Il existe deux modèles de travail distincts relatifs à la gestion des comptes bancaires d’une unité économique.

• Registre basé sur un relevé bancaire reçu – Dans le premier modèle, conforme aux règles étant en vigueur p.ex., en Pologne, permet de répertorier les opérations liées à la réalisation d’une transaction sur un compte bancaire après avoir reçu un relevé bancaire. Suite à sa réception (sous forme papier ou de fichier), les opérations sont enregistrées et ensuite comptabilisées.
• Enregistrement en cours des opérations et l’utilisation de « Bank Reconciliation » – Le deuxième modèle, conforme aux règles/à la pratique étant en vigueur p.ex., en France, permet de répertorier au courant les opérations liées à la réalisation d’une transaction sur un compte bancaire. Cela veut dire que l’opération bancaire est enregistrée au moment de délivrance à une banque d’un ordre de virement. Une fois le relevé bancaire reçu, les transactions sont vérifiées de deux côtés – dans le registre de l’entreprise et dans la banque.

Pour accéder à cette fonctionnalité, choisissez l’option Rapprochement bancaire dans le menu Comptabilité. La liste avec les rapprochements bancaires est créée dans le cadre d’une entreprise et se réfère à la devise système de cette entreprise.

Le menu du formulaire est doté des boutons standards et en plus des options suivantes :

• [Rapprochement des retraits] – bouton actif jusqu’au moment de sa sélection. Suite à la sélection, il devient inactif et dans le champ Type la valeur Rapprochement des retraits est définie.
• [Rapprochement des dépôts] – bouton actif jusqu’au moment de sa sélection. Suite à la sélection, il devient inactif et dans le champ Type la valeur Rapprochement des dépôts est définie.
• [Rapprochement bancaire] – bouton actif jusqu’au moment de sa sélection. Suite à la sélection, il devient inactif et dans le champ Type la valeur Rapprochement bancaire est définie. Cette option est par défaut après avoir ouvert le formulaire du Rapprochement bancaire.
• [Importer] – bouton disponible après avoir sélectionné un registre et une période. Il permet de charger un élément du relevé bancaire.
• [Manuellement] – bouton disponible après avoir sélectionné un registre ou une période. Le bouton est actif après l’importation d’un élément du relevé. Il permet de revenir au rapprochement manuel du mois actuel. Une fois le bouton cliqué, le message suivant s’affiche : « Si vous revenez au rapprochement manuel, tous les rapprochements du mois en cours seront annulés. Êtes-vous sûr de vouloir effectuer cette opération? » permettant de prendre une décision.

Le formulaire de rapprochement bancaire a été divisé en sections suivantes :

Section Général

Voici les éléments disponibles dans cette section :

• Type – valeur définie sur la base des boutons [Rapprochement des retraits], [Rapprochement des dépôts], [Rapprochement bancaire]. En fonction de l’option choisie dans les sections Écritures comptables et Relevé bancaire les opérations de type DC, RC ou les deux sont présentées.
• Registre – permet d’indiquer un registre de type Banque
• Période – permet de spécifier le mois de la période comptable à laquelle l’utilisateur est connecté

Section Options

Voici les paramètres disponibles dans cette section :

• Sélectionner manuellement – le paramètre disponible après l’importation du relevé bancaire. Si ce paramètre est décoché et que vous sélectionnez un élément sur l’une des listes, le système retrouve automatiquement et met en surbrillance les éléments correspondants sur l’autre liste. Si le paramètre est coché, vous devez sélectionner manuellement les éléments sur la seconde liste.
• Non rapproché – si ce paramètre est coché, le système affiche les écritures comptables non rapprochées. S’il est décoché, ces écritures sont masquées.
• Rapproché – si ce paramètre est coché, le système affiche les écritures comptables rapprochées. S’il est décoché, ces écritures sont masquées.

Section Soldes

Voici les champs disponibles dans cette section :

• Ouverture – champ à remplir lors du premier rapprochement avec un compte bancaire. Dans les mois suivants, le solde d’ouverture est rempli sur la base du solde de clôture du mois précédent sans possibilité de modification.
• Clôture – champ obligatoire rempli de façon manuelle. S’il est nécessaire de modifier la valeur saisie, il faut utiliser le bouton [Modifier].

Section Supplémentaires

Voici les champs disponibles dans cette section :

• Différence – champ non modifiable, calculé automatiquement en tant que différence du solde d’ouverture et du solde de clôture.
• Commissions bancaires – champ à remplir de façon manuelle
• Intérêts dus – champ à remplir de façon manuelle

Pour comptabiliser ces valeurs, cliquez sur le bouton [Comptabiliser] situé près du champ comprenant le montant à comptabiliser. Pour que la comptabilisation soit possible, il est nécessaire de définir préalablement un schéma comptable pour chaque type de non-conformités dans la configuration du système (Système → Configuration → Comptabilité → section Général). Les schémas des non-conformités assignés devraient être ajoutés pour le type de document suivant : l’opération c/b. La description de la fonctionnalité des schémas comptables a été décrite dans la catégorie Schémas comptables.

Section Récapitulatif

La section se compose des champs d’information non modifiables :

• Solde de clôture – valeur du champ de Clôture de la section Soldes
• Solde de règlements – valeur calculée sur la base du solde d’ouverture et de la valeur des opérations rapprochées
• Différence – valeur calculée en tant que différence entre le solde de clôture et le solde de règlements

Section Écritures comptables

La section est divisée en liste des écritures comptables et tableau avec le récapitulatif des valeurs rapprochées et non rapprochées.

Boutons liés au rapprochement des écritures :

• [Rapprocher] – permet de rapprocher l’écriture comptable sélectionnée
• [Annuler] – permet d’annuler le rapprochement de l’écriture comptable sélectionnée
• [Supprimer] – permet de supprimer les éléments qui ont été importés et non rapprochés en cas de l’option d’importation des opérations
• [Rechercher] – permet de rechercher une écriture comptable qui ne se trouve pas dans la période définie. Une fois cliqué, le système affiche la liste des opérations c/b où l’utilisateur peut sélectionner une écriture qui sera ajoutée à la liste des écritures comptables dans la fenêtre du rapprochement bancaire
• [Tout rapprocher] – si vous cliquez sur ce bouton, toutes les écritures qui se correspondent seront automatiquement rapprochées. Le bouton est affiché en cas de l’option d’importation des opérations.

Section Relevé bancaire

Cette section est disponible après l’importation du relevé bancaire à l’aide du bouton [Importer].

Elle regroupe les informations relatives aux éléments chargés du relevé bancaire à rapprocher avec les écritures comptables.

Les sections Écritures comptables et Relevé bancaire comprennent le récapitulatif des opérations rapprochées et non rapprochées par colonne :

• Nom – statut du rapprochement : Rapproché, Non rapproché, Total
• Dépenses #, Recettes #, Total # – nombre d’éléments de type donné et au total divisé selon le statut
• Dépenses, Recettes, Total – valeur des éléments de type donné et au total divisé selon le statut

Pour faire un rapprochement d’un relevé reçu, par exemple, sous forme papier avec les écritures comptables saisies dans le système, sélectionnez dans le menu Comptabilité le bouton [Rapprochement bancaire] et ensuite dans la section Général du formulaire indiquez le registre bancaire et la période pour laquelle le rapprochement sera créé. Dans la section Soldes, remplissez le champ Clôture et Ouverture en cas du premier rapprochement dans le registre donné.

Le système affichera la liste des écritures comptables saisies dans la période indiquée sur le compte rattaché au registre bancaire sélectionné.

Si les données du relevé bancaire sont conformes aux écritures comptables présentées dans la section Écritures comptables, vous sélectionnez une écriture et ensuite cliquez sur le bouton [Rapprocher]. Suite au rapprochement, la couleur des écritures change sur la liste.

En cas d’erreur, le rapprochement peut être annulé. Pour ce faire, sélectionnez une écriture rapprochée et cliquez sur le bouton [Annuler].

Pour faciliter le processus de rapprochement des écritures, les paramètres suivants sont disponibles dans la section Options :

• Non rapproché – si ce paramètre est coché, le système affiche les écritures comptables non rapprochées. S’il est décoché, ces écritures sont masquées.
• Rapproché – si ce paramètre est coché, le système affiche les écritures comptables non rapprochées. S’il est décoché, ces écritures sont masquées.

Dans la section Supplémentaires, le système permet de comptabiliser la différence entre le solde d’ouverture et de clôture, les commissions bancaires et les intérêts dus.

Pour faire un rapprochement de l’état du compte comptable avec un relevé bancaire, il faut importer le relevé dans le système. Pour ce faire, cliquez sur le bouton [Importer] dans le groupe Paramètres du menu supérieur.

Ceci fait, le formulaire de l’import des éléments du relevé bancaire s’affiche. Dans le champ Format du fichier, il faut d’abord sélectionner le format propre à un relevé que vous souhaitez lire ainsi que la méthode d’encodage dans le champ Encodage. Ensuite, chargez le relevé, sélectionnez les éléments du relevé et importez les données dans le système à l’aide du bouton [Importer l’opération sélectionnée]. Le système ne génère pas les opérations chargées, mais il les charge d’un relevé pour faciliter le processus de comparaison.

Les formats et l’importation des virements sont décrits en détail dans la catégorie Virements.

Après l’importation, vous pouvez revenir au rapprochement manuel via le bouton [Manuellement].

L’import du relevé entraîne la division de la fenêtre du rapprochement bancaire en deux parties :

• Écritures comptables – liste affichée à gauche avec les informations sur les opérations bancaires comptabilisées
• Relevé bancaire – liste des opérations du relevé bancaire affichée à droite

Au-dessous de chaque liste, il y a un tableau récapitulant les montants rapprochés et non rapprochés.

Pour faciliter le processus de rapprochement, les paramètres suivants sont disponibles dans la section Options :

• Sélectionner manuellement – si ce paramètre est décoché et que vous sélectionnez un élément sur l’une des listes, le système retrouve automatiquement et met en surbrillance les éléments correspondants sur l’autre liste. Si le paramètre est coché, vous devez sélectionner manuellement les éléments sur la seconde liste.
• Non rapproché – si ce paramètre est coché, le système affiche les écritures comptables non rapprochées. S’il est décoché, ces écritures sont masquées.
• Rapproché – si ce paramètre est coché, le système affiche les écritures comptables rapprochées. S’il est décoché, ces écritures sont masquées.

En outre, il y a aussi des boutons situés entre les sections Écritures comptables et Relevé bancaire :

• [Rapprocher] – ce bouton permet le rapprochement d’une écriture comptable mise en surbrillance avec une opération du relevé bancaire sélectionnée.
• [Annuler] – annule le rapprochement d’une écriture comptable sélectionnée avec une opération du relevé bancaire sélectionnée.
• [Supprimer] – permet de supprimer les éléments importés qui ne sont pas rapprochés.
• [Rechercher] – permet de retrouver une écriture comptable qui n’appartient pas à la période définie. Quand on clique sur ce bouton, le système affiche une liste des écritures comptables où vous pouvez indiquer l’écriture qui sera ajoutée à la liste des écritures comptables dans la fenêtre du rapprochement bancaire.
• [Tout rapprocher] – si vous cliquez sur ce bouton, toutes les écritures qui se correspondent seront automatiquement rapprochées.

Dans la section Supplémentaires de la liste du rapprochement bancaire, le système permet de comptabiliser la différence entre le solde d’ouverture et de clôture, les commissions bancaires et les intérêts dus.