Les factures d’acompte sont les documents commerciaux enregistrés suite à la réception ou au transfert des moyens financiers à titre de la future opération de vente/achat. Au moment de régler les transactions de vente/achat des articles ou services, le montant de la facture est diminué de montants des factures d’acompte enregistrées au préalable. Les factures d’acompte impliquent le calcul des montants HT, TTC et de la TVA et génèrent les paiements.

Les factures d’acompte client sont disponibles dans le module Ventes dans la même liste que les factures client et les factures d’acompte fournisseur dans le module Achats dans la même liste que les factures fournisseur.

Traits caractéristiques de la facture d’acompte client et fournisseur

La facture d’acompte enregistrée (non validée) se caractérise par les traits suivants :

• Elle peut être partiellement modifiée.
• Il est possible de la supprimer.
• Elle peut être validée au niveau du formulaire du document ou à partir de la liste des factures.
• Il n’est pas possible de la comptabiliser.
• Elle génère un paiement à régler.

La facture d’acompte validée se caractérise par les traits suivants :

• Elle ne peut pas être modifiée – il est seulement possible d’afficher les détails du document ou de ses éléments sans la possibilité de les modifier.
• Il n’est pas possible de la supprimer mais vous pouvez l’annuler.
• Elle peut être comptabilisée.
• Elle génère un paiement qui en fonction du mode de paiement sélectionné peut être réglé tout de suite ou non réglé.
• Elle génère une écriture dans les registres TVA.
• Il est possible de générer un document de correction du montant pour elle.

Générer une facture d’acompte

Vous pouvez générer une facture d’acompte à partir de la commande client/fournisseur validée ou livrée en la sélectionnant dans la liste des commandes et en cliquant sur le bouton [FAC]/[FAA] dans le groupe de boutons Génération. Cette opération ouvre une nouvelle fenêtre permettant de définir le montant de l’acompte.

Dans cette fenêtre, entrez le montant total de l’acompte pour le document entier ou pour les taux de TVA donnés disponibles dans la commande perçu/versé à titre de la future transaction de vente/d’achat des éléments faisant partie de la commande client/fournisseur.

Il est possible de générer une facture d’acompte à partir des opérations caisse/banque non réglées dans la liste Règlements des clients/Règlements des fournisseurs disponibles dans l’onglet Finances. Cette opération est disponible dans la liste des opérations limitées au client/fournisseur concret et au type d’opération de dépôt ou de retrait. Vous pouvez générer une facture d’acompte client/fournisseur uniquement sur la base des écritures caisse/banque enregistrée en divise conforme à la devise de la commande pour laquelle cette facture doit être générée.

Pour établir une nouvelle facture d’acompte client/fournisseur, sélectionnez une opération caisse/banque dans les règlements client ou fournisseur et cliquez sur le bouton [FAC]/[FAA] dans le groupe de boutons Génération.

Modifier la facture d’acompte

La plupart des champs de la facture d’acompte générée est par défaut remplie avec les données du document source. Voici les champs que vous ne pouvez pas modifier :

• type de transaction
• taux de TVA
• devise du document
• éléments de la commande
• mode et conditions liés au délai de paiement
• tableau de TVA dans la facture d’acompte fournisseur

La méthode de calcul de la TVA et le regroupement de la TVA prend toujours les valeurs Sur le montant TTC et TVA sur le montant total indépendamment des paramètres dans la commande client/fournisseur. Vu cela, le montant TTC de l’acompte est toujours présenté.

TVA collectée sur acomptes

Dans la version française de la base de données, vous trouverez le paramètre modifiable TVA collectée sur acomptes dans la fiche article, la facture d’acompte et dans le modèle du groupe d’articles.

En cas de génération de la facture d’acompte pour la commande, l’onglet Éléments de la commande dans la facture d’acompte comprend une colonne supplémentaire modifiable Collecter la TVA. Pour les transactions domestiques, la définition du paramètre est chargée par défaut depuis la fiche article donnée mais il est possible de la modifier jusqu’à la validation de la facture d’acompte.

Si le type de transaction dans le formulaire de la facture d’acompte est défini à :

• National – la valeur du paramètre Collecter la TVA sera copiée de la fiche article ; il sera possible de la modifier dans la facture d’acompte.
• Intracommunautaire et Extra-communautaire – le paramètre Collecter la TVA sera toujours coché sans possibilité de le modifier.

Si le paramètre Collecter la TVA est décoché dans la liste des éléments de la commande dans la facture d’acompte, le comportement du système sera le suivant :

• L’élément sera traité comme s’il n’était pas soumis à la TVA ; la valeur de cet élément dans le tableau de TVA sera prise en compte avec le taux NS, à savoir Non soumis.
• Le montant TTC de la commande à partir de laquelle la facture d’acompte a été générée sera pris en compte pour calculer le montant maximal de l’acompte.
• Le fait de cocher/décocher le paramètre Collecter la TVA dans la facture d’acompte entraînera à nouveau la division du montant de l’acompte en taux de TVA donnés.

Régler la facture d’acompte sur la facture finale

Le tableau TVA (disponible dans l’onglet Montants) dans la facture finale comprend les taux de TVA se trouvant dans la facture finale ainsi que les taux de TVA des factures d’acompte à déduire (paramètre coché dans la colonne Déduire dans l’onglet Montants). Les montants pour les taux de TVA provenant des factures d’acompte à déduire vont prendre une valeur négative tout en diminuant ainsi le montant restant à régler.

Dans l’onglet Montants de la facture finale, il y a une section Factures d’acompte qui comprend une liste des factures d’acompte établies pour la même commande que la facture finale. À partir de cette liste, vous pouvez :

• mettre en mode d’édition la commande ou la facture d’acompte
• vérifier le montant à déduire
• définir manuellement le montant déduit à condition qu’il soit inférieur ou égal au montant de la facture d’acompte
• exclure de la déduction la facture d’acompte en décochant le paramètre Déduire

En version française, le montant HT et TTC dans l’onglet Général ne va pas changer après avoir déduit les factures d’acompte de la facture finale. Le montant TTC de l’acompte qui a été déduit sera affiché dans le champ Factures d’acompte disponible au-dessous du montant TTC du document.