La structure hiérarchique représente un ensemble d’unités d’organisation d’une entreprise et d’employés y assignés. Grâce à la présentation hiérarchique de la structure basée sur la liste des employés définis dans le système, l’utilisateur peut accéder aux informations concernant les relations entre les employés indépendamment de la structure des droits d’une entreprise.

La fenêtre de la structure hiérarchique est disponible à partir de la Configuration → Structure d’entreprise → Structure hiérarchique.

La structure hiérarchique est présentée sous forme de l’arborescence. Le groupe Root est un groupe principal auquel sont ajoutés toutes les unités d’organisation ainsi que les employés. Il est possible de modifier librement le groupe Root mais il n’est pas possible de le supprimer. Vous pouvez définir votre propre structure d’organisation de l’entreprise et de définir les relations de dépendance entre les employés.

La section Structure au permet de consulter l’historique de la structure hiérarchique à un jour donné. La date peut être tapée au clavier ou sélectionnée à partir d’un calendrier intégré.

La section Recherche est particulièrement utile en cas de structures très développées. Pour rechercher un objet dans la structure, sélectionnez dans le champ Élément recherché un objet recherché (Employé ou une Unité d’organisation) et tapez dans le champ Code/nom recherché le nom de l’unité ou le prénom et le nom de l’employé et appuyez sur le bouton [Rechercher] dans le menu Structure ou sur le bouton de la loupe à côté du champ Code/nom recherché. Le système met les objets trouvés en surbrillance dans l’arborescence de la structure.

Le menu offre les boutons standards d’ajout/de modification/de suppression d’un objet (unité d’organisation ou employé) dans l’arborescence de la structure hiérarchique ainsi que le bouton permettant de l’actualiser.

En outre, un employé sélectionné dans l’arborescence de la structure peut être défini comme cadre supérieur dans une unité d’organisation en cliquant sur le bouton [Directeur] et en choisissant l’option [Définir comme directeur]. Le processus inverse est lancé par les boutons [Directeur] > [Ne plus définir comme directeur].

Cependant, un clic sur le bouton [Afficher les subordonnés] fait afficher la liste de tous les employés d’un chef sélectionné dans l’arborescence.

Définir les unités d’organisation

L’unité d’organisation est une unité fonctionnant à l’intérieur de la structure d’entreprise comme, par exemple, le centre, le département, le secteur, etc.

Pour ajouter une unité d’organisation, sélectionnez le groupe Root (ou une unité subordonnée) dans l’arborescence de la structure hiérarchique et cliquez sur le bouton [Ajouter] et ensuite sur [Ajouter une unité].

• Nom – nom de l’unité doit être unique
• Type – liste déroulante à laquelle vous pouvez ajouter vos propres types d’unités d’organisation à l’aide du bouton [Ajouter un type] disponible dans le menu

La modification du type d’unité est réalisée via la méthode Edit in place, à savoir directement sur la liste. Une fois les modifications enregistrées et la liste fermée, cliquez sur le bouton [Actualiser les types] pour que les données soient mises à jour dans le champ Type.

• Date de création – permet de définir une date de création de l’unité d’organisation. Notez que la date de création ne peut pas être antérieure à la date de création de l’unité supérieure. La date peut être saisie au clavier ou sélectionnée à partir d’un calendrier intégré.
• Date de suppression – permet de définir une date de suppression de l’unité de la structure d’entreprise. Notez que la date de suppression ne peut pas être postérieure à la date de suppression de l’unité supérieure. La date peut être saisie au clavier ou sélectionnée à partir d’un calendrier intégré. Il est également possible de cocher la case Indéterminée.
• Description – permet de saisir les informations supplémentaires sur une unité d’organisation
• Compte de charges – cette section permet de définir une unité d’organisation en tant que centre de coûts dans la structure hiérarchique de l’entreprise. Pour cela, cliquez sur le bouton [Assigner] et sélectionnez à partir de la liste des comptes de coûts un compte à assigner à l’unité d’organisation. Le bouton avec le symbole de la gomme supprime un compte assigné.

Une fois le formulaire rempli et les modifications enregistrées, l’unité d’organisation est ajoutée à l’arborescence de la structure hiérarchique.

La définition de la structure hiérarchique d’une entreprise est une condition indispensable pour activer le module CRM dans le système [art. Configuration CRM

Ajouter un employé à une unité d’organisation

Pour ajouter un employé à une unité d’organisation, sélectionnez l’unité souhaité dans l’arborescence de la structure hiérarchique et cliquez sur le bouton [Ajouter], et ensuite sur [Ajouter un employé]. Ceci fait, la liste des employés apparaît. Sélectionnez à partir de cette liste un employé de votre choix.

Vous pouvez définir les dates de validité du contrat de travail de l’employé, à savoir la date de son assignation à une unité d’organisation de l’entreprise (dans le champ Du) et la date où l’employé cesse de faire partie de la structure hiérarchique de l’entreprise (dans le champ Au).

Le champ Fonction occupée permet de sélectionner pour l’employé un poste de travail à partir de la liste des fonctions définies. Pour en savoir plus sur la définition des fonctions, consultez l’article [art. Fonctions]

Une fois les données complétées et le bouton [Sélectionner] cliqué, l’employé est ajouté à l’arborescence de la structure hiérarchique.