La fonctionnalité du format du compte dans les comptabilisations périodiques permet de définir un mécanisme de comptabilisation périodique de sorte que tous les comptes se trouvant dans un groupe donné (correspondant au « format du compte ») prennent part à la comptabilisation.
Vous avez la possibilité de :
- définir facultativement la plage de comptes faisant partie du groupe de comptes prenant part à la comptabilisation – format du compte
- vous référer au format du compte dans la définition du compte
- vous référer au format du compte dans la définition du montant
- vous référer au format du compte dans la description sur l’élément du schéma
Définir le format du compte
Pour définir la plage de comptes qui prennent part à la comptabilisation, utilisez la section Calculer pour disponible dans le formulaire d’un élément de la comptabilisation périodique. Le format du compte peut se composer de lettres, chiffres, tirets et de caractères spéciaux.
Principes de fonctionnement du format du compte
| Symbole | Fonctionnement | Exemple |
|---|---|---|
| ?ou _ | Caractère quelconque | 5?? Tous les comptes qui commencent par le numéro 5 et contiennent 3 caractères dans leur numéro |
| *ou % | Chaîne de caractères quelconque | 5* Tous les comptes qui commencent par le numéro 5 |
| [AB] | Le caractère fait partie de la chaîne | 401-[137]-01 Tous les comptes analytiques du compte 401 qui contiennent le chiffre 1 ou 3 ou 7 dans la deuxième section et ‘01’ dans la dernière. |
| [A-B] | Le caractère est compris dans la plage | 40[1-4]-* Tous les comptes du groupe 4 dont le dernier caractère dans le numéro du compte synthétique est un chiffre compris dans un intervalle de 1 à 4 |
| [^AB] | Le caractère ne fait pas partie de la chaîne | Tous les comptes analytiques du compte 401 qui contiennent dans la deuxième section un chiffre autre que 1, 3 ou 7 avec un compte sous-analytique ‘01’. |
| [^A-B] | Le caractère n’est pas compris dans la plage | 40[^1-4]-* Tous les comptes dont les comptes synthétiques commencent par les caractères ‘40’ et le dernier caractère (troisième dans ce cas) est autre que les chiffres compris dans un intervalle de 1 à 4. |
Un ensemble de variables liées à la gestion du format du compte est disponible pour le bouton [Calculer pour] :
- ? – Caractère quelconque
- * – Chaîne de caractères quelconques
- [] – Le caractère fait partie de la chaîne
- [-] – Le caractère est compris dans la plage
- [^] – Caractère n’appartient pas à la chaîne
- [^-] – Le caractère n’est pas compris dans la plage
Dans le plan comptable avec la structure suivante :
L’entrée 5*401 – va se référer à un ensemble de comptes qui commencent par le numéro 5 et se terminent par le numéro 401, à savoir 501-01-401, 501-02-401, 502-01-401, 503-02-401, 550-401.
L’entrée 501-??- 463 – va concerner uniquement le compte 501-01- 463 et 501-02-463 faisant partie de la plage de numéros ci-dessus.
Format du compte dans la définition du compte
Dans le champ Compte Débit/Crédit, il est possible de se référer non seulement à un compte mais aussi à un groupe de comptes définis par le format du compte dans le champ Calculer pour via une variable supplémentaire @Compte.
À titre d’exemple – si dans la section Calculer pour, le format du compte suivant est défini 4??-??-??, le fait d’utiliser la variable @Compte pour le compte Débit correspond à la comptabilisation sur tous les comptes qui répondent au critère spécifié dans le format.
Dans le champ Compte Débit/Crédit, il est impossible de créer le format du compte. Par contre, vous pouvez utiliser la syntaxe « Substring » si vous voulez créer le numéro du compte comptable.
Un élément de comptabilisation périodique défini de cette manière va générer autant d’écritures comptables que le nombre de comptes conformes au format 401-??. Chaque écriture sera saisie sur les comptes du groupe : 501-01-?? et le compte 490 (où ?? sera remplacé par la fin du numéro du compte du groupe 401 – plus précisément 2 caractères à partir du cinquième seront chargés).
Format du compte dans la définition du montant
Dans la section liée à la définition du montant, vous pouvez vous référer non seulement à un seul compte, mais aussi à un groupe de comptes défini à l’aide du format du compte. Ceci est possible :
- en définissant le format du compte en tant que l’argument de la fonction comptable – à titre d’exemple, pour la fonction DEBIT responsable des Débits du compte, vous pouvez utiliser l’entrée DEBIT (5*) responsable des Débits sur tous les comptes d’un groupe 5.
- en utilisant la variable supplémentaire @Format du compte, responsable du chargement des montants pour un groupe de comptes définis dans la section Calculer pour. La valeur de la variable est calculée au total pour un groupe de comptes.
La balance générale comporte les données suivantes :
DEBIT compte 501-001 : 100,00
CREDIT compte 502-001 : 30,00
Le format du compte est défini comme : 5??-001
La section du compte contient l’expression : @Compte (et un compte de contrepartie quelconque)
La section du montant contient l’expression : DEBIT(@Format du compte)
Le logiciel retourne comme résultat de la comptabilisation périodique deux lignes de l’écriture définitive ci-dessous :
501-001 (et un compte de contrepartie), montant 100
502-001 (et un compte de contrepartie), montant 100
- en utilisant la variable supplémentaire @Compte qui répondra du chargement du montant de chaque compte défini dans la section Calculer pour. La valeur de la variable est calculée séparément pour chaque compte traité.
La balance générale comporte les données suivantes :
DEBIT compte 501-001 : 100,00
CREDIT compte 502-001 : 30,00
Le format du compte est défini comme : 5??-001
La section du compte contient l’expression : @Compte (et un compte de contrepartie quelconque)
La section du montant contient l’expression : DEBIT(@Compte)
Le logiciel retourne comme résultat de la comptabilisation périodique deux lignes de l’écriture définitive ci-dessous :
501-001 (et un compte de contrepartie) montant 100
502-001 (et un compte de contrepartie) montant 30