Pour commencer à utiliser les bons d’achat, l’utilisateur doit en premier lieu définir les types de bons d’achat (propre/externe). L’option d’ajout des types de bons d’achat est disponible dans le menu de la liste des types de bons d’achat. Pour ouvrir la liste, allez dans la Configuration → Commerce/Entrepôt → Types de bons d’achat.

À droite de la liste, il y a le panneau Détails qui regroupe les informations caractéristiques pour un type donné de bon d’achat.

Pour définir un nouveau type de bon d’achat, cliquez sur le bouton [Ajouter] disponible au-dessus de la liste des types de bons d’achat et sélectionnez à partir de la liste déroulante le type de bon d’achat (propre/externe).

Suite à l’ajout d’un nouvel élément à la liste, l’utilisateur doit remplir le formulaire Détails situé à droite de la liste. Les champs et les paramètres du formulaire diffèrent en fonction du type de bon d’achat sélectionné.

Définir un bon d’achat externe

Pour définir un bon d’achat de type Externe, il est obligatoire de spécifier son nom.

En outre, le panneau Détails du bon d’achat externe met à disposition les paramètres suivants :

• Actif – paramètre détermine si le bon d’achat doit être actif
• Utilisé en une fois – paramètre détermine si tout le bon d’achat doit être utilisé au cours d’une transaction En cas de bon d’achat externe, ce paramètre est coché par défaut et ne peut pas être décoché.
• Rendre la monnaie – ce paramètre détermine si les moyens non utilisés lors du paiement avec un bon d’achat pour le montant inférieur à sa valeur peuvent être rendus

Définir votre propre bon d’achat

Pour définir un bon d’achat de type Propre, outre le nom, il est obligatoire d’indiquer aussi un schéma de numérotation (Assistant de configuration). Vous pouvez le sélectionner parmi les schémas de numérotation définis au préalable ou créer un nouveau schéma. Pour en savoir plus sur les assistants de configuration et sur leur définition dans le système Comarch ERP Standard, consultez l’article Assistants de configuration.

Dans le formulaire de votre propre bon d’achat, vous pouvez spécifier aussi :

• Série – numéro ordinal permettant d’identifier un type de bon d’achat
• Montant initial
• Délai de validité

Voici les autres paramètres situés dans le formulaire Détails du bon d’achat de type Propre :

• Programme de fidélité – paramètre décide si un type de bon d’achat défini peut être sélectionné en tant qu’identifiant du client dans le programme de fidélité Pour trouver plus d’informations relatives à l’association du bon d’achat à un client dans le programme de fidélité, reportez-vous à l’article Associer le bon d’achat à un client/fournisseur.
• Utilisé en une fois – ce paramètre peut être librement coché/décoché par l’utilisateur. Il assume la même fonction que dans le bon d’achat externe
• Rendre la monnaie – paramètre s’affiche après avoir coché sur le formulaire le paramètre Utilisé en une fois. Il assume la même fonction que dans le bon d’achat externe
• Rechargé plusieurs fois – paramètre affiché sur le formulaire à défaut d’activation du paramètre Utilisé en une fois Si vous cochez ce paramètre, le bon d’achat peut être rechargé plusieurs fois d’un montant quelconque.
• Le champ Article est inactif est il est automatiquement rempli lors de l’association du bon d’achat à un article