Les répertoires universels stockent les valeurs définies pour les différents objets système. Ces valeurs peuvent être utilisées à plusieurs reprises dans le système sans qu’il soit nécessaire de les définir dans le système chaque fois à nouveau.

Pour afficher la liste des répertoires, choisissez le menu Configuration → Général → Répertoires universels.

Les répertoires sont regroupés en catégories qui sont présentées dans une liste à deux niveaux sous forme d’arborescence. Les noms des catégories déterminent les zones fonctionnelles principales du système où les différents répertoires sont utilisés. Les catégories sont présentées en ordre alphabétique.

Les valeurs définies pour un répertoire sélectionné sur l’arborescence sont présentées sur la liste à droite. Le bleu indique les valeurs prédéfinies qu’on ne peut pas supprimer. Le noir est réservé aux valeurs ajoutées par l’utilisateur. Les valeurs par défaut sont mises en gras.

La liste des valeurs pour la plupart des répertoires universels se compose de colonnes suivantes :

• Nº – nombre ordinal
• Valeur – des valeurs définies pour un répertoire
• Description – informations supplémentaires
• Par défaut – paramètre indique une valeur par défaut
• Actif – la case cochée veut dire qu’une valeur peut être utilisée dans le système

Les valeurs sont ajoutées à un répertoire directement sur la liste à l’aide du bouton [Ajouter] disponible dans le groupe de boutons Liste des valeurs.

Le type de valeur dépend du type de répertoire donné et il est défini lors de la création ou modification du répertoire. La description détaillée de la définition du répertoire se trouve dans l’article Définir un répertoire universel.

Les répertoires universels prédéfinis sont regroupés selon les zones fonctionnelles dans lesquelles ils sont utilisés. Vous trouverez la description des différents groupes de répertoires dans les articles consacrés aux zones fonctionnelles concrètes :

• Attributs
• CRM 
• Traitement des données à caractère personnel 
• Réclamations
• Immobilisations
• Transactions
• Types de comptes comptables
• Impressions du registre de vente
• Impressions du registre d’achat
• Général

Une partie des répertoires de ce groupe a été décrite dans les articles appartenant à la catégorie Commerce et entrepôt. Les autres répertoires du groupe Général :

• • Types de messageries instantanées – valeurs du répertoire utilisées dans la définition des données de contact du client/fournisseur
  • Types de fonctions – valeurs du répertoire utilisées dans la définition d’une personne de contact. Elles déterminent sa relation avec le client/fournisseur (Administrateur, Directeur, Employé, etc.)
  • Titres – titres utilisés dans la définition d’une personne de contact, les valeurs prédéfinies sont : M. Mme
  • Titres scientifiques – valeurs utilisées dans la définition d’une personne de contact
  • Types de pièces jointes – valeurs utilisées lors de l’ajout d’une pièce jointe à un objet. Vous pouvez définir pour un type de pièce jointe l’emplacement d’enregistrement du fichier, sa taille maximale, des extensions disponibles et la possibilité de compression (Oui, Non ou l’option Test grâce à laquelle l’utilisateur peut vérifier si le résultat de la compression du fichier est suffisant)
  • Types de coûts – valeurs utilisées dans l’un des processus BPM qui spécifient les types de coûts liés à une activité économique
  • Groupes de taux de TVA – en fonction de la langue de la base de données, les paramètres Actif et Par défaut sont cochés par défaut pour un groupe de taux de TVA concerné :PL – pour la base créée en polonais
    UK – pour la base créée en anglais
    DE – pour la base créée en allemand
    AT – pour la base créée en allemand (AT)
    FR – pour la base créée en français
    ES – pour la base créée en espagnol
    Seul un groupe de taux de TVA peut être un groupe par défaut. Vous pouvez activer les groupes de taux de TVA souhaités et modifier le paramètre Par défaut à tout moment du travail avec le système. Ce répertoire est utilisé afin de définir les taux de TVA dans la structure multi-sociétés pour une entreprise donnée. Les valeurs actives du répertoire peuvent être sélectionnées dans le formulaire de définition d’un nouveau centre de type Entreprise.
  • Groupe des produits et services FAS (groupe de répertoires Général) – valeurs utilisées dans le formulaire du code CN, chargées à partir d’un élément du document vers JPK-V7M
  • Désignation de procédures FAS (groupe de répertoires Transactions) – valeurs utilisées dans le formulaire du code CN, chargées à partir d’un élément du document vers JPK-V7M
  • Langues – valeurs utilisées pour les objets auxquels il est possible d’ajouter les traductions, à savoir les attributs, les articles et les répertoires. Les langues disponibles par défaut dans le répertoire sont les suivantes : le français, l’espagnol, l’anglais, le polonais, l’allemand, l’allemand (Autriche) et l’italien. Vous pouvez également ajouter/supprimer vos propres langues et modifier les noms et l’activité des langues disponibles par défaut. La langue désactivée n’est pas affichée sur les listes déroulantes.
  • Types d’administrations – valeurs utilisées pour définir de nouveaux types d’administrations comme, par exemple, la mairie ou le bureau de douane

    

    Remarque

    Le répertoire Mentions sur imprimés qui permet de définir une description supplémentaire affichée dans les impressions des documents de vente est disponible dans la version française du logiciel.

Pour ajouter un nouveau répertoire universel, sélectionnez un groupe dans l’arborescence de groupes et cliquez sur le bouton [Ajouter] dans le groupe de boutons Répertoires du menu principal.

Une fois le formulaire d’un nouveau répertoire affiché, définissez les données suivantes :

• Groupe – affiche le nom du groupe dans le cadre duquel un répertoire est défini. Ce champ n’est pas modifiable.
• Nom – permet de taper une chaîne de caractères quelconque à 50 caractères. Ce champ est obligatoire
• Champ de modification de la langue des traductions – fonction qui permet de sélectionner la langue des traductions pour le nom du répertoire et sa valeur. Suite à la définition du nom dans une langue système, l’utilisateur sélectionne à partir de la liste une nouvelle langue et ensuite tape une traduction dans le champ Nom. Les traductions prêtes des noms des répertoires universels sont disponibles dans les langues supportées à savoir en anglais, allemand, espagnol, polonais et italien. Le système permet également de supprimer la traduction saisie en effaçant la valeur du champ Nom. La traduction des valeurs du répertoire se déroule de la même manière. Après avoir changé de langue dans la fenêtre de sélection, les champs des valeurs dans la section Valeurs du répertoire soumises à la traduction seront mises en jaune. Les traductions ne peuvent être définies que pour les valeurs de type Texte. Les traductions peuvent être définies pour les langues disponibles dans le répertoire universel Langues.

• Système – ce paramètre est coché uniquement dans le cas de modification du répertoire prédéfini dans le système. Il ne peut pas être modifié
• Type de valeur – permet de définir un format utilisé pour ajouter les valeurs d’un répertoire universel. Vous avez au choix l’un des types prédéfinis suivants :
  • Texte
  • Nombre réel
  • Nombre entier
  • Valeur logique – paramètre à cocher/décocher
  • Nombre naturel
  • Date – format aaaa-mm-jj. Ce champ est actif jusqu’à saisir une première valeur du répertoire. Une éventuelle modification du type est possible après avoir supprimé toutes les valeurs d’un répertoire concerné.
• Valeurs du répertoire – liste des valeurs d’un répertoire défini. L’ajout des valeurs se déroule de manière identique à l’ajout des valeurs à partir de la liste des répertoires. Si vous modifiez un répertoire système, le système affiche sur la liste les valeurs prédéfinies dans le système.