Règles de comptabilisation des documents dans la structure multi-sociétés :
Dans la structure multi-sociétés, la comptabilisation des documents n’est possible que dans le cadre de l’entreprise à laquelle l’utilisateur est connecté, à savoir dans le cadre de sa période comptable en cours et des schémas comptables définis.
- Les documents établis dans une entreprise à laquelle est connecté l’utilisateur peuvent être comptabilisés.
- Les documents établis dans un centre autre que celui auquel l’utilisateur est connecté mais dans le cadre de la même entreprise peuvent être comptabilisés.
- Les documents établis dans une autre entreprise que celle à laquelle l’utilisateur est connecté ne peuvent pas être comptabilisés.
Comptabilisation dans le système :
- Lors de la validation
Pendant la validation du document à l’aide de l’option [Valider et comptabiliser]. La comptabilisation sera terminée avec succès si un schéma comptable correct est sélectionné pour ce type de document. Dans le cas contraire, le document sera validé, mais il ne sera pas comptabilisé.
- Depuis la liste des documents/au niveau du document
À tout moment, un document validé peut être comptabilisé depuis la liste ou lors de sa modification. On le fait via le bouton [Comptabiliser]. La comptabilisation sera terminée avec succès si un schéma comptable correct est sélectionné pour un type donné du document.
Le choix de l’option [Comptabiliser] sans indiquer le schéma comptable (par défaut) aussi bien pour la comptabilisation à partir de la liste que depuis le document permet de comptabiliser avec l’écriture brouillon mémorisée à condition que celle-ci existe. Par contre, le choix de l’option [Comptabiliser] avec un schéma comptable indiqué (y compris le schéma par défaut) permet de comptabiliser conformément à la définition du schéma comptable (une éventuelle écriture brouillon est alors ignorée).
- Comptabilisation à l’aide du compte de contrepartie
L’option [Comptabiliser à l’aide du compte de contrepartie] est disponible uniquement pour les opérations c/b et les rapports caisse/banque clos. La comptabilisation sera terminée avec succès si on a affecté un compte de contrepartie à l’opération en question ainsi qu’un compte et un journal de comptabilisations au registre choisi pour cette opération.
- Manuellement au niveau des écritures comptables
En ajoutant une écriture comptable depuis le niveau de la liste des écritures comptables (la liste est disponible dans le menu Comptabilité, option Grand livre). Vous trouverez la description détaillée de cette fonctionnalité dans l’article Ajouter une écriture comptable.
- À l’aide du processus BPM Comptabiliser automatiquement les documents.
Règles de comptabilisation via un schéma comptable
- Les schémas comptables sont construits séparément pour chaque type de document. Plusieurs schémas comptables peuvent être affectés à un seul type de document. Un d’entre eux doit être défini comme le schéma par défaut.
- Les documents comptabilisés seront affichés sur la liste dans une autre couleur que le reste des documents (le bleu par défaut).
- Uniquement les documents commerciaux et d’entrepôt validés peuvent être comptabilisés.
- Les documents d’entrepôt peuvent être comptabilisés si leur coût de revient/leurs frais de livraison sont déterminés. Si les documents doivent être comptabilisés bien que les valeurs citées ci-dessus ne sont pas définies, il est nécessaire de cocher au préalable les paramètres Coût de revient des ventes déterminé/Frais de livraison déterminés.
- Les documents générés à partir d’autres documents peuvent être comptabilisés de la même façon que les documents source.
- Comptabilisation des factures TVA ayant un document source :
- Quand le document source est comptabilisé, la comptabilisation de la facture TVA n’est pas possible. Celle-ci prend automatiquement le statut Comptabilisé.
- Quand la facture TVA est comptabilisée, la comptabilisation de la facture source n’est pas possible. Celle-ci prend automatiquement le statut Comptabilisé.
- L’annulation du document comptabilité est impossible.
- Si l’écriture comptable créée suite à la comptabilisation à l’aide d’un schéma possède le statut Dans le brouillon, l’utilisateur valide lui-même l’écriture créée.
- Si l’écriture comptable créée suite à la comptabilisation du document possède le statut Dans le brouillon, la suppression sans aucune trace est possible. Après la suppression de l’écriture comptable, l’annulation ou la nouvelle comptabilisation du document sera possible.
- Si l’écriture comptable créée suite à la comptabilisation du document a été validée, la suppression sans aucune trace est impossible. Pour annuler la comptabilisation du document, il est nécessaire de générer l’écriture de contre-passation. Après la validation de l’écriture de contre-passation, la comptabilisation du document sera supprimée et la comptabilisation pour la deuxième fois ou l’annulation sera possible.