Introduction à la génération des documents

Dans le processus de génération des documents, on distingue un document source à partir duquel un autre document sera généré et un document généré – document créé suite à l’opération de génération. Les deux documents sont étroitement liés l’un à l’autre et se complémentent réciproquement en donnant une image plus complète des transactions réalisées.

Parmi les options de génération, il y a les options permettant de générer :

  • un document commercial à partir d’un document d’entrepôt (par exemple, la FC à partir du LIV),
  • un document d’entrepôt à partir d’un document commercial (par exemple, le REC à partir de la FA),
  • un document commercial à partir d’un autre document commercial (par exemple, la FC à partir de la COMC)
  • un document d’entrepôt à partir d’un autre document d’entrepôt (par exemple, le ME+ à partir du ME-).

La liste des options de génération est disponible :

  • pour les listes des documents données
  • dans certains cas, au niveau des détails du document (par exemple, le DEVF) dans le menu principal, dans le groupe de boutons Génération.
Groupes de boutons Génération dans le menu principal, dédiés aux listes des documents

Traits caractéristiques des documents générés :

  • En cas de générer un document à partir des documents commerciaux et d’entrepôt et en fonction des paramètres dans la définition du document (Configuration → Structure d’entreprise → Entreprise → Documents), un document nouvellement généré peut avoir le statut validé, non validé ou initialisé.
  • Le document généré peut être partiellement modifié, supprimé, validé, comptabilisé ou annulé
  • Le correctif de coût généré ne peut pas être modifié
  • Dans la plupart des documents générés, il est possible de modifier uniquement un client/fournisseur, les dates dans le document ainsi que les paiements
  • Dans la plupart des documents générés, vous pouvez modifier la désignation d’un article étant un élément du document mais seulement si la case Modification de la désignation est cochée sur la fiche de cet article
  • Dans les documents commerciaux générés à partir des documents d’entrepôt et à l’inverse, il n’est pas possible de modifier entièrement les éléments
  • Le document généré est établi en devise du document source
  • Le document commercial généré (sauf les demandes de devis) génère un paiement
Attention
Il est impossible de modifier l’unité dans la facture ou dans un document d’entrepôt généré à partir de la commande.
Remarque
Le document généré hérite de la plupart des données du document source à moins qu’il ne s’agisse pas de la génération des documents dont la nature est autre que pour le document source (génération du document de vente à partir du document d’achat et à l’inverse). Le cas échéant, le document généré hérite seulement des éléments et plus précisément des articles étant l’objet du document source. Les autres paramètres tels que le client/fournisseur, le mode de paiement, la date d’échéance, le type de transaction ou le prix des articles sont définis comme si le document était établi manuellement et non généré.

La création des correctifs du montant pour les factures et reçus associés au préalable aux documents d’entrepôt implique la génération automatique des correctifs du montant validés pour les documents d’entrepôt. Si les correctifs du montant ou/et de la quantité sont établis pour un document commercial non associé à aucun document d’entrepôt ou à l’inverse, le document d’entrepôt ou le document commercial généré prendra en compte les correctifs du document source. Cela veut dire que son montant ainsi que la quantité des éléments seront corrigés par rapport au document source.

Les autres règles de génération des documents ont été décrites dans l’article Règles de génération des documents.

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