Il existe des comptabilisations réalisées régulièrement, par exemple une fois par mois, trimestre ou an – on les appelle des comptabilisations périodiques. Les schémas sont utilisés le plus souvent à la comptabilisation des soldes et/ou de la balance générale d’un compte sur un autre.

En plus, cette fonctionnalité peut être efficace dans le règlement des coûts de l’activité sur la période. Une fois l’enregistrement fait à l’aide de cette fonctionnalité, la comptabilisation périodique peut être automatiquement annulée chaque mois, ce qui contribue à l’amélioration de l’ergonomie du travail dans des départements comptables.

La liste des schémas comptables périodiques est disponible dans le menu Comptabilité après avoir choisi l’option [Comptabilisations périodiques].

Le système affiche sur la liste tous les schémas comptables périodiques qui sont disponibles dans l’entreprise donnée dans le cadre de la période comptable définie. Au niveau de la Configuration → Structure d’entreprise → Disponibilité des objets, l’utilisateur peut gérer la disponibilité des schémas comptables périodiques dans les centres de l’entreprise donnée. Vous trouverez des informations détaillées sur la mise à disposition des schémas comptables dans les centres dans l’article Disponibilité des objets.

La liste est dotée des boutons standards et en plus des options suivantes :

• [Importer] – permet d’importer le schéma comptable périodique enregistré dans un fichier .xml.
• [Exporter] – permet d’exporter le schéma comptable périodique vers le fichier .xml. Chacun des schémas exportés est enregistré dans un fichier séparé qui porte le nom indiqué par l’utilisateur avec le symbole ajouté du schéma donné.
• [Mettre à jour] – transfert des schémas comptables périodiques à partir de la période comptable précédente. Seuls les schémas comptables périodiques dont le symbole n’existe pas dans la période comptable en cours et dont le journal est disponible sont transférés.
• [Lancer] – le lancement du schéma comptable périodique. Le bouton est disponible lorsqu’un schéma comptable périodique est sélectionné.
• [Afficher les écritures générées] – l’affichage de la liste des écritures comptables générées via le schéma. Le bouton est disponible lorsqu’un schéma comptable périodique est sélectionné.

La liste des schémas comptables périodiques se compose des colonnes suivantes :

• Symbole
• Nom
• Description – description tapée dans l’en-tête du schéma
• Comptabiliser dans le brouillon – information indiquant si le paramètre Comptabiliser dans le brouillon est coché ou non
• Fusionner les écritures définitives – information indiquant si ce paramètre est coché ou non
• Numéro du document – numéro tapé dans l’en-tête du schéma
• Journal – journal indiqué dans l’en-tête du schéma

Vous trouverez la description détaillée du fonctionnement des filtres dans la catégorie Rechercher et filtrer les données.

Pour ajouter un schéma comptable périodique, cliquez sur le bouton [Ajouter] disponible dans le groupe de boutons Liste à partir de la Comptabilité → Comptabilisations périodiques. Ceci entraînera l’affichage d’un formulaire de saisie des données.

Onglet Général

Symbole – champ obligatoire, symbole du schéma comptable périodique

Nom – permet de saisir un nom du schéma comptable périodique

Journal – champ obligatoire, permet de sélectionner un journal pour l’enregistrement des écritures créées suite au lancement du schéma comptable périodique. Un clic sur la flèche fait afficher la liste des journaux disponibles dans la période comptable en cours.

Numéro du document – champ permettant d’affecter un numéro du document à l’écriture comptable qui sera générée par le schéma comptable périodique

Description – Ce champ sert à saisir une description supplémentaire qui sera transférée vers l’écriture comptable.

Comptabiliser dans le brouillon – paramètre décide si les écritures comptables générées seront enregistrées dans le brouillon (paramètre coché) ou validées tout de suite (paramètre décoché).

Fusionner les écritures définitives – paramètre décide si le schéma va fusionner les écritures définitives qui sont introduites au même compte comptable.

Vous pouvez ajouter un élément du schéma comptable périodique :

• Dans le tableau
• À l’aide d’un formulaire

Ajouter un élément du schéma comptable périodique dans le tableau

Afin d’ajouter un élément du schéma, cliquez sur le bouton [Ajouter dans le tableau] disponible dans le groupe de boutons Éléments. Le logiciel affiche sur la liste des éléments du schéma une ligne permettant de saisir les données.

Dans le tableau, il y a des colonnes : Nº, Expression du compte Débit, Expression du compte Crédit, Expression du montant, Description. La sélection de la flèche du côté droit du champ entraînera l’affichage d’une fenêtre dans laquelle l’utilisateur peut saisir une expression adéquate.

Ajouter un élément du schéma comptable périodique à l’aide d’un formulaire

Pour ajouter un élément du schéma à l’aide d’un formulaire, cliquez sur le bouton [Ajouter à l’aide d’un formulaire]. Un formulaire de l’élément du schéma comptable périodique s’affichera.

Le formulaire se compose des éléments suivants :

Calculer pour – permet de définir la plage de comptes qui remplissent les conditions définies – à savoir le format du compte. Le format du compte peut être utilisé en définissant les éléments suivants du schéma à l’aide de la variable @Compte. L’utilisateur peut faciliter la définition du format en utilisant les variables suivantes :

• ? – Caractère quelconque
• * – Chaîne de caractères quelconques
• [] – Le caractère fait partie de la chaîne
• [-] – Le caractère est compris dans la plage
• [^] – Le caractère ne fait pas partie de la chaîne
• [^-] – Le caractère n’est pas compris dans la plage

Compte Débit/Compte Crédit – vous pouvez entrer le compte de façon manuelle ou à l’aide des options suivantes :

• Sélectionner un compte à partir du plan comptable
• Compte – variable se référant aux comptes qui répondent à la définition du format du compte. Vous trouverez un exemple d’application dans l’article Format du compte dans les comptabilisations périodiques.
• Requête SQL

Créer un compte Débit/Créer un compte Crédit – paramètre décide si les comptes comptables doivent être créés automatiquement lors de la comptabilisation conformément au numéro saisi dans le champ Compte Débit/Compte Crédit.

Montant – vous pouvez entrer le montant de façon manuelle ou à l’aide des macros suivants :

• Solde d’ouverture Débit
• Solde d’ouverture Crédit
• Débits
• Crédits
• Évolution du solde Débit
• Évolution du solde Crédit
• Solde Débit
• Solde Crédit
• Solde final
• FormatCompte – variable se référant à tous les comptes qui remplissent la définition du format du compte.
• Compte – variable se référant aux comptes qui remplissent la définition du format du compte.
• Sélectionner un compte à partir du plan comptable
• Requête SQL

Description – permet de taper la description de façon manuelle ou à l’aide d’une requête SQL où vous pouvez utiliser le macro @Compte. Exemple :

SQL( SELECT tv.Value AS this FROM SecAccountingStructure.Accounts AS a

INNER JOIN Dictionaries.TranslationValues AS tv ON a.NameTranslationID = tv.TranslationID

WHERE a.Number = @Konto AND a.AccountingPeriodID = @AccountingPeriodId)

Dans les schémas comptables périodiques, les requêtes SQL peuvent être définies manuellement ou à l’aide des touches Ctrl+ espace qui activent la fonction suggérant les éléments d’une requête SQL (tableaux, fonctions SQL, éléments du système). Une fois vous choisissez cette fonction, les éléments potentiels qui peuvent se trouver dans la requête SQL seront suggérés.

La fonctionnalité du format du compte dans les comptabilisations périodiques permet de définir un mécanisme de comptabilisation périodique de sorte que tous les comptes se trouvant dans un groupe donné (correspondant au « format du compte ») prennent part à la comptabilisation.

Vous avez la possibilité de :

• définir facultativement la plage de comptes faisant partie du groupe de comptes prenant part à la comptabilisation – format du compte
• vous référer au format du compte dans la définition du compte
• vous référer au format du compte dans la définition du montant
• vous référer au format du compte dans la description sur l’élément du schéma

Définir le format du compte

Pour définir la plage de comptes qui prennent part à la comptabilisation, utilisez la section Calculer pour disponible dans le formulaire d’un élément de la comptabilisation périodique. Le format du compte peut se composer de lettres, chiffres, tirets et de caractères spéciaux.

Principes de fonctionnement du format du compte

Symbole	Fonctionnement	Exemple
?ou _	Caractère quelconque	5?? Tous les comptes qui commencent par le numéro 5 et contiennent 3 caractères dans leur numéro
*ou %	Chaîne de caractères quelconque	5* Tous les comptes qui commencent par le numéro 5
[AB]	Le caractère fait partie de la chaîne	401-[137]-01 Tous les comptes analytiques du compte 401 qui contiennent le chiffre 1 ou 3 ou 7 dans la deuxième section et ‘01’ dans la dernière.
[A-B]	Le caractère est compris dans la plage	40[1-4]-* Tous les comptes du groupe 4 dont le dernier caractère dans le numéro du compte synthétique est un chiffre compris dans un intervalle de 1 à 4
[^AB]	Le caractère ne fait pas partie de la chaîne	Tous les comptes analytiques du compte 401 qui contiennent dans la deuxième section un chiffre autre que 1, 3 ou 7 avec un compte sous-analytique ‘01’.
[^A-B]	Le caractère n’est pas compris dans la plage	40[^1-4]-* Tous les comptes dont les comptes synthétiques commencent par les caractères ‘40’ et le dernier caractère (troisième dans ce cas) est autre que les chiffres compris dans un intervalle de 1 à 4.

Un ensemble de variables liées à la gestion du format du compte est disponible pour le bouton [Calculer pour] :

• ? – Caractère quelconque
• * – Chaîne de caractères quelconques
• [] – Le caractère fait partie de la chaîne
• [-] – Le caractère est compris dans la plage
• [^] – Caractère n’appartient pas à la chaîne
• [^-] – Le caractère n’est pas compris dans la plage

Exemple

Dans le plan comptable avec la structure suivante :

L’entrée 5*401 – va se référer à un ensemble de comptes qui commencent par le numéro 5 et se terminent par le numéro 401, à savoir 501-01-401, 501-02-401, 502-01-401, 503-02-401, 550-401.

L’entrée 501-??- 463 – va concerner uniquement le compte 501-01- 463 et 501-02-463 faisant partie de la plage de numéros ci-dessus.

Format du compte dans la définition du compte

Dans le champ Compte Débit/Crédit, il est possible de se référer non seulement à un compte mais aussi à un groupe de comptes définis par le format du compte dans le champ Calculer pour via une variable supplémentaire @Compte.

À titre d’exemple – si dans la section Calculer pour, le format du compte suivant est défini 4??-??-??, le fait d’utiliser la variable @Compte pour le compte Débit correspond à la comptabilisation sur tous les comptes qui répondent au critère spécifié dans le format.

Dans le champ Compte Débit/Crédit, il est impossible de créer le format du compte. Par contre, vous pouvez utiliser la syntaxe « Substring » si vous voulez créer le numéro du compte comptable.

Exemple

Un élément de comptabilisation périodique défini de cette manière va générer autant d’écritures comptables que le nombre de comptes conformes au format 401-??. Chaque écriture sera saisie sur les comptes du groupe : 501-01-?? et le compte 490 (où ?? sera remplacé par la fin du numéro du compte du groupe 401 – plus précisément 2 caractères à partir du cinquième seront chargés).

Format du compte dans la définition du montant

Dans la section liée à la définition du montant, vous pouvez vous référer non seulement à un seul compte, mais aussi à un groupe de comptes défini à l’aide du format du compte. Ceci est possible :

• en définissant le format du compte en tant que l’argument de la fonction comptable – à titre d’exemple, pour la fonction DEBIT responsable des Débits du compte, vous pouvez utiliser l’entrée DEBIT (5*) responsable des Débits sur tous les comptes d’un groupe 5.
• en utilisant la variable supplémentaire @Format du compte, responsable du chargement des montants pour un groupe de comptes définis dans la section Calculer pour. La valeur de la variable est calculée au total pour un groupe de comptes.

• en utilisant la variable supplémentaire @Compte qui répondra du chargement du montant de chaque compte défini dans la section Calculer pour. La valeur de la variable est calculée séparément pour chaque compte traité.

Pour faire la comptabilisation périodique, sélectionnez un schéma comptable à partir du menu Comptabilité → Comptabilisations périodiques et cliquez sur le bouton [Lancer].

Dans la fenêtre qui s’ouvre :

• indiquez la date de comptabilisation – date avec laquelle l’écriture comptable sera créée. Par défait, c’est la date en cours.
• indiquez la date de début et de fin – l’intervalle pris en compte lors du calcul des fonctions définies sur un élément de comptabilisation périodique. Par défait, ce sont les dates en cours.
• spécifiez la valeur du paramètre Inclure les écritures brouillon – décide si les écritures dans le brouillon doivent être incluses dans le calcul des montants. Le paramètre est coché par défaut.

Si dans un élément de la comptabilisation périodique, le format du compte n’est pas utilisé, à savoir, le champ Calculer pour est vide, le système retourne comme résultat de la comptabilisation, une écriture comptable avec une seule écriture définitive pour le montant calculé et pour les comptes spécifiés dans les champs Compte Débit/Compte Crédit.

Si le format du compte est défini, à savoir le champ Calculer pour est rempli, la boucle dont les éléments sont tous les comptes appartenant à la période comptable en cours répondant à un critère spécifié sera exécutée.

Le propriétaire de l’écriture comptable générée est le centre de la structure d’entreprise auquel est connecté l’opérateur qui a effectué la comptabilisation.

Pour consulter l’écriture comptable générée, après avoir coché la comptabilisation périodique sélectionnez le bouton [Afficher les écritures générées]. L’utilisateur est déplacé vers la liste Écritures comptables : journaux limitée aux écritures générées à l’aide du schéma donné.