client/fournisseur de la base de données qui apparaîtra dans le numéro du compte.
• Le nom du compte sera rempli automatiquement avec le nom du client/fournisseur.

• Cliquez sur l’option [Enregistrer].

Création automatique d’un compte analytique auxiliaire pour un seul client/fournisseur sur l’écriture comptable

• Ajoutez une écriture comptable à l’aide du bouton [Ajouter] dans le menu Comptabilité → Liste des écritures. Remplissez les champs obligatoires dans le formulaire de l’écriture comptable qui s’affichera.
• Ensuite, cliquez sur le bouton [Ajouter à l’aide d’un formulaire] dans le groupe Écriture définitive. Le formulaire de l’écriture définitive s’affichera.

• Dans le champ Client/fournisseur, sélectionnez le client/fournisseur auquel vous voulez affecter un compte analytique.
• Dans les champs : Compte Débit/Compte Crédit, sélectionnez le compte synthétique/sous-compte auxiliaire auquel vous voulez associer le compte analytique du client/fournisseur. Les comptes nouvellement créés sont affichés en vert.
• Enregistrez le compte comptable

Création automatique d’un compte analytique auxiliaire pour un seul client/fournisseur dans le document du solde d’ouverture

• Ajoutez un document SO à l’aide du bouton [Ajouter] du groupe Liste dans le menu Comptabilité → Solde d’ouverture. Le formulaire du document de solde d’ouverture s’affichera.
• Ensuite, cliquez sur le bouton [Ajouter à l’aide d’un formulaire] dans le groupe Éléments. Un formulaire de l’élément du SO s’affichera.

• Dans le champ Compte, sélectionnez le compte synthétique/sous-compte auxiliaire auquel vous voulez associer un compte analytique et ensuite cochez le paramètre Créer un compte.
• Dans le champ Client/fournisseur, sélectionnez le client/fournisseur pour lequel vous voulez créer un compte analytique.
• Une fois les champs obligatoires remplis et le bouton [Enregistrer] cliqué, un message sur la création automatique du compte s’affichera. Les nouveaux comptes seront affichés en vert.

Création manuelle d’un compte synthétique auxiliaire

• Cliquez sur le bouton [Ajouter un compte au même niveau] à partir de la Comptabilité → Plan comptable dans le groupe Liste.
• Dans le formulaire du compte qui s’affichera, remplissez les champs obligatoires et cocher le paramètre Compte auxiliaire.
• Ensuite, sélectionnez le type du compte auxiliaire à créer. Vous pouvez choisir une des options suivantes : Clients/fournisseurs, Articles, Employés, Entrepôts, Administrations, Banques, Taux de TVA, Immobilisations.
• Suite au clic sur le bouton [Client/fournisseur] (nom du bouton dépend du type de répertoire), sélectionnez un client/fournisseur.
• Enregistrez le compte comptable

Création automatique d’un compte analytique auxiliaire lors de l’enregistrement d’un objet par exemple fiche client/fournisseur

• créer sur le plan comptable un compte auxiliaire synthétique auquel vous voulez ajouter un compte analytique (par exemple, compte auxiliaire synthétique pour les clients/fournisseurs)
• accéder à la Configuration → Comptabilité → Comptes auxiliaires, aller dans l’onglet Types de comptes, indiquer un type de compte auxiliaire souhaité et assigner le numéro du compte synthétique créé dans le plan comptable à une valeur prédéfinie affichée sur la liste (par exemple, pour le type de compte Client/fournisseur et pour l’option Client). Si le paramètre Auto-création est coché, le compte analytique sera automatiquement créé au moment d’enregistrer la fiche liée à un répertoire donné (par exemple, la fiche client).
• ajouter une nouvelle fiche liée à un répertoire concerné (par exemple, la fiche client/fournisseur). Si c’est un client, le système va suggérer le numéro du compte analytique dans l’onglet Comptabilité de la fiche client.
• Une fois le bouton [Enregistrer] cliqué pour une fiche donnée, le compte auxiliaire analytique d’un client/fournisseur va apparaître dans le plan comptable à condition que le paramètre Créer un compte soit coché à côté d’un compte en question. La définition du paramètre Créer un compte est copiée depuis la définition du type de compte auxiliaire.

• Le code du client/fournisseur apparaîtra dans le numéro du compte si dans l’onglet de la configuration des comptes auxiliaires, vous avez sélectionné la création des comptes pour les clients/fournisseurs selon le code. Si vous avez choisi la création des comptes pour les clients/fournisseurs selon l’identifiant, ce sera l’identifiant du client/fournisseur de la base de données qui apparaîtra dans le numéro du compte et le nom du compte sera rempli avec le nom du client/fournisseur.

Création d’un compte analytique auxiliaire à l’aide d’un schéma comptable

La création d’un compte auxiliaire analytique lié à un client/fournisseur, article, employé, entrepôt, administration, banque, taux de TVA ou immobilisation à l’aide d’un schéma comptable est décrite dans l’article Créer les comptes comptables via un schéma comptable sur la base des types de comptes auxiliaires.

Création d’un compte en devises en tant que sous-compte auxiliaire automatiquement à partir d’une opération caisse/banque

• cocher le paramètre Comptes en devises ajoutés en tant que sous-comptes analytiques dans la Configuration → Comptabilité.
• créer dans le plan comptable un compte auxiliaire synthétique dédié aux clients/fournisseurs
• dans la Configuration → Comptabilité → Comptes auxiliaires dans l’onglet Types de comptes, assigner le compte synthétique créé pour les clients, par exemple, et cocher la case Auto-création
• créer un compte auxiliaire analytique pour un client souhaité
• ajouter, par exemple, une opération DC en USD. Dans le champ Compte comptable, le système va suggérer un compte en devises correspondant. Une fois la case Créer un compte cochée et le bouton [Enregistrer] cliqué, le compte comptable suggéré sera créé dans le plan comptable.
• Une fois le compte 17_1COMARCH-USD créé dans le plan comptable et une opération caisse/banque établie pour le client COMARCH en devise système, le système va proposer dans le champ Compte comptable le compte 17_1COMARCH-EUR.

Création d’un compte analytique en devises automatiquement à partir d’une opération caisse/banque

• décocher le paramètre Comptes en devises ajoutés en tant que sous-comptes analytiques dans la Configuration → Comptabilité
• créer un compte auxiliaire synthétique dédié aux clients/fournisseurs
• dans la Configuration → Comptabilité → Comptes auxiliaires dans l’onglet Types de comptes, assigner le compte synthétique créé pour les clients, par exemple, et cocher la case Auto-création
• créer un compte auxiliaire analytique pour un client souhaité
• ajouter, par exemple, une opération DC en USD. Dans le champ Compte comptable, le système va suggérer un compte en devises correspondant. Une fois la case Créer un compte cochée et le bouton [Enregistrer] cliqué, le compte comptable suggéré sera créé dans le plan comptable.
• Une fois le compte 222COMARCH_USD créé dans le plan comptable et une opération caisse/banque établie pour le client COMARCH en devise système, le système va proposer dans le champ Compte comptable le compte 222-COMARCH.

Dans la pratique comptable en France et en Espagne, il existe une distinction entre les comptes synthétiques, analytiques et les auxiliaires associés par exemple à des clients/fournisseurs. Ce qui distingue le plan comptable français (espagnol) du polonais, c’est l’absence du tiret séparant les niveaux. Chaque niveau du compte est désigné avec un nombre de caractères déterminé.

Prenons comme exemple le compte numéro 752 : Revenus des immeubles non affectés à des activités professionnelles. Le compte 752 a été créé au niveau le plus élevé. On crée des niveaux suivants en ajoutant un caractère (sans tiret) au numéro du compte en question. Les comptes inférieurs (situés à un niveau inférieur) par rapport au compte 752 sont les suivants :

• 7521
• 7522
• 7523
• 7524
• 7525

À son tour, le compte 7521 est supérieur par rapport à d’autres comptes :

• 75211
• 75212

Similairement, les comptes analytiques (inférieurs) par rapport au compte 7522 commencent par le numéro 7522 (qui définit deux niveaux supérieurs). Ce sont par exemple les comptes :

• 75221
• 75222

Ainsi, dans la version française, la structure du plan comptable à plusieurs niveaux pourrait se présenter de la manière suivante :

• Niveau 1 : 221
• Niveau 2 : 2213
• Niveau 3 : 22135
• Niveau 4 : 221358
• Niveau 5 : 2213581

Créer la structure du plan comptable à plusieurs niveaux

Vous pouvez créer un autre niveau en ajoutant un ou plusieurs caractères au numéro du compte supérieur. La façon dont on crée la structure du plan comptable à plusieurs niveaux est présentée ci-dessous sur l’exemple de l’ajout d’un compte lettrable auxiliaire pour un client/fournisseur.

• Création du compte supérieur numéro 111

• Création d’un compte auxiliaire à un niveau inférieur

C’est une étape importante lors de laquelle il est nécessaire de saisir le numéro du compte complet dans le champ adéquat. Cela veut dire que le chiffre déterminant le niveau du compte doit être précédé du numéro du compte supérieur. Dans l’exemple ci-dessus, on tape le numéro du compte supérieur 111 et on y ajoute le caractère 1. Le système suggère automatiquement le numéro du compte supérieur (sans possibilité de le modifier) – c’est à l’utilisateur de le compléter avec un caractère approprié lié au compte analytique. Ainsi, on crée le compte 1111, inférieur (situé à un niveau inférieur) par rapport au compte 111.

• Affectation du compte auxiliaire à un client/fournisseur

À partir de l’onglet Comptabilité dans la fiche client/fournisseur, vous pouvez vous référer au plan comptable et sélectionner le compte auxiliaire qui vous intéresse.

Le système suggère un numéro du compte avec tiret, mais une fois l’option Créer un compte cochée, le compte numéro 1111COMARCH sera créé sans tiret.

Vous pouvez aussi créer un compte auxiliaire du client/fournisseur directement au niveau du plan comptable en complétant correctement les champs. Premièrement, il est indispensable de saisir le numéro complet du compte, cela veut dire, d’ajouter le mot Comarch au numéro du compte auxiliaire 1111 déjà existant. Ainsi, vous créerez un compte avec le numéro 1111COMARCH situé au 3e niveau du plan comptable. La deuxième condition à remplir est de sélectionner un client précis via le bouton [Client/fournisseur].

Créer les comptes comptables à l’aide du schéma comptable

La création des comptes à l’aide des schémas comptables dans la version française/espagnole se déroule de la même manière que dans la version standard. Cela veut dire que si vous voulez créer un compte analytique (inférieur) à l’aide d’un schéma comptable, vous devez saisir les numéros des comptes avec le tiret dans les champs de l’élément du schéma. Le seul rôle des tirets est de déterminer le niveau auquel vous voulez ajouter le compte. Pourtant, le numéro final du compte ne comportera pas ces tirets.

L’option Comptabilisations périodiques permet de créer les comptes selon le même principe.

Créer les comptes comptables – d’autres possibilités

Dans les autres endroits du système où l’on peut créer des comptes comptables, il faut saisir les numéros des comptes avec les tirets (pour définir les niveaux analytiques), mais sans guillemets « ».

Vous pouvez le faire dans l’emplacement suivant : Écritures comptables, Notes comptables, Opérations c/b, Répertoires : Client/fournisseur, Employé, Administration, Article, Entrepôt, Banque, Taux de TVA, Immobilisations dans l’onglet Comptabilité.

Affectation des numéros de comptes

En sélectionnant un compte, par exemple, dans un registre caisse/banque, vous devez entrer le numéro d’un compte existant sans tiret ni d’autres caractères supplémentaires. Par exemple, dans la fenêtre du registre, vous pouvez entrer le numéro du compte suivant : 10011. Ce compte est inférieur par rapport au compte 1001 qui, à son tour, est inférieur par rapport au compte n° 100 situé au niveau le plus élevé.

En Allemagne, il n’est pas nécessaire de créer ni visualiser le plan comptable à la structure arborescente.

En Allemagne, les comptes synthétiques et analytiques ne sont pas utilisés. Il n’existe que les comptes supérieurs (Grand livre) et les comptes auxiliaires rattachés aux clients/fournisseurs (livre auxiliaire). Les numéros des comptes auxiliaires sont créés à partir d’un intervalle de chiffres déterminé, par exemple, de 10000 à 69999 pour les créances et de 70000 à 99999 pour les dettes. Les comptes auxiliaires ne sont pas situés au-dessous d’un compte supérieur, mais à la fin du plan comptable, après tous les comptes supérieurs.

L’utilisateur de la version allemande peut :

• ajouter les comptes du Grand livre uniquement au premier niveau
• ajouter au premier niveau les comptes auxiliaires directement liés à une entité (paramètre dans la Système → Configuration → Comptabilité : Permettre l’ajout des comptes synthétiques auxiliaires)
• ajouter les comptes du livre auxiliaire à un niveau suivant via l’option [Ajouter un compte auxiliaire]. Cette option n’est accessible que pour les comptes paramétrés comme comptes auxiliaires.

Les comptes auxiliaires :

• sont toujours associés à un compte supérieur.
• plusieurs comptes auxiliaires peuvent être liés à un seul compte du Grand livre.
• le numéro du compte est toujours unique.