Chaque type de document possède son propre schéma de numérotation appelé le numérateur selon lequel le numéro est automatiquement attribué au document en cours d’établissement. Le numérateur peut être modifié librement par l’utilisateur. Vous pouvez gérer les numérateurs depuis la Configuration → Documents → Numérateurs.

La liste des numérateurs est affichée à gauche et le formulaire de modification d’un numérateur sélectionné est présenté à droite. À côté de la liste des numérateurs, la colonne Actif est affichée. Cette colonne est affichée en lecture seule. L’opérateur qui possède un droit approprié peut substituer un numérateur – après avoir apporté des modifications à un numérateur existant et cliqué sur le bouton [Enregistrer le numérateur en cours], le numérateur édité est désactivé par le système et un nouveau numérateur portant le même nom est créé à sa place.

Avant d’effectuer cette opération, l’utilisateur doit la confirmer dans la fenêtre avec une information sur le changement du numérateur.

Le menu de la liste des numérateurs comprend des boutons standards qui permettent d’ajouter, de supprimer et d’enregistrer des numérateurs ainsi que leurs éléments.

Formulaire d’un numérateur

Le formulaire d’un numérateur se compose des éléments suivants :

• Nom – nom du numérateur
• Symbole du document – le code du document qui sera affiché dans le numérateur. La valeur est chargée automatiquement à partir de la définition du type de document, mais elle peut être modifiée par l’utilisateur. Le symbole du document doit contenir uniquement les lettres ou les chiffres.
• Préfixe des documents non validés – ce préfixe distingue les documents non validés. Le préfixe sert à attribuer aux documents non validés un numéro libre suivant au moment de leur validation (une fois le document validé, le préfixe disparaît du numéro).
• Exemple – un exemple de numérateur qui prend en compte des valeurs définies par l’utilisateur
• Numéro de début – valeur numérique à partir de laquelle la numérotation du document va commencer dans le numérateur
• Nombre de chiffres dans le numéro – nombre de chiffres qui compose le numéro du document dans le numérateur, par exemple si le nombre de chiffres dans le numéro est défini à 4 et le numéro du document est défini à 1, le numéro sera enregistré en tant que 0001

La liste Éléments du numérateur comprend une liste des éléments qui permettent de créer un numérateur du document. Elle se compose des colonnes suivantes :

• Séparateur – un caractère ayant pour objectif de séparer les différents éléments du numérateur. Par défaut, le symbole « / » est défini pour les numérateurs dans le système
• Fonction – fonction assumée par un élément donné dans le numérateur, la liste déroulante comporte des valeurs au choix suivantes :
  • Symbole du document – valeur du champ Symbole du document, cet élément est obligatoire et doit être unique dans tout le système
  • Mois – valeur numérique qui définit le mois d’établissement du document. Une fois cette fonction sélectionnée, le paramètre Deux chiffres du mois s’affiche sur le formulaire. Si vous cochez ce paramètre, le mois est affiché en deux chiffres par exemple le mois de mai sera affiché en tant que 05.
  • Année calendaire en 4 ou en 2 chiffres – année calendaire à quatre ou à deux chiffres, chargée à partir de la date système de l’ordinateur
  • Année d’exercice – désignation de l’année d’exercice. L’année d’exercice peut être différente de l’année calendaire.
  • Numéro – partie variable du numéro complet du document. Pour chaque document établi d’un type donné, la section avec le numéro sera incrémentée de 1. Le numéro peut contenir un nombre illimité de chiffres et il est affiché avec les chiffres zéro au début. Par exemple, si le nombre de chiffres dans le numéro est défini à 4 et le numéro du document à 1, le numéro sera enregistré comme 0001. Le chiffre de début du numéro et sa longueur sont définis à l’aide des paramètres N° de début et Nb de chiffres dans le numéro.
  • Série du document – série associée à un type de document. Pour en savoir plus sur les séries des documents, reportez-vous à l’article Séries.
  • Entrepôt – code de l’entrepôt où les documents sont établis
  • Registre – nom du registre TVA
  • Préfixe des documents non validés – valeur chargée à partir du champ Préfixe des documents non validés. L’utilisation de cet élément est conseillée pour les numérateurs des rapports et des écritures. En version polonaise de la base de données, ce paramètre n’est pas obligatoire, en version française de la base, ce paramètre est obligatoire et défini par défaut comme B.
• Affecte – une fois le paramètre coché, l’élément donné va affecter la numérotation du document. Cela signifie que chaque modification apportée à un élément entraîne la numérotation du document dès le début en commençant par 1.

Contrôle de la chronologie de numérotation

La section Contrôle de la chronologie de numérotation lors de la validation du document n’est disponible que pour les bases créées en français. Cette fonctionnalité peut être mise en place sur les documents auquel le mécanisme de numérotation avec le préfixe est appliqué : OC, SO, PROF, PERT, FA, FC, CMFC, CMFA, CQFA, CQFC, COMC, COMF, ME+, ME-, FCT, FAT, CFCT, CFAT, NC, R, CMR, CQR, LIV, CMLIV, CQLIV, REC, CMREC, CQREC, CSO, ECRP, CHEQUE, FATUA, FCTUA, CFATUA, CFCTUA, DEVF, DEVC, RVD, CVD, FAC, FAA, CQFAC, CMFAC, CQFAA, CMFAA. La section comprend les paramètres :

• Pas de contrôle
• Avertissement – au moment de valider un document avec l’option Avertissement activée qui pourrait perturber la chronologie de numérotation, le système affiche un message suivant : Il existe déjà dans le système des documents validés avec la date d’émission (réception ou comptabilisation) postérieure (date). La chronologie de numérotation sera perturbée. Voulez-vous valider le document ? Oui/Non.
• Enregistrement verrouillé – au moment de valider un document avec l’enregistrement verrouillé qui pourrait perturber la chronologie de numérotation (même s’il existe dans le système un document annulé avec la date d’émission antérieure par rapport au dernier document validé d’un type donné), un message suivant s’affiche : Il existe déjà dans le système des documents avec la date d’émission (réception ou comptabilisation) postérieure. Il est impossible de valider le document. Vous devez changer la date d’émission (réception ou comptabilisation) du document en (date) et valider à nouveau. Vous pouvez modifier ce paramètre uniquement lorsque tous les documents sont validés pour le schéma de numérotation donné.

Définir un schéma de numérotation

Pour définir un nouveau schéma de numérotation, cliquez sur le bouton [Ajouter] dans le groupe de boutons Liste des numérateurs du menu principal. Le système ouvre le formulaire du numérateur nouvellement créé où il est obligatoire de remplir les champs Nom et Symbole du document. L’utilisateur peut librement remplir les autres champs et ajouter des éléments au numérateur. En définissant un schéma de numérotation, les règles suivantes doivent être respectées :

• Il n’est pas obligatoire que le numérateur possède tous les éléments disponibles. Le numérateur doit avoir deux d’entre eux au minimum, à savoir : Symbole du document et Numéro.
• Chaque numérateur doit avoir un nom unique
• Les éléments du numérateur ne peuvent pas se répéter
• La valeur d’un élément du numérateur ne peut pas être vide.
• Chaque élément doit être séparé à l’aide d’un séparateur
• L’ordre des éléments peut être quelconque
• Le numérateur peut contenir neuf éléments au maximum
• Le numérateur ne peut pas contenir en même temps les éléments : Année calendaire en 4 chiffres et Année calendaire en 2 chiffres
• Les éléments Année calendaire et Année d’exercice ne peuvent pas apparaître en même temps dans le numérateur
• L’élément Registre n’est pas requis mais il devrait apparaître dans la numérotation des documents dans le module Caisse/Banque car il permet d’obtenir la numérotation séparée pour les rapports et les écritures dans le cadre des différents registres

Assigner des numérateurs aux types de documents

Pour que le numérateur défini soit disponible pour un type de document donné, il faut l’ajouter à la liste des numérateurs qui est disponible dans l’onglet Schémas de numérotation du formulaire d’un type de document.

En cas de plusieurs numérateurs assignés à un type de document, le système utilise durant l’établissement d’un document le numérateur pour lequel le paramètre Par défaut a été coché sur la liste des numérateurs.

La numérotation des documents validés sera continue conformément à :

• date d’émission du document
• date de réception/d’émission – pour les documents FA, CMFA, CQFA, CSFA, FAA, CFAA, REC, CMREC, CQREC, CSREC si le paramètre dans la colonne Numérotation par date disponible dans l’onglet Schémas de numérotation d’un type de document mis en mode d’édition est défini
• date d’enregistrement/d’émission – pour les documents comptables

Utilisation du numéro libre

Une fois vous supprimez un document du système, le numéro qui lui était assigné est libéré et peut être attribué à nouveau à un document en cours d’établissement.

Pour que la fonctionnalité soit disponible, cochez le paramètre Utilisation du numéro libre du document dans l’onglet Autres droits du formulaire du groupe d’opérateurs mis en mode d’édition (Configuration → Structure d’entreprise → Groupes d’opérateurs → formulaire du groupe d’opérateur mis en mode d’édition).

Si la date d’émission dans le document supprimé est la même que la date système, le numéro libéré sera assigné à un document suivant nouvellement créé dont la date d’émission sera la même que la date d’émission dans le document supprimé. Si cependant la date d’émission dans le document supprimé diffère de la date système, une lacune sera créée dans la numérotation des documents et le système va attribuer automatiquement le numéro suivant.