La fonctionnalité des réclamations envisage la gestion du processus de réclamation pour les articles achetés aussi bien par vos clients (réclamations de vente) que chez vos fournisseurs (réclamations d’achat). Les réclamations peuvent être créées aussi bien pour les articles que pour les services.

En fonction du type de réclamation, les listes des réclamations enregistrées dans le système sont disponibles soit dans le module Ventes, soit dans le module Achats via le bouton Réclamations.

La liste affiche :

• le numéro et la date d’émission du document
• le code et le nom du client/fournisseur concerné par la réclamation
• le statut actuel du document et le statut de la réclamation

Dans le système, vous avez la possibilité d’ouvrir et de fermer des réclamations :

• La réclamation fermée signifie que le processus de réclamation est terminé. Le bouton [Fermer la réclamation] permet d’exécuter cette action.
• La réclamation est ouverte suite à l’appel du client sur l’opinion de l’expert. Le bouton [Rouvrir la réclamation] est actif seulement pour les documents fermés au préalable.

Les possibilités en matière de réclamations sont les suivantes :

• Possibilité d’enregistrer une réclamation pour plusieurs éléments en même temps (plusieurs articles réclamés dans un document)
• Possibilité de contrôler si le réclamant/fournisseur dans la réclamation est conforme au client/fournisseur dans un document associé à cette réclamation
• Possibilité de générer les documents pour et à partir d’un entrepôt de réclamations
• Possibilité de définir les différents statuts pour les documents et les éléments de réclamation, par exemple, acceptée, à examiner, rejetée, réalisée
• Possibilité de définir et de gérer les modèles de traitement des réclamations modélisant le schéma d’actions pour les documents de réclamation
• Possibilité d’analyser les délais de traitement des réclamations
• Possibilité d’enregistrer les différentes options de traitement des réclamations – élimination des défauts, remboursement, remplacement d’un article défectueux et autres définies par l’utilisateur
• Possibilité de générer les documents commerciaux et d’entrepôt à partir du document de la réclamation
• Possibilité de corriger les documents de vente et d’achat associés aux documents de réclamation directement au niveau des réclamations
• Possibilité d’associer les documents d’entrepôt aux documents des réclamations
• Possibilité de transmettre le traitement des réclamations entre les différents centres, à savoir entre le centre de ventes, le centre de traitement des réclamations et le centre de maintenance, etc.