Les opérations de lecture, d’ajout, de modification et de suppression des comptes dépendent des droits appropriés à l’objet Compte synthétique/analytique attribués à un groupe d’opérateur donné (Configuration → Structure d’entreprise → Groupes d’opérateurs → modification du groupe d’opérateurs donné → onglet Objets).

Pour ajouter un compte comptable, cliquez sur le bouton [Ajouter un compte au même niveau] à partir de la Comptabilité → Plan comptable ou sur [Ajouter un compte à un niveau inférieur] dans le cas d’ajout du compte analytique. Un formulaire à remplir s’affichera.

Le formulaire du compte comptable se compose des éléments suivants :

Onglet Général

Numéro – champ permettant de saisir le numéro unique du compte. Le nombre maximal de caractères dans ce champ est 50 (avec les caractères « – ». Ce champ est obligatoire. En cas du compte analytique, la première partie du numéro est remplie automatiquement par le système sur la base du compte supérieur et la partie suivante est remplie par l’utilisateur.

Nom – ce champ est obligatoire. Vous pouvez définir le nom du compte dans les différentes langues disponibles dans le système (Configuration → Répertoires universels → Général → Langues). En ajoutant un compte comptable, vous devez entrer le nom du compte dans la langue que vous avez choisi pour vous connecter au système. Le nom du compte est toujours affiché dans une langue choisie par l’utilisateur pour se connecter au système. Si le nom du compte n’a pas été défini dans la langue de connexion, il est affiché dans la langue système (langue de la base de données).

Type de compte – paramètre spécifiant le type de compte. Les valeurs suivantes sont au choix : Comptes d’immobilisations, Comptes financiers, Comptes de stock et d’en-cours, Comptes de capitaux, Comptes de produits, Comptes de charges, Comptes de tiers, Comptes spéciaux. La liste des types de comptes dépend de la version linguistique.

Contrôle du solde – ce champ permet à l’utilisateur de préciser si le compte doit être soumis au contrôle du solde. Cela signifie que le système vérifiera si le compte possède un solde dans la colonne demandée. Si ce n’est pas le cas, le logiciel affichera un message approprié.

Devise – vous pouvez choisir la devise du compte. Il est possible de changer la devise jusqu’à l’ajout du premier compte analytique ou la saisie de la première écriture définitive pour le compte donné. Par défaut, c’est la devise système de l’entreprise où le compte comptable est ajouté qui s’affiche.

Compte auxiliaire – suite à la sélection de cette option, il est possible de préciser si le compte sera affecté dans le système à un client/fournisseur, un article, un employé, un entrepôt, une administration, une banque, un taux de TVA ou à une immobilisation. Si le paramètre Permettre l’ajout des comptes synthétiques auxiliaires n’est pas coché, la mise en relation des comptes avec une entité concrète ne sera possible qu’au niveau des comptes analytiques. Si le paramètre est coché, le compte peut être affecté à une entité concrète directement au niveau des comptes synthétiques.

Plage de numéros de [] à [] – champs disponibles uniquement pour les comptes synthétiques auxiliaires lorsque la numérotation est construite selon la plage de numéros. Vous trouverez des informations détaillées sur cette fonctionnalité dans l’article Comptes auxiliaires.

Compte lettrable – une fois la case est cochée, les comptes obtiennent le statut de compte lettrable. Dans le cas d’un compte analytique, le statut compte lettrable est attribué de la même manière que pour un compte synthétique et dans ce cas-là il n’est pas modifiable. Vous ne pouvez pas changer le statut d’un compte synthétique auquel sont déjà associés des comptes analytiques ou bien le compte a été utilisé dans le système.

Actif – si ce paramètre n’est pas coché, le compte devient inactif, ce qui empêche l’ajout des écritures comptables à ce compte.

Onglet Supplémentaires

Transférer le solde d’ouverture – paramètre définit si le solde de clôture du compte sera transféré à la nouvelle période comptable comme le solde d’ouverture.

Créer un compte dans la prochaine période – paramètre définit si le compte et tous les éléments y associés seront transférés à la nouvelle période comptable.

Numéro du compte à transférer – numéro qui sera attribué après le transfert du plan comptable à la période comptable qui suit.

N° du compte dans la prochaine période – permet d’associer les comptes lors du changement des périodes comptables. Si la prochaine période comptable n’est pas définie dans le système, le bouton est inactif.

Description – sert à saisir des informations supplémentaires sur le compte.

Schéma de numérotation – le schéma de numérotation assigné au compte comptable y est affiché. Vous trouverez la description détaillée de cette fonctionnalité dans l’article Numérotation des comptes comptables.

Onglet Comptes associés

Cet onglet présente les comptes comptables associés à un compte donné au cours des périodes comptables. Cette fonctionnalité garantit la continuité des comptes comptables. Elle est particulièrement importante en cas de transfert du plan comptable et du solde d’ouverture à la prochaine période comptable. L’association des comptes comptables est également importante en cas d’effectuer les lettrages au tournant des périodes comptables.

Onglet Description analytique

Le système permet d’insérer la description analytique sur le compte comptable qui peut être ensuite transférée vers une écriture comptable ou une note comptable. Vous trouverez la description détaillée de cette fonctionnalité dans le chapitre Description analytique sur les fiches des objets.

Onglets Attributs et Historique des modifications

Vous trouverez la description de ses onglets dans l’article Onglets Codes remise, Description analytique, Attributs, Pièces jointes et Historique des modifications.

Onglet Disponibilité

Dans l’onglet Disponibilité, vous pouvez décider de l’accès aux comptes comptables. La gestion de la disponibilité se fait au niveau du compte synthétique. Les comptes analytiques héritent de ces paramètres sans possibilité de les modifier.

Vous pouvez définir aussi bien le propriétaire du compte comptable que les centres où ce compte doit être disponible.

Les limitations de disponibilité pour les comptes comptables sont les suivantes :

• le plan comptable et la balance générale sont limités uniquement aux comptes disponibles dans un centre connecté.
• la balance générale n’affiche que les données pour les comptes comptables disponibles dans un centre connecté.
• il n’est pas possible de consulter le document comptable s’il contient une comptabilisation sur un compte indisponible dans un centre connecté. Cela concerne les documents suivants :
  • Écritures comptables
  • Notes comptables
  • Solde d’ouverture
• la liste des écritures sur un compte comptable ne présente que les comptabilisations introduites sur les comptes disponibles dans un centre connecté.
• il n’est pas possible de passer une écriture brouillon ni de comptabiliser à l’aide d’un schéma comptable contenant un élément avec un compte indisponible dans un centre connecté.