Les devis sont les offres commerciales que le vendeur adresse au client pour l’encourager à acheter les produits offerts. Ils impliquent le calcul du montant HT, TTC, de la taxe TVA et génèrent un paiement qui n’est pas visible dans l’échéancier de paiements et qui n’est pas soumis au règlement.

La liste des devis client et fournisseur est disponible respectivement dans l’onglet Ventes et Achats.

Vous trouverez la description de la liste des documents dans l’article Liste des documents.

Vous trouverez la description détaillée du formulaire du document et des onglets dans la sous-catégorie Formulaires de documents.

Délai de traitement du devis

• Le délai de traitement du devis peut être défini soit à l’aide du nombre de jours à compter de la date d’émission du devis, soit sous forme de date précise ou en tant que nombre de jours à compter de la date d’émission de la commande (commande établie après l’acceptation du devis par le client).
• Mis à part le délai de traitement du document entier, il est possible de définir le délai de traitement pour les éléments composants du devis.
• Les champs Délai de livraison et Délai de traitement sur les éléments des devis sont étroitement liés l’un à l’autre. Le délai de livraison correspond à la différence entre la date d’émission du document et le délai de traitement d’un élément donné. Le changement des valeurs dans ces champs entraine le recalcul des dates.
• Le devis peut avoir la date de validité spécifiée ou indéterminée.

Options de confirmation du devis

Le processus commercial standard suppose la transformation d’un devis client/fournisseur en commande client/fournisseur après l’acceptation des conditions par le destinataire du devis.

Vous pouvez noter la réaction du destinataire du devis dans un document validé. Pour cela, choisissez l’option de confirmation dans les détails du devis :

• accepté
• rejeté – une fois cette option choisie, un champ supplémentaire avec la liste déroulante s’affichera. Vous pouvez y sélectionner le motif de rejet du devis défini dans la Configuration → Général → Répertoires universels.

Générer des commandes pour un devis

Pour pouvoir générer une commande, il est indispensable que le document de devis soit validé, la date d’expiration non dépassée et qu’il n’ait pas de statut Rejeté. Lors de la génération d’une commande, le système prend en compte le délai de traitement des éléments et de l’en-tête du devis et charge les données de base à partir du devis, notamment le prix et le montant des éléments en devise du document.

Règles de génération d’une commande pour un devis :

• La désignation d’un article sur un élément de la commande est définie sur la base de la désignation de l’article sur un élément du devis avec la possibilité de la modifier dans un document généré (à condition que la case Modification de la désignation soit cochée dans la fiche article).
• Les prix nets des articles fixés dans le devis ainsi que le montant du devis entier exprimé en devise du devis ne sont pas modifiés lors de la transformation du devis en une commande et ils sont transférés à la commande.
• La date de livraison dans l’en-tête de la commande est définie comme la date la plus tardive parmi les dates de livraison sur les éléments.
• Les paiements dans la commande sont définis à partir des paiements du devis en cours de transformation.
• Les conditions d’escompte sont également copiées avec les paiements.
• Si la date d’échéance prévue est définie pour le paiement du devis client et si cette date est déjà dépassée, les conditions d’escompte ne seront pas copiées (le destinataire du devis n’est pas capable de réaliser le paiement avant terme).

Devis client

Les devis client sont établis afin d’attirer l’attention des clients sur les produits offerts et de les encourager à faire les achats.

Une marchandise de type article, service ou assortiment peut constituer un élément du devis client.

La fonctionnalité liée aux devis client est disponible à partir du menu Ventes → Devis.

Contrôler la marge minimale

Si le contrôle de la marge minimale est activé dans le système, ce contrôle est déjà effectué pour le devis client. Bien que le devis ne prélève pas les ressources du stock, le prix d’achat nécessaire pour calculer la marge minimale est défini sur la base du dernier prix d’achat à partir des documents FA.

Devis fournisseur

Les devis fournisseur sont les devis adressés à vous par un autre vendeur/fournisseur visant à présenter son offre commerciale et vous encourager à faire les achats.

Une marchandise de type article, service peut constituer un élément du devis fournisseur. Il n’est pas possible d’établir un devis fournisseur avec un assortiment.

La fonctionnalité liée aux devis fournisseur est disponible à partir du menu Achats → Devis.

Générer un tarif à partir du DEVF

Vous pouvez générer un tarif standard (notez qu’il est impossible de générer un tarif seuil depuis le devis) à partir des détails du devis fournisseur validé dont la date d’expiration est toujours valable.

Pour cela, sélectionnez les éléments appropriés dans les détails du devis et cliquez sur le bouton [Générer un tarif]. Pour les éléments sélectionnés, le système vérifie s’ils ont des caractéristiques assignées sur la fiche article pour lesquelles la case Liste des tarifs (onglet Paramètres → Caractéristiques) est cochée.

• S’il ne trouve pas ces caractéristiques, les articles sélectionnés seront mis dans un tarif avec les prix, les unités de mesure et le délai de livraison définis sur le devis.
• S’il les trouve, il va mettre dans le tarif les articles sélectionnés mais en plus, il va créer pour eux la matrice avec les combinaisons possibles de caractéristiques (sur la base des lots d’un article donné) pour lesquelles il est possible de définir un prix individuel.
• S’il n’y a dans la matrice des caractéristiques aucune cellule correspondant aux caractéristiques sur un élément du document DEVF, le prix ne sera pas ajouté au tarif.

Générer un DEVC à partir du DEVF

Vous pouvez générer les devis client à partir d’un devis fournisseur validé.

Si vous générez un devis client pour un client, les tarifs des articles dans le devis en cours de création sont chargés à partir de la liste des tarifs de vente actuelle et active, définie par défaut pour un client donné. Pour les devis client générés pour plusieurs clients, vous pouvez définir la méthode de détermination des tarifs.

Règles de génération d’un devis client à partir d’un devis fournisseur :

Lors de la génération du devis client, le système détermine les tarifs sur la base des listes des tarifs en vigueur et des tarifs promotionnels.

• Le prix du devis fournisseur source est chargé en tant que prix de base (prix d’achat) sur lequel la marge sera calculée.
• La désignation d’un article sur un élément du DEVC est définie sur la base d’un élément du DEVF avec la possibilité de la modifier sur le DEVC (à condition que la case Modification de la désignation soit cochée dans la fiche article).
• Il est possible de générer un DEVC seulement si le devis fournisseur est validé. Il ne peut pas être rejeté ni annulé.
• Il n’est pas possible de générer un DEVC à partir du devis fournisseur pour lequel la date d’expiration est déjà dépassée.
• Le délai de traitement sur les éléments du DEVC est défini comme la date plus tardive – délai de traitement à partir d’un élément du DEVF ou délai de traitement déterminé sur la base du délai de livraison à partir du tarif d’un article donné.
• Le délai de traitement sur un élément du DEVC prend le même format que le délai de traitement sur un élément source du DEVF – date précise ou nombre de jours depuis la commande.
• Le délai de traitement dans l’en-tête du DEVC prend le même format que le délai de traitement dans un DEVF source – s’il y a plusieurs DEVF source, le système prend le format du premier DEVF source disponible.
• Le délai de traitement dans l’en-tête du DEVC est déterminé sur la base de la date en cours à moins que cette date soit antérieure à la date la plus tardive sur les éléments du devis – si c’est le cas, il sera reporté.