Les lettrages en devise sont liés à l’enregistrement et au règlement des documents en devise qui sont comptabilisés sur les comptes en devises autres que devise système. Toutes les règles et les mécanismes qui régissent l’exécution des lettrages en devises (utilisation de l’option Ajouter, Lettrage sans règlement, Lettrage automatique) sont identiques comme pour des lettrages exprimés en devise système. Néanmoins dans le cas du lettrage des écritures définitives avec les différents taux de change, le lettrage sera accompagné de la génération d’un document de différences de change. Le niveau à partir duquel le lettrage est effectué n’a pas d’importance (le niveau de la liste des lettrages, le niveau de l’écriture définitive) – le résultat du lettrage des écritures définitives est toujours le même. L’écriture définitive issue de la comptabilisation du document de différence de change est toujours associée à l’écriture définitive du taux de change plus élevé.
De plus, le paramètre Comptabilisation en devises est très important dans le cas des lettrages en devise. Il est disponible dans la fenêtre d’un élément du schéma comptable. Le fait de cocher ce paramètre signifie que l’élément du schéma est dédié à la comptabilisation en devise étrangère et sur les comptes en devises. Une fois ce paramètre coché, les montants seront exprimés aussi bien en devise du paiement/de l’opération caisse/banque qu’en EUR. Cela permettra de générer correctement les différences de change créées suite au lettrage des écritures définitives et d’assurer le lettrage correct.
Il est à souligner que dans le cas du lettrage manuel des écritures définitives en devises (qui diffèrent par taux de change), à côté du lettrage le système crée et comptabilise simultanément à l’aide du schéma par défaut, un document de différences de change. Celui-ci constitue une partie intégrale du lettrage et finalise le lettrage de deux écritures définitives.
Il se peut que le document de différences de change soit créé quand le règlement des documents comptabilisés en devises et de taux de change différents précède le lettrage des écritures définitives. Par contre, la comptabilisation automatique à l’aide du schéma par défaut de ce document n’aura pas lieu dans cette situation. Le cas échéant, le document de différences de change devrait être comptabilisé manuellement à partir de la liste des documents de différences de change. Le lettrage complet n’est créé qu’après la comptabilisation du dernier document qui participe au règlement, alors du document de différences de change. Dans le système Comarch ERP Standard, en cas de lettrages en devise il est tout à fait normal d’avoir un lettrage entre les écritures définitives lettrées sans document de différences de change comptabilisé. Dans cette situation, l’une des écritures définitives reste non lettrée pour le montant résultant du document de différences de change. La comptabilisation du document de différences de change finalise le lettrage, alors il sera réalisé en entier.
Le lettrage en devise avec un règlement (à l’aide de l’option Ajouter) est possible uniquement quand les deux écritures définitives lettrées répondent à la condition supplémentaire (sauf les règles générales des lettrages) c’est-à-dire le taux de change sur l’écriture définitive est identique au taux de change sur le document source.
Lettrage des écritures définitives en devise – exemple
Le lettrage des écritures définitives exprimées en devise étrangère rattachées à un document source peut s’effectuer à l’aide de l’option Ajouter (un lettrage) depuis le niveau de :
- La liste Lettrages
- L’onglet Lettrages Débit/Crédit de l’écriture définitive
Le processus de génération du lettrage en devises étrangères fonctionne de la même manière que lors du lettrage en devise système mais dans ce cas, un document de différences de change est généré. Ce document est comptabilisé automatiquement à l’aide du schéma par défaut. Suite à la comptabilisation du document, une écriture définitive sera créée. Elle participe au lettrage et constitue sa partie intégrale.
- Ajoutez une facture client en USD avec un taux de change 1 USD = 0,94 EUR et une opération DC avec un taux de change 1 USD = 0,84 EUR.
- Comptabilisez les deux documents avec des schémas comptables appropriés.
- Sur la liste des lettrages, sélectionnez le compte lettrable sur lequel les deux documents ont été comptabilisés et filtrez la liste.
Choisissez l’option [Ajouter] depuis le niveau de la première des deux écritures définitives. Sélectionnez la deuxième écriture définitive et confirmez votre choix par le bouton [Sélectionner].
Le système effectue le lettrage des écritures définitives. Un document de différences de change est généré et ensuite comptabilisé puisque les écritures définitives étaient exprimées en devises avec un taux de change différent. L’écriture définitive issue de la comptabilisation du document de différences de change participe au lettrage et constitue sa partie intégrale.
Conformément aux principes de base concernant le lettrage, le système règle automatiquement les documents source. En outre, le document de différences de change est généré.
Lettrage des écritures définitives en différentes devises
Dans le système, vous pouvez lettrer (et régler) les écritures définitives établies en devises différentes. La fonctionnalité ne concerne que les écritures définitives dont les documents source proviennent de la comptabilisation :
- d’une opération c/b en devise étrangère et d’un paiement en devise système
- d’une opération c/b en devise étrangère et d’une opération c/b en devise système
Suite au lettrage, le document/l’écriture définitive de différences de change n’est pas créé(e).
Supprimer les lettrages des écritures définitives en devise
Si une écriture définitive non validée créée après la comptabilisation du document de différences de change prend part au lettrage, elle sera automatiquement supprimée suite à la suppression du lettrage. Si la suppression du règlement/de la compensation des documents accompagne la suppression du lettrage et que le document de différences de change participe au règlement/à la compensation, il sera automatiquement supprimé suite à la suppression de la liaison entre les documents.
Si une écriture définitive validée issue de la comptabilisation du document de différences de change prend part au lettrage, il est nécessaire de la contre-passer avant de supprimer le lettrage et de valider l’écriture de contre-passation. C’est après la validation de l’écriture de contre-passation qu’il est possible de supprimer le lettrage des écritures définitives associées.