Comarch ERP Standard permet de clore la période comptable entière ainsi que les écritures comptables à une date fixée. Cette fonctionnalité permet avant tout de satisfaire aux exigences imposées par la loi polonaise sur la comptabilité. Le logiciel comptable doit permettre de fermer la période comptable à une date quelconque – la tenue fiable des livres comptables requiert que les écritures soient saisies de manière définitive sans possibilité de les modifier. En outre, l’option de clôture d’un mois à un jour donné empêche la suppression des écritures avec une date antérieure à la date de clôture.

Dans la plupart des sociétés et notamment dans celles à structure d’organisation développée, c’est le directeur financier ou le comptable en chef qui ait droit de fermer les périodes comptables ainsi que les écritures comptables à un jour donné. Comarch ERP Standard permet d’accorder le droit de clôture des écritures comptables aux groupes d’opérateurs donnés. En outre, le système permet de clore provisoirement la période où seulement la personne avec le droit de clôture des périodes peut ajouter, supprimer et modifier les écritures comptables. Par contre, la clôture définitive de la période comptable bloque cette possibilité à tous les opérateurs.

Le droit à la clôture des périodes comptables peut être attribué au groupe d’opérateurs à partir de la Configuration → Structure d’entreprise → Groupes d’opérateurs → Autres droits → Clôture des périodes comptables.

L’opérateur avec la case ci-dessus cochée peut clore :

• périodes comptables
• périodes comptables partielles

Si le statut est Clos provisoirement et le paramètre Clôture des périodes comptables est :

• coché – les utilisateurs peuvent ajouter, modifier, supprimer, déplacer les écritures vers le Grand livre, saisir les écritures de contre-passation et les renuméroter.
• décoché – l’ajout, la modification et la suppression des écritures sont bloqués pour le groupe d’opérateurs donné. Les opérateurs pourront renuméroter les écritures comptables, les déplacer vers le Grand livre et les contre-passer jusqu’à la date de clôture.

Si l’utilisateur a les droits appropriés et que le statut de clôture de toutes les périodes partielles est autre que Clos définitivement, l’option de renumérotation des écritures comptables est disponible. Si au moins une période partielle a le statut Clos définitivement, cette option est indisponible.

Si la période est close, tous les opérateurs sans tenir compte des droits à la clôture des périodes, ne peuvent pas ajouter, modifier, supprimer, déplacer au grand livre et contre-passer, renuméroter les écritures comptables.

Le formulaire comprend les champs suivants :

• Date de clôture – ce champ est inactif et prend la valeur de la dernière clôture des écritures comptables dans le cadre d’une période comptable partielle. Cela veut dire que la date de clôture ne peut pas être antérieure ou postérieure à la date d’ouverture et de clôture de la période comptable partielle.
• Statut – liste déroulante avec les valeurs suivantes :
  • Ouvert
  • Clos provisoirement
  • Clos définitivement

Si vous cochez la case [Clore jusqu’au], le statut par défaut est défini automatiquement à Clos provisoirement et il n’est possible de choisir que le statut Clos définitivement.

Si l’utilisateur a fermé les écritures comptables jusqu’à une date donnée et s’il essaye à la modification suivante de fermer les écritures comptables jusqu’à une date antérieure, cela n’entraînera pas le changement de la date de clôture. Les écritures resteront fermées conformément à la date de clôture la plus tardive.

Dans le cas où les écritures comptables dans les périodes partielles précédentes ne sont pas fermées, la question suivante s’affichera en plus « Les écritures comptables dans les périodes partielles précédentes seront closes. Voulez-vous continuer ? ». Le choix de l’option Oui entraînera la définition de la date de clôture pour toutes les périodes partielles précédentes en tant que date de clôture d’une période partielle donnée.