Pour créer une nouvelle commande, il faut sélectionner le bouton [Créer une nouveau document] dans la liste des commandes de vente.

Pour émettre un nouveau document de commande de vente, il convient d’y ajouter des articles sélectionnés, de choisir un client et de préciser le lieu et la date de livraison, puis de cliquer sur le bouton [Valider].

Le formulaire de nouvelle commande comprend les champs suivants (les champs individuels correspondent aux points sélectionnés sur la capture d’écran) :

1. Bouton [Ajouter] – permet d’ajouter un article au document. Dans ce champ, on peut scanner le code-barres à l’aide d’un lecteur ou saisir manuellement le code, le nom ou l’EAN de l’article. Si l’article est clairement identifié, le système l’ajoute automatiquement au document en tant que nouvel élément.

2. Bouton [Parcourir le catalogue] – ouvre la liste des articles disponibles dans le système. L’utilisateur peut sélectionner directement un article dans la liste ou le rechercher en saisissant son nom, son code ou son EAN dans le champ de recherche. Pour ajouter un article, il faut sélectionner le bouton [Ajouter au panier].

3. La liste des éléments présente les informations de base concernant les éléments ajoutés au document. Elle comprend les colonnes suivantes :

• Nom
• Prix
• Quantité
• Montant (prix x quantité)

4. Champ Client – affiche les informations sur les clients ajoutées au document. Il est possible d’ajouter un destinataire (en tant que deuxième client) au document, mais aussi de modifier les clients, leur adresse et leurs personnes de contact.

Attention

Le document de commande ne peut être validé sans indication du client réel – il n’est pas possible de valider une commande avec un client non spécifié.

5. Fenêtre de récapitulatif – présente la valeur totale des positions saisies dans le document. Les données sont présentées de manière particulière en fonction du sens de la TVA sur le document émis (à partir du montant net ou brut). Les boutons suivants sont également disponibles :

• [Sauvegarder le document] – permet de sauvegarder le document
• [Valider] – valide le document

Après avoir développé la tuile à l’aide du bouton , des informations supplémentaires suivantes s’affichent :

• TVA– montant de la TVA indiquée sur le document
• Remise – valeur des remises accordées sur le document

6. Le bouton  – affiche la liste des fonctionnalités supplémentaires liées à la création du document :

• [Imprimer le document] – affiche la fenêtre d’impression du document
• [Supprimer le document] – ferme le document sans enregistrer les modifications apportées

Si vous essayez de supprimer un document en cliquant sur le bouton [Supprimer le document], le message suivant s’affiche : « Souhaitez-vous supprimer ce document ? Êtes-vous sûr de vouloir supprimer ce document ? Cette action est irréversible. » Le bouton [Supprimer le document] ferme la fenêtre d’ajout d’une nouvelle commande. Pour revenir à la création d’une nouvelle commande, il suffit de cliquer sur [Garder].

7. Section contenant des informations détaillées sur :

• Commandes
• Documents
• Articles
• Bons

Cette section est divisée en onglets permettant d’effectuer des actions supplémentaires liées à la création d’une nouvelle commande de vente.

Onglet Commande

L’onglet Commande permet de définir des paramètres tels que :

• Numéro de référence
• Détails de livraison
  • Statut du paiement
  • Statut de la livraison
  • Date de livraison
• Modes de livraison

Onglet Document

Les employés peuvent modifier la personne responsable d’un document à partir de l’onglet Document, à l’aide de l’icône   disponible à côté des données de la personne responsable.

Les promotions appliquées sont répertoriées ci-dessous, avec des informations sur les remises accordées sur le document. Après avoir sélectionné le bouton [Afficher plus], le système affiche une fenêtre contenant des informations détaillées sur les remises accordées et la valeur du document.

Il est également possible d’ajouter une remise d’en-tête à partir de la liste des promotions appliquées à l’aide du bouton [Ajouter une remise d’en-tête]. Après avoir sélectionné le bouton, le système affiche une fenêtre permettant de choisir parmi les remises prédéfinies dans le système ERP et de définir manuellement le montant de la remise accordée (en chiffres ou en pourcentage). Cette fenêtre permet également d’indiquer la raison de la remise accordée. Les raisons de la remise doivent être préalablement définies dans le système ERP. Elles sont disponibles pour l’utilisateur sous forme de liste déroulante.

Il est également possible d’ajouter une description au document dans l’onglet Document. Cela permet de compléter les informations supplémentaires concernant le document, telles que les détails de la transaction, les remarques destinées aux autres utilisateurs du système ou les informations spécifiques importantes pour le processus comptable.

La dernière section, Attributs, permet de compléter les attributs définis dans le système ERP pour le document. Ils peuvent être de différents types :

• Texte
• Liste
• Date
• Valeur logique

Onglet Produit

L’onglet Produit présente des informations détaillées sur les éléments du document. À partir de cet onglet, il est possible de :

• Afficher les informations détaillées sur l’article
• Supprimer l’article du document
• Modifier la variante de l’article
• Afficher les remises appliquées
• Modifier le prix de l’article
• Afficher les produits connexes
• Saisir une description
• Compléter les valeurs des attributs

La section Informations générales contient les informations suivantes :

• Photo de l’article
• Nom de l’article
• Code EAN
• Caractéristiques de l’article
• Prix avant promotion
• Prix après promotion

La sélection d’un article de la liste entraîne l’affichage d’une liste de boutons suivants :

• [Supprimer le produit] – suppression de l’article sélectionné du document
• [Modifier le prix] – modification du prix de l’article
• [Modifier la quantité] – modifier la quantité de l’article dans le document
•  – affiche une liste de boutons supplémentaires
  • [Modifier les variantes] – modifier la variante de l’article ajouté
  • [Afficher la fiche de l’article] – ouvrir la fiche de l’article

La section de détail des remises permet à l’utilisateur de consulter les détails des remises appliquées à l’article sélectionné. Le bouton [Afficher plus] ouvre une fenêtre contenant des informations détaillées sur toutes les promotions appliquées.

La section Articles connexes affiche jusqu’à trois produits liés à l’article sélectionné. S’il y en a plus, ils peuvent être consultés à l’aide du bouton [Afficher plus], qui ouvre une fenêtre contenant la liste complète des articles connexes. En cliquant sur le nom d’un article connexe sélectionné, l’utilisateur est redirigé vers l’aperçu de sa fiche.

La section États de stock permet de consulter les stocks disponibles pour cet article. Après avoir cliqué sur le bouton [Afficher plus], le système ouvre la fenêtre Disponibilité d’article.

Tout comme pour l’onglet Document, il est également possible d’ajouter une description et de compléter les attributs préalablement définis dans le système ERP.

Onglet Bons

L’onglet Bons affiche les bons disponibles pour utilisation sur le document. Ils sont classés en deux catégories :

• Bons du client
• Bons standard

Chaque bon est présenté sous la forme d’une mosaïque distincte contenant :

• Le nom et la valeur du bon
• Le code de réduction
• La date d’expiration

À partir de l’onglet Bons, il est possible d’accéder aux éléments suivants :

• Bouton [Appliquer] – permet d’ajouter un bon au document
• Bouton [Supprimer] – supprime le bon du document.
• Bouton [Afficher plus] – développe la liste des bons à appliquer
• Champ Rechercher – permet de rechercher un bon