À partir de la liste des lettrages, vous pouvez lettrer des écritures en utilisant l’une des trois options : [Ajouter], [Lettrage sans règlement] et [Lettrage automatique]. Cela donne une possibilité de régler des écritures définitives en relation :
- un à un
- un à plusieurs
Option Ajouter
L’option [Ajouter] permet d’effectuer le lettrage accompagne du règlement pour les écritures définitives provenant de la comptabilisation des documents ou le lettrage des écritures définitives en cas d’écritures définitives saisies directement dans les journaux comptables.
Règles de fonctionnement de l’option Ajouter
Si vous cliquez sur le bouton [Ajouter], le système affiche la liste des écritures comptables à lettrer sur le compte indiqué dans la colonne appropriée (Débit ou Crédit en fonction du fait si une créance ou une dette est lettrée). Il est possible de sélectionner sur la liste plusieurs écritures définitives. Cela permet d’effectuer des lettrages sous forme de 1 à plusieurs. L’apparence de la liste est identique à la liste des écritures comptables sur le compte.
La liste Écritures comptables sur le compte est ouverte par défaut avec les paramètres suivants :
- Période comptable – période comptable en cours. Vous pouvez la modifier y compris pour la période Au choix.
- Date de comptabilisation – mois en cours. Vous pouvez sélectionner librement la définition préférée de ce paramètre.
- Statut du document – Tous. Le statut des écritures définitives peut être changé en Validé et Non validé.
- Journal – Tous + *SO*. Vous pouvez aussi sélectionner aussi le journal de comptabilisation concret.
- Type de compte – Tous. Vous pouvez aussi sélectionner le type de compte comptable concret.
- Écritures définitives – contraire au côté du compte sur l’écriture définitive au niveau de laquelle le lettrage est ajouté, c’est-à-dire si la colonne du compte lettrable est Débit sur l’écriture définitive, la liste présente les écritures définitives non lettrées avec la colonne Crédit avec la possibilité de modification de ce statut.
- Du compte, Au compte – compte chargé à partir de l’écriture définitive au niveau de laquelle le lettrage est effectué. Ce paramètre peut être modifié.
- Comptes à exclure – valeur vide. Vous pouvez indiquer sa définition.
- Devise – par défaut c’est la devise système. Elle peut être modifiée.
Après avoir sélectionné une/des écriture(s) comptable(s) appropriée(s) sur la liste, le lettrage des écritures définitives est effectué. Si les documents comptabilisés automatiquement sont une source des écritures définitives, le lettrage est accompagné du règlement/de la compensation automatique simultané(e) des documents sources. Lorsque le montant de l’écriture de règlement est supérieur ou égal au montant de l’écriture réglée, le règlement complet sera effectué. Si le montant de l’écriture de règlement est inférieur au montant de l’écriture réglée, l’écriture sera partiellement réglée.
Les écritures de lettrage présentées sur la liste des lettrages après avoir cliqué sur le bouton de plus à côté de l’écriture définitive sont assignées à l’écriture lettrée.
À partir de la liste des lettrages, il est possible aussi de consulter le formulaire de l’écriture comptable lettrée. Il présente les informations détaillées sur les écritures de lettrage (respectivement dans les onglets Lettrages Débit/Lettrages Crédit).
Lettrages partiels
Dans certains scénarios, l’utilisateur est obligé de définir le montant à lettrer. Cette option est disponible depuis la liste des écritures définitives à lettrer en choisissant l’option Lettrages partiels (fenêtre Écritures comptables sur le compte). Le choix de cette fonction entraînera l’affichage de la colonne À lettrer dans laquelle vous pouvez taper le montant du lettrage partiel.
Vous enregistrez une écriture comptable où un élément a été associé à un compte lettrable Débit. L’écriture n’est pas lettrée (montant à lettrer équivaut au montant de l’écriture définitive = 10 000 EUR).
Ensuite, vous indiquez sur la liste des lettrages, un compte lettrable sur lequel une écriture comptable a été saisie et vous filtrez la liste.
Choisissez l’option [Ajouter] au niveau de l’écriture définitive, ce qui fait ouvrir la liste des écritures définitives à lettrer (compte Crédit). Sur cette liste, il y a deux écritures : l’une d’un montant de 11 000 EUR (montant restant à lettrer = 6 000 EUR) et l’autre d’un montant de 5 000 EUR (montant restant à lettrer = 5 000 EUR).
Vous cochez le paramètre Lettrages partiels et vous tapez les montants appropriés dans le champ À lettrer.
- Première écriture définitive (montant à lettrer = 5 000)
- Deuxième écriture définitive (montant à lettrer = 5 000)
Une fois cette opération terminée :
- L’écriture définitive d’un montant de 10 000 EUR est lettrée en entier.
- L’écriture définitive d’un montant de 11 000 EUR est partiellement lettrée (il reste = 1 000 EUR).
- L’écriture définitive d’un montant de 5 000 EUR est lettrée en entier.
Si le montant saisi par l’utilisateur dépasse le montant qui reste à lettrer dans une écriture définitive lettrée et s’il n’est pas possible d’effectuer un lettrage complet, seul le montant qui reste à lettrer sera lettré.
Lettrages des écritures définitives saisies sur comptes différents
Le système permet de réaliser un lettrage des écritures définitives qui sont saisies sur deux comptes lettrables différents.
Pour effectuer un tel lettrage, cliquez sur le bouton [Ajouter] à partir de l’écriture comptable, ce qui entraînera l’ouverture de la fenêtre Écritures comptables sur le compte. Par défaut, le système affiche dans cette fenêtre les écritures soumises au lettrage liées au compte qui est indiqué sur l’écriture définitive lettrée. Vous pouvez taper d’autres valeurs dans les champs Du compte, Au compte au lieu de celles qui sont affichées (par exemple associées à la même entité ou à une autre entité ou les valeurs non associées à aucune entité). Après cette modification, le système affiche sur la liste les écritures comptables liées au compte nouvellement indiqué. Une fois vous sélectionnez l’écriture comptable à partir de la liste, une compensation des écritures est réalisée à l’aide d’une écriture définitive de compensation qui est créée automatiquement par le logiciel et constitue une composante du lettrage.
Fonction Lettrage sans règlement
Le lettrage des écritures définitives effectué à l’aide de l’option [Lettrage sans règlement] n’est pas accompagné du règlement simultané des documents source. L’option permet de réaliser un lettrage sans effectuer simultanément le règlement des paiements des documents en cas d’écritures définitives provenant de la comptabilisation des documents.
La fonctionnalité Lettrage sans règlement peut être utilisée pour évaluer les dépenses des moyens financiers exprimés en devises étrangères, pour effectuer le règlement du compte qui sert à l’enregistrement des moyens financiers en attente de réception ou pour rapprocher le solde du compte 303 (Règlement de l’achat). Cette option est à utiliser quand vous voulez effectuer uniquement le lettrage.
Une fois vous sélectionnez cette option, le système affiche la liste des écritures comptables à lettrer sur le compte indiqué et du côté approprié (Débit ou Crédit en fonction du fait si une créance ou une dette est réglée). Il est possible de sélectionner sur la liste plusieurs écritures définitives. Cela permet d’effectuer des lettrages sous forme de 1 à plusieurs. L’apparence de la liste est identique à la liste des écritures comptables sur le compte.
Les règles du lettrage partiel et du lettrage entre deux comptes différents effectué à l’aide de l’option Lettrage sans règlement sont identiques aux règles qui ont été décrits pour l’option Ajouter.
Fonction Lettrage automatique
Cette fonctionnalité a pour l’objectif de soutenir l’utilisateur dans le processus de réalisation des lettrages, ce qui est possible grâce à la recherche et au lettrage des écritures définitives selon un critère spécifié.
Si vous sélectionnez l’option Lettrage automatique, le système affiche la fenêtre Lettrages automatiques qui permet de lettrer automatiquement les écritures définitives. La génération des lettrages fonctionne de manière identique qu’après l’application de l’option Ajouter, Lettrage sans règlement sur la liste des lettrages. En fonction de la méthode choisie, le lettrage des écritures définitives issues de la comptabilisation des documents est accompagné du règlement automatique des documents source (option [Lettrer]). Si vous choisissez l’option [Lettrage sans règlement], les documents source ne seront pas automatiquement réglés suite au lettrage des écritures.
En cas de lettrages des écritures définitives effectués à l’aide de l’option Lettrage automatique, le système contrôle l’état de règlement des documents source d’où sont issues ces écritures définitives.
Si le lettrage est effectué sur le compte associé à une entité (client/fournisseur/employé/administration/banque), le système contrôle l’état de règlement des paiements des documents source. Si un paiement dans le document associé à une écriture définitive est réglé, cette écriture définitive est ignorée dans les propositions des lettrages.
Par contre, lors du lettrage effectué sur les comptes non auxiliaires ou associés à un répertoire autre que l’entité, à savoir entrepôt ou article, la vérification de l’état de règlement du document n’a pas lieu. Les écritures définitives saisies sur ces comptes sont proposées au lettrage peu importe l’état des paiements de leurs documents source.
Pour accéder aux lettrages automatiques, choisissez l’option [Lettrage automatique] depuis la liste des lettrages.
La fenêtre est divisée en trois sections : Combiner les écritures définitives, Méthode de combinaison, Intervalle de temps et elle comprend la liste des écritures définitives qui sont soumises au lettrage automatique.
Section Combiner les écritures définitives
Dans le cadre de cette section, vous pouvez sélectionner une de deux options suivantes :
- En cours – option disponible (option par défaut et unique) si vous accédez à la fonctionnalité du lettrage automatique depuis le niveau de l’onglet Lettrages Débit/Crédit de l’écriture définitive ou de l’enregistrement mis en surbrillance sur la liste des lettrages. Le champ comporte le numéro de l’écriture définitive en cours dans le Grand livre ou dans le journal (en fonction de la configuration de la numérotation). Si vous accédez à cette fonctionnalité depuis le niveau de la liste des lettrages, et aucune écriture définitive n’est sélectionnée, l’option est inactive. Le choix de cette option veut dire que seule l’écriture définitive sélectionnée actuellement doit être combinée.
- Sur le compte – option disponible et par défaut uniquement si vous accédez à la fonctionnalité depuis le niveau de la liste des lettrages ou à partir de l’enregistrement mis en surbrillance. Si un compte est sélectionné sur la liste, il est automatiquement chargé par le système comme valeur du champ Sur le compte. Si aucun compte n’est sélectionné, le champ Sur le compte est vide et il est possible de choisir le compte à partir du plan comptable. Le choix de l’option Sur le compte signifie que toutes les écritures définitives saisies sur ce compte doivent être combinées.
Section Méthode de combinaison
La section permet de déterminer la façon dont on peut combiner une écriture définitive aux autres. La recherche des écritures définitives est basée sur un critère sélectionné :
- Selon le numéro – le logiciel prend en compte les écritures avec le même numéro du document, cela veut dire, dont les valeurs dans le champ N° de document de l’écriture comptable sont identiques.
- Selon le montant – le logiciel recherche des écritures définitives dont les montants sont conformes.
- Chronologiquement – le logiciel permet de combiner chronologiquement les écritures définitives, selon la date de comptabilisation et selon ID de l’écriture définitive dans le cadre de la même date.
Section Intervalle de temps
Dans cette section, l’utilisateur peut renseigner les conditions qui limitent la liste des écritures définitives affichées soumises au lettrage aux écritures définitives saisies dans une période définie.
- Liste des écritures définitives – comprend la liste des écritures définitives qui répondent aux critères de combinaison définis.
La liste des écritures définitives comporte les colonnes prédéfinies suivantes : Numéro dans le Grand livre, Numéro dans le journal (en fonction de la méthode de configuration de la numérotation sélectionnée), Numéro du document, Compte Débit, Compte Crédit, Date de comptabilisation, Montant, Montant restant Débit, Montant restant Crédit, Devise, Description, Lettrer?
De plus, il est possible de choisir les colonnes suivantes : Date de l’opération, Date d’émission, Client/fournisseur, Numéro, Numéro système du document, Taux de TVA, Soumis au lettrage.
La fonctionnalité Lettrage automatique peut être utilisée pour évaluer les dépenses des moyens financiers exprimés en devises étrangères, pour effectuer le règlement du compte qui sert à l’enregistrement des moyens financiers en attente de réception ou pour rapprocher le solde du compte 303 (Règlement de l’achat). Dans ces cas, vous pouvez utiliser l’option Lettrage sans règlement après avoir trouvé des écritures définitives appropriées. Cette option permet aussi d’effectuer un lettrage accompagné du règlement en utilisant l’option Ajouter. Cela peut être appliqué par exemple pour lettrer un compte commun servant à gérer les transactions multiples avec des clients uniques.
L’ajout du lettrage automatique est présenté à l’aide de l’exemple de combinaison chronologique des écritures définitives sur un compte.
Cliquez sur [Lettrage automatique] depuis le niveau de la liste des lettrages.
Dans la fenêtre ouverte, sélectionnez le compte lettrable dans le champ Compte et dans la section Méthode de combinaison, choisissez l’option Chronologiquement.
Dans le groupe de boutons Actions, cliquez sur l’option [Rechercher]. Le système affichera sur la liste des écritures définitives proposées pour le lettrage.
Sélectionnez les écritures définitives à lettrer en cochant la case dans la colonne Lettrer ? et ensuite cliquez sur l’option [Lettrer] ou [Lettrage sans règlement]. Ceci fait, le système va lettrer les écritures définitives combinées.
- Pour fermer la fenêtre, cliquez sur le bouton [Fermer].