Ajouter une nouvelle commande client

Pour ajouter une nouvelle commande client (COMC), vous devez :

• cliquer sur le bouton [Nouvelle commande] (masqué par défaut) qui se trouve dans le menu principal
• sélectionner le bouton [Ajouter] [Commande client] sur la liste des commandes et devis client

La fenêtre d’une nouvelle commande client regroupe les champs suivants (les numéros correspondent aux endroits indiqués sur la capture d’écran) :

1. N° de référence – champ modifiable

2. Rechercher un article – permet de rechercher ou d’ajouter un article au document

3. Vendeur – l’employé qui établit le document

4. Éléments du documents traités par

5. Liste des éléments comprenant les colonnes :

• Désignation
• Prix
• Quantité
• Montant

Masquées par défaut :

• Prix de base
• Prix appliqué
• N°
• Code
• Taux de TVA

6. Client – permet d’indiquer un client (client ou destinataire) du document

7. Récapitulatif – affiche une somme totale des montants des éléments saisis dans le document :

• Total – pour les documents avec la méthode de calcul de la TVA sur le montant TTC
• Total HT – pour les documents avec la méthode de calcul de la TVA sur le montant HT
• Remise
• Hausse
• Acomptes
• TVA – pour les documents avec la méthode de calcul de la TVA sur le montant HT
• Montant total de la vente après avoir inclus la remise / la hausse/ la TVA

8. Détails de l’élément – affiche les informations détaillées sur l’élément du document et permet de modifier sa quantité, son prix de base etc.

9. Statut de livraison – prend les valeurs définies dans le système ERP. La modification du statut de la livraison dépend du droit Modification du statut de la livraison disponible dans le groupe d’opérateur dans l’onglet Autres droits. Vous pouvez la modifier sur les commandes ayant le statut Non validé, Validé et En cours de traitement.

10. Point de livraison – permet de sélectionner un type de point de livraison parmi les options suivantes :

• Livraison à domicile – l’option comprend les adresses du client ajouté au document avec la possibilité de saisir une nouvelle adresse à l’aide du bouton [Ajouter une adresse]. Si vous sélectionnez dans un document un destinataire autre que le client, les adresses affichées seront chargées depuis la fiche destinataire. Après avoir validé les coordonnées d’adresse complétées, vous êtes redirigé vers le formulaire de la commande. Le nom du client dont l’adresse de livraison a été sélectionnée est affiché sur le bouton [Point de livraison]. En cas de modification du client ou de suppression du destinataire sur la commande, le bouton [Point de livraison] ne contient aucune donnée.
• Réception dans l’entrepôt – le système affiche les adresses des entrepôts définies en tant que points de livraison disponibles pour le point de vente POS. En tant que premières, le système présente les adresses assignées au centre auquel appartient le point de vente POS.
• Réception dans le magasin – le système affiche les adresses des centres définies en tant que points de livraison disponibles pour le point de vente POS. En tant que premières, le système présente les adresses assignées au centre auquel appartient le point de vente POS.
• Adresses des clients définies en tant que points de livraison – après avoir cliqué sur la mosaïque, le système affiche les adresses définies en tant que points de livraison disponibles pour le point de vente POS et associées au client affiché sur la mosaïque.

Dans la fenêtre Sélectionner un point de vente :

• est dotée d’ un filtre facilite la recherche par nom du point de livraison et par adresse (ville, rue, code postal).
• dans le champ Point de livraison sélectionné, l’application affiche le point de livraison actuellement sélectionné
• le bouton [Effacer] permet de supprimer le point de livraison sélectionné

Vous pouvez modifier le point de livraison jusqu’à la validation de la commande.

11. Statut du paiement – prend les valeurs définies dans le système ERP. La modification du statut de paiement dépend du droit Modification du statut de paiement disponible dans le groupe d’opérateurs dans l’onglet Autres droits. Vous pouvez le modifier sur les commandes ayant le statut Non validé, Validé et En cours de traitement.

12. Mode de paiement – le mode de paiement par défaut du client. Il peut être remplacé par un autre mode disponible dans le point de vente POS. Dans le cas où le mode de paiement défini pour le client est indisponible dans le point de vente POS, le mode de paiement de type Espèces assigné au point de vente POS est sélectionné. C’est un champ modifiable.

13. Date d’échéance – date d’échéance par défaut du client. Elle peut être modifiée.

14. Date de livraison/traitement – date de livraison de la commande.

15. Traitement dans le point de livraison – informe si le paramètre Réaliser dans le point de livraison a été activé dans le système ERP. Voici les options disponibles :

• Non – traitement de la commande en dehors du centre POS, le client prend le colis avec les articles commandés (le reçu/la facture déjà généré) dans le point de livraison POS
• Oui – la commande sera réalisée par le centre POS. Une commande est préparée sur la base des articles stockés dans l’entrepôt appartenant au centre POS et les documents de vente appropriés sont générés (la réalisation de la commande va diminuer le stock de la boutique)

Si le paramètre Réaliser dans le point de livraison est actif sur la commande client, il est possible de :

• générer un reçu pour la COMC
• générer une facture pour la COMC
• ouvrir ou fermer la COMC
• annuler la COMC
• utiliser un bon d’achat
• préparer la commande

La tentative d’ouvrir par exemple un tel document fait afficher le message suivant : « Le statut du document empêche sa modification ».

16. Entrepôt de l’élément – permet de modifier l’entrepôt de l’élément donné dont le sous-élément provient de l’entrepôt indisponible dans ce centre.

17. Attributs – attributs associés au type de document

Le formulaire d’une nouvelle commande client regroupe les boutons suivants :

• [Préenregistrer] – enregistre le document afin de permettre de le traiter ultérieurement ou sur un autre point de vente POS
• [Valider] – valide le document
• [Imprimer] – imprime le document (bouton masqué par défaut)
• [Bons de réduction] – indique un bon de réduction
• [Calculer les offres groupées]/[Offres groupées] – calcule/supprime des offres groupées
• [Valider et créer FAC] – après la validation de la commande, ce bouton permet d’établir une facture d’acompte

Enregistrer les informations supplémentaires concernant les réservations

Si la commande client comprend des sous-éléments qui proviennent d’un entrepôt indisponible pour le centre donné ayant le service POS Agent, l’application enregistre les informations supplémentaires lors :

• ouverture et modification de la COMC – si au moins un sous-élément provient de l’entrepôt indisponible pour le centre donné, le message suivant est affiché dans le point de vente POS : « Attention ! Certains éléments de la commande possèdent des entrepôts indisponibles dans ce centre. » L’enregistrement des modifications après l’ouverture de la commande entraînera le changement automatique des entrepôts indiqués en entrepôts disponibles dans cette boutique.
• annulation ou fermeture de la COMC – l’application libère toutes les réservations des sous-éléments dans l’entrepôt disponible dans ce centre qui ont été enregistrés par POS Agent.
• génération du R/FC pour la COMC – si le document comprend au moins un sous-élément indisponible pour ce centre, le message suivant est affiché dans le point de vente POS : « Avant de commencer le traitement de la commande, il faut définir les entrepôts disponibles pour tous les éléments. Voulez-vous le faire maintenant ? ». Si les entrepôts ne sont pas modifiés manuellement, l’enregistrement du document définit automatiquement les entrepôts appropriés sur les éléments.