Le lettrage construise une liaison entre deux écritures définitives introduites sur le compte lettrable. Dans le système, des lettrages se fondent sur les paiements (créances, dettes) générés par les documents sources. Des lettrages peuvent être réalisés sur les comptes comptables sur la base des paiements comptabilisés. Ils fournissent des informations sur les écritures comptables non réglées qui forment le solde du compte lettrable.
Les règlements apparaissent au niveau des paiements des documents tandis que les lettrages – au niveau des écritures définitives. Les lettrages et les règlements constituent une partie intégrale, ce qui permet de régler la transaction donnée une seule fois – soit au niveau des paiements soit au niveau des écritures définitives.
Les écritures comptables consacrées aux lettrages sont créées :
- après la comptabilisation des créances ou des dettes résultant des documents avec un schéma comptable dont l’élément qui comptabilise le paiement du document a été créé sur la base du Paiement.
- après la saisie de l’écriture définitive directement dans le journal comptable sur les comptes lettrables.
Le lettrage est une opération réservée aux écritures définitives validées ou non validées. Le montant du lettrage équivaut au montant le plus bas de deux montants restants à lettrer. Le lettrage peut être effectué si les montants à lettrer avec :
- le même signe (+ ou -) sont affectés aux colonnes opposées du compte (Débit/Crédit)
- les signes opposés sont affectés à la même colonne du compte.
La tenue de lettrages est possible aussi bien à partir du niveau de la liste des lettrages que du niveau de l’onglet Lettrages Débit/Lettrages Crédit et de l’écriture définitive. Il est à souligner que l’ajout du lettrage à partir du niveau de l’écriture définitive entraîne le même résultat que l’ajout du lettrage au niveau de la liste.
Mécanisme de création des lettrages
Les lettrages peuvent être créés de façon automatique ou manuelle. Les lettrages automatiques s’effectuent eux-mêmes, sans intervention supplémentaire de la part de l’utilisateur. Il faut noter que l’utilisation de la fonction Lettrage automatique qui est disponible depuis la liste des lettrages ou de l’onglet Lettrages Débit/Crédit de l’écriture définitive est aussi une forme d’exécution des lettrages manuels.
Création automatique du lettrage
Le lettrage automatique est relatif aux écritures définitives créées suite à la comptabilisation des paiements du document.
Le lettrage se fait automatiquement lors des opérations suivantes :
- règlement/compensation des documents comptabilisés
- comptabilisation du second de deux documents réglés/compensés
Création manuelle du lettrage
Le lettrage peut être effectué manuellement depuis le niveau de :
- la liste des lettrages
- l’onglet Lettrages Débit/Crédit de l’écriture définitive
Le lettrage des écritures issues de la comptabilisation du document est accompagné simultanément du règlement/compensation automatique des documents source.
Définir la date de lettrage
Lorsque des lettrages sont effectués, la date de cette opération est importante car cela donne une information qui permet de considérer l’écriture définitive en tant que lettrée.
La date de lettrage et une date de comptabilisation de l’écriture ultérieure de toutes les écritures définitives lettrées. Elle est définie sur la base de la date de comptabilisation enregistrée dans l’en-tête de l’écriture comptable. Si l’écriture définitive de compensation participe au lettrage ou l’écriture définitive créée suite à la comptabilisation du document de différence de change la date de cette écriture définitive affecte aussi la définition de la date de lettrage.
Une écriture comptable 1 pour un montant 10 000 Débit (la date de comptabilisation : 12.05, la date d’émission : 10.05, la date de l’opération : 08.05) est lettrée avec une écriture comptable 2 pour un montant 2 000 Crédit (la date de comptabilisation : 20.05, la date d’émission : 18.05, la date de l’opération : 12.05).
La date de lettrage est suivante : 20.05.
Dans cette situation :
- À la date du 12.05 – l’écriture définitive 1 figure en tant que non lettrée (montant restant = 10 000).
- À la date du 18.05 – l’écriture définitive 1 figure en tant que non lettrée (montant restant = 10 000).
- À la date du 20.05 – l’écriture définitive figure en tant que partiellement lettrée (montant restant = 8 000).
- À la date du 20.05 – l’écriture définitive figure en tant qu’entièrement lettrée.
Lettrage des écritures définitives saisies dans périodes différentes
Le système permet d’effectuer le lettrage des écritures définitives ajoutées dans les périodes comptables différentes. Pour que ce lettrage soit réalisé, la liaison doit être préservée entre les comptes ajoutés dans les écritures définitives lettrées dans les différentes périodes comptables. L’association des comptes assure la continuité des opérations dans les périodes comptables suivantes. Elle ne dépend pas de numéros des comptes entre les périodes. Si le numéro du compte est modifié entre les périodes comptables, il faut assurer la liaison entre ces comptes.