Ventes

Afin d’ajouter un nouveau reçu (REC), il faut :

sélectionner le bouton [Nouvelle vente] du menu principal de l’application

Bouton [**Nouvelle vente**] dans le menu principal

sélectionner le bouton [Nouvelle vente] du menu latéral de l’application

Liste des articles

sélectionner le bouton [Ajouter au panier] à partir de la liste des articles, ce qui a pour effet d’ajouter automatiquement l’article sélectionné au document

sélectionner le bouton [Ajouter au panier] au niveau de l’aperçu de l’article, ce qui a pour effet d’ajouter automatiquement l’article sélectionné au document

Bouton [**Ajouter au panier**] au niveau de l’aperçu de l’article

sélectionner le bouton [Ajouter] au niveau de la liste des clients, ce qui entraîne l’ajout automatique du client sélectionné au document
sélectionner le bouton [Sélectionner un client] au niveau de l’aperçu de la fiche de client, ce qui entraîne l’ajout automatique du client sélectionné au document

Pour émettre un nouveau reçu, il faut y ajouter des articles appropriés et appuyer sur le bouton [Paiement].

Dans le formulaire du document REC ajouté se trouve les champs suivants (les champs individuels correspondent aux endroits marqués sur la capture d’écran) :

1. Champ Rechercher – permet de rechercher et d’ajouter un article au document. Dans le champ, il est possible de scanner avec un lecteur de code-barres ou de saisir manuellement le code, le nom ou l’EAN de l’article. Si l’article est clairement identifié, le système le saisira automatiquement en tant que nouvel article dans le document. Il est également possible de rechercher un article en tapant un terme de recherche (minimum 2 caractères). Après avoir sélectionné le bouton [Rechercher], le système renvoie à une liste d’articles filtrés par le terme de recherche. Pour ajouter un article au document, sélectionnez le bouton [Ajouter au panier].

2. Le bouton [Consulter le catalogue] – ouvre la liste des articles disponibles dans le système. L’utilisateur peut sélectionner directement un article dans la liste ou le rechercher en saisissant son nom, son code ou son EAN dans le champ Rechercher. Pour ajouter un article, sélectionnez le bouton [Ajouter au panier].

3. Liste d’éléments – présente les informations de base sur les positions ajoutées dans le document. Elle contient des colonnes suivantes :

Nom
Prix
Quantité
Montant (comme prix x quantité)

4. Champ de client – affiche des informations sur le client ajouté au document. Par défaut, un pseudo-partenaire défini dans le système ERP et affecté au canal de vente est ajouté au document. En plus d’ajouter un destinataire au document (en tant que deuxième client), il est également possible de modifier le client, son adresse et ses personnes de contact.

Attention

Le client unique est cachée dans l’interface. Si aucun client n’est sélectionnée sur le document, un pseudo-partenaire défini dans le système ERP et affecté au canal de vente sera alors ajouté au document.

5. Récapitulatif – affiche le montant total des positions ajoutés au document :

À régler – somme de la colonne À régler de toutes les positions dans le document
Paiements – le bouton redirige vers la fenêtre de paiement

Lorsque la tuile est développée à l’aide du bouton, des informations supplémentaires suivantes s’affichent

Remise – remise appliquée au document
TVA – montant de la TVA appliqué au document

6. Bouton – développe une liste de fonctionnalités supplémentaires liées à la création d’un document :

[Imprimer le document] – affiche la fenêtre d’impression du document
[Rejeter le document] – ferme le document sans enregistrer les modifications apportées

Les boutons [**Imprimer le document**] et [**Rejeter le document**]

Si l’on essaie de quitter la fenêtre de Reçu en sélectionnant le bouton [Rejeter le document], il va s’afficher un message : « Rejeter le document ? Vous allez perdre toutes les informations saisies dans ce document ». Le bouton [Oui] ferme la fenêtre Reçu. Pour revenir à la création d’un nouveau reçu, sélectionnez [Garder].

Message qui s’affiche lorsque le bouton [Rejeter le document] est sélectionné

7. Section contenant des informations détaillées sur :

le document
les articles
le bons

Cette section est divisée en onglets qui permettent d’effectuer des démarches supplémentaires pour créer un nouveau reçu.

Onglet Document

Dans l’onglet Document, l’employé peut changer la personne chargée du traitement de l’élément de document, en utilisant l’icône disponible à côté des détails de la personne.

Fenêtre de sélection d’un employé responsable

La liste des promotions appliquées, qui contient des informations sur les remises prises en compte sur le document, est présentée en dessous. Lorsque le bouton [Afficher plus] est sélectionné, une fenêtre contenant des informations détaillées sur les remises accordées et la valeur du document s’affiche.

Liste des promotions appliquées sur le formulaire d’un nouveau reçu

La fenêtre Promotions calculées affichée après la sélection du bouton [**Afficher plus**]

Il est également possible, à partir de la liste des promotions appliquées, d’ajouter une remise d’en-tête en utilisant le bouton [Ajouter une remise d’en-tête]. Après avoir sélectionné le bouton, l’application affiche une fenêtre dans laquelle il est possible de sélectionner les remises précédemment définies dans le système ERP et de définir manuellement le montant de la remise donnée (en chiffres ou en pourcentage). La fenêtre permet aussi d’indiquer le motif de la remise. Les motifs d’octroi d’une remise doivent être préalablement définis dans le système ERP. Ils sont disponibles pour l’utilisateur sous la forme d’une liste déroulante.

L’onglet Document offre également la possibilité d’ajouter une description au document. Cela permet d’ajouter des informations supplémentaires sur le document, telles que des détails sur la transaction, des notes pour d’autres utilisateurs du système ou des informations spécifiques relatives au processus comptable.

Formulaire d’un document nouvellement émis

Sous la section de description, on peut voir le Statut du document, qui prend les valeurs suivantes :

Créé

La dernière section, Attributs, permet de compléter les attributs du document définis dans le système ERP. Ces attributs peuvent être de différents types :

Texte
Liste
Date
Valeur booléenne

Onglet Produit

L’onglet Produit présente des informations détaillées sur le document. À ce niveau, il est possible de :

afficher des informations détaillées sur l’article
supprimer un article d’un document
renommer un article sur un document
sélectionner un vendeur
afficher les remises appliquées
modifier le prix d’un article
visualiser les produits connexes
saisir une description
compléter les valeurs des attributs
sélectionner un entrepôt

La section Informations générales fournit des informations suivantes :

Photo de l’article
Nom de l’article
Code EAN
Caractéristiques de l’article
Prix avant promotion
Prix après promotion

Lorsque le bouton est sélectionné, le système affiche une fenêtre permettant de modifier le nom du produit sur le document.

En cliquant sur le nom de l’article, le système redirige vers la fenêtre de prévisualisation de la fiche de l’article, où toutes les informations détaillées sur l’article sont affichées.

Après avoir cliqué sur une caractéristique de l’article, il y apparaît une fenêtre qui permet de sélectionner d’autres caractéristiques disponibles. La fenêtre contient des informations détaillées telles que le code, le code EAN, le prix, le taux de TVA et la disponibilité en magasin. En outre, le bouton [Voir les détails complets de l’article] permet de visualiser la fiche complète de l’article.

Lorsque le bouton [Supprimer l’article] est sélectionné, l’article sélectionné est supprimé du document.

La sélection d’un assistant de vente est possible dans la section Assistant de vente, lorsque le bouton est sélectionné, une liste d’employés est affichée.

Détails de la remise est une section dans laquelle l’utilisateur peut voir les détails des remises prises en compte pour l’article sélectionné. Le bouton [Afficher plus] ouvre une fenêtre avec tous les détails des promotions appliquées. La sélection du bouton [Modifier le prix] permet à l’utilisateur de modifier manuellement le prix d’un article sur le document.

La section Articles connexes affiche jusqu’à trois produits liés à l’article sélectionné. S’il y en a plus, ils peuvent être prévisualisés à l’aide du bouton [Afficher plus] qui ouvre une fenêtre avec la liste complète des articles connexes. En cliquant sur le nom de l’article connexe sélectionné, l’utilisateur est redirigé vers l’aperçu de son onglet.

Comme pour l’onglet Document, il est également possible d’ajouter une description et de compléter les attributs préalablement définis dans le système ERP.

La dernière section, Entrepôt, permet de sélectionner l’entrepôt à partir duquel l’article doit être vendu. Après avoir sélectionné le bouton [Modifier], il apparaît une liste d’entrepôts. L’entrepôt est sélectionné à l’aide du bouton [Sélectionner] situé à côté du nom de l’entrepôt sélectionné.

Onglet Bons

L’onglet Bons affiche les bons de réduction qu’il est possible d’utiliser sur le document. Ceux-ci sont classés en deux catégories :

Bons de client
Bons standard

Chaque bon est présenté sous forme d’une tuile distincte contenant

le nom et la valeur du bon
le code de réduction
la date d’expiration

Fenêtre de paiement

La fenêtre de paiement s’affiche lorsque le bouton [Paiement] est sélectionné dans la fenêtre de récapitulatif de paiement.

La fenêtre de paiement se compose des éléments suivants (les champs correspondent aux endroits marqués sur la capture d’écran) :

Fenêtre contenant des informations détaillées sur la transaction :

Client – informations sur le client ajouté au document
Détails du document – informations sur les remises appliquées
Détails du paiement – informations sur les modes de paiement sélectionnées
A rendre – informations sur le montant à rendre

2. Modes de paiement – tous les modes de paiements actifs

Modes de paiement acceptés :

Espèces
Carte
Bon d’achat externe

3. Fenêtre À régler/Restant

À régler – montant total de l’achat effectué, affiché dans la devise du système
Restant – le montant affiché dans la devise du système, sera réduit de la partie déjà payée si des formulaires différents sont utilisés

4. Clavier numérique – permet de modifier le montant à affecter au mode de paiement. Le champ est automatiquement complété par le montant du champ À régler.

Attention

Le montant à régler peut être affecté à un mode de paiement en sélectionnant la tuile du mode de paiement.

5. À rendre – information sur le montant à rendre.

6. Bouton [Annuler le paiement] – permet d’annuler le mode de paiement sélectionné. Lorsqu’il est sélectionné, il va s’afficher une fenêtre dans laquelle il est possible de sélectionner le mode de paiement à annuler.

Fenêtre affichée après avoir sélectionné le bouton [**Annuler le paiement**]

7. Bouton [Valider] – permet de valider le document. Si le montant à payer n’a pas été entièrement affecté au mode de paiement, le bouton est inactif.

8. [X] – si aucun montant n’a été associé à un mode de paiement, la sélection du bouton ramène l’opérateur à la vue du formulaire de document. Si un montant a été associé à un mode de paiement, un message approprié s’affiche pour indiquer le paiement enregistré.

Message affiché si la touche [X] a été sélectionnée lorsqu’un paiement a été enregistré

Le règlement de la totalité du montant à payer dans la fenêtre de paiement entraîne l’inactivation de toutes les tuiles.

Exemple

Sur le point de vente en libre-service, un client souhaite régler le reçu par deux moyens de paiement : carte de paiement et espèces. Le montant à payer pour le document est de : 196,00 EUR. Dans la fenêtre de paiement, l’opérateur modifie le montant à associer à 100 euros et choisit le mode de paiement Carte. Pour le montant restant, il saisit 100 EUR et sélectionne le mode de paiement Espèces.

Paiement par carte

La sélection du mode de paiement par carte verrouille l’écran et affiche un message indiquant que le reste du processus de paiement est géré par un terminal de paiement.

Lorsque le bouton [Argent prélevé] est sélectionné, la transaction est terminée avec succès. La vue peut être fermée à l’aide du bouton [Valider].

Attention

Une fois qu’un paiement par carte a été traité avec succès, il n’est pas possible d’annuler le paiement dans la fenêtre de paiement.

Information concernant l’impossibilité d’annuler un paiement par carte

Lorsque le bouton [Argent non prélevé] est sélectionné, la transaction est rejetée.

Options d’impression

La vue Options d’impression s’affiche quand un paiement pour un document commercial est validé, offrant la possibilité de sélectionner les différentes options d’impression.

La fenêtre se compose des éléments suivants :

Détails de la transaction, tels que :
- Le client – informations sur le client ajouté au document commercial
- Détails du document – informations sur les remises appliquées
- Détails du paiement – informations sur les modes de paiement sélectionnés
- À rendre – informations sur la monnaie à rendre
Types de documents à imprimer
Informations de contact
Le bouton [Terminer]

Le champ Types de documents à imprimer affiche toutes les variantes d’impression relatives à la transaction. À côté de leur nom, il y a des cases à cocher pour sélectionner l’une des quatre options d’impression :

Impression du document de vente
Impression d’un document de vente et envoi du document par e-mail
Envoi du document de vente par e-mail
Annulation de l’option d’impression/envoi

Lorsqu’il est nécessaire d’envoyer un document à une adresse e-mail autre que celle indiquée sur la carte de client, le champ Informations de contact permet de saisir une adresse alternative. À partir de là, des options disponibles sont les suivantes :

Utilisez une adresse e-mail différente pour le client sélectionné
Mettre à jour l’adresse e-mail sur la carte du client

En dessous, il y a un champ permettant de saisir une autre adresse e-mail.

Si le client n’a pas saisi d’adresse e-mail, le système affiche l’information « Le client n’a pas d’adresse e-mail – il est nécessaire de la compléter pour pouvoir envoyer le document ».

Tant que le champ n’est pas rempli, les options d’impression qui prennent en compte l’envoi du document par e-mail restent indisponibles.