Avant de commencer la vente au point de vente webPOS, il faut ouvrir la journée. La fenêtre Ouverture de la journée sera affichée après la connexion de l’opérateur.

Dans la fenêtre sont affichées les colonnes suivantes :

• Devise – les devises sont définies dans le système ERP
• Fonds de caisse initial – résulte des opérations en espèces effectuées par tous les utilisateurs qui se sont connectés au point de vente webPOS
• Fonds de caisse réel – dans ce champ il faut saisir le fond de caisse réel au point de vente webPOS. Cette valeur peut être saisie manuellement ou à l’aide du bouton [Calculer la caisse].
• Différence – dans ce champ est affichée la différence entre les valeurs des champs Fonds de caisse initial et Fonds de caisse réel.
• Dépôt – permet de saisir le montant d’espèce versé à la caisse.

Dans la fenêtre Ouverture de la journée sont disponibles les boutons :

• [Calculer la caisse] – permet decalculer le fonds de caisse plus rapidement, ouvre la vue Calculer le fonds de caisse

• [Valider] – ouvre la journée
• [Effacer] – supprime les quantités saisies de coupures

Afin de clore la journée, il faut sélectionner la tuile [Clore la journée] dans le menu principal ou dans le menu latéral de l’application.

Il est également possible de clore la journée dans la fenêtre Récapitulatif, disponible sous le bouton [Rapports et règlements].

Une fois le travail sur le point de vente webPOS terminé, la journée doit être clôturée. La vue fournit un résumé des formes de paiement disponibles dans une devise donnée et permet un décompte rapide du fonds de caisse, ainsi que la possibilité d’effectuer un retrait à la fin de la journée.

La liste est composée des colonnes suivantes :

• Modes de paiement – modes de paiement disponibles au point de vente webPOS
• Fonds de caisse initial – fonds de caisse à l’ouverture de la journée. Pour modes de paiement autres qu’Espèces, le fond de caisse initial est toujours 0,00.
• Montant des paiements – montant de ventes le jour donné dès l’ouverture de la journée
• Fonds de caisse final – somme de fonds de caisse initial et de montant des paiements
• Fonds de caisse réel – dans ce champ il faut saisir le fond de caisse réel au point de vente. Cette valeur peut être saisie manuellement ou à l’aide du bouton [Calculer la caisse].
• Différence – dans ce champ est affichée la différence entre les valeurs des champs Fonds de caisse initial et Fonds de caisse réel.
• Retrait – dans ce champ il est possible de saisir le montant d’argent retiré de la caisse en devise disponible. Après le retrait, le système affiche un message approprié à la clôture de la journée.
• Restant – différence entre les valeurs dans les champs Fonds de caisse final et Retrait

Dans la fenêtre Clôture de la journée sont disponibles les boutons suivants :

• [Calculer la caisse] – permet de calculer le fonds de caisse plus rapidement, ouvre la vue Calculer le fonds de caisse

• [Valider] – termine la journée. Avant de terminer, l’application affiche un message approprié.

Le bouton [Non] faire revenir à la fenêtre de la clôture de la journée, le bouton [Oui] clôt la journée. Si des différences surviennent, l’application affiche une information sur une différences dans le fonds de caisse. Pour continuer, il faut fournir un motif de la différence et sa description afin de clôturer la journée.

Calculer la caisse

Lors de l’ouverture et la clôture de la journée au point de vente webPOS, l’utilisateur peut saisir le montant compté des espèces par dénominations individuelles dans les devises disponibles dans la caisse.

Attention

Les dénominations sont définies dans le système ERP dans l’application : Devises -> Extension Comarch POS

Calculer le fonds de caisse pour espèces

La fenêtre Calculer le fonds de caisse est affichée en appuyant sur le bouton [Calculer la caisse].

Dans la fenêtre Calculer le fonds de caisse sont disponibles les champs suivants (les points individuels correspondent aux endroits marqués sur la capture d’écran) :

1. Modes de paiement – modes de paiement disponibles. Pour l’ouverture de la journée seule une option est disponible : Espèces.
2. Devises – elles sont configurées dans le système Comarch ERP
3. Liste des coupures – liste des dénominations définies dans le système ERP. L’utilisateur peut compléter la quantité de chaque dénomination.
4. Bouton [Effacer] efface toutes les données saisies.
5. Récapitulatif du calcul du fonds de caisse – dans cette section se trouvent les éléments suivaints :

• Total de l’espèce – fonds de caisse résultant de la somme de quantités de coupures saisies
• Espèces attendus – montant attendu, résultant de la somme de fonds de caisse initial et du montant de paiements effectués le jour donné
• Différence – montant de différence entre les espèces attendus et la somme d’espèces saisie dans la fenêtre du calcul du fonds de caisse

6. Clavier numérique – permet de saisir les valeurs dans les champs des coupures. Le bouton [Valider] déplace le curseur vers le champ de la coupure suivante.
7. Bouton [Calculer la caisse] – fait revenir l’utilisateur à la fenêtre Ouverture/Clôture de la journée et compléter automatiquement les valeurs dans la colonne Fonds de caisse réel avec le montant calculé.

Calculer le fonds de caisse pour autres modes de paiement

Dans la fenêtre Calculer le fonds de caisse pour le mode de paiement Carte, il est possible d’additionner tous les montants pour ce mode de paiement qui constituent le fonds de caisse réel.

Dans la fenêtre Calculer le fonds de caisse pour le mode de paiement Carte sont disponibles les champs suivants (les points individuels correspondent aux endroits marqués sur la capture d’écran) :

1. Modes de paiement – modes de paiement disponibles au point de vente webPOS. Pour l’ouverture de la journée seule une option est disponible : Espèces.
2. Montant précédent des paiements – dernier montant saisi
3. Montant du paiement – il faut saisir le montant suivant du paiement par carte ; les sommes saisies sont additionnées automatiquement.
4. Quantité – nombre d’opérations de paiement complété automatiquement sur la base de la quantité de montants de paiement saisis.
5. Bouton [Précédent] – efface le dernier montant saisi tout en actualisont les données affichées dans les champs Montant précédent des paiements et Quantité.
6. Bouton [Effacer] – efface toutes les données saisies.
7. Récapitulatif du calcul du fonds de caisse – dans cette section se trouvent les éléments suivaints :

• Total des paiements par carte – fonds de caisse résultant de la somme de montants de paiement saisis
• Paiement par carte attendu – montant attendu résultant des valeurs de paiements d’un jour donné
• Différence – montant de la différence entre le paiement par carte attendu et le total des paiements par carte saisi dans la fenêtre du calcul du fonds de caisse

9. Clavier numérique – permet de saisir le montant dans le champ Montant du paiement. Le bouton [Valider] ajouter le montant saisi à la valeur dans le champ Montant précédent des paiements, tout en augmentant la quantité d’opérations de paiement dans le champ Quantité.
10. Bouton [Calculer la caisse] – fait revenir l’utilisateur à la fenêtre Ouverture/Clôture de la journée et compléter automatiquement les valeurs dans la colonne Fonds de caisse réel avec le montant calculé.

Pour accéder à la liste des clients, il faut sélectionner la tuile [Liste des clients] dans la fenêtre principale de l’application.

Les champs suivants se trouvent sur la liste des clients (les champs individuels correspondent aux champs surlignés sur la capture d’écran) :

1. [Nouveau client] – permet de définir un nouveau client au détail ou commercial. Lorsque le bouton est sélectionné, il s’ouvre la fenêtre du formulaire permettant d’ajouter un nouveau client.
2. Le champ [Rechercher un client] – permet de rechercher/restreindre les clients présentés sur la liste à partir des colonnes visibles par défaut. Le bouton [Rechercher] lance la recherche sur la liste.
3. Le bouton [Recherche avancée] – permet d’activer une recherche avancée consistant à ajouter des données non standard sur le client (par exemple sa date de naissance, sa description ou son numéro TVA intracommunautaire).
4. En dessous du filtre de texte, il y a des filtres qui permettent de rechercher des clients sur la base de groupes.
5. Le bouton [Modifier] – permet de modifier les données du client.
6. Le bouton [Ajouter] – permet d’ajouter le client au reçu.
7. Sur la liste des clients, il se trouve des colonnes suivantes :

• Nom et prénom/nom
• Type de client (entrepreneur, au détail)
• Code postal
• Téléphone
• E-mail
• Ville
• Rue
• Date de naissance
• Modifier – cette colonne permet de modifier les données du client sélectionné
• Ajouter – cette colonne permet d’ajouter le client au reçu

8. La sélection du champ contenant le nom et prénom/nom du client permet de le prévisualiser.