Conformément à la loi sur la comptabilité, les livres comptables relatifs à chaque exercice comptable doivent comprendre des écritures correspondant à tout événement survenu au cours de cet exercice.

Les écritures comptables sont basées sur des justificatifs comptables.

Toute écriture comptable devrait comporter :

• la date de réalisation de l’opération économique
• l’indication du genre et du numéro d’identification du justificatif servant de base à l’écriture ainsi que sa date si elle diffère de celle de la réalisation de l’opération
• un texte, une abréviation ou un code de description de l’opération compréhensible
• le montant et la date de l’écriture
• l’indication des comptes concernés

La liste des écritures comptables dans les journaux est disponible si vous choisissez l’option [Liste des écritures] dans le menu Comptabilité.

La liste est dotée des boutons standards et en plus des options suivantes :

• [Supprimer] – sert à supprimer l’écriture comptable étant dans le brouillon ou quant à l’écriture validée, de générer une écriture de contre-passation.
• [Valider] – sert à valider les écritures étant dans le brouillon et de les ajouter au Grand livre. Vous pouvez valider en série des écritures comptables tout en les triant selon la date de comptabilisation. Avant de valider l’écriture comptable, le système affiche une question qui nécessite la confirmation de l’opération donnée. Le système ne permet pas de valider une écriture lorsqu’ils existent des écritures dans le brouillon avec la date antérieure.
• [Renuméroter] – elle veuille à ce que la numérotation des écritures comptables soit correcte en cas de lacunes survenues, par exemple, suite à la suppression du document étant dans le brouillon.
• [Document source] – sert à consulter le document à partir duquel l’écriture comptable a été créée
• [Clore le journal] – sert à clore collectivement les journaux partiels. Une fois la case Clôture des journaux cochée dans le formulaire de la période comptable donnée, cette option devient disponible. Vous trouverez des informations détaillées dans l’article Clôture des journaux.
• [Vérifier les cycles d’imputation] – sert à créer des rapports sur la non-conformité des écritures comptables. Le bouton est disponible à condition que le paramètre Contrôle du cycle d’imputation soit coché dans la section Général dans le menu Configuration → Comptabilité. Vous trouverez la description de cette fonctionnalité dans la catégorie Contrôle du cycle d’imputation.

La fenêtre des écritures affiche aussi la Période comptable en cours. C’est une information grisée qui ne peut pas être modifiée. Le statut de la période comptable (ouverte ou close) est affiché entre parenthèses.

Si la période comptable en cours partielle ou principale est close, la date de clôture des écritures (provisoire ou définitive) s’affiche sur la liste, dans les champs Date de clôture définitive des écritures, Date de clôture provisoire des écritures. Cela détermine la possibilité de réaliser les opérations sur les écritures comptables par les opérateurs sans droit à clore les périodes comptables.

Si vous utilisez la fonction de clôture des journaux, une fois vous indiquez un journal dans le filtre, les champs supplémentaires vont apparaître dans la liste : Date de clôture définitive du journal, Date de clôture provisoire du journal dont l’objectif est d’informer de la date où la saisie et la modification des écritures ont été bloquées.

Pour en savoir plus sur la clôture des périodes comptables/périodes partielles/journal, consultez les articles Clôture de la période comptable et Clôture des journaux.

Les écritures comptables dans le journal étant dans le brouillon sont affichées sur la liste en vert et contiennent dans son numéro un préfixe défini dans la configuration système (Système → Configuration → Comptabilité → paramètre Préfixe du symbole du document non validé dans la section Général). Par défaut, c’est la lettre B. Les écritures validées sont affichées en noir. Il est impossible de les modifier et supprimer. Il n’est possible que de générer une écriture de contre-passation. Suite à la contre-passation, l’écriture sera affichée en rouge.

La liste des écritures comptables se compose des colonnes suivantes :

• Numéro dans le Grand livre
• Numéro dans le journal – la colonne n’est disponible que si la case Numérotation dans le journal uniquement est décochée dans le formulaire de la période comptable.
• Numéro du document – affiche le numéro de référence du document ou le numéro système du document en cas d’absence de celui-là
• Date de comptabilisation
• Description
• Montant Wn
• Montant Ma
• Écriture – elle prend des valeurs :
  • Schéma – écriture comptable créée après la comptabilisation du document
  • Manuelle – écriture comptable saisie manuellement
  • Automatique – écriture comptable générée automatiquement, par exemple écriture de contre-passation ou écriture définitive de compensation.
  • Import – écriture comptable importée dans le système
  • Modification (par exemple Schéma/Modification – désignation supplémentaire après la modification de l’écriture comptable

et des colonnes masquées par défaut :

• Numéro d’OC
• Numéro système du document – numéro du champ Numéro du document de l’écriture comptable
• Statut
• Devise – devise système de l’entreprise
• Propriétaire – propriétaire de l’écriture comptable

Vous trouverez la description détaillée du fonctionnement des filtres dans la catégorie Rechercher et filtrer les données.

Voici les zones de filtrage disponibles pour la liste :

Section Période comptable

Cette section permet de sélectionner la période comptable pour laquelle les écritures comptables doivent être affichées. En cas de division de la période comptable en périodes partielles, vous pouvez cocher la case Période partielle et ensuite, sélectionner la période partielle souhaitée à partir de la liste.

Section Date de comptabilisation

Cette section permet de filtrer les écritures comptables par période : Jour, Mois, Année, Période, Mois en cours et Mois précédent. L’option Période permet de sélectionner un intervalle de temps précis.

Section Général

Cette section permet de filtrer les écritures comptables selon :

• Statut – voici les valeurs disponibles : Tous, Non validé, Validé, Contrepassé
• Journal – permet de sélectionner l’un des journaux compris dans la période comptable en cours.