Avant de commencer la vente au point de vente webPOS, il faut ouvrir la journée. La fenêtre Ouverture de la journée sera affichée après la connexion de l’opérateur si la session précédente a été fermée.

Attention

Dans la vue Ouverture de la journée, seules les valeurs pour le mode de paiement « espèces » sont confirmées, en tenant compte des différentes devises.

Dans la fenêtre sont affichées les colonnes suivantes :

• Devise – les devises sont définies dans le système ERP
• Fonds de caisse initial – résulte des opérations en espèces effectuées par tous les utilisateurs qui se sont connectés au point de vente webPOS
• Fonds de caisse réel – dans ce champ il faut saisir le fond de caisse réel au point de vente webPOS. Cette valeur peut être saisie manuellement ou à l’aide du bouton [Calculer la caisse]
• Différence – dans ce champ est affichée la différence entre les valeurs des champs Fonds de caisse initial et Fonds de caisse réel
• Dépôt – permet de saisir le montant d’espèce versé à la caisse
• Fonds de caisse final – ce champ affiche le total : état réel + dépôt

Dans la fenêtre Ouverture de la journée sont disponibles les boutons :

• [Calculer la caisse] – permet decalculer le fonds de caisse plus rapidement, ouvre la vue Calculer le fonds de caisse

• [Valider] – ouvre la journée
• [Effacer] – supprime les quantités saisies de coupures

Le comptage de l’état de la caisse à l’ouverture de la journée peut être configuré comme suit :

• Facultatif
• Obligatoire

Il est possible de vérifier l’état maximal et minimal de la caisse à l’ouverture de la journée, en fonction des paramètres définis.
Un mode de travail sans ouverture de journée est désormais disponible. Si la journée n’est pas ouverte, il n’est pas possible d’émettre de nouveaux documents.

Calculer la caisse

Lors de l’ouverture et la clôture de la journée au point de vente webPOS, l’utilisateur peut saisir le montant compté des espèces par dénominations individuelles dans les devises disponibles dans la caisse.

Attention

Les dénominations sont définies dans le système ERP dans l’application : Devises -> Extension Comarch POS

Calculer le fonds de caisse pour espèces

La fenêtre Calculer le fonds de caisse est affichée en appuyant sur le bouton [Calculer la caisse].

Dans la fenêtre Calculer le fonds de caisse sont disponibles les champs suivants (les points individuels correspondent aux endroits marqués sur la capture d’écran) :

1. Modes de paiement – modes de paiement disponibles. Pour l’ouverture de la journée seule une option est disponible : Espèces.
2. Devises – elles sont configurées dans le système Comarch ERP
3. Liste des coupures – liste des dénominations définies dans le système ERP. L’utilisateur peut compléter la quantité de chaque dénomination.
4. Bouton [Effacer] efface toutes les données saisies.
5. Récapitulatif du calcul du fonds de caisse – dans cette section se trouvent les éléments suivaints :

• Total de l’espèce – fonds de caisse résultant de la somme de quantités de coupures saisies
• Espèces attendus – montant attendu, résultant de la somme de fonds de caisse initial et du montant de paiements effectués le jour donné
• Différence – montant de différence entre les espèces attendus et la somme d’espèces saisie dans la fenêtre du calcul du fonds de caisse

6. Clavier numérique – permet de saisir les valeurs dans les champs des coupures. Le bouton [Valider] déplace le curseur vers le champ de la coupure suivante.
7. Bouton [Calculer la caisse] – fait revenir l’utilisateur à la fenêtre Ouverture/Clôture de la journée et compléter automatiquement les valeurs dans la colonne Fonds de caisse réel avec le montant calculé.

Calculer le fonds de caisse pour autres modes de paiement

Dans la fenêtre Calculer le fonds de caisse pour le mode de paiement Carte, il est possible d’additionner tous les montants pour ce mode de paiement qui constituent le fonds de caisse réel.

Dans la fenêtre Calculer le fonds de caisse pour le mode de paiement Carte sont disponibles les champs suivants (les points individuels correspondent aux endroits marqués sur la capture d’écran) :

1. Modes de paiement – modes de paiement disponibles au point de vente webPOS. Pour l’ouverture de la journée seule une option est disponible : Espèces.
2. Montant précédent des paiements – dernier montant saisi
3. Montant du paiement – il faut saisir le montant suivant du paiement par carte ; les sommes saisies sont additionnées automatiquement.
4. Quantité – nombre d’opérations de paiement complété automatiquement sur la base de la quantité de montants de paiement saisis.
5. Bouton [Précédent] – efface le dernier montant saisi tout en actualisont les données affichées dans les champs Montant précédent des paiements et Quantité.
6. Bouton [Effacer] – efface toutes les données saisies.
7. Récapitulatif du calcul du fonds de caisse – dans cette section se trouvent les éléments suivaints :

• Total des paiements par carte – fonds de caisse résultant de la somme de montants de paiement saisis
• Paiement par carte attendu – montant attendu résultant des valeurs de paiements d’un jour donné
• Différence – montant de la différence entre le paiement par carte attendu et le total des paiements par carte saisi dans la fenêtre du calcul du fonds de caisse

9. Clavier numérique – permet de saisir le montant dans le champ Montant du paiement. Le bouton [Valider] ajouter le montant saisi à la valeur dans le champ Montant précédent des paiements, tout en augmentant la quantité d’opérations de paiement dans le champ Quantité.
10. Bouton [Calculer la caisse] – fait revenir l’utilisateur à la fenêtre Ouverture/Clôture de la journée et compléter automatiquement les valeurs dans la colonne Fonds de caisse réel avec le montant calculé.

Afin de clore la journée, il faut sélectionner la tuile [Clore la journée] dans le menu principal ou dans le menu latéral de l’application.

Il est également possible de clore la journée dans la fenêtre Récapitulatif, disponible sous le bouton [Rapports et règlements], puis [Récapitulatif webPOS]

Une fois le travail sur le point de vente webPOS terminé, la journée doit être clôturée. La vue fournit un résumé des formes de paiement disponibles dans une devise donnée et permet un décompte rapide du fonds de caisse, ainsi que la possibilité d’effectuer un retrait à la fin de la journée.

La clôture de la journée se divise en deux étapes :

• Comptage des paiements en espèces uniquement
• Comptage des autres modes de paiement

La liste est composée des colonnes suivantes :

• Devise – devises disponible sur un point de vente webPOS
• Nombre d’opérations – nombre de paiements, de versements et de retraits au point de vente
• Fonds de caisse final – somme de fonds de caisse initial et de montant des paiements
• Fonds de caisse réel – dans ce champ il faut saisir le fond de caisse réel au point de vente. Cette valeur peut être saisie manuellement ou à l’aide du bouton [Calculer la caisse].
• Différence – dans ce champ est affichée la différence entre les valeurs des champs Fonds de caisse initial et Fonds de caisse réel.
• Retrait – uniquement dans le cas du comptage d’espèces, permet de saisir le montant retiré de la caisse pour la devise disponible. Il est également possible de compter le montant retiré. Une fois le retrait effectué, un message correspondant s’affiche à la clôture de la journée.
• Restant – différence entre les valeurs dans les champs Fonds de caisse final et Retrait
• [Calculer la caisse] – permet un comptage plus efficace de l’état de la caisse, ouvre la vue Calculer le fonds de caisse

• [Compter les retraits] – permet de compter plus efficacement les paiements, ouvre la vue Comptage des retraits
• [Étape suivante] – ouvre la fenêtre de comptage de l’état de la caisse pour le mode de paiement suivant, si plusieurs modes de paiement sont disponibles sur le poste
• [Étape précédente] – ouvre la fenêtre de comptage de l’état de la caisse pour le mode de paiement précédent, s’il existe
• [Valider] – clot la journée. Le bouton est visible lorsque tous les modes de paiement disponibles sur le point de vente ont été comptabilisés.

Tout comme pour l’ouverture de la journée, le comptage de l’état de la caisse à l’ouverture de la journée peut être configuré comme suit :

• Facultatif
• Obligatoire

En cas de différence entre le montant final et le montant réel, il est possible d’indiquer la raison de cette différence. Les raisons peuvent être prédéfinies dans le système ERP, mais l’utilisateur peut également ajouter ses propres informations directement dans le champ « Raison textuelle ». L’utilisateur doit cependant compléter la description avec une explication détaillée.

La clôture journalière permet, selon les paramètres définis, de vérifier le solde maximal et minimal de la caisse.